陳慶

摘要：隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，醫(yī)院合同檔案管理在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)管理中發(fā)揮的作用越來(lái)越顯著。在全球經(jīng)濟(jì)趨同的大背景下，信息技術(shù)成為生產(chǎn)力的制高點(diǎn)，大數(shù)據(jù)的支持為合同檔案管理帶來(lái)了諸多便利，更成為學(xué)術(shù)界理論研究與實(shí)踐的重點(diǎn)方向。基于此，就信息時(shí)代背景下的醫(yī)院合同檔案信息化管理展開(kāi)探討，從人才培養(yǎng)、軟硬件設(shè)施建設(shè)、數(shù)字化檔案館、安全防護(hù)等角度，提出了加強(qiáng)醫(yī)院合同檔案信息化管理的有效途徑，以期為醫(yī)院合同檔案管理的發(fā)展提供更廣泛的思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 合同檔案 信息化管理 人才 基礎(chǔ)設(shè)施 數(shù)字化檔案館

中圖分類號(hào)：R197.3 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1009-5349（2020）04-0123-02

在現(xiàn)代醫(yī)院管理之中，合同是必不可少的一部分，在醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，合同是規(guī)定各方權(quán)利和義務(wù)的重要憑證，直接影響著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常開(kāi)展。醫(yī)院合同檔案信息化管理，通過(guò)與信息技術(shù)的結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，進(jìn)行系統(tǒng)化的分類并對(duì)各類檔案信息資源實(shí)施統(tǒng)一管理，將不同類型的檔案全部集中于數(shù)據(jù)庫(kù)之中，這樣紙質(zhì)合同在進(jìn)行歸檔保存的同時(shí)，可以隨時(shí)調(diào)用電子存檔文件，大大提高工作效率，并確保檔案內(nèi)容的完整性。在信息時(shí)代，應(yīng)強(qiáng)化合同檔案管理意識(shí)，樹(shù)立正確的信息科學(xué)意識(shí)，將合同檔案管理與信息技術(shù)充分結(jié)合起來(lái)，利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)提高合同檔案管理水平，從而全面促進(jìn)合同檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，以便更好地為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供服務(wù)[1]。如何更好地促進(jìn)醫(yī)院開(kāi)展合同檔案的信息化管理，是值得醫(yī)院檔案管理工作者深思的課題。

一、培養(yǎng)合同檔案信息化管理人才

醫(yī)院合同檔案信息化管理是近幾年才逐漸發(fā)展起來(lái)的，因而幾乎每個(gè)醫(yī)院都存在短缺合同檔案信息化管理的人才。首先，醫(yī)院可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有合同檔案管理人才的培訓(xùn)，制定科學(xué)的合同檔案管理員工在崗培訓(xùn)計(jì)劃，并投入一定的經(jīng)費(fèi)，既可以在內(nèi)部選拔信息化人才擔(dān)任培訓(xùn)導(dǎo)師，也可以通過(guò)外部聘請(qǐng)專業(yè)人才的方式開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，不斷通過(guò)專項(xiàng)培訓(xùn)提升已有工作人員的信息化水平。其次，醫(yī)院可以與當(dāng)?shù)馗叩仍盒Ｂ?lián)合，既可以利用高校的設(shè)施和教研能力，幫助醫(yī)院培養(yǎng)信息化檔案管理人才，也可以與高校簽訂就業(yè)協(xié)議，每年到高校招聘相應(yīng)數(shù)量的信息化人才，擴(kuò)充醫(yī)院內(nèi)部已有的人才，通過(guò)不斷引進(jìn)新的專業(yè)化人才，滿足信息化時(shí)代醫(yī)院對(duì)信息化人才的需求[2]。最后，醫(yī)院要將信息化教育作為普及教育的一種，通過(guò)靈活多樣的方式對(duì)合同檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)教育普及，比如專題講座、實(shí)踐演練等方式，幫助員工拓展計(jì)算機(jī)理論知識(shí)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化技術(shù)的學(xué)習(xí)，提升實(shí)踐操作能力，熟練掌握合同檔案信息化操作的步驟、使用技巧。

二、加大資金投入，促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

合同檔案信息化的建設(shè)與管理，需要醫(yī)院高度重視，并且舍得投入大量的資金購(gòu)置相應(yīng)的設(shè)備，配備開(kāi)展合同檔案信息化管理工作所需要的硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)器等。在硬件設(shè)施投入上，要以檔案資源的信息化為對(duì)象，以檔案資源為基礎(chǔ)，基于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行精細(xì)化管理，為醫(yī)院各部門(mén)各科室提供更詳盡的檔案信息服務(wù)。配齊硬件之后，還要繼續(xù)配備相應(yīng)的軟件，信息化辦公軟件、信息處理系統(tǒng)及處理檔案工作的專業(yè)軟件等;只有硬件沒(méi)有軟件也難以做好信息化管理工作。配備齊全軟硬件設(shè)施之后，還要定期投入相應(yīng)的資金對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)。醫(yī)院合同檔案信息化是一個(gè)持續(xù)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過(guò)程，在后期信息化管理的過(guò)程中，依然需要投入大量的人力、物力及財(cái)力[3]。因此，醫(yī)院可與國(guó)家相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)國(guó)家財(cái)政資金專項(xiàng)撥款的方式獲得相應(yīng)的支持，以此來(lái)減輕醫(yī)院自身在合同檔案信息化管理方面投入資金帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)壓力。

三、利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)建立數(shù)字化檔案館

醫(yī)院合同檔案的信息化管理，要利用網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)做好合同檔案的收集與統(tǒng)計(jì)工作，然后建立醫(yī)院自身的合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在信息化的基礎(chǔ)上進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化。合同檔案中有些信息是極其重要的，并不是每個(gè)部門(mén)都有權(quán)限審閱，因此需要合同檔案管理部門(mén)通過(guò)一定的設(shè)置，針對(duì)各個(gè)部門(mén)、科室專門(mén)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，部門(mén)可以直接提取相應(yīng)的合同檔案信息進(jìn)行分析，并確保檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)查閱存儲(chǔ)的合同檔案詳細(xì)信息[4]。網(wǎng)絡(luò)化合同檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。在社會(huì)不斷信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的背景下，檔案管理工作也要緊隨社會(huì)的進(jìn)步，不斷作出調(diào)整，通過(guò)保證網(wǎng)絡(luò)之間的信息共享，使網(wǎng)絡(luò)資源化的合同檔案管理工作符合時(shí)代的發(fā)展，從而促進(jìn)整個(gè)醫(yī)院合同檔案管理水平的提高，實(shí)現(xiàn)檔案全方位的綜合管理。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等多種信息技術(shù)對(duì)合同檔案信息化管理提供高效的支持，改造醫(yī)院合同檔案管理系統(tǒng)，建立規(guī)范化的合同數(shù)字化檔案館，徹底實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院合同檔案的信息化管理，為今后醫(yī)院合同檔案管理的發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

四、健全檔案信息管理制度，提升信息安全管理水平

醫(yī)院應(yīng)高度注重合同檔案信息化管理的制度建設(shè)，促進(jìn)合同檔案信息化管理工作逐漸走上正軌，越來(lái)越規(guī)范。比如制定與技術(shù)方法相應(yīng)的制度，制定硬件設(shè)施維護(hù)養(yǎng)護(hù)制度，制定檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保醫(yī)院合同檔案信息化管理有序開(kāi)展。在確保醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)部門(mén)更方便審閱合同檔案信息的同時(shí)，也要及時(shí)加強(qiáng)對(duì)合同檔案信息化的安全管理;醫(yī)院的合同檔案信息化管理缺少了安全作為保障，那么隨時(shí)都有丟失的威脅。要通過(guò)購(gòu)買專業(yè)的安全軟件、系統(tǒng)加密及數(shù)據(jù)加密等措施，嚴(yán)格控制醫(yī)院以外任何單位、個(gè)人未經(jīng)授權(quán)私自讀取醫(yī)院內(nèi)部的合同檔案信息。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段促進(jìn)合同檔案管理高效化開(kāi)展，在工作得到有效保障的同時(shí)，應(yīng)注意信息風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，要通過(guò)各種手段提高信息風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力。從技術(shù)層面來(lái)講，檔案管理首要解決的是數(shù)據(jù)加密問(wèn)題，通過(guò)先進(jìn)算法對(duì)合同檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，用戶只有得到認(rèn)證才能正常操作，所以數(shù)據(jù)非正常途徑流出，均以加密文件形式存在，沒(méi)有權(quán)限將無(wú)法解析[5]。特殊文件有特殊加密流程，普通權(quán)限無(wú)法打開(kāi)，醫(yī)院擁有唯一權(quán)限，使用者必須通過(guò)唯一權(quán)限使用資料。生物識(shí)別技術(shù)的安全性比較高，指紋、面部識(shí)別都是安全性較高的技術(shù)，在研發(fā)過(guò)程中可以考慮運(yùn)用這些技術(shù)。合同檔案系統(tǒng)還要賦予用戶信息資源的權(quán)限，不同身份的權(quán)限是不一樣的，在調(diào)取資料與權(quán)限不符時(shí)，不能查看或?qū)?qiáng)制退出。通過(guò)對(duì)多種安全防護(hù)技術(shù)及軟件的應(yīng)用，可進(jìn)一步加強(qiáng)整個(gè)醫(yī)院信息化的安全水平。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代，信息技術(shù)的滲透對(duì)醫(yī)院合同檔案管理提出了新要求，醫(yī)院要清楚地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并積極作出相應(yīng)的改變，確保合同檔案信息化的順利發(fā)展。由于醫(yī)院合同檔案信息化管理需要投入大量的人力、物力及資金作為基礎(chǔ)，因此醫(yī)院可以通過(guò)在崗培訓(xùn)或外部引入等方式提高檔案管理部門(mén)工作人員的信息化水平;投入相應(yīng)的資金，確保軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行狀況良好;利用網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)建設(shè)合同數(shù)字化檔案館;利用多種措施確保合同檔案信息的安全。合同檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要相關(guān)工作者付出巨大的努力。

參考文獻(xiàn)：

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責(zé)任編輯：孫瑤