張鴻艷 顧相君

〔內(nèi)容提要〕 隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校電子檔案管理迎來了新的機遇和挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)帶給高校檔案管理工作便利和高效的同時，也存在管理安全風(fēng)險、管理制度不規(guī)范和復(fù)合型檔案人才缺乏等問題。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，如何探索高校數(shù)字化電子檔案管理路徑，提升管理效率，提升檔案管理工作水平，值得深入研究和創(chuàng)新。

〔關(guān)鍵詞〕 高校 大數(shù)據(jù) 電子檔案

黨的十九大報告中提出：“我國步入了教育信息化新時代，要全面推動教育現(xiàn)代化?！毙碌目茖W(xué)技術(shù)應(yīng)用對傳統(tǒng)檔案管理提出了挑戰(zhàn)。為了迎接挑戰(zhàn)，滿足新時代檔案事業(yè)發(fā)展的要求，檔案管理實現(xiàn)了信息化發(fā)展，全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化;創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的現(xiàn)代化檔案管理水平得到明顯提升，為檔案管理事業(yè)指明了方向和前進的動力。

一、大數(shù)據(jù)時代對高校電子檔案管理工作挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)時代特征。一是信息量巨大?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和新型檔案管理軟件的普及為檔案管理收集信息、提取檔案等提供了便捷性。二是數(shù)據(jù)多樣性。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，大數(shù)據(jù)檔案管理建立在數(shù)據(jù)、信息、視頻以及圖文的基礎(chǔ)上，人們可以通過大數(shù)據(jù)信息更高效地實現(xiàn)檔案管理電子化、高效化和立體化。三是資源范圍廣泛。大數(shù)據(jù)時代擺脫了對傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的依賴，人們在收集信息范圍和信息處理速度方面得到了明顯的提升。大數(shù)據(jù)時代為人們生活工作提供了便利條件同時，也滿足了檔案管理信息化、高效化的需求。

2.大數(shù)據(jù)時代給高校電子檔案管理帶來的挑戰(zhàn)。隨著我國高校不斷向創(chuàng)新型、科技型、復(fù)合型發(fā)展，在高校各項管理教學(xué)工作中產(chǎn)生大量的電子文件。電子文件不同于傳統(tǒng)文件，對檔案管理人員的數(shù)字化管理水平有了更高的要求。目前，高校各部門并沒有統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理，缺少專業(yè)的檔案管理人員，管理方式的滯后以及電子檔案普及程度不高等因素都會導(dǎo)致檔案信息不能及時有效的共享。因此，大數(shù)據(jù)時代背景下高校電子檔案管理面臨如下挑戰(zhàn)：一是信息數(shù)量增加對檔案管理規(guī)范化提出了新要求。隨著高校發(fā)展涉及面不斷廣泛，檔案管理過程中所包含的數(shù)據(jù)信息量也在不斷增加，在繁重的檔案管理工作中檔案管理人員還要對檔案進行核對調(diào)整，導(dǎo)致工作量增加，從需求側(cè)角度檔案管理對科學(xué)化、高效化的電子檔案管理提出了迫切需求。二是缺少統(tǒng)一的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理本質(zhì)上都是對檔案、文件信息的整合與保存。雖然國家檔案局出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，明確了電子檔案的管理制度，但各高校在電子檔案管理方面缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員往往依靠經(jīng)驗進行檔案歸類和管理，在這個過程中容易造成檔案信息的流失和遺漏，一旦檔案工作人員轉(zhuǎn)崗或休息，接替者不能及時對檔案進行統(tǒng)一規(guī)范化處理。

二、加強電子檔案管理推進高校檔案管理科學(xué)化和系統(tǒng)化的意義

1.適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展需要。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，計算機應(yīng)用為電子檔案管理提供了技術(shù)支撐，信息化檔案管理有利于簡化檔案管理流程，提高檔案管理、存放的工作效率和安全性，在學(xué)校各項工作中實現(xiàn)電子化和無紙化辦公。提高檔案分類、收集、管理和共享的效果，滿足大數(shù)據(jù)時代信息多樣化需求。

2.提升檔案管理水平。在大數(shù)據(jù)時代背景下，各行業(yè)的發(fā)展都依托互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，因此檔案管理工作要不斷進行自我創(chuàng)新和改革，形成“互聯(lián)網(wǎng)思維”，積極利用信息技術(shù)及檔案管理軟件，提高檔案管理安全性、隱蔽性，減少檔案查閱、修改工作時間，實現(xiàn)管理信息自動化處理，進一步降低檔案管理出現(xiàn)漏洞和遺失的可能。同時，隨著辦公系統(tǒng)不斷完善，電子檔案的分類更加細化，要求管理人員結(jié)合檔案管理信息內(nèi)容進行科學(xué)分類，提高檔案整合效果并方便接受各類檢查。

三、創(chuàng)新電子檔案管理方式路徑探索

國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，傳統(tǒng)檔案管理要加強對業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，“探索電子檔案與大數(shù)據(jù)行動的融合;研究制定加強電子檔案長期保存技術(shù)研究與應(yīng)用”。因此，創(chuàng)新電子檔案管理模式滿足大數(shù)據(jù)時代高校電子檔案管理高效、系統(tǒng)化需要勢在必行。

1.建立健全電子檔案管理制度。一是高校應(yīng)出臺符合本校實際的電子檔案管理制度?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出，要制訂和完善信用、交通、教育等相關(guān)領(lǐng)域的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。高校行政部門要重視檔案管理工作，明確校院兩級檔案管理機構(gòu)及相應(yīng)職責(zé)，整合各職能部門職責(zé)，精簡檔案存量，形成管理扁平化。在日常維護和管理過程中做到權(quán)責(zé)明晰，結(jié)構(gòu)合理，規(guī)制高效。二是完善考核獎懲機制。學(xué)校檔案主管部門要制定校院兩級檔案管理人員考核獎懲機制，對考核合格的工作人員給予一定的津貼補助，對考核不合格或發(fā)生重大檔案管理事故的工作人員進行調(diào)崗或相應(yīng)數(shù)目的工資懲處，保證檔案管理人員工作積極性，形成監(jiān)督制約機制。三是根據(jù)學(xué)校實際情況制定傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理雙重制度。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在高?？偭看?，實現(xiàn)電子化需要耗費大量的人力和物力，有一些紙質(zhì)檔案由于存放時間較長不適合進行電子化拍照錄入，因此要根據(jù)實際情況形成紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重管理制度。

2.創(chuàng)新電子檔案管理模式。一是創(chuàng)新理念。大數(shù)據(jù)時代，高校的檔案種類日益多樣化，信息量劇增，因此孫曉旭認為，高校檔案管理部門要樹立創(chuàng)新思維，充分應(yīng)用數(shù)據(jù)集成、可視化數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、MapReduce、分步式文件存儲系統(tǒng)為電子檔案管理提升管理效率，滿足信息時代對檔案管理的要求。創(chuàng)新管理理念，關(guān)鍵在人。高校一方面應(yīng)加大對電子檔案信息化建設(shè)的資金支持，引進先進檔案信息處理設(shè)備;另一方面可以邀請第三方專業(yè)信息處理公司對高校檔案進行電子化整合及錄入，打造電子檔案信息平臺。二是創(chuàng)新模式。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)在各項工作中的應(yīng)用，電子檔案管理也應(yīng)嘗試利用區(qū)塊鏈技術(shù)去中心化的分布式系統(tǒng)，簡化電子檔案管理流程，利用人工智能和大數(shù)據(jù)分析自動對電子檔案進行歸納、存檔和加密，進一步減少人工干預(yù)防止發(fā)生失誤和遺漏。三是培養(yǎng)創(chuàng)新人才。大數(shù)據(jù)時代高校對電子檔案管理及信息技術(shù)處理人才需求量較大，高?？梢圆扇?chuàng)新人才培養(yǎng)方式滿足信息化檔案管理要求?！毒V要》中提出，統(tǒng)一規(guī)劃各級各類檔案人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)，創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容，改進培訓(xùn)方式。擁有電子檔案專業(yè)人才是能否順利做好電子檔案信息平臺的關(guān)鍵因素。因此，要不斷開展電子檔案人才培訓(xùn)，掌握最先進的電子檔案管理知識，發(fā)揮信息化優(yōu)勢，通過開展專業(yè)人員到校開設(shè)講座、檔案員交流會和企業(yè)實習(xí)培訓(xùn)等形式切實提高操作人員對計算機信息技術(shù)的認知能力。

四、小結(jié)

大數(shù)據(jù)時代的來臨給傳統(tǒng)檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時，也帶來了電子化管理、無紙化辦公的高效和便捷性，為檔案管理搭建了信息化平臺。電子檔案的日常維護中檔案管理部門要高度重視電子檔案管理過程中安全性、軟件的可操作性和管理人員的工作積極性，形成合力推動高校檔案事業(yè)邁上新的臺階。

（作者單位：哈爾濱學(xué)院）

責(zé)任編輯：宋 爽