陳晶晶

摘要：檔案管理電子化已經(jīng)是未來高校檔案管理工作的一個(gè)發(fā)展趨勢。然而就當(dāng)前各高校的電子檔案管理情況來看，發(fā)展步伐依然非常緩慢?；诖耍瑥挠布O(shè)備、軟件的研發(fā)、人們的傳統(tǒng)觀念、專業(yè)人員的匱乏、資金投入、缺乏系統(tǒng)化制度六個(gè)方面探討和分析制約高校電子檔案管理發(fā)展的因素，努力使高校電子檔案管理走向常態(tài)化、正規(guī)化和科學(xué)化，這對(duì)于推動(dòng)高校檔案電子化進(jìn)程有至關(guān)重要的意義。

關(guān)鍵詞：電子檔案 檔案管理 影響因素

中圖分類號(hào)：G275.9 G647.24? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009-5349（2020）02-0106-02

高校的檔案管理工作仍屬傳統(tǒng)檔案管理，此種管理有諸多劣勢，如保存難，要求空間大，查詢難，檔案的價(jià)值難以得到有效發(fā)揮。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化檔案的出現(xiàn)很好地解決了傳統(tǒng)檔案管理的各種不足。因此，電子檔案必然是高校檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，在我國各個(gè)高校的檔案管理工作中，電子化檔案管理已經(jīng)非常普遍，尤其是在電子化文件的推動(dòng)下，電子化檔案管理已經(jīng)全面實(shí)施。然而，電子化檔案管理在發(fā)展中依然存在很大的問題，其發(fā)展速度也逐漸放緩。造成這種狀況的原因是多方面的。比如在觀念上，人們總是認(rèn)為紙質(zhì)檔案更可靠;另外，一些高校的電子檔案管理受制于管理軟件，因此統(tǒng)一性不佳?？偟膩碚f，電子檔案管理還有很長的路要走。

二、電子檔案的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理有著多方面的優(yōu)勢。首先，電子檔案以數(shù)據(jù)的形式，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)或者硬盤中，不但存取非常方便，而且存儲(chǔ)空間大幅縮減。其次，電子檔案存儲(chǔ)的安全性更高，常規(guī)的物理因素都不會(huì)對(duì)檔案造成破壞，而且對(duì)存儲(chǔ)條件也沒有太高的要求，這樣使其安全性有了進(jìn)一步提升。再次，電子檔案管理也更利于檔案的應(yīng)用，使用電子檔案，只需要通過網(wǎng)絡(luò)申請即可，其效率得到了極大的提升，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的價(jià)值能夠得到更大程度的發(fā)揮。

三、影響電子檔案管理發(fā)展的因素

1.硬件設(shè)備

硬件設(shè)備是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，首先，要有充分的儲(chǔ)存硬件，尤其是高校檔案管理這種有著極大數(shù)據(jù)量的檔案管理工作，對(duì)存儲(chǔ)的空間和儲(chǔ)存的質(zhì)量與安全性都有較高的要求，而且還需要大量的存儲(chǔ)設(shè)備為檔案做好備份工作。其次，必須具備良好的硬件設(shè)備以供電子檔案的使用，檔案管理的根本意義在于檔案價(jià)值的發(fā)揮，檔案的使用同樣需要良好硬件設(shè)備的支持[1]。

2.軟件的研發(fā)

高校檔案管理實(shí)施電子化要求具備檔案管理的相關(guān)軟件。軟件的開發(fā)和使用，是電子檔案管理的關(guān)鍵。一個(gè)成熟、高效、有良好包容性的檔案管理系統(tǒng)，能夠讓檔案管理工作事半功倍。在高校的網(wǎng)絡(luò)體系中，除了少數(shù)辦公軟件在大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了推廣，更多的軟件處于零散的狀態(tài)。這些不同的軟件產(chǎn)出不同的檔案，要想讓這些各不相同的檔案，與文檔管理建立系統(tǒng)化的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)電子化管理，需要深入研究檔案管理軟件。一方面，要做到對(duì)形式不同、類型不同的文檔實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的管理和運(yùn)用;另一方面，這些軟件產(chǎn)生的檔案要能夠與檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)接，從而保障檔案的高效傳輸[2]。

3.傳統(tǒng)觀念

盡管電子檔案有諸多優(yōu)勢，但很多人依然對(duì)紙質(zhì)檔案有更高的認(rèn)可，認(rèn)為紙質(zhì)檔案更具權(quán)威性。這種固有觀念的轉(zhuǎn)變需要一定的時(shí)間。電子檔案的確存在著網(wǎng)絡(luò)上的各種威脅，但紙質(zhì)檔案在保存和使用上也有著更多缺陷，如必須分類保存，且要注意保存條件，還需要對(duì)其實(shí)施必要的保養(yǎng)，既要防水，又要防蟲防霉[3];使用也更加繁瑣，很多機(jī)密資料不但要書面申請，甚至還必須在監(jiān)控下使用。因此，在電子化檔案管理的發(fā)展過程中，人們的固有觀念是重要的影響因素。

4.專業(yè)人員的匱乏

在電子化檔案管理的發(fā)展過程中，需要有優(yōu)秀的人才參與。一方面，要對(duì)檔案管理工作有全面的了解，并掌握相關(guān)的管理技術(shù);另一方面，要具備良好的計(jì)算機(jī)知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，懂得軟件的應(yīng)用和維護(hù)，最好有能力根據(jù)需求開發(fā)軟件。然而，就當(dāng)前高校檔案管理工作的人員狀況來看，占絕大多數(shù)的是中老年人，在思想和工作方式上依然沿襲傳統(tǒng)模式，優(yōu)秀的人才非常匱乏。檔案管理人才缺乏的原因有兩個(gè)：一是我國每年培養(yǎng)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量不多，從事該專業(yè)工作的畢業(yè)生更少;二是高校對(duì)于檔案管理的重視程度不高，因此人員配置常常被忽略，很少會(huì)針對(duì)檔案管理專門提供資金，招募優(yōu)秀人才。

5.資金投入

檔案管理的電子化發(fā)展，需要良好的軟硬件支持，也需要優(yōu)秀的人才支持，歸根結(jié)底，都是資金的支持。然而高校在資金運(yùn)用方面，往往不會(huì)在檔案管理方面給予大的投入。因此，很多檔案管理設(shè)備老舊卻得不到更新，軟件過時(shí)卻無法升級(jí)更換，人員老化卻沒有優(yōu)秀人才加入。很多高校檔案管理的投入僅限于管理人員的工資和日常辦公費(fèi)用。資金投入少，是制約高校電子檔案管理的最直接的原因。

6.缺乏系統(tǒng)化制度

高校檔案管理工作中，同樣有很多規(guī)章制度，然而這些規(guī)章制度，絕大多數(shù)是傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代的制度。電子檔案的出現(xiàn)和發(fā)展，使這些制度中很多內(nèi)容已經(jīng)不符合實(shí)際情況。同時(shí)，針對(duì)電子檔案的制度尚不完善，造成了電子化檔案缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的制度管理和約束，有時(shí)候也讓工作人員無所適從。另外，包括國家的法律體系等，同樣需要相應(yīng)的調(diào)整，特別是針對(duì)電子檔案的效力、價(jià)值，應(yīng)當(dāng)從法律的角度予以保護(hù)[4]。

四、電子檔案管理的未來發(fā)展

科技改變工作，科技改變生活。對(duì)于高校檔案管理來說，電子化是發(fā)展趨勢，這既是社會(huì)、科技發(fā)展的必然，也是高校檔案管理工作自身效率提升的需要。高校電子化檔案管理有著光明的未來，或許在未來的檔案管理工作中，管理人員只需要確定幾個(gè)關(guān)鍵詞，通過簡單幾步，就能夠完成檔案的存檔。并且對(duì)所有電子文檔都實(shí)施統(tǒng)一的在線管理，有檔案使用需求者只需在線申請，即可獲得文檔的在線閱覽權(quán)，且在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)僅有在線閱覽權(quán)[5]。另外，有工作、科研或者教學(xué)需要者，可運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)查閱、檢索，從而將所有與科研目標(biāo)、教學(xué)目標(biāo)相關(guān)的內(nèi)容提煉出來，甚至通過對(duì)這些資料的自主分析，呈現(xiàn)資料中蘊(yùn)含的規(guī)律或線索，最大程度地發(fā)揮檔案的作用價(jià)值，使檔案真正具有生命力，而不只是沉睡的紙張。

五、結(jié)語

高校電子檔案管理在當(dāng)前正處于全面推廣實(shí)施的階段，盡管其優(yōu)勢非常明顯，人們的接受程度也在日益提升，但受制于以上所述的多種原因，目前高校電子檔案管理工作的進(jìn)展依然非常緩慢。應(yīng)集中力量解決這些問題，加快發(fā)展步伐，從而使高校電子檔案管理真正走向常態(tài)化、正規(guī)化和科學(xué)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙丹.高校檔案管理中電子檔案管理淺探[J].文教資料，2018（33）：109-110.

[2]郭倩.高校檔案管理中電子檔案管理策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（19）：13-14.

[3]劉昊瑜.高校電子檔案管理發(fā)展的影響因素分析[J].才智，2019（27）：230.

[4]李揚(yáng).試論高校電子檔案管理的優(yōu)化策略[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2016，27（12）：242.

[5]項(xiàng)念.淺議信息化背景下的高校檔案管理科學(xué)化[J].改革與開放，2017（4）：127+40.

責(zé)任編輯：孫瑤