■閆 斌

（甘肅省地礦局水文地質(zhì)工程地質(zhì)勘察院）

引 言

目前，事業(yè)單位的管理體系在不斷完善，其中便包括人事檔案管理。人事檔案指的是單位成員的基本信息，其建立目的是反應(yīng)及評(píng)價(jià)單位成員的經(jīng)歷和表現(xiàn)，由此可見(jiàn)，人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位而言有著十分重要的意義。但是目前很多事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題阻礙了人事檔案管理工作，降低了人事檔案管理水平。

1 事業(yè)單位人事檔案管理問(wèn)題

1.1 管理制度不健全

人事檔案管理制度是事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，但是目前存在管理制度不健全的問(wèn)題，這阻礙了人事檔案管理工作的高效進(jìn)行。具體來(lái)講，主要涉及到了如下兩個(gè)方面：第一，管理制度落實(shí)不到位，盡管事業(yè)單位都針對(duì)人事檔案管理工作制定了專(zhuān)門(mén)的制度，但是普遍存在制度落實(shí)不到位的情況，例如，在檔案借閱和傳遞過(guò)程中，常見(jiàn)的問(wèn)題有未填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞通知單、未辦理借閱手續(xù)、未按照要求傳遞檔案、未填寫(xiě)回執(zhí)單等；第二，管理制度變更較為頻繁，過(guò)于頻繁的變化不但會(huì)增加人事檔案管理難度，還可能會(huì)導(dǎo)致檔案破損和丟失等問(wèn)題，例如，《干部檔案工作條例》要求干部檔案應(yīng)用十六開(kāi)辦公用紙，中組部在2012年要求干部檔案應(yīng)用A4紙等[1]。

1.2 管理方式不科學(xué)

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)開(kāi)始被應(yīng)用到了各個(gè)行業(yè)中，由此可見(jiàn)，人事檔案管理方式也需要不斷的更新和完善。當(dāng)前，人事檔案管理存在管理方式落后的問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下兩方面：檔案目錄編寫(xiě)和檢索依然應(yīng)用手動(dòng)檢索方式，檔案管理依然應(yīng)用人工管理方式，這會(huì)降低管理效率和質(zhì)量，同時(shí)也會(huì)增加檔案管理人員的工作內(nèi)容；部分單位的人事檔案仍然以紙質(zhì)檔案為主，沒(méi)有配置相應(yīng)的檔案管理軟件，這表示檔案管理的信息化程度較低；檔案數(shù)字化管理實(shí)施不夠完善，沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)線上信息傳遞、接收、儲(chǔ)存、共享，這樣會(huì)增加檔案管理的時(shí)間和成本。

1.3 管理設(shè)施不完善

當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案主要有兩種形式，一種是紙質(zhì)版，一種是電子版，考慮到不同地方事業(yè)單位對(duì)于人事檔案信息化管理需求不同，其應(yīng)用的管理軟件也應(yīng)當(dāng)不同，并且做到不相互干涉[2]?；诖?，現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理設(shè)施不完善主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，應(yīng)用不符合本單位人事檔案管理需求的管理軟件，掃描儀、計(jì)算機(jī)等電子檔案錄用設(shè)施不健全，這些都會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化滯后；第二，單位沒(méi)有配置檔案室，或者是檔案室建立不符合規(guī)定，應(yīng)用設(shè)備陳舊，通風(fēng)、采光、防火、濕度條件不符合標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 管理人員素質(zhì)較低

人事檔案管理工作由檔案管理人員完成，檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和工作能力直接關(guān)系到了檔案管理效果，目前，事業(yè)單位普遍存在檔案管理人員素質(zhì)較低的問(wèn)題，具體表現(xiàn)如下。第一，檔案管理人員缺少對(duì)人事檔案管理工作的足夠認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理的工作內(nèi)容為單純保管檔案，以保證檔案不出現(xiàn)泄露、損壞、丟失問(wèn)題為管理目標(biāo)。第二，檔案管理人員對(duì)于人事檔案管理知識(shí)及方式的掌握程度較低，部分單位甚至沒(méi)有安排專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，而是指派人事部門(mén)工作人員兼職，并且沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案分類(lèi)歸納混亂、目錄編寫(xiě)不清楚、鑒別不準(zhǔn)確等問(wèn)題；第三，缺少專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人才，事業(yè)單位人事檔案管理工作要求管理人員掌握相關(guān)政策、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理方式、操作技能等諸多內(nèi)容，目前能夠達(dá)到這一要求的檔案管理人員較少。

1.5 檔案利用率較低

事業(yè)單位人事檔案管理工作主要為人事管理工作提供相應(yīng)資料，以此來(lái)提高人事管理效率和質(zhì)量，整合單位人力資源。由此可見(jiàn)，人事檔案信息的安全性和保密性較高，且調(diào)動(dòng)頻率較低，在這種情況下，檔案管理人員便會(huì)逐漸忽略人事檔案管理工作的重要性，進(jìn)而降低檔案的利用率[3]。此外，人事檔案保存了較多資料，這些資料的存在價(jià)值便是為人事單位各個(gè)部門(mén)提供服務(wù)，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)為相關(guān)資料查找提供便利條件，但實(shí)際上，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案服務(wù)性較差，這使得人事檔案及其管理工作過(guò)于形式化，不利于人事檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理水平提升策略

2.1 健全管理制度

事業(yè)單位需要意識(shí)到管理制度對(duì)于人事檔案管理工作的重要性，在此基礎(chǔ)上不斷完善和更新現(xiàn)有的檔案管理制度。具體來(lái)講，事業(yè)單位需要提高人事檔案管理的規(guī)范化和制度化，通過(guò)管理制度強(qiáng)化人事檔案管理工作的硬性要求，為人事檔案管理工作的進(jìn)行奠定制度基礎(chǔ)；加大對(duì)管理制度的落實(shí)力度，建立相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，確保每一項(xiàng)人事檔案管理工作都能夠落實(shí)到每一位工作人員上，并得到充分執(zhí)行，以此來(lái)提高管理制度的應(yīng)用價(jià)值；需要在人事檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并且對(duì)問(wèn)題進(jìn)行充分分析，在尋找到針對(duì)性解決對(duì)策后，將其納入到管理制度中，避免后續(xù)工作中此問(wèn)題的重復(fù)出現(xiàn)，真正做到不斷完善。

2.2 科學(xué)選擇管理方式

科學(xué)的管理方式能夠確保人事檔案管理工作的規(guī)范進(jìn)行，為此，檔案管理人員需要采取規(guī)范化管理方式，切實(shí)做好檔案管理工作，具體如下。第一，做好檔案收集工作，需要定期收集工資變動(dòng)、考核、干部任免、獎(jiǎng)懲記錄等相關(guān)資料，以此來(lái)確保檔案的完整性和更新及時(shí)性[4]。第二，做好檔案鑒別工作，檔案歸檔需要做到真實(shí)準(zhǔn)確，管理人員需要準(zhǔn)確核實(shí)檔案的歸檔范圍，以及歸檔檔案的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性，同時(shí)保證相關(guān)手續(xù)的齊全和規(guī)范。第三，做好檔案整理工作，對(duì)于已經(jīng)歸檔的檔案，管理人員需要按照既定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行整理，做到目錄清晰、排列有序、裝訂整齊，確保檔案能夠反映單位人員的實(shí)際情況。第四，做好檔案?jìng)鬟f工作，管理人員需要按照既定流程轉(zhuǎn)出檔案，并填寫(xiě)相關(guān)單據(jù)、辦理相關(guān)手續(xù)，檔案?jìng)鬟f工作需要由專(zhuān)門(mén)的工作人員完成，并且核對(duì)好轉(zhuǎn)接檔案的內(nèi)容及單位。

2.3 完善管理設(shè)施

完善的基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案管理工作有效進(jìn)展的基礎(chǔ)條件，為此，事業(yè)單位需要結(jié)合當(dāng)前的人事檔案管理需求，為電子檔案和紙質(zhì)檔案的錄入和保存提供良好的環(huán)境和健全的設(shè)備。具體來(lái)講，電子檔案需要做到在同一單位各個(gè)部門(mén)內(nèi)的共享，因此，同一單位各個(gè)部門(mén)電子檔案管理需要應(yīng)用同一軟件，軟件的選擇需要視單位規(guī)模、人員數(shù)量而定；健全電子檔案錄入和保存設(shè)施，保證設(shè)施的應(yīng)用性能，并定期進(jìn)行維護(hù)、更新、替換，避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案查找困難等問(wèn)題；紙質(zhì)檔案管理工作和電子檔案同樣重要，不能忽視紙質(zhì)檔案管理工作，單位需要建設(shè)符合要求的檔案室，保證檔案室設(shè)施的健全和性能良好，按照檔案室防火條件配置消防設(shè)備，合理控制和調(diào)節(jié)檔案室溫度，以此來(lái)確保紙質(zhì)檔案的保存質(zhì)量，避免出現(xiàn)檔案受損、檔案燒毀等問(wèn)題[5]。

2.4 提高管理人員素質(zhì)

當(dāng)前，事業(yè)單位想要提高人事檔案管理水平，急需要培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，同時(shí)確保管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，為檔案管理工作的進(jìn)行奠定人力資源基礎(chǔ)，具體可以從如下幾方面出發(fā)。第一，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，這樣才能夠讓管理人員從思想上重視人事檔案管理工作，并認(rèn)真的對(duì)待和完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)。第二，培養(yǎng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，確保其能夠掌握科學(xué)的、規(guī)范的檔案管理方式，同時(shí)具備一定的隨機(jī)應(yīng)變能力，能夠妥善處理檔案管理工作中的隨機(jī)問(wèn)題。第三，培養(yǎng)檔案管理人員的法律意識(shí)，使其能夠按照法律規(guī)定、單位管理制度、檔案管理規(guī)范，保證所管理檔案的安全性、保密性，避免出現(xiàn)檔案泄露問(wèn)題。第四，培養(yǎng)檔案管理人員的紀(jì)律意識(shí)，確保其能夠嚴(yán)格遵守檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，按照既定流程完成檔案管理工作，同時(shí)能夠自覺(jué)抵制不良風(fēng)氣，如失責(zé)、受賄等，在單位內(nèi)部形成良好的工作氛圍。

2.5 提高檔案利用率

為了提高人事檔案利用率，事業(yè)單位需要意識(shí)到檔案利用的重要性，將檔案作為服務(wù)工具[6]。具體來(lái)講，單位可以公開(kāi)人事檔案中的部分信息，如單位人員的工資、職稱(chēng)、基礎(chǔ)履歷等，以此來(lái)提高檔案的開(kāi)放程度，為檔案應(yīng)用提供更大的空間；盡管紙質(zhì)檔案的存在是有必要的，但是考慮到紙質(zhì)載體在檔案應(yīng)用中的局限性，單位需要應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案保存在管理軟件中，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化儲(chǔ)存，不但能夠提高儲(chǔ)存安全性，還能夠避免檔案造假問(wèn)題；同時(shí)，電子檔案還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各種檔案信息的智能化檢索，便于檔案查找和應(yīng)用，人事部門(mén)也能夠通過(guò)電子檔案對(duì)單位人員的信息進(jìn)行更為精準(zhǔn)的分析，進(jìn)而更加深入、全面、系統(tǒng)的了解員工工作狀況，這能夠?yàn)槿肆Y源調(diào)動(dòng)、規(guī)劃、管理提供決策依據(jù)。

3 結(jié) 語(yǔ)

人事檔案管理是事業(yè)單位的主要管理工作之一，其管理水平會(huì)對(duì)單位的建設(shè)效果及社會(huì)公共服務(wù)質(zhì)量造成影響。近年來(lái)，事業(yè)單位的社會(huì)公共服務(wù)職能在不斷增強(qiáng)，人事檔案管理工作的重要性也在逐漸提高，為此，事業(yè)單位需要認(rèn)真分析當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)的改善措施，以此來(lái)提高人事檔案管理水平。