●徐飛翔

所謂檔案信息化，其功能是對檔案進行數(shù)字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現(xiàn)企業(yè)資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過去以紙質保管、實體呈現(xiàn)為主，轉變?yōu)橐詳?shù)字化、網絡化為核心的檔案管理，這就要求國有企業(yè)順應檔案管理發(fā)展需求，轉變思路，采用當代信息技術，開展檔案信息化建設，從而提高檔案管理工作的水平與質量。

一、國有企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

當前，國有企業(yè)檔案信息化建設，雖然取得了可喜的成就，但離國有企業(yè)高質量發(fā)展的需要還有很大的差距，主要存在對檔案信息化建設缺乏正確認識，發(fā)展不均衡，資金投入不足，專業(yè)人才缺乏、安全體系不完善，查詢和資源共享利用率不高等問題。

（一）國有企業(yè)對檔案信息化建設重大意義缺乏正確認識

檔案信息化建設重大意義是改變過去檔案單一僵化的管理模式，提高勞動生產率，檔案管理可以變得省時省力、檢索查詢便捷即時；實現(xiàn)了無紙化辦公，打破檔案流轉帶來的繁瑣；檔案進出庫可查可控，保證檔案的安全；檔案信息生成電子文件，檔案管理走向開放。同時也改變了過去檔案管理的職能，檔案管理部門朝著信息采集、管理、服務職能轉變，工作重心落在為國有企業(yè)發(fā)展提供高效優(yōu)質的服務上。

但是，現(xiàn)階段，許多國有企業(yè)的領導和檔案管理部門的工作人員沒有認識檔案信息化的重大意義，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑慮，難以積極領導或參與進來，甚至于極力排斥;另一部分人漠視信息化建設對檔案管理工作巨大推動作用，對檔案信息化抱著可有可無的態(tài)度，不能積極創(chuàng)新，檔案信息化建設被擱置，進展緩慢。

（二）國有企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展極不均衡。

當前，國有企業(yè)檔案信息化建設水平不均衡，部分效益好的國有企業(yè)已經獲得了較好的建設成果，正努力實現(xiàn)著檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網絡化；而一些效益差的國有企業(yè)卻沒有足夠的資源和能力，使得國有企業(yè)檔案管理信息化水平落后。有的國有企業(yè)檔案管理信息化建設還未啟動，有的缺乏現(xiàn)代辦公設備;有的雖然有硬件但缺檔案管理軟件，很多檔案管理工作還靠傳統(tǒng)的手工操作，工作效率低下，服務效率和服務水平都還停在較低層次。這種整體發(fā)展水平良莠不齊的現(xiàn)象，使得很多國有企業(yè)檔案管理部門的檔案信息資源無法進行共享，當需要進行信息的查詢和使用的時候仍然非常繁瑣，距離走向全面的信息化還有很長的路。

(三)國有企業(yè)檔案管理信息化建設資金投入不足

國有企業(yè)信息化建設需要資金投入，信息化建設包括硬件設備、軟件設備、數(shù)據(jù)庫、專業(yè)人才等，這些硬件設備與軟件是檔案信息化建設的必備條件，都需要靠資金投入來支撐，與其他工作相比，由于國有企業(yè)檔案管理工作受重視程度不夠，所以，有的國有企業(yè)對檔案管理所需資金投入相對較少，導致使檔案管理部門設備陳舊和配套軟件缺乏、更新滯后。

（四）國有企業(yè)檔案信息化建設專業(yè)人才缺乏

國有企業(yè)檔案信息化建設與檔案管理工作，離不開人才的支持。人才是檔案信息化建設的主體，擔負主導作用，因此檔案管理人員必須具有檔案專業(yè)的知識和信息技術知識，還需要具備較強計算機實際操作能力。但是，現(xiàn)階段很多國有企業(yè)檔案管理的專業(yè)人員比較缺乏，大部分是非專業(yè)人員，有些檔案管理人員只是經簡單培訓后就上崗，對于檔案管理的基本操作流程缺乏了解，由于人才缺乏，導致國有企業(yè)檔案管理信息化建設之路顯得非常艱難和曲折。

（五）檔案信息安全體系還需進一步完善

國有企業(yè)檔案信息化建設中，影響檔案的保密性與安全性的不良因素一直存在，直接威脅檔案的保密性與安全性，造成檔案信息安全體系非常脆弱。威脅檔案安全性的因素包括：黑客攻擊、病毒攻擊等人為惡意破壞；檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面；管理人員保密和安全意識不強導致泄密、備份不及時，以及檔案信息化建設中環(huán)境因素、硬件設備等因素綜合作用下，使得檔案信息系統(tǒng)變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。

（六）查詢和資源共享利用率不高

在全新的“互聯(lián)網+”時代，發(fā)達的信息化技術以及網絡數(shù)據(jù)共享功能大幅提升了企業(yè)檔案管理的便利性。目前，有的國有企業(yè)沒有積極開發(fā)與企業(yè)實際相符的服務器，不能完成內部或外部的資源共享。國有企業(yè)檔案管理部門沒有借助網絡完成各項檔案信息的收集、匯總、存儲、利用等操作，無法提升信息數(shù)據(jù)處理的效率。有的國有企業(yè)檔案管理部門各項操作還是借助紙質文件，通過發(fā)揮人力作用達到工作目的，耗時費力，無法保證信息的準確性，沒有在信息化系統(tǒng)中快速查找相關信息，做到及時搜索、即時應用，提高檔案管理的靈活性以及檔案的利用價值，導致檔案利用率不高。

二、加強國有企業(yè)檔案信息化建設的對策措施

（一）加強國有企業(yè)檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環(huán)境建設、硬件環(huán)境建設、系統(tǒng)軟件建設三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎設施的建設，才能談得上檔案信息化建設。一是要從思想上高度重視，國有企業(yè)領導和相關部門要把檔案信息化建設納入企業(yè)的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，全力推進建設。二是全面推進國有企業(yè)檔案館（室）計算機和網絡技術應用水平，計算機及配套設施逐步統(tǒng)一，推進系統(tǒng)軟件建設。三是國有企業(yè)要化大力氣完成內部局域網的建設，并與外網聯(lián)通，力爭實現(xiàn)檔案專網聯(lián)通，搭建安全可靠的網絡環(huán)境。四是國有企業(yè)要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，強化技術力量，打造良好的硬件環(huán)境。

（二）加大國有企業(yè)檔案信息資源建設

國有企業(yè)檔案信息資源是國有企業(yè)生產實踐與企業(yè)員工腦力勞動的結晶，是一種知識資源，主要包括：檔案信息要素、人要素、技術要素及其他檔案信息活動要素，并作為館藏檔案實現(xiàn)數(shù)字化和電子文件的采集和接收。它是國有企業(yè)檔案信息化建設取得成功與否的關鍵環(huán)節(jié)，也是衡量檔案信息化水平高低的一個標桿。

國有企業(yè)檔案信息資源建設要做到：一是加強檔案資源建設要從最基礎性的工作做起。檔案資源建設基礎工作是要做好檔案收集工作，檔案的收集工作是檔案資源開發(fā)利用的起點，檔案部門及時、準確、客觀的收集檔案資源，豐富充實檔案信息是檔案資源建設的前提和基礎。二是做好檔案信息資源的開放利用工作。依照檔案法的規(guī)定，處理好全面開發(fā)與保密的關系，積極穩(wěn)妥地做好已經到期的檔案開放和解密工作，以便被社會和團體及時利用，實現(xiàn)檔案資源的利用價值。三是利用信息技術手段，助力檔案信息資源的建設。加大計算機、多媒體、網絡技術、縮微技術等高新技術在檔案管理工作的廣泛運用，助力檔案數(shù)據(jù)庫的建設，推動數(shù)字化、信息化檔案館藏建設，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平。四是優(yōu)化開發(fā)利用信息資源環(huán)境。檔案利用是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，也是開發(fā)利用檔案信息資源的直接途徑。檔案利用包括各種文件閱覽、復制和摘錄。國有企業(yè)檔案部門要為利用者提供檔案和各種相關服務，盡量優(yōu)化開放利用信息資源的寬松環(huán)境。

（三）強化國有企業(yè)檔案信息化應用系統(tǒng)建設

國有企業(yè)檔案信息化應用系統(tǒng)建設主要內容包括：檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。

為了保障國有企業(yè)檔案信息化建設工作的有效性，及時聯(lián)網，建立起網絡應用系統(tǒng)是十分必要的。做好國有企業(yè)檔案信息化應用系統(tǒng)建設，主要做好以下幾方面：一是建立檔案信息的數(shù)字化。利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的電子檔案，形成有序結構的檔案信息庫。二是開展檔案服務接口建設。檔案服務接口是國有企業(yè)檔案部門建立的對外服務接口，是檔案管理部門與社會或國有企業(yè)聯(lián)系的重要接口，方便檔案利用和共享查找。三是積極推動數(shù)字檔案館建設。數(shù)字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館與實體檔案館互為依靠，實體檔案館是數(shù)字檔案館的基礎，數(shù)字檔案館助推實體檔案館的建設，數(shù)字檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務機制。

（四）注重國有企業(yè)檔案信息化管理標準規(guī)范建設

檔案信息化管理標準規(guī)范建設是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。國有企業(yè)檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

國有企業(yè)檔案信息化的標準規(guī)范建設主要有：一是管理性標準規(guī)范。管理性標準規(guī)范是對電子文件及檔案信息進行管理的一套規(guī)則，包括計算機安全法規(guī)與標準，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認等。二是業(yè)務性標準規(guī)范。業(yè)務性標準規(guī)范是對電子文件及檔案業(yè)務處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件及檔案的術語標準及管理規(guī)范。國家標準《電子文件歸檔及管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。三是技術性標準規(guī)范。技術標準規(guī)范包括電子文件及檔案的數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標準規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設施技術標準等。

（五）加大國有企業(yè)檔案信息化管理人才隊伍建設

在國有企業(yè)檔案信息化建設的過程中，人才是第一位的戰(zhàn)略資源，國有企業(yè)檔案信息化不僅需要檔案專業(yè)人才、計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。國有企業(yè)要加大這類復合型人才的培養(yǎng)，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務流程、掌握基本計算機管理知識、有豐富的實踐經驗和較強的事業(yè)心的檔案管理干部，采取走出去、請進來的模式，加快培養(yǎng)，更好地服務國有企業(yè)檔案信息化建設。

總之，社會正處于信息化高速發(fā)展的時期，信息化建設已滲透進社會的方方面面，各行各業(yè)都面臨著全新考驗。對于國有企業(yè)檔案信息化建設工作來說，這既是一次極其難得的機遇，又面臨嚴峻的挑戰(zhàn)，國有企業(yè)領導和檔案管理部門應該抓住重點，理清思路，破除干擾，全力推動檔案信息化建設，助推國有企業(yè)的高質量發(fā)展。