靳曉麗

（河南省滑縣留固鎮(zhèn)政府，河南 安陽 456400）

辦公室工作是運(yùn)營管理的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關(guān)重要的作用，他們是連接上層領(lǐng)導(dǎo)和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿完成，領(lǐng)導(dǎo)的決策才能夠及時(shí)有效地傳達(dá)給員工，及時(shí)準(zhǔn)確地開展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢(shì)下要及時(shí)了解國家下發(fā)的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在繁瑣的工作任務(wù)中找到正確的規(guī)律，從而更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工，成為合格的參謀助手。

1 文秘工作的提升意義

強(qiáng)化文秘工作的效率是保障工作任務(wù)穩(wěn)定開展、順利完成的前提。在開展實(shí)際工作過程中，提升文秘工作效率具有重要意義。

1）充分發(fā)揮助手作用，為工作的開展做好服務(wù)保障。文秘人員需要通過自身的能力對(duì)各個(gè)部門之間的工作進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，及時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示。在工作期間嚴(yán)格要求自己，為自己制定工作標(biāo)準(zhǔn)并嚴(yán)格落實(shí)。主動(dòng)地參與到政務(wù)和事務(wù)當(dāng)中，第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，繼而實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)的目的。要主動(dòng)對(duì)上級(jí)以及部門間的關(guān)系進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并且對(duì)相關(guān)工作方案進(jìn)行更改。

2）努力提升辦文能力，讓文件能夠清晰有效地傳達(dá)。學(xué)習(xí)并熟悉各類公文寫作規(guī)范，提高專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)對(duì)于各類文件要加強(qiáng)審核，并及時(shí)有效地處理好文件，確保公文本身的權(quán)威性以及嚴(yán)肅性。

3）提高工作預(yù)見性，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃順利推進(jìn)。每項(xiàng)工作開展之前，需要考慮可能出現(xiàn)的各種情況及應(yīng)對(duì)方案，通過對(duì)工作超前性和預(yù)見性，促進(jìn)工作主動(dòng)性提高，進(jìn)而保障工作的開展盡可能少甚至不出現(xiàn)問題。

4）嚴(yán)格履行督辦職能，做好各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄。要嚴(yán)格落實(shí)重要的工作，并對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查監(jiān)督。對(duì)于信息傳達(dá)、經(jīng)營服務(wù)流程、員工管理及考核等容易出現(xiàn)缺漏的工作環(huán)節(jié)，利用電話等方式在第一時(shí)間提醒負(fù)責(zé)人，并協(xié)調(diào)各方資源協(xié)助負(fù)責(zé)人推進(jìn)該項(xiàng)工作，繼而保障工作的順利進(jìn)行。做好各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄，以便工作完成后進(jìn)行復(fù)盤總結(jié)。

2 文秘工作的創(chuàng)新策略

1）超前籌劃，做好服務(wù)工作。眾所周知，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)于文秘人員的要求越來越高，文秘人員是連接領(lǐng)導(dǎo)和員工的樞紐，需要時(shí)刻關(guān)注發(fā)展，對(duì)任何問題要提前思考，尤其是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題要提前介入，充分發(fā)揮好參謀助手的作用。同時(shí)，文秘工作需要耐心和細(xì)心，例如在安排會(huì)議時(shí)要充分考慮好參加會(huì)議的人員，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好會(huì)議安排方案，簡(jiǎn)要概括會(huì)議內(nèi)容、明確會(huì)議時(shí)間，更要在會(huì)議結(jié)束后將詳細(xì)的會(huì)議內(nèi)容上傳至領(lǐng)導(dǎo)，下達(dá)至員工。辦公室文秘人員只有做到超前規(guī)劃，耐心細(xì)致才能保證工作不出錯(cuò)，才能做好服務(wù)工作，不斷提高自身綜合能力，成為合格的助手。

2）規(guī)范撰寫公文，有效傳達(dá)工作任務(wù)。作為文秘人員，要系統(tǒng)學(xué)習(xí)公文的撰寫標(biāo)準(zhǔn)和要求，時(shí)刻關(guān)注國家下發(fā)的文件，及時(shí)了解公文撰寫的最新要求。同時(shí)，文秘人員要熟知不同種類的公文并做到詳細(xì)區(qū)分，在使用時(shí)要明確公文類別，不能錯(cuò)用、亂用。文秘人員一定要細(xì)致，撰寫公文時(shí)要認(rèn)真檢核對(duì)，全文圍繞核心內(nèi)容，“是什么，為什么，怎么做”來撰寫，不能存在邏輯問題，一定要條理清晰，語言通順，無錯(cuò)別字現(xiàn)象。并且要做到善于思考，與時(shí)俱進(jìn)，具有責(zé)任心，充分保證公文的準(zhǔn)確性、權(quán)威性、政治性。

3）健全工作程序，合理安排人員配置。要想發(fā)展，就要有規(guī)范的工作程序，優(yōu)秀的文化氛圍，使每一名員工都各司其職。眾所周知，辦公室工作繁雜瑣碎，若沒有規(guī)范的工作程序會(huì)使辦公室人員重復(fù)工作、毫無頭緒。因此，只有將工作程序和流程明確化，讓文秘人員按照流程工作，減輕工作任務(wù)，更完美地完成工作要求。同時(shí)，辦公室工作內(nèi)容多，文秘人員應(yīng)根據(jù)自己擅長(zhǎng)的領(lǐng)域和崗位分工合作，行政秘書、文件管理員等要各司其職，團(tuán)結(jié)合作。

4）提高思想高度，主動(dòng)服務(wù)。良好的文化氛圍可以增加員工對(duì)單位的依賴感和貢獻(xiàn)度。因此，辦公室的工作人員要加強(qiáng)思想建設(shè)，提高對(duì)公司的依賴感，熱愛自己的工作，更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工。同時(shí)要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明確文秘人員的工作任務(wù)，高要求高質(zhì)量完成，無論是撰寫公文材料還是傳達(dá)溝通時(shí)，都要實(shí)事求是、耐心細(xì)致。作為文秘人員，要主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)和員工服務(wù)，充分了解員工的工作情況和最新資訊，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問時(shí)，及時(shí)客觀告知，為領(lǐng)導(dǎo)的下一步?jīng)Q策提供有效的提案，并且撰寫文章時(shí)要實(shí)事求是，不能敷衍了事?？傊?，辦公室文秘人員應(yīng)該培養(yǎng)責(zé)任意識(shí)，敬業(yè)愛崗，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。

5）不斷學(xué)習(xí)，提高綜合能力。無論是新入職的文秘人員，還是有一定的工作經(jīng)驗(yàn)的文秘，都要不斷學(xué)習(xí)來提高自身能力，與時(shí)俱進(jìn)，了解新形勢(shì)下對(duì)于辦公室文秘人員新的要求，更好地服務(wù)公司。首先，作為文秘人員要充分了解公司的產(chǎn)業(yè)鏈，明確公司的發(fā)展前景，只有這樣，才能在領(lǐng)導(dǎo)需要的時(shí)候提供值得參考的意見。其次，要努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，不斷提高文字能力，畢竟文秘人員是需要撰寫會(huì)議記錄和公文材料的。再次，了解領(lǐng)導(dǎo)的工作程序，更好地配合領(lǐng)導(dǎo)工作。因?yàn)槲拿厝藛T也可以稱為領(lǐng)導(dǎo)的助手，只有充分了解領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)，才能緊跟領(lǐng)導(dǎo)步伐，提高工作質(zhì)量和工作效率。

6）牢記職責(zé)，找準(zhǔn)文秘定位。各司其職，顧名思義，需要在不同崗位上的員工能夠清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作任務(wù)，并且按時(shí)保質(zhì)地完成工作。辦公室文秘人員的工作職責(zé)包括文字表達(dá)、撰寫公文材料以及會(huì)議記錄，協(xié)調(diào)溝通、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成決策和任務(wù)分配、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)信息等。因此，辦公室文秘人員要找準(zhǔn)自己的定位，在做好自己本職工作的同時(shí)，要擺正自己的位置，不要越位工作，不要因?yàn)橐靶暮陀麙仐壜氊?zé)道德。

7）建立健全考核制度，加強(qiáng)管理水平。需要構(gòu)建一個(gè)專業(yè)的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)工作認(rèn)真、工作效率高的秘書給予物質(zhì)和精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)。如果秘書在工作中不用心、三心二意，那么負(fù)責(zé)人就要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。相關(guān)人員在招聘文秘人員的時(shí)候，需要設(shè)置相應(yīng)的觀察期，根據(jù)秘書的工作質(zhì)量和現(xiàn)狀給予針對(duì)性考核。企業(yè)的人事部門需要綜合評(píng)估考核的實(shí)際結(jié)果，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)異的員工給予提拔，對(duì)于考核成績(jī)比較差的秘書則及時(shí)進(jìn)行崗位調(diào)整或相應(yīng)懲罰?？己酥贫鹊慕?，不僅可以有效激發(fā)文秘人員的工作主動(dòng)性和積極性，促進(jìn)工作效率的提升，還能有效避免文秘工作出現(xiàn)重大失誤，對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有積極意義。

8）創(chuàng)新服務(wù)方式，當(dāng)好參謀助手。如今我國科技水平不斷進(jìn)步，手機(jī)、平板、電腦等工具使文秘工作更加便捷，節(jié)省了大量的時(shí)間。因此，文秘工作的重心可以轉(zhuǎn)移到幫助辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)性工作、協(xié)調(diào)溝通上下級(jí)關(guān)系、規(guī)范撰寫公文材料上。同時(shí)，為了更好地完成參謀助手的任務(wù)，辦公室文秘人員要找準(zhǔn)自己的定位，不應(yīng)該認(rèn)為文秘工作僅僅是記錄會(huì)議內(nèi)容、撰寫公文材料等文字性任務(wù)，應(yīng)該把文秘工作的定位上升一個(gè)高度，充分認(rèn)識(shí)到文秘在工作中的積極作用，在辦公室領(lǐng)導(dǎo)的大方針下合理安排工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成信息傳達(dá)和決策執(zhí)行，提高工作效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的新形勢(shì)下，加強(qiáng)辦公室文秘管理工作，全面提升文秘工作整體質(zhì)量，就要不斷強(qiáng)化文秘工作者的綜合素質(zhì)，提高其專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，并制定獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)文秘工作者的責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，為推動(dòng)單位發(fā)展進(jìn)一步貢獻(xiàn)力量。