徐微微

(吉林化工學(xué)院 黨政辦公室，吉林 吉林 132022)

科技的高速發(fā)展帶來了眾多新型技術(shù)的出現(xiàn)，例如云計算、算法、大數(shù)據(jù)等，改變了人們的生產(chǎn)和生活方式，促進人們生活環(huán)境的信息化和智能化[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展擴大了信息的開放性，使得相關(guān)的存儲技術(shù)和軟件技術(shù)不斷得到改良進而快速升級。因此，在此種背景下，高效的檔案工作不僅需要依托現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，還需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，將相應(yīng)的數(shù)據(jù)上傳至數(shù)據(jù)庫中方便數(shù)據(jù)的查看、備份等[2]。因此，在對高校檔案工作進行創(chuàng)新的過程中，最重要的就是對檔案管理進行信息化建設(shè)。

一、高校檔案信息化建設(shè)的作用

(一) 適應(yīng)時代的發(fā)展趨勢

大數(shù)據(jù)的背景下，信息化的要求高校檔案管理工作創(chuàng)新新的發(fā)展模式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)于當前的互聯(lián)網(wǎng)背景。將高校檔案管理工作進行信息化建設(shè)可以推進管理模式的創(chuàng)新，適應(yīng)時代發(fā)展的需要從而實現(xiàn)高校辦公的自動化目標[3]。

(二) 提升高校管理效率

以往的紙質(zhì)檔案管理難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的共享，許多收集整理工作多是人工完成，導(dǎo)致工作銜接度不高，對工作者來說也比較冗余難免不會犯錯，進而影響工作的效率。而以互聯(lián)網(wǎng)作為主要的載體對數(shù)據(jù)資料進行合理的整理和歸納，可以方便找到相關(guān)資料，縮短資料數(shù)據(jù)的整理時間，提升工作的效率。

(三) 擴大高校的檔案服務(wù)

大數(shù)據(jù)的背景促進高校檔案工作由靜態(tài)、古板轉(zhuǎn)向為動態(tài)和靈動[4]，共享的方式也由簡單查閱轉(zhuǎn)換為開放性共享，以促進高校文化的傳承，歷史的見證。使用相關(guān)的電子技術(shù)，還可以對相關(guān)加密檔案設(shè)限，更好地保證檔案的私密性。同時還可以引入校外訪問、中國知網(wǎng)等數(shù)字圖書館，進而拓寬高校的檔案服務(wù)范圍。

二、當前高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

(一) 對檔案管理信息化認識不足

信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理的信息化成為可能，不僅減輕了相關(guān)工作人員的工作強度，提升了工作準確率，還能方便讀者的閱讀以及對部分檔案的加密。但就現(xiàn)在的實際情況來說，高校的工作人員對于檔案管理的信息化認識還不到位，難以與現(xiàn)代步伐接軌，還拘泥于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。主要原因是由于檔案管理部門在行政部門的中的存在感不高[5]，難以引發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對其的重視，進而也就造成了工作人員積極性不高，缺乏相關(guān)的動力從而影響到工作人員的工作效率。

(二) 檔案管理信息化建設(shè)落實不到位

對于高校的檔案管理的信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)完整的工作，需要進行一定的統(tǒng)籌規(guī)劃并投入一定的資金、技術(shù)和人力上的支持。由于目前高校對檔案管理工作的信息化建設(shè)還缺乏一定的重視度，因此會導(dǎo)致相關(guān)的資金技術(shù)落實不到位，進而阻礙其信息化建設(shè)的進程[6]。且由于技術(shù)難以落實到實處，導(dǎo)致在高校檔案管理工作的信息化建設(shè)時缺乏相關(guān)的軟件技術(shù)，例如智能化系統(tǒng)的不完善和身份認證系統(tǒng)的缺失都導(dǎo)致當前的個性化需求難以得到保證。

(三) 相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)較弱

由于高校的不斷擴招，高校的規(guī)模也逐漸增大，所招收的學(xué)生也逐年遞增，因此導(dǎo)致學(xué)校在教學(xué)研究方面所要付出的努力越來越多，這在一方面也加重了高校檔案管理工作的復(fù)雜性和繁瑣性，導(dǎo)致分攤到每一位工作人員的工作量與日俱增。同時由于缺乏真正專業(yè)對口的檔案管理人員，也導(dǎo)致部分工作人員的工作效率低下，難以實現(xiàn)信息化建設(shè)[7]。此外，還由于難以招收到優(yōu)秀的人才，使檔案管理工作人員缺乏綜合素質(zhì)，也對檔案工作的信息化建設(shè)起到了一定的阻礙作用。

(四) 檔案管理制度不夠健全

由于檔案管理的信息化建設(shè)起步較晚，真正實施的時間還比較短，對于此類工作的相關(guān)機制和制度還不夠完善，導(dǎo)致目前的檔案管理工作的信息化建設(shè)還具有主觀隨意性，缺乏實際的事實根據(jù)，因此，會造成管理工作的混亂進而導(dǎo)致效率的低下。

三、高校檔案信息化建設(shè)的對策

(一) 加強相關(guān)意識，提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視

當前，為了促進檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先需要樹立起大眾對于檔案管理工作的重視度，構(gòu)建相關(guān)的檔案管理工作理念。領(lǐng)導(dǎo)者需要強化檔案部門的存在感，將檔案部門的發(fā)展放在全校發(fā)展的戰(zhàn)略上，以促進檔案部門共同發(fā)展方向，形成強有力的推動力量[8]。其次，領(lǐng)導(dǎo)者也需要對檔案管理工作的重視度加大并給予正確的意識以對其在大數(shù)據(jù)背景下的模式創(chuàng)新提供有效途徑，實行有計劃、有目的的規(guī)劃方案。

(二) 注重對綜合素質(zhì)較高的人才培養(yǎng)

對檔案管理工作的信息化建設(shè)促進需要從相關(guān)的工作人員入手，努力提升他們的綜合素質(zhì)。首先檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要對下層的工作人員的基本情況進行詳細的分析，統(tǒng)計出具有專業(yè)經(jīng)驗和專業(yè)理論知識的人才，并對其進行培訓(xùn)，使其成為信息化建設(shè)的第一批帶頭人[9]。其次，還需要將檔案部門的重要性通過高校的日常課外活動宣傳出去，以提升檔案部門的作用，吸引更多外來人才，提高人才隊伍的綜合素質(zhì)。

(三) 健全相關(guān)的檔案管理信息化制度

首先要以當前的檔案資源為依托，并不斷建設(shè)完善的體制制度，努力將各項工作的準則落實到實處，實行細化的規(guī)章制度[10]。其次，高校需要針對本校檔案部門的實際工作情況對工作環(huán)節(jié)進行改良和明確，從而推進相關(guān)體制的建設(shè)。另外，在進行規(guī)章制度的建設(shè)過程中，還需要明晰各工作人員的職責(zé)，將責(zé)任落實到人，從而促進工作效率的提升。

四、結(jié) 語

綜上，檔案管理工作的信息化建設(shè)會改變檔案的呈現(xiàn)方式、使用方式以及相關(guān)的載體，從而促進新一輪的改革。目前，就當前的發(fā)展形勢而言，檔案管理工作的信息化建設(shè)符合時代發(fā)展的步伐，是歷史發(fā)展的必然。在大數(shù)據(jù)背景下，各種技術(shù)應(yīng)運而生，也為高校的檔案管理工作的信息化建設(shè)提供了技術(shù)上的支持，成為其信息化的基礎(chǔ)。目前，高校的檔案管理工作必須緊緊以信息的高速發(fā)展為先導(dǎo)，促進傳統(tǒng)工作與新興技術(shù)的結(jié)合，以致提升工作效率，實現(xiàn)檔案信息的全球共享，適應(yīng)經(jīng)濟全球化和信息社會的發(fā)展要求。