張玉蕾

（龍口市檔案館，山東 龍口 265701）

信息時(shí)代的到來(lái)使電子檔案的出現(xiàn)能夠推進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展更具現(xiàn)代化的簡(jiǎn)便特性，而且智能化、自動(dòng)化的分析可以實(shí)現(xiàn)深度挖掘電子檔案當(dāng)中的信息內(nèi)容，這樣通過(guò)有價(jià)值的信息提取，就能為企業(yè)的發(fā)展做好決策工作的準(zhǔn)備。而且，在信息化的發(fā)展趨勢(shì)下，如果檔案部門(mén)仍舊以紙質(zhì)檔案進(jìn)行工作的開(kāi)展，必然會(huì)面臨著數(shù)據(jù)量的不斷增加而使其自身工作的開(kāi)展無(wú)法滿足企業(yè)的有效運(yùn)行。對(duì)此，真正實(shí)現(xiàn)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，能夠確保檔案管理工作的開(kāi)展，可以更加具有效率性，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)全新的動(dòng)力。

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的總體規(guī)劃

對(duì)于紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)變而言，它是一項(xiàng)具有復(fù)雜性且長(zhǎng)期性的工程，特別是對(duì)于一些館藏較多的檔案館而言，成千上萬(wàn)的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化處理，絕不是在短時(shí)間能夠完成的工作，而是需要真正實(shí)現(xiàn)根據(jù)檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分批處理，這樣按照總體規(guī)劃進(jìn)行逐步轉(zhuǎn)變，才能確保檔案的轉(zhuǎn)化可以實(shí)現(xiàn)不留遺漏地完成數(shù)字轉(zhuǎn)變工作。對(duì)此，在實(shí)際開(kāi)展相關(guān)工作前，必須要通過(guò)總體規(guī)劃的落實(shí)來(lái)實(shí)現(xiàn)降低轉(zhuǎn)化工作盲目性的出現(xiàn)，這樣才能保證該工作的開(kāi)展可以落到實(shí)處[1]。在當(dāng)前階段中，很多單位急于將數(shù)字化工作落實(shí)到位，但又希望在短時(shí)間內(nèi)能夠完成對(duì)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，這使得在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，并沒(méi)有針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行價(jià)值分析就進(jìn)行全部數(shù)字化處理，這樣不但會(huì)增加成本的投入，還會(huì)導(dǎo)致信息無(wú)法分類(lèi)，而使后續(xù)工作的開(kāi)展出現(xiàn)新的難題。

根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)行的管理工作來(lái)看，數(shù)字轉(zhuǎn)化工作需要通過(guò)總體規(guī)劃的定制來(lái)實(shí)現(xiàn)，足企業(yè)的具體需求，這必須要結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行有效規(guī)劃，從而才能結(jié)合物質(zhì)條件、成本條件以及人員技術(shù)能力進(jìn)行全面分析，并針對(duì)其館藏的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行實(shí)施方案的有效制定，這樣既能夠設(shè)立長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，又能確保近期目標(biāo)可以貼合實(shí)際情況。除此以外，在進(jìn)行規(guī)劃的過(guò)程中，必須要保證該工作的開(kāi)展能夠獲得所有部門(mén)人員的認(rèn)可，進(jìn)而才能確保該工作的開(kāi)展不會(huì)耽誤各部門(mén)日常工作的進(jìn)行，否則就會(huì)導(dǎo)致該工作的開(kāi)展，既無(wú)法實(shí)現(xiàn)成本控制又無(wú)法保證在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，能夠使檔案資料仍然可以被其他部門(mén)進(jìn)行有效應(yīng)用。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的工作原則

第一，在進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，必須要保證價(jià)值原則的應(yīng)用。在進(jìn)行檔案分類(lèi)時(shí)，首先要轉(zhuǎn)換的就是使用頻率較高的檔案，因?yàn)槠渥陨淼膶?shí)際應(yīng)用價(jià)值較高，所以進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理，能夠確保在進(jìn)行轉(zhuǎn)化的同時(shí)，仍然可以被其他部門(mén)所應(yīng)用。其次，針對(duì)需要長(zhǎng)期保存的檔案而言，其自身的保存價(jià)值相對(duì)較高，所以它的應(yīng)用價(jià)值也要高于普通檔案，在進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，也要進(jìn)行優(yōu)先處理。最后，對(duì)歷史性價(jià)值較高的檔案而言，也可以通過(guò)優(yōu)先處理來(lái)實(shí)現(xiàn)確保在開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)歷史資料的有效應(yīng)用。除此以外，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，也要針對(duì)基建類(lèi)檔案進(jìn)行優(yōu)先轉(zhuǎn)化，這樣才能滿足企業(yè)的改革或擴(kuò)建需求。

第二，在開(kāi)展紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換的工作時(shí)，必須要保應(yīng)用“效益至上”原則，這樣才能確保在進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，不會(huì)產(chǎn)生遺漏現(xiàn)象。而且，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案掃描的過(guò)程中，為了確保能夠真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，也需要在建立文件數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，針對(duì)企業(yè)已有的檔案信息資源進(jìn)行有效應(yīng)用，進(jìn)而才能確保將紙質(zhì)檔案進(jìn)行融入轉(zhuǎn)化時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)接，從而才能夠避免由于重復(fù)勞動(dòng)而導(dǎo)致成本浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)[2]。除此以外，在進(jìn)行原文掃描時(shí)，必須保證數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)Υ祟?lèi)檔案進(jìn)行有效的自動(dòng)識(shí)別，這樣才能發(fā)揮軟件功能的應(yīng)用效果，并提高掃描速度，這樣才能節(jié)約數(shù)字化轉(zhuǎn)換的成本。

第三，針對(duì)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化而言，也必須要確保能夠落實(shí)質(zhì)量至上原則。因?yàn)椋挥屑訌?qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的有效控制，才能確保其質(zhì)量的提高可以滿足檔案的應(yīng)用需求。首先，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換前，必須要對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，這樣才能確保在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換時(shí)，確保檔案原件的完整性，且內(nèi)容則損率能夠降低在5%以下，否則就會(huì)導(dǎo)致在掃描過(guò)程中，使原件無(wú)法被識(shí)別。其次，針對(duì)破損文件而言，必須要進(jìn)行預(yù)先修正，這樣才能滿足掃描的需求。而且，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，還需要將掃描文件的圖像保持原本檔案的原貌，這樣才能確保檔案的完整性得以體現(xiàn)。針對(duì)一些歷史悠久，且字跡不清的失真檔案，則需要進(jìn)行文字修復(fù)，這樣才能確保檔案的收集可以滿足應(yīng)用的需求。最后，通過(guò)全面轉(zhuǎn)換后，必須要實(shí)現(xiàn)對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行對(duì)接處理，這樣才能確保掃描的圖像文件可以與其進(jìn)行連接，并確保目錄能夠與實(shí)際文檔進(jìn)行對(duì)應(yīng)，這樣才能保證檔案的儲(chǔ)存能夠滿足數(shù)字化管理的需求。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的注意事項(xiàng)

3.1 確保有效性和適用性

檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)變必須要注重應(yīng)用的有效性和適用性，這樣才能在進(jìn)行轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，確保信息工作的建設(shè)能夠滿足企業(yè)的全面發(fā)展。而且，在實(shí)際進(jìn)行開(kāi)展檔案轉(zhuǎn)換工作時(shí)，也必須要注重建設(shè)的實(shí)效性，這樣才能確保在控制成本的過(guò)程中，可以真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效轉(zhuǎn)化。此外，在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，必須要保證總體目標(biāo)的建設(shè)能夠貼合實(shí)際工作開(kāi)展的情況，還要通過(guò)分段處理來(lái)確保原則的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)滿足檔案轉(zhuǎn)化的所有程序，進(jìn)而才能降低盲目轉(zhuǎn)化而導(dǎo)致的成本加大以及其他工作無(wú)法開(kāi)展的狀況出現(xiàn)。

3.2 強(qiáng)化轉(zhuǎn)化工作的認(rèn)知

在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化工作的開(kāi)展時(shí)，部分管理人員由于自身存在著年齡較大的問(wèn)題，這也使得其自身在接受新鮮理念時(shí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行有效應(yīng)用。而且，在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，往往也會(huì)存在著墨守成規(guī)的現(xiàn)象，即使他們對(duì)現(xiàn)代化管理設(shè)備有一定的了解，但是在具體操作時(shí)，仍然習(xí)慣用傳統(tǒng)方式進(jìn)行處理，這對(duì)檔案轉(zhuǎn)化工作的開(kāi)展而言有著不利因素[3]。對(duì)此，在進(jìn)行數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，則必須要保證先做好基礎(chǔ)的培訓(xùn)宣傳工作，這樣才能確保管理人員可以針對(duì)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行有效認(rèn)知，并真正認(rèn)識(shí)到數(shù)字轉(zhuǎn)化的利大于弊，這樣才能保證在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，可以真正實(shí)現(xiàn)通過(guò)加強(qiáng)管理人員自身的認(rèn)知來(lái)滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的需要，以此才能確保工作的開(kāi)展可以更加順利。

4 總結(jié)

對(duì)于數(shù)字化轉(zhuǎn)變而言，這是檔案管理工作依據(jù)時(shí)代變化必須要面臨的一項(xiàng)挑戰(zhàn)，因此為了確保能夠使檔案管理工作的開(kāi)展，可以真正實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)代化設(shè)施來(lái)滿足自身工作的需要，則必須要結(jié)合實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行有效工作的開(kāi)展，這樣才能通過(guò)數(shù)字化工作的落實(shí)，來(lái)確保檔案管理工作的開(kāi)展可以對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到積極作用。