程遠玉

【摘?要】檔案管理是一項保密性的辦公室管理工作，其工作量大且內(nèi)容多從系統(tǒng)歸類、裝訂整齊到編目準確等各個環(huán)節(jié)，加強檔案案管理規(guī)范化建設(shè)勢在必行。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;規(guī)范化建設(shè)

人事檔案在干部職工錄用任免、薪酬待遇、評聘考績等日常工作中發(fā)揮著重要作用。近幾年在人事檔案核查、利用工作中突顯出因基礎(chǔ)工作不扎實，造成許多重要的材料應(yīng)歸未歸，已歸檔的材料憑證作用、參考價值降低等問題。為了進一步規(guī)范人事檔案管理，有必要圍繞業(yè)務(wù)流程進行認真探討，并針對重點難點問題分析解決的思路和方法。

一、歸檔材料要完整、規(guī)范并及時歸檔

1.歸檔材料要完整人事檔案。材料分為十大類：一是履歷材料;二是自傳材料;三是鑒定、考核、考察材料;四是學歷、專業(yè)技術(shù)材料;五是政治歷史審查材料;六是黨、團材料;七是獎勵材料;八是處分材料;九是工資、任免等材料;十是其他材料。需歸檔的材料內(nèi)容是人事活動的產(chǎn)物，是一個動態(tài)過程。所以反映一個人的具體事物大多數(shù)情況下不是一份材料，而是一系列材料;不能只有結(jié)果，要有過程的體現(xiàn)，完整的材料才能客觀、真實地反映事物的全貌。如第四類學歷、專業(yè)技術(shù)材料中，學歷材料則包括學員登記表、成績表、畢業(yè)生登記表、學歷（學位）證書等。專業(yè)技術(shù)材料則包括申報表、考績材料、聘任審批表、套改和晉升審批表等。歸檔材料還要求手續(xù)完備。要求由組織形成的材料要有形成時間和組織蓋章，需本人簽署意見要有本人簽署，留有貼照片的位置需按要求張貼照片。個人撰寫材料要有形成時間及本人簽名。復(fù)印件要求來源單位蓋章，經(jīng)辦人簽名，注明時間。再如第九類工資待遇、任免等材料，錄用材料是個人首次參加工作時間的重要憑證，個人參加工作時間按不同時期、不同渠道分別依據(jù)縣級以上勞動人事部門審批時間;鑒訂合同之日;企業(yè)辦理錄用手續(xù)之日;用工之日作為認定依據(jù)，這類材料有規(guī)范的呈報審批程序，需手續(xù)完備才是有價值的憑證。鑒定內(nèi)容完整，手續(xù)完備的材料才能歸檔，無保存、查考價值的材料不予歸檔。

2.歸檔材料要規(guī)范人事檔案。材料保留著真實的歷史痕跡，不規(guī)范的材料難以保證其真實性。同類材料在不同時期根據(jù)國家規(guī)定有規(guī)范的辦理審批程序以及制式填報要求，要求字跡清晰，無涂改痕跡。有涂改痕跡的材料不予歸檔，已歸檔的不能作為認定憑證。如姓名要求與戶籍相符，如曾更名或檔案中姓名記載不一致需提供戶籍管理部門證明材料。出生時間一律按公歷填報（早期形成的材料中注明是農(nóng)歷的，可以換算為公歷），有涂改或記載不一致的情況發(fā)生，要求提供戶籍管理部門的戶籍檔案或底冊復(fù)印件，加蓋戶籍管理專用章，注明取得時間，作為證明材料反映當事人的真實情況，國家政策對出生時間的審定有明確的規(guī)定。

3.材料歸檔要及時。要建立健全人事檔案管理溝通協(xié)調(diào)機制，落實檔案管理人員職責。單位負責文件收發(fā)、勞資人事、黨群管理工作的人員根據(jù)工作進展情況把需要歸入個人檔案的材料及時移交給檔案管理人員。檔案管理人員要掌握人事檔案形成的規(guī)律，主動加強聯(lián)系、溝通，注重日常人事檔案材料的收集，及時將檔案材料移交給人事檔案管理部門歸入檔案，移交過程中要形成移交清冊。檔案材料的遺失，多因歸檔不及時造成，時過境遷人員交替，職責不明，帶來工作上的諸多不便，暴露出日常管理工作的缺失。

二、檔案材料整理要分類明確、裝訂整齊、編目準確

1.分類要明確。材料按類別明確分類，第十類其他材料是指不能明確歸入前面九大類的，有憑證、查考價值的材料。其中第四類學歷、專業(yè)技術(shù)材料按學歷、技術(shù)培訓(xùn)、評聘材料、論文分為四個小類;第九類工資待遇、任免等材料按工資待遇和錄用、任免材料分為兩個小類。重復(fù)件要剔除，裝入散料袋?？粘龅念悇e用空白頁補充。按形成時間先后或重要程度排序，如第五類政審材料按“批復(fù)（決定）-結(jié)論-本人對結(jié)論的意見-調(diào)查報告-證明材料”等順序排列。每大類材料首頁右上角張貼分類紙以便于區(qū)分，每份材料首頁右上角用鉛筆編號，標明頁碼。

2.裝訂要整齊。拆除訂書針、大頭針、回形針等易生銹的裝訂物，按A4紙張大小為規(guī)范統(tǒng)一整理，襯紙一律用復(fù)印紙。破損的材料要襯紙修補;紙張小的要貼邊;紙張大的，如大出部分有信息可折疊，無信息可剪裁。用加了防蟲劑、防潮劑的漿糊裱糊，待干燥后，統(tǒng)一用打孔機打孔，整齊裝訂成冊。

3.編制目錄要完整。準確以一份材料為單位，分別填寫類別、材料序號、材料名稱、形成時間和頁碼。材料名稱過長可適當簡化，沒名稱可自擬名稱，要求語言規(guī)范、用詞準確。材料形成時間以最后落款標明時間為準。形成的目錄要檢查核對，做到準確無誤，應(yīng)保留電子版。要求目錄與檔案內(nèi)容一致，電子版目錄與紙質(zhì)版目錄一致，便于保證人事檔案的安全性，及檔案查閱、利用、移交等后續(xù)工作的開展。

三、檔案材料的利用要制度化

1.制定嚴格的檔案管理制度。各單位需制定嚴格的管理制度，確保人事檔案材料在利用過程中的安全。借閱時要根據(jù)實際情況制定審批程序、批準權(quán)限、借閱范圍和注意事項等，要有記錄。不得出現(xiàn)涂改、抽取、撤換、毀損等影響檔案材料安全的行為。一般情況不能外借，特殊情況需外借要限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。因工作原因需取證，履行過審批手續(xù)后由管理人員拍照或復(fù)印。嚴禁查閱本人和直系親屬的檔案;嚴禁將易燃易爆危險品帶入檔案室;嚴格遵守檔案法和保密制度。

2.提升檔案管理水平?，F(xiàn)階段人事檔案在干部人事管理工作中的重要作用日漸突出，人員進退流轉(zhuǎn)的審批程序已從過去由人社部門統(tǒng)一把關(guān)，轉(zhuǎn)換為各級人事主管部門負責審核評定，這就對人事檔案管理工作有了更高的要求。建立健全人事檔案管理工作制度，不斷完善管理體系，把工作職責切實落到實處。工作人員應(yīng)通過實踐和學習不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，注重總結(jié)和積累，在日積月累做好基礎(chǔ)工作的同時逐漸向檔案信息處理復(fù)合性人才過渡，為人事管理工作奠定扎實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]張曉斌.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（6）：132.

[2]盧秋蓉.機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：163

（作者單位：山東省單縣疾病預(yù)防控制中心）