張樹兵

【摘要】精細(xì)化管理是根據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)實(shí)際發(fā)展而出現(xiàn)的一種特殊管理模式，主要旨在使制度精細(xì)化、目的具體化，從而確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行。辦公室管理人員在具體實(shí)施時(shí)，除了需要自身具有良好的職業(yè)素養(yǎng)和較高的職業(yè)技能，還需要其對(duì)企業(yè)運(yùn)行具有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，然后根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的制度體系，從而提高辦公室工作質(zhì)量，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。

【關(guān)鍵詞】辦公室 ?行政 ?精細(xì)化管理

“精細(xì)化”管理不僅是現(xiàn)代管理的最新風(fēng)向標(biāo)，同時(shí)它也是未來(lái)辦公室行政管理工作的終極發(fā)展目標(biāo)，其特點(diǎn)主要是通過(guò)科學(xué)有效的管理作為執(zhí)行依據(jù)，通過(guò)準(zhǔn)確、嚴(yán)格、精細(xì)的管理來(lái)最大程度上節(jié)約成本，還能夠全面提升企業(yè)管理的水平與效率。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)全面快速發(fā)展的今天，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的過(guò)程中，面臨著激烈的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)必須注重企業(yè)管理質(zhì)量，優(yōu)化企業(yè)管理成效。辦公室行政管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，只有實(shí)行精細(xì)化管理，才能從源頭上優(yōu)化企業(yè)管理成效，確保企業(yè)各個(gè)部門銜接有序，推動(dòng)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

一、概述

精細(xì)化管理是常規(guī)管理的深入化發(fā)展。對(duì)于現(xiàn)代化的企業(yè)而言，大力推動(dòng)辦公室行政管理工作的精細(xì)化發(fā)展進(jìn)程是尤為重要的，是企業(yè)內(nèi)部管理工作的必然發(fā)展方向。辦公室行政管理精細(xì)化就是將科學(xué)管理的理念和精細(xì)化管理的思想充分融入企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)之中的管理模式。辦公室行政管理精細(xì)化的本質(zhì)就是將相關(guān)的管理工作做精、做細(xì)，以此來(lái)有效提升企業(yè)的整體管理水平。通過(guò)辦公室行政管理精細(xì)化的有效實(shí)施，不但能夠有效提升辦公室行政管理工作的效率，還能夠逐步降低企業(yè)的管理成本，因此，辦公室行政管理精細(xì)化是促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

二、我國(guó)辦公室行政管理的現(xiàn)狀

在我國(guó)現(xiàn)代辦公室管理體系中，一直沿用傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)式管理模式，管理內(nèi)容、形式及方法一成不變，難以有效推進(jìn)行政主體對(duì)適應(yīng)新形勢(shì)下的行政管理工作的進(jìn)程，不利于行政主體的健康發(fā)展，極大降低行政管理質(zhì)量及效用，分化各部門間的權(quán)利及責(zé)任，為未來(lái)管理工作埋下諸多隱患。以管理內(nèi)容及形式層面上進(jìn)行分析，主要有以下問(wèn)題： 首先是制度不完善。管理制度是行政管理關(guān)鍵組成部分，是通過(guò)行政化手段，以利用靜態(tài)措施規(guī)范人員行為及言談。管理制度不完善特別在職責(zé)劃分層面、績(jī)效評(píng)估層面，無(wú)法構(gòu)建完善的管理制度，將導(dǎo)致部門職責(zé)劃分模糊，處理關(guān)鍵事務(wù)時(shí)，部門間或人員間會(huì)存在相互推諉拖沓的問(wèn)題，不利于上級(jí)任務(wù)及指示的有效落實(shí)，為行政主體管理工作帶來(lái)沉重負(fù)擔(dān)。而面臨重大問(wèn)題時(shí)，又無(wú)法有效追責(zé)部門或人員，對(duì)行政主體威信產(chǎn)生嚴(yán)重影響。甚至促使其他相關(guān)管理制度流為形式，增加辦公室行政管理負(fù)擔(dān)。最后是辦公室行政管理員工或人員專業(yè)化水平低下、管理意識(shí)匱乏、職業(yè)素養(yǎng)不高、行政管理質(zhì)量及效率有限等。辦公室人員是辦公室行政管理的主體，相關(guān)工作人員不能擁有良好的職業(yè)意識(shí)及能力，將限制行政管理工作推進(jìn)行政主體機(jī)構(gòu)發(fā)展的步伐。

三、辦公室精細(xì)化行政管理措施

（1）構(gòu)建完善的規(guī)章制度體系。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化，就要構(gòu)建出完善的規(guī)章制度體系，以此來(lái)為精細(xì)化管理提供有效的依據(jù)，促進(jìn)精細(xì)化管理方案的順利實(shí)施。首先，要結(jié)合辦公室行政管理工作的具體內(nèi)容來(lái)制定出相應(yīng)的規(guī)章管理制度。在此過(guò)程中，首先要構(gòu)建出完善的責(zé)任體系，明確各個(gè)工作崗位的工作職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)，確保權(quán)力和責(zé)任能夠保持一致。然后要對(duì)辦公室行政管理工作的流程實(shí)施相應(yīng)的優(yōu)化，將現(xiàn)代化管理的理念融入各項(xiàng)工作流程中，確保各項(xiàng)工作都能夠嚴(yán)格地按照流程運(yùn)行。其次，要對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作制度的執(zhí)行情況進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，制定出行之有效的監(jiān)督管理制度，以此來(lái)有效加強(qiáng)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章管理制度的執(zhí)行力度，促進(jìn)精細(xì)化管理的貫徹落實(shí)。最后，充分利用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來(lái)構(gòu)建出完善的行政辦公信息系統(tǒng)，以此來(lái)有效推動(dòng)辦公室行政管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程，為精細(xì)化管理的順利實(shí)施提供強(qiáng)大助力。

（2）加強(qiáng)企業(yè)文化的建設(shè)。對(duì)于現(xiàn)代化的企業(yè)而言，企業(yè)文化是尤為重要的。通過(guò)企業(yè)文化的建設(shè)，不但能夠有效提升企業(yè)員工的綜合素質(zhì)水平，還能夠有效提升企業(yè)員工對(duì)于企業(yè)的歸屬感和責(zé)任感，使其能夠全身心地融入企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，進(jìn)而促進(jìn)其工作質(zhì)量和工作效率的提升。精細(xì)化管理其實(shí)就是一種企業(yè)文化的體現(xiàn)，因此，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化行政管理，就一定要將企業(yè)文化建設(shè)融入精細(xì)化管理的實(shí)施過(guò)程中。首先，企業(yè)在開展辦公室行政管理工作的過(guò)程中，要遵循放大抓小的管理原則，從細(xì)節(jié)方面來(lái)推動(dòng)精細(xì)化管理的逐步深入，放手讓員工去做起其職責(zé)范圍內(nèi)的事情，領(lǐng)導(dǎo)只需要負(fù)責(zé)監(jiān)督管理即可。其次，企業(yè)在開展企業(yè)文化建設(shè)的過(guò)程中，首先要不斷加強(qiáng)辦公室文化環(huán)境的建設(shè)，為企業(yè)員工營(yíng)造出良好的工作氛圍，然后要不斷加強(qiáng)企業(yè)精神的建設(shè)。在這種情況之下，既可以加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，又可以促進(jìn)精細(xì)化管理的順利實(shí)施。

（3）提升員工的綜合素質(zhì)水平。企業(yè)要確保精細(xì)化管理的順利實(shí)施，就要不斷提升企業(yè)員工的綜合素質(zhì)水平。首先，要定期組織員工開展相關(guān)的培訓(xùn)教育工作，以此來(lái)有效提升企業(yè)員工的職業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì);其次，結(jié)合員工的工作內(nèi)容制定出相應(yīng)的工作目標(biāo)，促使其逐步養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣;其次，培養(yǎng)員工的經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，從而有效地為企業(yè)節(jié)約不必要的成本支出，促進(jìn)精細(xì)化管理的順利實(shí)施。

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，可以有效解決辦公室行政管理工作中存在的一些混亂情況，有效的匹配行政管理工作崗位、職責(zé)和人員，實(shí)現(xiàn)管理成本的節(jié)約及管理效率的提高，為辦公室各項(xiàng)工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，還要強(qiáng)化制度建設(shè)，并對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化和明確，全面提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，確保辦公室行政管理精細(xì)化水平全面提升。

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