董川 北京泰德制藥股份有限公司

一、ERP概述

在信息化時代，企業(yè)管理的重點是如何利用信息技術(shù)做好對信息的收集和整合工作，尤其要做好對企業(yè)自身運行狀態(tài)和市場信息的收集管理工作。為提高企業(yè)整體管理水平，可利用ERP進行管理。ERP指的是企業(yè)資源計劃，也就是對企業(yè)所有環(huán)節(jié)中的資源做好合理安排，包括對企業(yè)采購、生產(chǎn)、銷售等各種業(yè)務(wù)功能整合到信息平臺上集中化、綜合性管理。

二、ERP系統(tǒng)下采購業(yè)務(wù)內(nèi)控和傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控的區(qū)別

采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，合理的采購不但可以保證企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量而且還由利于維持合理的存貨、降低生產(chǎn)成本。在傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)內(nèi)控中，因為無法實現(xiàn)對采購業(yè)務(wù)全過程、全方位的監(jiān)控，容易出現(xiàn)員工無比、資產(chǎn)不安全的問題。為避免企業(yè)資產(chǎn)流失，減少員工舞弊給公司帶來的傷害，構(gòu)建ERP系統(tǒng)，將人的控制和機器的控制結(jié)合起來，實現(xiàn)對采購申請單、采購訂單和入庫單的自動化生產(chǎn)，簡化了采購業(yè)務(wù)流程，使采購業(yè)務(wù)內(nèi)控變得更加方便和高效。

三、ERP系統(tǒng)下采購業(yè)務(wù)內(nèi)控的關(guān)鍵控制點分析

（一）采購申請和采購計劃環(huán)節(jié)

合理的采購申請，以及制定科學(xué)的采購計劃是保證采購業(yè)務(wù)符合企業(yè)實際生產(chǎn)需要、避免大量存貨堆積、降低成本支出的有效手段。為避免盲目性采購，企業(yè)首先要結(jié)合自己實際經(jīng)營情況制定合理的采購申請，在經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后將采購申請表送到采購部門，采購部門根據(jù)采購要求制定采購計劃表。在這環(huán)節(jié)需要控制的關(guān)鍵點在于：第一必須合理設(shè)置審批的權(quán)限，即在ERP系統(tǒng)下，應(yīng)嚴格設(shè)置請購業(yè)務(wù)批準程序，明確各個環(huán)節(jié)的審批權(quán)限然后分別審核。利用ERP系統(tǒng)設(shè)定流程限制，在上一道審批環(huán)節(jié)沒有簽字的情況下不可開展下一步操作。

（二）比價詢價、確定供應(yīng)商的環(huán)節(jié)

在制定好詳細合理的采購計劃并提交、審核通過后，采購部門應(yīng)在已有的合格的供應(yīng)商名錄中進行比價挑選，若沒有合適的供應(yīng)商則需要到市場考察，然后根據(jù)審批權(quán)限與流程確定最終供應(yīng)商。在該環(huán)節(jié)需要注意的控制關(guān)鍵點是：首先應(yīng)建立供應(yīng)商評價管理體系，通過有效的評價審核機制來確保所選擇的供應(yīng)商的質(zhì)量，對于供應(yīng)商的評價工作應(yīng)由采購部門、質(zhì)檢部門和倉儲部門共同決定。其次要注意加強對特殊物料的采購控制，應(yīng)由專門人員進行特殊專業(yè)設(shè)備或配件的選購，對于價格上漲超限的物料則需要通過審批后才能確定是否購買。

（三）物料驗收入庫環(huán)節(jié)

在庫房驗收采購物料的環(huán)節(jié)，需注意對比實際采購物料和采購訂單上的要求是否相符，對于特殊的物料則需要由專門質(zhì)檢部門完成審核。在該環(huán)節(jié)需要注意的控制關(guān)鍵點是：首先應(yīng)對所有實際采購物料和采購訂單上的信息通過ERP系統(tǒng)進行審核，對于超出數(shù)量或超出限價、質(zhì)量不符合的物料系統(tǒng)將自動拒收，可避免為降低采購單價而盲目加大訂貨量、導(dǎo)致存貨堆積現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次，對于特殊的物料以及重要的物料應(yīng)由專門質(zhì)檢部門進行審核，避免員工舞弊和供應(yīng)商以次充好現(xiàn)象的出現(xiàn)。在ERP系統(tǒng)下，對于特殊物料的驗收管理需設(shè)置指定的授權(quán)，只有授權(quán)人通過認證才能確認驗收。

（四）供應(yīng)商開具發(fā)票和發(fā)票核銷環(huán)節(jié)

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中，通常會出現(xiàn)物料是入庫時間和發(fā)票開具的時間不一致的情況，這時就需要利用ERP系統(tǒng)進行發(fā)票核銷。在供應(yīng)商提供的發(fā)票和入庫單核銷以后系統(tǒng)將自動將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到財務(wù)系統(tǒng)中核算，公司的財務(wù)部門需要做的是對采購提交的發(fā)票內(nèi)容和入庫單內(nèi)容進行核實，只要入庫單通過驗收人審核，入庫單和供應(yīng)商提供的發(fā)票內(nèi)容一致就可以通過審核，財務(wù)部門再登記入賬。這一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點是核銷崗位和入庫經(jīng)辦崗位職務(wù)要分離開來。

（五）付款環(huán)節(jié)

在最后付款環(huán)節(jié)，即企業(yè)財務(wù)部門進行付款業(yè)務(wù)時，需要對采購發(fā)票和入庫單再次檢查核實，然后按照付款程序進行付款。在開具付款單之前應(yīng)由ERP系統(tǒng)自動完成采購訂單、入庫單和采購發(fā)票的審核。在這一環(huán)節(jié)需要控制的關(guān)鍵點是：首先要重點檢查采購發(fā)票和入庫單的一致性，這也是保證采購業(yè)務(wù)真實有效的關(guān)鍵措施。其次應(yīng)查看付款審批單是否通過了授權(quán)審批人的簽字。此外，在付款時7系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置限額，在限額范圍內(nèi)可進行現(xiàn)金支付，若在限額以上則需要采用銀行轉(zhuǎn)賬或電匯的方式來轉(zhuǎn)賬，避免貨款在中間被截留或出現(xiàn)其他差錯而影響企業(yè)的信譽度和資金的安全性。最后，在職務(wù)劃分上，存貨驗收工作、開具付款單的工具以及存貨保管的工作需要分離開來。

四、結(jié)語

綜上所述，ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的應(yīng)用，首先是為提高采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作的效率，另一方面是為避免人工采購業(yè)務(wù)內(nèi)控方式帶來的紕漏，通過在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置程序不僅高效完成了審核審批等工作，而且也減少了人工舞弊、供應(yīng)商貨不對板問題的出現(xiàn)，更重要的是ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制工作變得更加方便快捷，能實時追蹤采購計劃執(zhí)行情況，極大地提高了財務(wù)業(yè)務(wù)效率，對于保障企業(yè)資產(chǎn)安全、降低采購成本具有重要作用。在ERP系統(tǒng)下為做好采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制工作，應(yīng)在充分利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上在所有采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上實施關(guān)鍵控制，這是降低采購成本、保證采購貨物質(zhì)量和數(shù)量的前提。