◎ 文/葉 妍 段世民

用友ERP-U8單據(jù)核銷處理分析

◎ 文/葉 妍 段世民

用友ERP-U8的單據(jù)核銷處理是一個重要但容易出錯的操作，本文通過對單據(jù)核銷處理的情形進行分析與總結，并對核銷處理過程常見問題查找原因和提供解決方案，以幫助用戶更好地進行相關操作。

用友；U8；核銷；單據(jù)核銷

用友ERP-U8的單據(jù)核銷處理反映的對往來賬款的核銷，即通過核銷往來單據(jù)和收付款單據(jù)實現(xiàn)應收、應付賬款與收付款業(yè)務的核銷。單據(jù)核銷建立收、付款與應收款、應付款的核銷記錄，幫助正確分析往來業(yè)務的賬齡情況，因此企業(yè)應及時核銷往來款項，從而加強對往來款項管理。

但是，在用友ERP-U8操作中，核銷處理容易被忽略或者操作錯誤。原因在于當核銷雙方的入賬科目相同時，無論是否進行核銷處理，對憑證的內容和科目金額變動沒有影響，所以核銷處理往往被“忘掉”了。此外，什么時候應該進行核銷也是一個令人容易混淆的問題。筆者通過對核銷的情形進行分析總結，幫助會計工作人員厘清核銷處理思路，正確進行相關處理。

一、使用單據(jù)核銷處理的情形

從核銷的含義可以看出，進行單據(jù)核銷處理的前提是需要具備兩方面的條件，一是形成應收賬款、應付賬款等，生成應收單據(jù)或應付單據(jù)；二是對相應的應收、應付賬款發(fā)生了收、付款業(yè)務，生成收款單或付款單。

企業(yè)的應收、應付款項一般在購銷業(yè)務中產生。在用友ERP-U8軟件中，應收單據(jù)、應付單據(jù)主要表現(xiàn)形式是銷售發(fā)票、采購發(fā)票。在供應鏈的銷售管理系統(tǒng)中填制銷售發(fā)票，銷售發(fā)票經復核后，傳遞至應收款管理系統(tǒng)，通過“應收單據(jù)處理-應收單據(jù)審核”功能進行審核，形成應收賬款；同理，在供應鏈的采購管理系統(tǒng)中填制收到的采購發(fā)票，采購發(fā)票傳遞至應付款管理系統(tǒng)，通過“應付單據(jù)處理-應付單據(jù)審核”功能進行審核后，形成應付賬款。除了銷售發(fā)票、采購發(fā)票外，基于客戶或供應商之間其他應收、付款項，如應對客戶收取的運輸費，而形成的其他應收單、其他應付單，也屬于應收、應付單據(jù)。

對客戶或供應商進行收、付款時，出納工作人員在應收款管理系統(tǒng)或應付款管理系統(tǒng)中錄入并審核收付款單據(jù)，就會產生收款單或付款單。

因此，如果一筆業(yè)務在應收款管理系統(tǒng)或應付款管理系統(tǒng)中具有了應收單據(jù)和收款單、或應付單據(jù)和付款單，那么就應該進行核銷處理。在核銷過程中，過濾選單后，在用友ERP-U8“單據(jù)核銷”窗口中，收款單、付款單出現(xiàn)在界面上方；應收單據(jù)、應付單據(jù)出現(xiàn)在界面下方。

二、使用單據(jù)核銷處理的特殊情形

（一）發(fā)生預收款、預付款的情形

用友ERP-U8的單據(jù)核銷處理對兩個條件的發(fā)生沒有順序要求。在實際業(yè)務中，一般情況下，是先形成應收、應付賬款，即先發(fā)生購銷業(yè)務，然后收、付款生成收、付款單；但是，也可能出現(xiàn)預先收、付款生成收、付款單，然后發(fā)生購銷業(yè)務形成應收、應付賬款，上述兩類情況均需進行單據(jù)核銷處理。后一類情況即是發(fā)生預收、預付款的情形。在用友ERP-U8中，當預收客戶款項或預付供應商款項時，直接在應收款管理系統(tǒng)或應付款管理系統(tǒng)下的收款單或付款單，等待后續(xù)發(fā)生相關購銷業(yè)務形成應收單據(jù)或應付單據(jù)后，再進行單據(jù)核銷。

（二）收付款處理使用商業(yè)票據(jù)的情形

在購銷業(yè)務中，若使用銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票等商業(yè)票據(jù)進行收款或付款，會形成收款單或付款單，因此也是需要進行單據(jù)核銷。例如在銷售業(yè)務中，當收到商業(yè)匯票時，在“應收款管理-票據(jù)管理”中錄入新增票據(jù)，然后在“應收款管理-收款單據(jù)處理-收款單據(jù)審核”下通過審核形成收款單，與形成應收賬款的銷售發(fā)票等單據(jù)進行核銷處理。

（三）發(fā)生退貨時的情形

當購銷業(yè)務發(fā)生退貨時，如果填制了紅字發(fā)票和通過應收款、應付款管理系統(tǒng)錄入收、付款單，就要進行單據(jù)核銷處理。但是由于退貨形成的收、付款單比較特殊，例如銷售退貨發(fā)生的付款（退款），不是在應付款管理系統(tǒng)下錄入付款單，而是在應收款管理系統(tǒng)中填寫付款單，即紅字收款單，因此相應的核銷處理在過濾核銷條件時就略為復雜。下面以銷售退貨為例，介紹退貨時的核銷操作。

發(fā)生銷售退貨時，會計人員根據(jù)退貨數(shù)量和單價填制紅字銷售發(fā)票，紅字銷售發(fā)票經復核后，在應收款管理系統(tǒng)進行審核；出納人員根據(jù)退款金額填制并審核紅字收款單（付款單)，打開紅字收款單的方法為：運行“應收款管理-收款單據(jù)管理-收款單據(jù)錄入”命令，打開“收款單”窗口，點擊菜單欄的“切換”按鈕，表頭出現(xiàn)的紅色“付款單”即是紅字收款單。接著運行“應收款管理-核銷處理-手工處理”命令，系統(tǒng)彈出“核銷條件”窗口。在“核銷條件”窗口的“通用”選項卡的“客戶”項選擇退貨客戶代碼；在“收付款單”選項卡的“單據(jù)類型”下選擇“付款單”選項，在“單據(jù)”選項卡的“單據(jù)名稱”下選擇“銷售發(fā)票”，如圖1所示。然后點擊“確定”，“單據(jù)核銷”窗口就會出現(xiàn)相應的單據(jù)，可以進行單據(jù)核銷操作。

圖1

三、單據(jù)核銷處理中其他需注意的問題

（一）已現(xiàn)結或已現(xiàn)付的發(fā)票不進行核銷處理

在購銷業(yè)務處理中，如果對銷售發(fā)票采取現(xiàn)結操作，采購發(fā)票采取現(xiàn)付操作，那么之后無需進行核銷處理。雖然現(xiàn)結、現(xiàn)付操作也是由于發(fā)生了收、付款，但因為不用在應收款管理系統(tǒng)或應付款管理系統(tǒng)里錄入收、付款單據(jù)，沒有形成收款單或付款單；已現(xiàn)結的銷售發(fā)票或已現(xiàn)付的采購發(fā)票在應收款管理系統(tǒng)或應付款管理系統(tǒng)下沒有審核之前已經實現(xiàn)收、付款操作，相當于沒有生成應收賬款或應付賬款。已現(xiàn)結的銷售發(fā)票或已現(xiàn)付的采購發(fā)票在應收款管理系統(tǒng)或應付款管理系統(tǒng)下審核后直接使用“銀行存款”科目進行憑證處理，不需要進行單據(jù)核銷，可以直接制單。

（二）使用“轉賬”功能不進行核銷處理

用友ERP-U8的應收款管理系統(tǒng)和應付款管理系統(tǒng)下均含有“轉賬”功能。應收款管理系統(tǒng)和應付款管理系統(tǒng)操作比較相似，下面僅介紹應收款管理系統(tǒng)的“轉賬”功能。應收款管理系統(tǒng)的“轉賬”功能下有4項子功能，分別為：應收沖應收、預收沖應收、應收沖應付和紅票對沖?！皯諞_應收”功能是指將一家客戶的應收款轉到另一家客戶中，此功能將應收款業(yè)務在不同客戶之間進行轉賬。“預收沖應收”指對同一客戶的預收款和應收款進行轉賬核銷?！皯諞_應付”是指用某客戶的應收款，沖抵某供應商的應付款，將應收款業(yè)務在客戶和供應商之間進行轉賬?！凹t票對沖”功能是對同一客戶的紅字發(fā)票與其藍字發(fā)票（紅色應收單與其藍字應收單）、收款單與付款單進行沖抵。

如果操作中對購銷業(yè)務中發(fā)生的往來賬款使用了“轉賬”功能，就可以立即制單，不需要再單獨進行核銷處理操作。

（三）核銷制單的常見問題

1.“核銷制單”選項不能勾選

如果已進行了核銷處理，但是制單時核銷制單選項不能選擇，那么應修改應收款、應付款管理系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置。解決方法是，以應收款管理系統(tǒng)參數(shù)設置為例，具體操作如下：運行“應收款管理-設置-選項”命令，打開“賬套參數(shù)設置”窗口，選擇“憑證”選項卡，勾選“核銷生成憑證”選項，參見圖2虛線框。

圖2

2.是否該對核銷處理采用合并制單

在核銷雙方的入賬科目相同時，由于系統(tǒng)對核銷處理不獨立制單，此時若單獨選取核銷處理進行制單，會出現(xiàn)圖3所示提示框，在這種情況下，核銷制單應采用合并制單。

圖3

在核銷雙方單據(jù)的入賬科目不相同的情形時，例如使用預付款采購原材料，付款單的入賬科目為預付賬款，應付單據(jù)（采購發(fā)票）的入賬科目為應付賬款，此時系統(tǒng)對核銷處理可以獨立制單，生成一張調整憑證，操作人員可根據(jù)需要選擇是否合并制單。

3.不能獨立制單的核銷處理卻被要求單獨制單

在核銷雙方的入賬科目相同時，對核銷制單選擇了合并制單，但系統(tǒng)不對核銷進行合并制單，反而要求單獨填制憑證科目，如對銷售退貨退款800元制單時，出現(xiàn)圖4的情形。

出現(xiàn)該問題的原因是沒有進行應收科目或應付科目設置。解決方法如下，以應收科目設置為例，點擊“應收款管理-設置-初始設置”，打開“初始設置”窗口，在“應收科目”欄內輸入應收賬款科目代碼。

圖4

四、結束語

正確進行用友ERP-U8下的單據(jù)核銷處理能加強往來賬款管理，提高會計工作效率和質量，因此應注重學習和理解相關操作，更好地完成往來賬款核算和管理工作。

[1]何平，龔中華.用友ERP-U8培訓教材——財務核算/供應鏈管理/物料需求計劃[M]. 北京：人民郵電出版社，2011.

（作者單位：河源職業(yè)技術學院）