新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量研究

2020-01-19 21:34:14馮峰

中國衛(wèi)生標準管理 2020年2期

馮峰

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案則是文件的歸宿。現(xiàn)如今，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革正在如火如荼的進行中，由此極大的改變了醫(yī)院所面臨的社會環(huán)境，為致力于醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的顯著提升，就必須做好這項工作，對醫(yī)院管理進一步規(guī)范，在醫(yī)院日常管理中充分發(fā)揮文書檔案的作用[1]。文書檔案管理作為組成醫(yī)院管理工作的重要部分，盡管不能直接給醫(yī)院帶來一定經(jīng)濟利益，但是只有合理的管理文書檔案，才能為醫(yī)院的長遠發(fā)展與進步提供重要依據(jù)，進而能夠更好地開展經(jīng)營管理。為致力于文書檔案管理水平的顯著提高，我們需要進一步明確文書檔案的管理特點，對管理實際要求進行客觀的分析[2]。

1 醫(yī)院文書檔案工作的特點及原則

1.1 醫(yī)院文書檔案管理特點

1.1.1 規(guī)范性醫(yī)院文書檔案管理工作的首要要求為規(guī)范性，在開展這項工作時必須嚴格按照相關(guān)規(guī)范，唯有此才能保證順利的開展這項工作[3]。醫(yī)院作為疾病治療的特殊場所，能夠直接影響到人們的生命健康，且對于檔案管理工作所提出的要求較高，為此關(guān)于記錄與保存檔案就必須嚴格按照規(guī)定內(nèi)容。對于醫(yī)院文書檔案，國家極其重視且在各方面都制定了明確的規(guī)定，在工作的實際開展過程中各項操作需嚴格按照各項要求進行，以此才能有效的規(guī)范檔案管理工作。

在鑒定、整理、查詢醫(yī)院文化檔案的一系列過程中必須嚴格根據(jù)檔案的各個業(yè)務(wù)流程進行，以此可最大限度的保證其規(guī)范性。如在鑒定醫(yī)院文書材料時，需要認真鑒定檔案真?zhèn)闻c價值，按照鑒定結(jié)果來劃分其期限，如永久、30年、10年等；又如嚴格按照相關(guān)規(guī)定來做好文化檔案的編目工作，以件為單位，做好著錄、標引、組織、制作目錄工作。為最大限度的保證鑒定結(jié)果的真實性、科學(xué)合理的開展立卷工作、資料應(yīng)收盡收，更好地做好后期管理與利用工作，對于文書檔案的管理各項管理規(guī)范就需要嚴格、認真的執(zhí)行[4]。

1.1.2 服務(wù)性服務(wù)性也是一個重要特性，是文書檔案的主要作用。這項工作的開展，可以更好地記錄與保存醫(yī)院歷史資料，便于為醫(yī)院未來的發(fā)展制定更好地經(jīng)營與發(fā)展策略，便于更好地查閱檔案，為盡快得到有效的信息，保存時一定要按照一定的規(guī)律。其服務(wù)性主要體現(xiàn)在方便查閱，也是這項工作開展時所必須遵循的原則，為便于人們查閱可采用分類存儲的方式，確保文書檔案能夠滿足醫(yī)院的實際需求[5]。文書檔案作為醫(yī)院重要的內(nèi)部資料，涉及較多的內(nèi)容且極其復(fù)雜，涉及許多患者的個人資料，一旦出現(xiàn)泄漏必然會影響醫(yī)院，為預(yù)防這一問題的出現(xiàn)，需要嚴格按照保密性原則，防止資料泄漏。

1.1.3 標準化關(guān)于標準管理的要求在于在管理醫(yī)院文書檔案的過程中需要嚴格根據(jù)一定的行業(yè)、技術(shù)標準，確保檔案管理標準化水平能夠不斷提高。在收集、管理、鑒定、保管、利用文書檔案的過程中就必須具備健全的標準制度與要求。如標準化流程，即將該流程中應(yīng)用到檔案全過程中去，從收集、立卷、保管、銷毀等，對于各個階段的檔案管理要求與標準進行嚴格遵守，如《檔案的鑒定與銷毀》《歸檔文件整理規(guī)則》等，保證能夠進行準確的檔案分類、科學(xué)規(guī)范的做好組卷與入卷工作[6]。

1.1.4 準確性文書檔案是一種重要的參考資料與應(yīng)用數(shù)據(jù)，可最大限度的保證信息準確、資料完整而提供充足的保障，同時能夠體現(xiàn)如何高質(zhì)量的進行檔案管理。這項檔案涉及醫(yī)療人員的人事檔案等眾多保密信息，特別是在應(yīng)用信息技術(shù)之后，受到黑客、丟失電子數(shù)字、病毒等非傳統(tǒng)安全因素的威脅日漸增多，為此在開展檔案管理質(zhì)量過程中需要做好檔案的保密工作。如對于檔案原始性，一經(jīng)生成紙質(zhì)文件后，就不會改變其所承載的信息內(nèi)容，采用電子數(shù)字技術(shù)可掃描紙質(zhì)文件中的內(nèi)容然后向文書檔案數(shù)據(jù)庫中錄入，過程中在外界諸多因素的影響下會逐漸破壞數(shù)字信息內(nèi)容的完整性，造成信息失真或數(shù)字丟失的情況?；诖?，保證信息內(nèi)容的準確性與真實性是判斷高質(zhì)量醫(yī)院文書檔案管理的一種標準[7]。

1.1.5 保密性強文書檔案中對醫(yī)院重大事件進行了詳細記載，匯總了各種公文活動資料。在醫(yī)院中大部分重要信息的記錄均采用文書檔案的形式。文書檔案作為醫(yī)院重要內(nèi)部治理，對于保密性少數(shù)資料所提出的要求較高，為此需要嚴格按照文書檔案保密性要求做好文書檔案管理工作的保密工作，避免泄漏重要信息。

1.2 醫(yī)院文書檔案管理工作的要求

文書檔案的任務(wù)在于認真記錄事件，詳細認真的記錄醫(yī)院中的重要事件，為確保其全面性，需合理的收集與保護一些對于時間的證明，如復(fù)印件、請示、文件等，若不能進行全面收集則必然會影響檔案管理工作質(zhì)量。關(guān)于文書的收集通常會受到各種因素的影響，檔案的完整性、成套性與否都會對后期查閱造成不小的影響。然而，這項工作受檔案管理部門文件材料的齊全完整程度、各部門檔案實際分散情況的影響。基于此，關(guān)于資料的收集，文書檔案管理部門非常有必要嚴格根據(jù)文書檔案收集制度，為確保這項工作的有效性，必須嚴格按照完整性的原則收集。為防止收集不完整，就必須制定健全的收集制度，各項操作的開展必須根據(jù)收集要求，安排專人操作。若因收集不完整而影響到后續(xù)查閱，則需要及時找到責(zé)任人，及時開展合理的處理工作[8]。

2 影響醫(yī)院文書檔案質(zhì)量的因素

2.1 思想重視不夠

醫(yī)院以提供醫(yī)療服務(wù)為主，當(dāng)下普遍存在輕文書檔案管理與重醫(yī)療業(yè)務(wù)的情況。其一，文書檔案管理制度、體系不完善，在執(zhí)行相關(guān)制度時缺乏剛性約束。如：醫(yī)院文書檔案往往涉及各個部門的工作，如基建、醫(yī)務(wù)以及人事等，但是各個部門缺乏專業(yè)的人員進行管理，而醫(yī)院尚未站在整體角度上制定規(guī)范化的文書檔案管理制度，由此造成文書檔案存在各種現(xiàn)實性問題，如立卷不統(tǒng)一、移交不及時和管理缺乏規(guī)范性等；又如；因思想認識不足，各職能部門不能高度重視檔案管理工作，造成職責(zé)模糊、配合力較弱的情況普遍存在，進而對整個檔案管理工作帶來許多問題，導(dǎo)致整體質(zhì)量不斷降低。其二，各部門文書檔案管理人員缺失；其三，思想認知不足，各部門職責(zé)不清、配合力度不足[9]。

2.2 設(shè)施條件保障不力

檔案管理的高質(zhì)量與外部保障息息相關(guān)，如軟件、硬件等，但是因醫(yī)院輕檔案管理、重業(yè)務(wù)的思想，致使在各方面配備不能有效的開展醫(yī)療業(yè)務(wù)工作，相應(yīng)的不利于提高檔案管理質(zhì)量[10]。如硬件條件（掃描儀、計算機、庫房等）、軟件（物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、正版殺毒軟件等）的缺失，不能更好地規(guī)劃新時期的文書檔案，使其缺乏標準行與準確性，對于文書檔案管理質(zhì)量的提升十分不利[11]。

2.3 專業(yè)知識水平不高

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展與信息技術(shù)水平的不斷提高，對于檔案工作人員來說，在所需檔案專業(yè)知識、信息素養(yǎng)等方面都提出較高的要求，大多數(shù)管理人員自身管理意識薄弱，不能認真開展各項常規(guī)性工作，如收集、整理與查詢等，對于業(yè)務(wù)質(zhì)量的提升漠不關(guān)心[12]。同時，普遍存在文書檔案管理人員兼職的情況，多數(shù)人員不能接受專業(yè)的培訓(xùn)，盡管引進專業(yè)檔案人才可有效緩解這一壓力，但是新進人才的短板在于缺乏實踐經(jīng)驗[13]。

3 新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的對策

3.1 增強管理意識

作為醫(yī)院日常工作的重要內(nèi)容，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要從思想上高度重視文書檔案管理工作，將其作為促進醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，提供充足的保障來實現(xiàn)醫(yī)院的長遠、可持續(xù)發(fā)展。對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)來說需保持對現(xiàn)代管理意識的敏銳性，在建設(shè)電子信息系統(tǒng)方面增加資金投入；因這項系統(tǒng)所具有的專業(yè)性與技術(shù)水平較高，在人才方面通常需要醫(yī)院加大投入力度，安排專業(yè)人員做好檔案管理工作。

3.2 加大保障力度

在醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量方面，為更好地滿足醫(yī)院需要，需要加大在人、財、物等方面的投入力度。首先，可以按照檔案數(shù)量與質(zhì)量，積極的引進專業(yè)人才，在各業(yè)務(wù)科室設(shè)置專業(yè)的文書檔案兼職人員1名，旨在收集文書檔案資料，特別是在前期需嚴格把控檔案質(zhì)量，嚴把文書檔案收集的入口質(zhì)量關(guān)。其次，加大在各方面的資金投入力度，如儀器、設(shè)備，致力于保管場所環(huán)境建設(shè)的有效改善。另外，積極的開展文書檔案管理的數(shù)字化與信息化進程，為保證這項工作的制度化與標準化，需采用現(xiàn)代信息技術(shù)做保障。通過文書檔案數(shù)據(jù)庫的建立，致力于其自動化水平的顯著提升；對管理系統(tǒng)進行定期殺毒與升級，對系統(tǒng)功能進行不斷完善；將醫(yī)院檔案管理工作結(jié)合起來，及時出臺相應(yīng)的管理制度，關(guān)于流程規(guī)范與標準要求需嚴格執(zhí)。

3.3 提高從業(yè)者的專業(yè)素養(yǎng)

文書檔案管理的具體落實者和執(zhí)行者是影響醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的最大因素，即需要廣大檔案從業(yè)者致力于自身業(yè)務(wù)專業(yè)素養(yǎng)的顯著提高?；诖耍瑥臉I(yè)者需牢固樹立質(zhì)量意識，強化學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，對檔案管理知識進行熟練的掌握，特別是質(zhì)量管理的具體要求，嚴格按照各項標準與規(guī)范來做好文書資料的整理與裝訂工作。

3.4 電子信息文書檔案制度的建立

文書檔案管理制度可以將電子信息管理系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來，醫(yī)院可以按照系統(tǒng)特性完整對電子信息系統(tǒng)管理制度的建立，形成一系列嚴格的制度，做好文件的采集、傳送、鑒定、清理等工作。同時，致力于查閱制度的建立與健全，確保查閱制度能夠逐級開展。開展文書檔案管理的目的旨在充分利用文書檔案，為此需要將健全的查詢制度建立起來，便于更好地利用文書檔案，為能夠規(guī)范化的使用檔案，需確保查詢制度能夠有明確的目的、有章可循，防止泄漏或遺失文書檔案。