謝 暉

(菏澤醫(yī)學(xué)專(zhuān)科學(xué)校，山東 菏澤 274015)

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代和高校檔案安全管理

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，信息數(shù)據(jù)化已成為各領(lǐng)域現(xiàn)代化改革的主要目標(biāo)，所有的文字、符號(hào)、信息都可以用原始的數(shù)據(jù)表示，信息數(shù)據(jù)化既改變了人們生產(chǎn)、生活方式，也成為推動(dòng)科技發(fā)展的重要力量。高校檔案的數(shù)據(jù)管理手段和檔案信息的安全性需要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展環(huán)境，能夠跟上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，滿(mǎn)足高校對(duì)檔案管理的需要，發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。

(一)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的特征

1.高校檔案信息量增多。近年來(lái)由于高校的擴(kuò)招，高校檔案信息數(shù)量增長(zhǎng)迅速:學(xué)生招生信息、學(xué)籍信息、畢業(yè)生信息、就業(yè)信息等，內(nèi)容繁多，項(xiàng)目冗雜。此外，高校檔案不但包括了高校的學(xué)生檔案，還包括教學(xué)管理、科研活動(dòng)、校園文化、高校歷史檔案等，記載了整個(gè)高校歷史的發(fā)展。目前各高校都建立了自己的檔案數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如教務(wù)處的學(xué)籍管理系統(tǒng)，學(xué)生處的學(xué)生管理系統(tǒng)，另外還有招生、就業(yè)、畢業(yè)生管理等系統(tǒng)，每天都會(huì)有數(shù)不清的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生。

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案由原始的紙質(zhì)檔案發(fā)展到在云端存儲(chǔ)，所有的信息資料保存完好，最大程度地保留了各種數(shù)據(jù)，但檔案數(shù)據(jù)的信息量也大大增加[2]。高校檔案信息之多，使高校檔案管理任務(wù)加大，而目前很多高校專(zhuān)職檔案管理人員少，大部分是兼職檔案員，這勢(shì)必導(dǎo)致檔案管理受到不安全因素的影響。

2.高校檔案形式多樣化。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案不僅有原始的紙質(zhì)檔案，還有電子檔案。其中電子檔案形式多樣:文字形式、圖片形式、數(shù)據(jù)庫(kù)形式等。不同形式檔案以數(shù)據(jù)儲(chǔ)存，簡(jiǎn)化了儲(chǔ)存途徑，但突顯了檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.高校檔案工作對(duì)技術(shù)要求更高。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的工作由傳統(tǒng)手工錄入方式轉(zhuǎn)化為通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息貯存并開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)一步加深高校檔案信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案呈現(xiàn)的新特征對(duì)高校檔案管理工作提出了新的要求。要求學(xué)校增強(qiáng)高校檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和信息化建設(shè)，加強(qiáng)高校檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)、開(kāi)發(fā)和利用，加強(qiáng)數(shù)字資源升級(jí)整合，實(shí)現(xiàn)資源共享。

(二)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案安全管理機(jī)制的建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存在檔案室，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員負(fù)責(zé)看管，其安全依賴(lài)于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性，而現(xiàn)今檔案安全更依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)，維護(hù)了網(wǎng)絡(luò)安全即維護(hù)了高校檔案安全[2]。大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案逐漸成為檔案的主流形式，而伴隨著全部數(shù)據(jù)的自動(dòng)保存和記錄，檔案信息處于全方位暴露和被監(jiān)控的環(huán)境中，這對(duì)高校檔案安全問(wèn)題造成極大的挑戰(zhàn)。高校檔案面臨海量數(shù)據(jù)的電子化，檔案載體的變化使得檔案信息面臨的風(fēng)險(xiǎn)增大。

黑客充分利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)爬取信息、利用網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，肆意竊取、復(fù)制、破壞高校檔案數(shù)據(jù);高校檔案由客戶(hù)端上傳入學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中會(huì)被不法分子竊取，造成不可計(jì)量的損失;一些網(wǎng)絡(luò)病毒的存在也會(huì)對(duì)高校檔案安全造成威脅，造成學(xué)生信息數(shù)據(jù)的泄露，影響高校檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性。

大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案出現(xiàn)的新特征給高校檔案安全帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，因此建設(shè)可靠的高校檔案安全管理機(jī)制迫在眉睫。

(三)高校檔案安全管理的現(xiàn)狀

1.高校檔案管理人員管理技術(shù)落后。高校正在逐步實(shí)行信息化管理，由于大量高校工作人員對(duì)信息辦公流程的認(rèn)識(shí)不深，特別是老教師和老員工一直都是以書(shū)面形式收集數(shù)據(jù)的，如一些老教師和老員工不能熟練操作電腦，不能熟練應(yīng)用辦公軟件，對(duì)于新知識(shí)的接受能力差，這也是高效的信息辦公建設(shè)開(kāi)展的重要的障礙。大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的要求較高。一方面要求檔案管理人員須要具備必要的檔案管理素養(yǎng)[3]，另一方面要求檔案管理人員必須熟練的操作電腦和相關(guān)的辦公軟件。在操作電腦時(shí)一定要小心謹(jǐn)慎，以防萬(wàn)一操作不慎造成信息數(shù)據(jù)的丟失，如數(shù)據(jù)輸入后忘了點(diǎn)擊“保存”按鈕，不小心點(diǎn)擊了“刪除鍵”，或者是輸入方式錯(cuò)誤導(dǎo)致信息格式不統(tǒng)一等，這些人為因素也會(huì)產(chǎn)生安全隱患，需要加以防備。

2.高校檔案信息管理系統(tǒng)比較落后。大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳遞形式的改變會(huì)增加數(shù)據(jù)泄露的可能性，造成檔案安全隱患。因此大數(shù)據(jù)時(shí)代高校必須要具備完善可靠的檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)被篡改、泄露的可能?，F(xiàn)階段高校檔案信息管理系統(tǒng)落后[2]，一些高校自主研發(fā)、創(chuàng)建了以計(jì)算機(jī)科學(xué)為核心的學(xué)生校園網(wǎng)平臺(tái)，或者采用學(xué)生獨(dú)立開(kāi)發(fā)的校園網(wǎng)平臺(tái)系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者知識(shí)有限，缺乏專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，不能充分考慮校園網(wǎng)平臺(tái)系統(tǒng)的缺陷，導(dǎo)致高校檔案外泄、檔案安全事故頻發(fā);一些高校購(gòu)買(mǎi)了第三方開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，但由于資金不到位等原因?qū)е孪到y(tǒng)更新不及時(shí)，進(jìn)一步造成高校檔案信息上傳不及時(shí)或信息上傳錯(cuò)誤，造成安全隱患。

3.檔案安全維護(hù)手段欠缺。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案的安全管理提出了新的要求，一些高校被要求建立公開(kāi)的檔案資源平臺(tái)，這一舉動(dòng)雖然利于高校資源整合、促進(jìn)高校檔案資源共享，但卻對(duì)目前檔案信息資源的安全性提出了重大挑戰(zhàn)。在目前檔案資料安全措施的基礎(chǔ)上難以有效地確保檔案資料的信息安全。

目前，我國(guó)部分高校檔案管理技術(shù)落后，且無(wú)法更新高校學(xué)生檔案信息平臺(tái)系統(tǒng)，這將導(dǎo)致檔案信息平臺(tái)在未來(lái)的發(fā)展中出現(xiàn)越來(lái)越多的系統(tǒng)漏洞，而且隨著漏洞的不斷增加，檔案信息管理方面的漏洞維護(hù)資金成本也大大增加。目前一些高校早已開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)，但由于其建構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、缺乏宏觀設(shè)計(jì)、信息技術(shù)落后等原因?qū)е麓髷?shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的安全建設(shè)明顯滯后。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案安全管理機(jī)制建設(shè)的措施

(一)檔案管理人員要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，努力向復(fù)合型人才邁進(jìn)

調(diào)查研究表明，在科技迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，只是掌握單一專(zhuān)業(yè)技能的人才已不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，復(fù)合型人才才能為社會(huì)作出更大的貢獻(xiàn)。復(fù)合型人才指不僅在專(zhuān)業(yè)方面有突出的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，在其他相關(guān)方面也具備一定能力，可以形成復(fù)合能力與復(fù)合思維的人才。大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案的數(shù)字化要求檔案管理人員不僅具有過(guò)硬的檔案管理水平，還要有運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用開(kāi)發(fā)檔案信息的能力。檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，要有危機(jī)意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，通過(guò)自主學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、專(zhuān)家講座、勇于走出去與外界交流等多種方式提升自己的業(yè)務(wù)能力，使自己向復(fù)合型人才邁進(jìn)。

(二)要建立安全可靠的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

一方面，高校檔案管理人員要進(jìn)一步完善數(shù)字化檔案管理評(píng)價(jià)體系。按照不同的安全等級(jí)將高校檔案分類(lèi)，比如學(xué)籍信息、活動(dòng)信息、就業(yè)信息等，對(duì)安全級(jí)別不同的檔案執(zhí)行不同級(jí)別的安全防護(hù)措施。

另一方面，檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)安全保密管理制度。嚴(yán)格防止涉密信息和檔案向外部網(wǎng)絡(luò)傳輸，加強(qiáng)涉密信息系統(tǒng)的安全保密管理，保證保密計(jì)算機(jī)和保密中間載體的安全運(yùn)行。同時(shí)也要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)升級(jí)，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，確保計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)軟硬件更新和數(shù)據(jù)的安全遷移，有效識(shí)別檢測(cè)病毒和黑客攻擊并迅速進(jìn)行及時(shí)處理[3]。

最后，高校必須有專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全管理員來(lái)維護(hù)高校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。網(wǎng)絡(luò)安全管理人員要實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，減少安全漏洞，并設(shè)置一定的訪問(wèn)權(quán)限，提升高校檔案數(shù)據(jù)資料安全系數(shù)。

(三)加強(qiáng)高校檔案安全管理工作的體系化、系統(tǒng)化

高校檔案安全管理工作要向體系化、系統(tǒng)化方面發(fā)展。一方面，高校檔案管理人員要提高對(duì)檔案安全的重視。高校必須將高校檔案管理辦公室納入重點(diǎn)保護(hù)范圍，把維護(hù)高校檔案的安全性看作檔案工作的重心。

另一方面，高校要優(yōu)化檔案安全管理組織機(jī)制。構(gòu)建檔案和資料安全管理規(guī)范，由總責(zé)人、部門(mén)負(fù)責(zé)人與全體工作人員參與建設(shè)，形成人人關(guān)注檔案安全、事事注意檔案安全、始終確保檔案安全的良好氛圍。做好責(zé)任分配，一旦發(fā)生安全事故，高校要及時(shí)依法追究檔案管理員的責(zé)任，處理檔案安全漏洞，嚴(yán)防檔案損壞和泄露。高校檔案安全管理工作涉及很多影響因素，一定要切實(shí)做好各方面的基礎(chǔ)工作，在各級(jí)管理者的支持下，盡可能確保檔案信息安全，確保檔案和數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期可讀、可用。高校檔案管理人員要明晰該校檔案管理的有關(guān)條例，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)處理問(wèn)題，加快檔案高校管理辦公室硬件、軟件設(shè)施的更新?lián)Q代，提高檔案的安全和防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。

高校檔案安全建設(shè)要向系統(tǒng)化、體系化方向發(fā)展，最重要的是要建立完備、零死角的檔案系統(tǒng)安全管理體系。如安全科學(xué)培訓(xùn)體系、電子文檔存儲(chǔ)體系、咨詢(xún)體系、數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程備份體系、檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理體系等。如數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程備份體系是可以對(duì)重要文件進(jìn)行備份，或通過(guò)不同路徑存儲(chǔ)，確保原檔案丟失或發(fā)生損壞時(shí)，能夠通過(guò)備份文件避免損失，通過(guò)文件備份對(duì)高校檔案的安全管理提供進(jìn)一步保障。

大數(shù)據(jù)時(shí)代已來(lái)臨，各高校要切實(shí)提高自身的檔案現(xiàn)代化管理水平[4]，才能適應(yīng)新時(shí)代的需要。目前高校檔案安全管理方面仍存在很多漏洞，全面建設(shè)高校檔案安全管理機(jī)制已刻不容緩。為了滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)信息化的要求，高校領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案安全意識(shí)，加大對(duì)檔案安全管理的資金支持，同時(shí)我們檔案人要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全建設(shè)，建立安全可靠的檔案數(shù)字化信息平臺(tái)。