管苗苗

（來(lái)賓高級(jí)中學(xué) 廣西來(lái)賓 546100）

當(dāng)前，信息化已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的浪潮，越來(lái)越多的企事業(yè)單位都在進(jìn)行信息化的改革。對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，當(dāng)前中學(xué)也在進(jìn)行信息化的改革，除了進(jìn)行教學(xué)方面的信息化改革之外，檔案管理的信息化改革也在逐步進(jìn)行。

一、檔案信息化對(duì)于中學(xué)檔案管理的重要性

在檔案儲(chǔ)存的過(guò)程之中，通過(guò)信息化的手段可以有效提高檔案儲(chǔ)存的效率。對(duì)于很多中學(xué)來(lái)說(shuō)，其檔案管理機(jī)制當(dāng)前仍然沿用的是傳統(tǒng)的模式。在檔案儲(chǔ)存之時(shí)，大部分的中學(xué)依舊采用的是傳統(tǒng)的人工整理方式，這種方式雖然可以有效的將信息保留下來(lái)，但是卻會(huì)導(dǎo)致工作量非常巨大，而且紙質(zhì)文件并不容易被妥善保存，這也會(huì)使得保存的成本顯著提升。通過(guò)檔案信息化的建設(shè)可以很好的彌補(bǔ)這一缺陷，通過(guò)建立起強(qiáng)大的信息庫(kù)可以更好將這些資料快速的儲(chǔ)存起來(lái)，并且通過(guò)檢索欄迅速地調(diào)閱所需要的資料，這就使得檔案的管理和使用工作變得非常的方便和輕松[1]。

與傳統(tǒng)的人工查詢(xún)方式相比，信息化的方式能顯著提升查詢(xún)的效率。在查詢(xún)紙質(zhì)文件之時(shí)，由于翻閱的次數(shù)過(guò)多會(huì)造成一定的磨損，久而久之就可能導(dǎo)致資料的缺損和消失，但是這種現(xiàn)象并不會(huì)出現(xiàn)在電子檔案的查詢(xún)之中。除此之外，信息的錄入速度也遠(yuǎn)超人工的記錄速度，可以大大提升信息的處理效率。

二、中學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

（一）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不夠

當(dāng)前，中學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨的一個(gè)重要問(wèn)題就是人員的知識(shí)儲(chǔ)備不夠，這是一個(gè)非常常見(jiàn)的現(xiàn)象，出現(xiàn)這種狀況主要是由于當(dāng)前中學(xué)本身的人力資源非常有限。與大學(xué)不同，中學(xué)的經(jīng)費(fèi)雖然也是由國(guó)家撥付，但是中學(xué)的經(jīng)費(fèi)撥付完全沒(méi)有大學(xué)那么充足，這也導(dǎo)致了中學(xué)在資金方面一直都非常的緊張，從而造成了中學(xué)沒(méi)有更多的資金去聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，很多從事檔案的管理人員都是一些二線(xiàn)工作者或者是快要退休的人員，這也造成了當(dāng)前中學(xué)信息化檔案建設(shè)的滯后、無(wú)法有效的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的后果。與此同時(shí)，中學(xué)也沒(méi)有真正重視檔案信息化建設(shè)，大部分的中學(xué)依舊是以提高教學(xué)成績(jī)?yōu)橹?，加大了學(xué)科的建設(shè)，很少會(huì)主動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行完善，這也導(dǎo)致了當(dāng)前中學(xué)的信息化檔案建設(shè)依舊非常的滯后。如果中學(xué)無(wú)法扭轉(zhuǎn)這種困局，那么中學(xué)的檔案信息化建設(shè)將很難得到有效的根本改變。

（二）檔案管理設(shè)備落后

當(dāng)前，大部分的中學(xué)檔案建設(shè)都非常的滯后，出現(xiàn)此種現(xiàn)象主要是由于中學(xué)自身的資源不足，與其他的建設(shè)相比，檔案建設(shè)的前期投入資金非常龐大，而且維持的資金也相對(duì)較大，除了需要對(duì)原有檔案內(nèi)容進(jìn)行全面清理之外，還需要加強(qiáng)設(shè)備引進(jìn)，這樣才能夠真正完成中學(xué)的檔案信息化建設(shè)。對(duì)于中學(xué)來(lái)說(shuō)，這筆經(jīng)費(fèi)往往過(guò)高，很難從學(xué)校本身拿出，這也造成了學(xué)校無(wú)法有效的推進(jìn)檔案信息化的管理的結(jié)果。

與此同時(shí)，很多檔案管理人員在學(xué)校中的地位非常的低，中學(xué)體系內(nèi)教學(xué)成績(jī)是第一位，學(xué)校對(duì)于檔案的管理工作并不夠重視，學(xué)校更愿意把金錢(qián)和精力用在加強(qiáng)教師教學(xué)能力和提成教學(xué)成績(jī)上，這些原因也導(dǎo)致了檔案的信息化建設(shè)滯后[2]。

（三）管理人員離職后檔案管理工作效果不佳

在中學(xué)檔案管理之中，管理人員更換后，檔案管理工作效率在一定程度上會(huì)降低。檔案管理人員更換之后無(wú)法進(jìn)行有效的工作交接，這也導(dǎo)致了前后兩者之間的工作銜接不順暢。例如學(xué)校給出的交接時(shí)間非常短暫，而檔案工作又是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，包含有許多復(fù)雜的內(nèi)容，如果學(xué)校無(wú)法給予充足的時(shí)間很難完成有效的交接。

但是對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，學(xué)校為了節(jié)約成本，通常不會(huì)給出太長(zhǎng)的交接時(shí)間，這就導(dǎo)致了交接無(wú)法全面開(kāi)展。與此同時(shí)，當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作要求不嚴(yán)格，因此很多老師認(rèn)為其是一項(xiàng)非常輕松、簡(jiǎn)單的工作，在思想上存在麻痹大意的情形，無(wú)法順利完成各項(xiàng)工作交接。

（四）不能及時(shí)進(jìn)行檔案內(nèi)容的更新

當(dāng)前，大部分的中學(xué)都無(wú)法完成信息的更新，這也導(dǎo)致當(dāng)前很多內(nèi)容非常的陳舊，根本無(wú)法滿(mǎn)足學(xué)校發(fā)展的日常需求。由于大部分檔案都與學(xué)生和老師的個(gè)人信息有關(guān)，都和中考、高考有關(guān)，如果無(wú)法對(duì)資料進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)校對(duì)教師、學(xué)生的信息掌握情況不夠全面，無(wú)法對(duì)教師的教育教學(xué)進(jìn)行有效的判斷和評(píng)價(jià)，這對(duì)于學(xué)生和教師都會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。

三、中學(xué)檔案信息化建設(shè)面臨問(wèn)題的對(duì)策

（一）改變檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平不足的情況

為了可以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)化水平，我們可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過(guò)程之中需要重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理人員的規(guī)范操作意識(shí)和信息化技能，以便可以更好的提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)[3]。為此，可以利用寒暑假對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，可以把他們交給專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，以便可以更好地提高他們的工作技能。與此同時(shí)，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的個(gè)人綜合素質(zhì)，由于檔案管理工作是一項(xiàng)非常細(xì)致的活，對(duì)于個(gè)人的工作態(tài)度、心理素質(zhì)等其他方面的素質(zhì)要求也比較高，因此還需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)鍛煉。

（二）改變檔案管理設(shè)備落后的情況

為了改變當(dāng)前檔案管理設(shè)備落后的情形，我們需要進(jìn)一步加快信息化設(shè)備的采購(gòu)，需要進(jìn)一步加大資金的投入，一方面可以由校領(lǐng)導(dǎo)出面與教育部門(mén)進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取更多的政府部門(mén)撥款。與此同時(shí)，我們還可以在社會(huì)上進(jìn)行募捐，用募捐所得的款項(xiàng)用于檔案信息化的建設(shè)。在另一方面，我們還需要建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)發(fā)展基金，這些專(zhuān)項(xiàng)發(fā)展基金可以確保檔案信息化的設(shè)備可以有效的進(jìn)行更新?lián)Q代，從而可以更好的滿(mǎn)足未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展需求，不斷提高檔案管理的質(zhì)量。

（三）改變管理人員更換后檔案管理工作效率不佳的情況

在學(xué)校的檔案管理人員交接的過(guò)程之中，交接必須有一套非常規(guī)范的流程和交接程序，如退休的管理人員可以在退休前半年開(kāi)始進(jìn)行工作交接，這樣可以確保有充足的交接的時(shí)間。與此同時(shí)交接人員需要留下自己的聯(lián)系方式，保證通訊暢通，一旦出現(xiàn)任何問(wèn)題，可以由單位直接與其進(jìn)行聯(lián)系，這樣可以有效地解決信息交接不全面的問(wèn)題，同時(shí)確保了學(xué)校的檔案管理質(zhì)量。在具體工作之中，我們還需要加強(qiáng)責(zé)任制度的落實(shí)，這樣既可以有效的解決在信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)了任何問(wèn)題，同時(shí)也可以更好的確保整個(gè)信息化建設(shè)的安全性和保密性。

（四）改變不能及時(shí)更新檔案內(nèi)容的情況

為了可以進(jìn)一步促進(jìn)信息化建設(shè)，確保各項(xiàng)檔案類(lèi)的更新，我們需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的信息化素質(zhì)，進(jìn)一步做好對(duì)于各項(xiàng)數(shù)據(jù)的收集，材料的交接等工作，并限時(shí)錄入更新，這樣才能更好的確保整個(gè)檔案信息化工作得以有效推動(dòng)，從而可以確保各項(xiàng)電子檔案的實(shí)時(shí)更新。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了可以更好的加強(qiáng)中學(xué)檔案的信息化建設(shè)，我們需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，同時(shí)需要改變檔案設(shè)備落后的情況，需要進(jìn)一步提高檔案管理人員的工作效率，進(jìn)一步改變檔案更新的頻率，以便可以更好的提高信息化的檔案建設(shè)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。