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信息時代的檔案管理研究

2019-12-24 15:04周玉祥遂平人才交流服務(wù)中心
新商務(wù)周刊 2019年7期
關(guān)鍵詞:信息時代數(shù)字化檔案管理

文/周玉祥,遂平人才交流服務(wù)中心

1 信息時代的檔案管理面臨的機遇

從以往檔案管理工作的運行模式來看,其依賴于人力和物力的較大投入,因為檔案資源數(shù)量逐年增加,因此,檔案工作人員亦需要承擔(dān)著較大的工作強度和工作壓力,由此也可以說,以往的檔案管理工作對于人工操作方式的過度倚重,難以確保檔案管理工作提升效率。當(dāng)檔案管理機構(gòu)將信息技術(shù)手段引入到自身的工作范疇之中后,對于前述問題能夠很好地解決,也就是說,在信息技術(shù)手段的幫助和支持之下,將讓檔案管理工作無需如同先前那般對于人工操作模式過度倚重,而是可以將檔案工作人員從繁重的建檔、歸檔以及檔案資源查找、保存工作之中解放出來,同時,在信息技術(shù)的幫助和支持之下,將改變檔案管理工作的傳統(tǒng)運作模式,使得檔案管理工作變得系統(tǒng)化和集成化。對于檔案資源的保管工作而言,檔案工作人員在信息技術(shù)手段的幫助下,可以實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化處理,這樣一來,避免了以往紙質(zhì)檔案會在日常保管過程之中出現(xiàn)的損毀、散佚等問題的出現(xiàn),而且通過對紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化處理,使其更易于保管,如若公眾有檔案資源的利用訴求,則檔案工作人員亦能夠利用信息技術(shù)實現(xiàn)快速查找。不過應(yīng)當(dāng)看到的是,在信息化技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域得到應(yīng)用和推廣的背景之下,為了能夠真正達到提升工作效率的目的,則要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握與信息技術(shù)相匹配的操作技能。對于當(dāng)下的檔案資源而言、在對其進行保管時,已經(jīng)無需借助人工操作的方式,而是借助計算機便可以實現(xiàn)對檔案資源的存儲,并且這種存儲方式具有更高的安全性,同時亦能夠避免因為檔案工作人員疏忽而出現(xiàn)的錄入錯誤的現(xiàn)象發(fā)生。檔案主管部門應(yīng)當(dāng)加強對檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督,以免出現(xiàn)偽造檔案、篡改檔案的問題的出現(xiàn)?,F(xiàn)階段,國內(nèi)立法機關(guān)也加大了對檔案工作的立法重視程度,由此為我國的檔案管理工作提供了明確的指引。

2 信息化時代檔案管理工作所面臨的問題

2.1 管理信息的體制及規(guī)劃的落后

首先,我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權(quán)限和資金所限制,從而不能在全國范圍內(nèi)進行統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計。其次,檔案信息化存在相當(dāng)程度的不確定性,我國的檔案數(shù)字化正處于不斷變化和發(fā)展的建設(shè)當(dāng)中,如此也就導(dǎo)致,在對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行設(shè)計時存在諸多問題,進而導(dǎo)致我國信息化檔案不夠全面和真實。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)偏低

從表面上看,檔案管理工作較為簡單,然而需要工作人員具有很強的責(zé)任心才行,畢竟檔案管理工作較為乏味和枯燥,如此繁重的工作往往需要責(zé)任心來支撐才得以完成,然而現(xiàn)實是,工作人員的責(zé)任意識往往較為淡薄,從而導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不高。此外,檔案管理還要求工作人員具備一定的專業(yè)性知識,而這也是工作人員所缺乏的。兩方面決定檔案管理信息化在創(chuàng)新發(fā)展過程中,必然會受到一定掣肘。

2.3 硬件設(shè)施不足

基層各個科技管理部門在科技檔案管理的硬件上大力投入,受到管理思維的約束,加上領(lǐng)導(dǎo)不夠重視 ,只是配置了比如電腦傳真機等較為基礎(chǔ)的硬件設(shè)施,無法構(gòu)成系統(tǒng)性。科技檔案信息系統(tǒng)較為復(fù)雜,發(fā)展的級別與層次完全不同,總體規(guī)范性不足,無法真正的開放,在服務(wù)與共享方面存在一定的距離。缺乏完善的系統(tǒng)實現(xiàn)機讀檔案,為建立完善的信息檢索體系,造成檔案管理不規(guī)范,限制了科技檔案管理信息化的發(fā)展進程。

3 信息時代的檔案管理對策

3.1 對信息化檔案管理的理念進行創(chuàng)新

對信息化檔案理念進行創(chuàng)新,可以給檔案管理工作人員提供良好的指導(dǎo)思想,使其養(yǎng)成健康理念,促使我國檔案管理往更為現(xiàn)代化、數(shù)字化以及質(zhì)量化等方向去發(fā)展。這就要求在日常的檔案管理工作當(dāng)中,工作人員要以發(fā)展觀作為其主要指導(dǎo)思想,要高度重視檔案信息化管理工作,要深刻領(lǐng)會信息化時代所帶給檔案管理工作的重要機遇。與此同時,還要求工作人員具有勇于拼搏的精神和敢于創(chuàng)新的意識。

3.2 重視科技檔案管理人才培養(yǎng)

人才是核心競爭力,人員素質(zhì)的高低對科技檔案信息化的發(fā)展十分重要,因此提升人才的引進與培養(yǎng)可以促進科技檔案管理工作的健康發(fā)展。人才的培養(yǎng)主要分為三個方面,第一,不論科技管理部門還是企業(yè)引進高素質(zhì)、高能力的檔案管理人員。第二,對現(xiàn)有檔案管理員工定期進行培訓(xùn),加強從業(yè)人員之間的相互交流,分析解決在工作中遇到的難點問題,來提高檔案管理人員在實際工作中的應(yīng)變能力。第三,檔案管理人員提升自身的學(xué)習(xí)意識,主動學(xué)習(xí)先進的管理方法和專業(yè)知識,提升自身的專業(yè)素質(zhì),發(fā)揮信息化檔案管理的現(xiàn)代技術(shù),提升工作效率和檔案價值。

3.3 完善硬件設(shè)備,加快軟件開發(fā)

檔案室中要將各種設(shè)施配備齊全。最為基本的設(shè)備包括計算機、掃描儀、打印機等等,各個機種內(nèi)存型號要盡可能的要求高配置。配備相對應(yīng)的應(yīng)用軟件,與外界溝通要利用通用的軟件,內(nèi)部聯(lián)系要針對電子文件的形成、歸檔以及對電子檔案信息資源的存儲、查詢等需求的特殊定制或者自主開發(fā)軟件?,F(xiàn)今未有統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)軟件的標(biāo)準,需要綜合實際情況與上級主管單位和檔案管理部門進行溝通,制定好內(nèi)部管理標(biāo)準,保證計算機管理檔案信息以及網(wǎng)絡(luò)的正常運行。

4 結(jié)束語

目前,信息技術(shù)已經(jīng)在社會各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用,由此使得傳統(tǒng)檔案工作模式遇到了全新的挑戰(zhàn),如若檔案管理人員還是習(xí)慣于采取以往的工作模式,則必然導(dǎo)致檔案工作的低效,無法同現(xiàn)今時代發(fā)展的節(jié)奏相適應(yīng)。為此,檔案管理機構(gòu)要積極探索如何能夠運用信息技術(shù)手段提升檔案工作的效率,并以此作為下一個階段的工作重心。綜上所述,以上內(nèi)容就是對信息時代的檔案管理的論述。

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