(山東省第一地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院 山東 濟南 250000)
業(yè)務(wù)外包是企業(yè)的一種經(jīng)營戰(zhàn)略,也是企業(yè)的一種新型管理模式。它通過戰(zhàn)略性的利用外部資源來完成傳統(tǒng)上由企業(yè)內(nèi)部資源完成的功能或業(yè)務(wù)。這種業(yè)務(wù)處理模式可以為企業(yè)降低成本,提高資產(chǎn)使用效率,因此越來越多的企業(yè)選擇將非關(guān)鍵核心或經(jīng)濟增加值低的業(yè)務(wù)應(yīng)用此類模式。但由于外包單位即承包方的管理模式、流程控制、質(zhì)量控制、人力資源管理等環(huán)節(jié)均與發(fā)包方存在差異,為保證項目整體質(zhì)量,維護發(fā)包方聲譽,將外包業(yè)務(wù)管理納入企業(yè)內(nèi)控管理中顯得尤為必要。本文主要基于MN企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容來分析業(yè)務(wù)外包中存在的風(fēng)險和管理方法。
內(nèi)部控制制度是企業(yè)內(nèi)部建立的使各項業(yè)務(wù)活動互相聯(lián)系、互相制約的措施,是現(xiàn)代化企業(yè)管理的產(chǎn)物之一。由國家財政部等五部委頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中指出,內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整,提高經(jīng)營效率和效果,促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。業(yè)務(wù)外包是基于提高經(jīng)營效率的一種操作模式,因此是企業(yè)內(nèi)部管理控制中基于業(yè)務(wù)層面控制中的關(guān)鍵一環(huán)。主要是企業(yè)利用專業(yè)化分工優(yōu)勢,將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)委托給企業(yè)以外的專業(yè)服務(wù)機構(gòu)或其他經(jīng)濟組織完成的經(jīng)營行為。外包業(yè)務(wù)通常包括委托加工、可行性研究、客戶服務(wù)等。
MN是一家以地質(zhì)勘察施工為主營業(yè)務(wù)的企業(yè),企業(yè)資質(zhì)等級高、可承攬業(yè)務(wù)廣,每年簽訂的承攬合同金額大。為提高企業(yè)生產(chǎn)效率、降低財務(wù)和人力資源成本,該企業(yè)將大部分鉆探類業(yè)務(wù)外包,企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)外包管理制度相對完善,但在多年實際管理中發(fā)現(xiàn),仍存在多個風(fēng)險點。
第一,價格確定不合理。某些承包方為中標(biāo),在投標(biāo)時刻意壓低價格,最終低價中標(biāo),但在實際施工中經(jīng)常出現(xiàn)預(yù)算不足,導(dǎo)致施工質(zhì)量不合格,要么返工、延誤工期,要么與業(yè)主單位因質(zhì)量問題產(chǎn)生法律糾紛,破壞與項目業(yè)主單位的合作關(guān)系;還可能會導(dǎo)致發(fā)包方超預(yù)算支出,決算價格遠(yuǎn)大于預(yù)算價格,項目利潤縮水。與之相反,某些承包方利用信息不對稱,虛報價格,發(fā)包方若不對項目進行可行性論證,核實其價格的真實性,同樣會使企業(yè)蒙受經(jīng)濟損失。
第二,利潤率預(yù)估不充分。根據(jù)以往項目經(jīng)驗,MN企業(yè)施工類項目的利潤率一般預(yù)估為8%至10%。該企業(yè)是一般納稅人,勘察施工類項目一般向業(yè)主單位開具稅率為9%的增值稅專用發(fā)票,但承攬方大多是小規(guī)模納稅人企業(yè),只可代開稅率為3%的增值稅專用發(fā)票,或只能開具普通發(fā)票,僅增值稅稅額差就達6%或以上,加上附加稅、材料費等其他費用,外包業(yè)務(wù)部分利潤率就嚴(yán)重偏低。
第一,對承包方監(jiān)控不嚴(yán)。鉆探類工作工期較長,因工藝及地層結(jié)構(gòu)不同通常需要幾個月或一年;由于施工技術(shù)要求,鉆機24小時不停運作,發(fā)包方項目負(fù)責(zé)人不能一直在現(xiàn)場進行監(jiān)督,不能隨時發(fā)現(xiàn)問題并要求整改。另外,鉆探用套管等材料需埋入地下,若承包方使用質(zhì)量不合格的材料,使用后也較難發(fā)現(xiàn)材料瑕疵。
第二,資金到位不及時。鉆探類外包項目多為墊資運作,即項目業(yè)主方按施工進展撥付資金,MN企業(yè)在簽訂承攬合同時對合同相關(guān)條款的修改權(quán)限較小。但同承包方簽訂外包合同時,由于鉆探工作的特殊性,合同會約定在鉆機進場后、施工開始前,發(fā)包方要向承包方支付柴油費、材料費等費用。若業(yè)主資金撥付不及時,極易造成MN企業(yè)的資金壓力。
項目驗收易留隱患。含鉆探工作手段的項目多為礦產(chǎn)勘查或地?zé)豳Y源調(diào)查,此類項目驗收時需對鉆探取出的巖心巖樣進行分析或?qū)Φ叵滤疁囟?、井深進行測量,判斷是否符合項目設(shè)計要求,是否存在泄漏可燃?xì)怏w等風(fēng)險。若驗收人或評審人員把關(guān)不嚴(yán)或存在舞弊行為,會造成不合格項目通過驗收,不利于后續(xù)礦產(chǎn)開采或地?zé)豳Y源利用等工作的開展,也會造成安全隱患。
MN企業(yè)專門制定了《項目委托工作管理辦法》,辦法對項目委托工作流程、審批權(quán)限、合同簽訂等內(nèi)容作了明確規(guī)定。企業(yè)應(yīng)參考此做法,一方面完善制度制定,另一方面在實際操作中加強制度落地,嚴(yán)格按照工作流程開展工作,充分發(fā)揮關(guān)鍵部門、關(guān)鍵人員的管理職責(zé)。定期對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督考核,對不執(zhí)行制度或?qū)徍瞬粐?yán)的人員和部門要予以相應(yīng)的處罰。
國家發(fā)展和改革委員會于2018年出臺了《必須招標(biāo)的工程項目規(guī)定》,規(guī)定中明確施工類、材料采購類等項目必須招標(biāo)的金額要求,企業(yè)應(yīng)按此標(biāo)準(zhǔn)采取公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式選擇承包單位。按規(guī)定流程組織招投標(biāo),組建評標(biāo)委員會,根據(jù)投標(biāo)方報價一覽表和投標(biāo)文件等資料綜合評定確定中標(biāo)單位。此外,企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的承包方評估和準(zhǔn)入制度,企業(yè)內(nèi)部可根據(jù)承包方的資質(zhì)水平和以往項目質(zhì)量確定合格承包方名單,并對此名單進行動態(tài)管理。在綜合考慮內(nèi)外部因素,確定合理的外包價格后,優(yōu)先在合格承包方名單中選擇資質(zhì)高、業(yè)務(wù)強、經(jīng)營正規(guī)的合作單位。
一方面在簽訂承攬合同時,要爭取談判機會和修改合同的權(quán)利;另一方面在簽訂委托合同時,盡量由我方起草合同文本,爭取使用制式合同。此外,在合同審批環(huán)節(jié),企業(yè)的質(zhì)量、經(jīng)營、財務(wù)、審計、法務(wù)等部門要各司其職,根據(jù)各部門職責(zé)范圍對項目質(zhì)量、付款節(jié)點和比例、發(fā)票稅率、爭議解決等重點內(nèi)容進行逐條審核,最大限度地維護發(fā)包方的權(quán)益,減少墊資金額、合理控制利潤率、保證項目質(zhì)量。
項目開展前要認(rèn)真編制預(yù)算,做到各項費用標(biāo)準(zhǔn)明確、不漏項;對項目使用材料要及時備料;施工過程中做到科學(xué)施工;項目預(yù)算內(nèi)支出要嚴(yán)格按照費用審批流程支付,預(yù)算外支出要審核費用的真實性和合理性,必要時可要求申請人出具可行性報告;項目進展中如遇重大變化如地層條件與設(shè)計差異較大可適當(dāng)調(diào)整預(yù)算。
本單位專職監(jiān)督員進行現(xiàn)場監(jiān)督,或利用電子信息手段要求承包方定期發(fā)送現(xiàn)場視頻資料,以做到實時監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)施工問題并要求整改。此外,還可以委托經(jīng)過招標(biāo)等程序確定的監(jiān)理單位對承包方的施工質(zhì)量、工期、進度、安全和資金使用等方面實施監(jiān)督。同時也要關(guān)注工程變更問題,合同中要明確約定未經(jīng)發(fā)包方書面同意,承包方不得隨意對施工內(nèi)容進行變更,如確需變更的,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行審批。
企業(yè)在收到承包方的工程竣工報告后,應(yīng)當(dāng)及時編制竣工結(jié)算,邀請各部門對決算內(nèi)容進行集體審核。收集、整理項目施工各環(huán)節(jié)的文件資料,組織技術(shù)、經(jīng)濟等各方專家對施工現(xiàn)場和技術(shù)資料進行評審,必要時可聘請外部審計機構(gòu)實施竣工決算審計。對未達到設(shè)計要求的施工項目,不得辦理竣工驗收手續(xù),并要求在限期內(nèi)進行整改,且整改的相關(guān)費用由承包方承擔(dān)。
新一輪技術(shù)革命給經(jīng)濟社會帶來深刻變革,也為業(yè)務(wù)外包模式帶來新機遇,企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化、產(chǎn)業(yè)鏈的延伸、價值鏈的提升,促進了外包質(zhì)量和內(nèi)涵的不斷提升。以MN為代表的地勘行業(yè),已不再將業(yè)務(wù)外包的范圍局限在鉆探類項目,樣品檢測等利潤空間小的業(yè)務(wù)也逐步外包給專業(yè)機構(gòu)處理。業(yè)務(wù)外包模式的充分運用使企業(yè)更加專注于核心業(yè)務(wù)的發(fā)展,大大提高了企業(yè)核心業(yè)務(wù)的競爭力。它作為內(nèi)部控制中的一環(huán),管理有效與否,直接關(guān)系到一個企業(yè)的興衰成敗。因此發(fā)包企業(yè)必需在發(fā)包前、施工中、驗收時等各環(huán)節(jié)把它作為企業(yè)內(nèi)部控制中的一項重要工作認(rèn)真管理,這樣才能使這種模式在激烈的市場競爭中充分發(fā)揮正向、積極的作用。