■ 謝春霞 蘇曉霞

檔案統(tǒng)計工作是我國政府統(tǒng)計工作的有機組成部分，是反映檔案事業(yè)發(fā)展過程、發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律的一項重要工作，通過真實的檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的統(tǒng)計分析，為檔案事業(yè)的科學規(guī)劃和健康發(fā)展提供服務。1991年國家統(tǒng)計局批準實施《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》以來，在各級檔案部門積極努力下，檔案統(tǒng)計工作取得長足進步，檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量不斷提高，為豐富檔案資源、開展檔案利用服務、保護檔案安全等方面提供了有力的信息支撐?！度珖鴻n案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》自1999年開始第一次修訂以來經(jīng)過四次修訂后，現(xiàn)在以更加有利于檔案事業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。筆者在結合2019年1月開始實行使用的《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查信息管理系統(tǒng)》開展檔案統(tǒng)計工作過程中出現(xiàn)一些問題，及國家檔案局對我省上報統(tǒng)計數(shù)據(jù)反饋情況，談談對如何做好檔案統(tǒng)計工作幾點膚淺認識和思考。

一、檔案統(tǒng)計工作的意義及重要性

檔案統(tǒng)計工作就是利用統(tǒng)計手段收集、整理、匯總相關數(shù)據(jù)，并加以分析研究，以達到準確、及時和科學地掌握檔案事業(yè)的基本情況，是領導決策、監(jiān)督檢查及摸清家底的重要依據(jù)，已便于對檔案事業(yè)實行科學管理的目的。

二、檔案統(tǒng)計工作的現(xiàn)狀及存在的問題

筆者自從事檔案統(tǒng)計工作幾年以來，發(fā)現(xiàn)每年開展檔案統(tǒng)計工作都存在不按時報送、錯報漏報、應付了事、隨意填報，還有的甚至不報的情況。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)不夠精準，是直接影響和制約著檔案統(tǒng)計工作的發(fā)展的重要因素。其主要原因是：一是個別單位領導對檔案工作重要性認識不到位，認為檔案工作“可有可無”，檔案統(tǒng)計工作更是“誰有空誰做”，人員的頻繁更換，導致檔案統(tǒng)計工作斷層，新人需要時間熟悉檔案情況和統(tǒng)計要求，極大延長了統(tǒng)計周期。二是大多單位檔案員履職時間短，對檔案統(tǒng)計工作不熟悉、認識不到位，不掌握前期檔案統(tǒng)計工作開展情況，也不及時了解檔案的基本情況，更沒有開展對檔案進行登記、統(tǒng)計工作，等到檔案統(tǒng)計工作開始后才進行清理、統(tǒng)計，統(tǒng)計的時效性和結果的準確性大打折扣，甚至出現(xiàn)了極個別單位因檔案太多或來不及統(tǒng)計、甚至不熟悉檔案統(tǒng)計軟件的操作，而不報的現(xiàn)象。三是表格中部分專業(yè)用詞不理解，主要是檔案員的檔案專業(yè)程度不高，大多都非檔案專業(yè)畢業(yè)，都是“半路出家”給檔案統(tǒng)計的填報工作帶來一定難度。

三、做好檔案統(tǒng)計工作的幾點建議

1.切實將國家檔案局監(jiān)制的《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查信息管理系統(tǒng)》用好、用活。為了堅持實事求是、創(chuàng)新發(fā)展，兼顧歷史數(shù)據(jù)、簡化統(tǒng)計方式，降低統(tǒng)計人員數(shù)據(jù)收集的工作難度，也考慮檔案統(tǒng)計人員流動大，且大多都是兼職人員等情況，2018年國家檔案局會同北京久其公司重新研發(fā)的《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查信息管理系統(tǒng)》簡化制度填報框架，改基層表和綜合表的雙套表制為單套表制，對報表進行適度整合，將原《制度》由6 張基本表和2 張附表整合為3 張報表，將原統(tǒng)計的指標數(shù)刪減了80 余個，使檔案統(tǒng)計填報內(nèi)容更加簡潔明了。一是該軟件為單機版（免費下載使用），不需要時時進行更新。二是統(tǒng)計的數(shù)據(jù)可以永久性保存，并對每年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以進行對比。三是查閱方便快捷。為準確地掌握本單位各項事業(yè)的發(fā)展，為單位領導科學決策和管理，提供有力的科學依據(jù)，切實履行檔案部門的職責，建立有序的工作制度。切實將《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查信息管理系統(tǒng)》用好、用活。

2.提高檔案專業(yè)知識的學習理解。一是檔案統(tǒng)計員要切實做到“三個認真”，即認真對自己負責、認真對領導負責、認真對國家負責的態(tài)度，對我們所管理的檔案如數(shù)家珍。二是檔案統(tǒng)計員要認真了解《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查信息管理系統(tǒng)》相關代碼所指內(nèi)容。如電子檔案包括什么內(nèi)容、案卷檔案是什么、文件級檔案是什么等；三是報表中相關數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換規(guī)律。如電子檔案基本情況表中的GB 值（電子檔案的存貯容量為千兆字節(jié)，即1GB=1024MB，1MB=1024KB）。

3.加強檔案統(tǒng)計員的責任心和使命感。一是檔案統(tǒng)計員要切實增強責任心，將《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查信息管理系統(tǒng)》的內(nèi)容認真細致的填寫。如《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查信息管理系統(tǒng)》的封面代碼中“單位類別”，有的同志隨意選擇，沒有根據(jù)自己單位的性質(zhì)進行選擇，一步選錯將步步錯，導致系統(tǒng)自動進入的表格就以本單位所填寫內(nèi)容相差較大，自然有的數(shù)據(jù)就不是本單位所需要填寫的數(shù)據(jù)，甚至給檔案統(tǒng)計員帶來疑問?！盎厩闆r表”中計量單位填寫不夠仔細，如“機構數(shù)”（代碼1）一欄中大多統(tǒng)計者都認為系統(tǒng)會“默認”1，就不填寫，就會造成最后生成數(shù)據(jù)中機構數(shù)與檔案總數(shù)相差太大；“總排架長度”中數(shù)量（米）要具實填寫；“電子檔案”計量單位GB 的數(shù)量，過大或過小，甚至于不填寫；“開放檔案目錄”和“在線目錄”中的“案卷級”和“文件級”的計量單位（萬條），檔案統(tǒng)計員沒有看仔細，致使填報數(shù)據(jù)過大等情況都是不合理的，在系統(tǒng)表格填寫中出現(xiàn)錯誤時，系統(tǒng)會自動提示。二是填報數(shù)據(jù)時要注重邏輯關系。如“基本情況表”中“館（室）藏情況”和“館（室）藏檔案歷史分期”相互之間的邏輯關系；“館（室）藏資料”與“本年利用資料”之間的關系等。

4.健全檔案統(tǒng)計工作制度，明確責任。建立檔案統(tǒng)計工作負責制，要想法使統(tǒng)計工作得到領導重視，有人管起來，形成具體的、切實可行的檔案統(tǒng)計制度及工作職責，建立防范和懲治統(tǒng)計造假、弄虛作假責任制，明確本單位防范和懲治統(tǒng)計造假、弄虛作假的責任主體和相關責任。高效優(yōu)質(zhì)的完成統(tǒng)計、審核、上報工作，切實促進檔案基礎工作扎實有序的進行。

檔案統(tǒng)計工作是檔案工作的一項重要工作，是為檔案事業(yè)發(fā)展提供有力依據(jù)和數(shù)據(jù)的保障，也是為國家各項事業(yè)發(fā)展提供參考的重要依據(jù)。檔案統(tǒng)計員一定要本著對國家負責、對單位負責、對自己負責的態(tài)度高標準、高質(zhì)量地完成好檔案統(tǒng)計工作，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性、準確性、完整性和安全性。