郭平

（山西省城市建設(shè)檔案館 太原 030000）

我國對于智慧城市背景下城建檔案管理，一直保持高度關(guān)注，但是不同城市的特點和現(xiàn)狀，存在很大的差異性，我們在執(zhí)行的過程中，不能按照冒進的方法來開展，必須確保智慧城市背景下城建檔案管理的內(nèi)涵，能夠持續(xù)性的豐富，在每一項工作的實施過程中，都要給出足夠的依據(jù)。另一方面，管理的前進，還要考慮到一些動態(tài)因素的影響，及時的對各類重要資料、信息做出有效的保留。

1 智慧城市背景下城建檔案管理的意義

我國的城市發(fā)展、建設(shè)速度不斷加快，在城建檔案管理方面，不可能繼續(xù)按照傳統(tǒng)的思路、方法來完成，應(yīng)堅持在自身的創(chuàng)新力度上大幅度的提升。智慧城市背景的落實，能夠在很大程度上，確保管理工作的進行，按照全新的思路、方法來拓展，整體上取得的綜合成績更加顯著。結(jié)合以往的工作經(jīng)驗和當(dāng)下的工作標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為智慧城市背景下城建檔案管理的意義，主要是表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，通過該方面的理念落實，能夠在新的科技方法上良好的融入，并且在很多特殊問題的綜合解決效果上，都可以大幅度的提升。例如，智能化的檔案存儲模式，能夠在信息輸入和綜合應(yīng)用過程中，給出更多的依據(jù)，從而在數(shù)據(jù)流失、數(shù)據(jù)查找困難、信息交互不足等問題的解決上，可以取得更好的發(fā)展成績。第二，智慧城市背景下城建檔案管理的長久開展，能夠在自身的綜合創(chuàng)新方面，取得較好的成績。例如，不同城市的檔案以及城建內(nèi)容，存在差異性的表現(xiàn)，這主要是結(jié)合城市特色發(fā)展所決定的。我們在檔案管理方面，按照自動化、模擬化的模式來應(yīng)用，可以提前做出預(yù)估分析，這樣在很多工作的協(xié)調(diào)安排上，能夠得到更好的發(fā)展成績，對于各類特殊情況的處置，都可以奠定堅實的基礎(chǔ)。

2 智慧城市背景下城建檔案管理的現(xiàn)存問題分析

2.1 軟硬件更新較慢

“智慧城市”這一概念的提出對城建檔案提出了更高的管理要求，在城市逐漸更加智能化的發(fā)展背景下，針對城建檔案也應(yīng)積極的進行信息化建設(shè)與管理。而要想實現(xiàn)對城建檔案的信息化建設(shè)與管理，加強城建檔案管理方面的軟硬件建設(shè)是必要條件。城建檔案本身是一種較為復(fù)雜的檔案資料，且處于不斷的更新狀態(tài)中，而在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，城建檔案資料則變得相對易于整理。但是要想實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計算技術(shù)等的有效應(yīng)用，都需要城建檔案管理具有較高的軟硬件建設(shè)水平。而結(jié)合實際的城建檔案建設(shè)現(xiàn)狀可知，大部分城市在進行智慧城市背景下的城建檔案管理工作時，都沒有積極的對軟硬件進行建設(shè)，導(dǎo)致軟硬件設(shè)備更新較慢，無法滿足城建檔案的智能化建設(shè)與管理要求。且針對不同的軟硬件，在對城建檔案進行管理時，其具體作用路徑不同，因而產(chǎn)生的結(jié)果形式也不同，由此則會提高城建檔案數(shù)字化管理的難度，而落后的軟硬件建設(shè)水平也會對城建檔案管理水平的提升產(chǎn)生阻礙。

2.2 缺乏完善的城建檔案信息化管理體系

在智慧城市背景下，對城建檔案進行管理，必須要積極的推行信息化管理模式，但是在實際的城建檔案管理過程中，大部分管理機構(gòu)和管理人員都存在缺乏完善的信息化管理體系的問題，具體表現(xiàn)在以下方面：一是沒有針對城建檔案進行電子化檔案建設(shè)，沒有形成城建檔案的專項數(shù)據(jù)庫；二是在城建檔案網(wǎng)站建設(shè)方面較為落后，缺乏專業(yè)的技術(shù)人才支撐，且在具體建設(shè)網(wǎng)站的過程中，沒有根據(jù)使用人群的需求，對網(wǎng)站進行優(yōu)化建設(shè)，導(dǎo)致整體網(wǎng)站建設(shè)水平較為落后；三是在對城建檔案進行管理的過程中，管理人員缺乏對城建檔案進行數(shù)字化管理的意識，沒有充分的借助相關(guān)的現(xiàn)代信息技術(shù)對城建檔案進行管理，仍然以檔案實體管理為主，沒有實現(xiàn)城建檔案管理工作實質(zhì)的轉(zhuǎn)變；最后是針對城建檔案管理缺乏較強的服務(wù)意識，城建檔案管理的本質(zhì)就在于提高城建檔案的服務(wù)水平，而由于城建檔案管理人員對這一點認(rèn)識不足，且在管理過程中不注重拓寬城建檔案信息服務(wù)路徑，大部分城市的城建檔案的信息服務(wù)開發(fā)工作還處于初級階段，導(dǎo)致出現(xiàn)了城建檔案信息資源建設(shè)的缺陷問題。而這一問題的存在將導(dǎo)致城建檔案無法滿足使用人群的需求，從而也無法彰顯城建檔案的真正價值。

2.3 城建檔案管理體制不完善

對城建檔案的管理工作現(xiàn)狀進行分析可知，城建檔案管理人員對城建檔案管理缺乏足夠重視，且缺乏對智慧城市發(fā)展背景下對城建檔案建設(shè)需求的了解，再加上城建檔案本身資料形成較為復(fù)雜，一旦缺乏相應(yīng)的管理意識，則會導(dǎo)致在城建檔案管理的第一個環(huán)節(jié)就出現(xiàn)問題，即檔案收集與保管工作不到位，具體表現(xiàn)為檔案資料不完整、檔案整理不規(guī)范、檔案保管較為分散等。且在具體的城建檔案管理工作中，管理人員的管理理念無法有效更新，無法將智慧城市的發(fā)展要求融入檔案管理工作中，且對城建檔案管理缺乏有效投入，包括資金投入、技術(shù)投入和人才投入等，這些都將導(dǎo)致檔案管理工作無法有序、高效開展。而在管理人員方面，由于當(dāng)前大部分城市的城建檔案管理人員都缺乏較高的綜合素養(yǎng)，且沒有形成有組織的管理團隊，缺乏相應(yīng)的管理制度，對檔案收集、保存和利用等都沒有細(xì)節(jié)規(guī)定，因而在管理工作中常出現(xiàn)無法處理突發(fā)問題的情況，進而導(dǎo)致城建檔案管理成效低下。

3 智慧城市背景下城建檔案管理的原則

從長遠的角度來分析，我國在智慧城市背景下城建檔案管理方面，不僅表現(xiàn)出高度的關(guān)注，更加需要在不同的措施、方法上進行綜合性的調(diào)整，只有在多個層面上妥善的安排，并且堅持按照系列的原則來實施，才能取得更好的發(fā)展效果。首先，智慧城市背景下城建檔案管理的落實，應(yīng)堅持在自身的管理方案上不斷的健全。例如，檔案管理雖然看似非常的簡單，但是涉及到的具體內(nèi)容、信息是非常多的，我們需要在具體的管理層面上，采用正確的思路、步驟、方法來完成，保持各個階段的工作，能夠進行有效的銜接和協(xié)調(diào)，這樣才能在最終的價值上較高的創(chuàng)造。其次，我國對于智慧城市背景下城建檔案管理，雖然整體上是非常支持的，但是在具體的操作層面上，必須對細(xì)節(jié)上的內(nèi)容開展積極的調(diào)整，如果完全是按照抄襲、套用的方式來開展，肯定無法得到預(yù)期效果。例如，管理體系和制度的設(shè)定，必須對國家的相關(guān)規(guī)范、要求進行良好的遵循，確保每一項制度都具備足夠的說服力，而且要在智慧城市背景下城建檔案管理的綜合水平上更好的提升，杜絕各類負(fù)面情況的發(fā)生。

4 智慧城市背景下城建檔案管理的策略

4.1 加強硬件建設(shè)

從客觀的角度來分析，智慧城市背景下城建檔案管理，必須從多個角度來不斷的完善，尤其是在基礎(chǔ)工作的實施過程中，更加需要做出良好的調(diào)整，如果繼續(xù)執(zhí)行傳統(tǒng)的思路、方法，無法得到突出的成績，還會造成非常惡劣的后果。因此，我們在硬件建設(shè)方面，必須結(jié)合智慧城市背景下城建檔案管理的需求和發(fā)展趨勢，進行良好的完善，這樣操作的好處在于，可以對系列問題的處置，按照正確的方案來調(diào)整，基本上不會造成新的挑戰(zhàn)和問題。第一，智慧城市背景下城建檔案管理的硬件，在于對存儲設(shè)備有效的拓展。例如，傳統(tǒng)的存儲設(shè)備應(yīng)用，不僅在速度上非常緩慢，而且對于功能來講，不符合新時代的要求，最終造成的潛在性損失較為嚴(yán)重，難以對全局發(fā)展做出卓越的貢獻。為此，我們建議采用的方法，在于加強云存儲設(shè)備的應(yīng)用，能夠?qū)χ腔鄢鞘斜尘跋鲁墙n案管理的眾多信息、資料開展良好的存儲，這樣可以在各項功能的完善，以及綜合業(yè)務(wù)的實施方面，取得更好的改善效果。第二，硬件建設(shè)工作的執(zhí)行，一定要對多方面的內(nèi)容，保持協(xié)調(diào)性的操作。例如，現(xiàn)階段的很多硬件設(shè)備應(yīng)用，具備較高的性能，但是不能忽視維護和檢修。針對智慧城市背景下城建檔案管理的要求考慮后，發(fā)現(xiàn)所有的硬件設(shè)備運用，都要開展定期檢查、分析，發(fā)現(xiàn)任何不足或者是隱患后，都要及時的進行處置，這樣不僅可以在各項問題的綜合應(yīng)對效果上大幅度的提升，更加可以確保硬件本身的使用壽命合理延長，針對智慧城市背景下城建檔案管理的進步，做出更多的保障。

4.2 優(yōu)化軟件體系

新時代來臨以后，國內(nèi)的智慧城市背景下城建檔案管理，已經(jīng)在正確的軌道上不斷執(zhí)行，而且在很多問題、不足的綜合彌補效果上，都可以大幅度的提升。但是，考慮到檔案管理的信息化走向，我們還是需要在軟件體系上不斷的優(yōu)化，這樣開展工作的好處在于，能夠促使各類特殊情況的應(yīng)對，得到更好的發(fā)展成果。首先，我們在軟件體系的設(shè)計、執(zhí)行層面上，絕對不能貿(mào)然的開展，而是要結(jié)合同行業(yè)的成功案例、失敗案例來完善，促使各項工作的執(zhí)行層面上，按照正確的思路來調(diào)整，這樣能夠?qū)堎|(zhì)到軟件的過渡，有更多的參考和指導(dǎo)。例如，在軟件平臺的構(gòu)建過程中，需要深入分析軟件采用的編程技術(shù)、操作手段、技術(shù)模式、維護體系、軟件功能拓展等等，要深入結(jié)合智慧城市背景下城建檔案管理的要求和規(guī)范來完成，而且對于軟件的安全等級做出提升，與先進的科技企業(yè)進行合作，打造出個性化的軟件體系，促使未來工作的進行，能夠按照預(yù)期設(shè)想來積極的實現(xiàn)。其次，對于軟件方面的操作，應(yīng)對不同的工作崗位，給予差異性的權(quán)限。例如，智慧城市背景下城建檔案管理，需要所有的崗位開展綜合性的工作模式，尤其是在檔案更新的過程中，不可能繼續(xù)采用停機更新模式來完成，盡量的在互聯(lián)網(wǎng)方面進行提前通知，而且按照分批次的更新模式來完成，在輸入、刪除、調(diào)整的過程中，保持軟件模塊的多元化，而且在各項問題的綜合解決效果上，進行更好的鞏固，為將來的檔案管理發(fā)展，取得更好的成就。

4.3 全面推進城建檔案工作數(shù)字化進程

4.3.1 構(gòu)建城建檔案數(shù)字庫

在現(xiàn)代化的檔案管理模式下，管理人員需要從檔案管理工作信息化角度對城建檔案進行信息化建設(shè)。從構(gòu)建城建檔案數(shù)據(jù)庫出發(fā)，完成城建檔案自身的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。城建檔案的形式較為多樣，包括文字、圖片等，在對其進行信息化整理時，應(yīng)采取數(shù)字掃描的方式將其轉(zhuǎn)化為電子資源。但是在對城建檔案進行數(shù)字化建設(shè)時，建設(shè)人員需要關(guān)注城建檔案的保密等級，要區(qū)別對待。此外，針對城建檔案文字密度以及圖片大小等的不同，在進行整理時也要關(guān)注分來掃描。在完成城建檔案的基礎(chǔ)信息轉(zhuǎn)化時，檔案管理人員則要構(gòu)建專業(yè)的城建檔案數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的城建檔案的高效管理與利用提供支撐。

4.3.2 加強城建檔案網(wǎng)站建設(shè)

建設(shè)城建檔案網(wǎng)站是實現(xiàn)城建檔案信息化保存、信息化管理以及信息化利用的基本前提?；诖?，城建檔案管理人員要重視對城建檔案網(wǎng)站進行科學(xué)建設(shè)，可以在智慧城市背景下納入城建檔案網(wǎng)站體系，結(jié)合城建電子檔案，完善網(wǎng)站功能。在建設(shè)城建檔案網(wǎng)站時，工作人員也要關(guān)注加強與用戶之間的聯(lián)系，建立用戶反饋機制，在有效的信息反饋機制下不斷調(diào)整檔案網(wǎng)站的維護方向。在城建檔案網(wǎng)站中，尤其要關(guān)注用戶使用網(wǎng)站的便利性，因而需要建立自主查詢系統(tǒng)，以更加直接的幫助用戶獲取所需資源。最后，針對城建檔案網(wǎng)站，在建立相關(guān)系統(tǒng)時，還要注重提供在線咨詢服務(wù)，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性，提高網(wǎng)站與用戶之間的交互性。

4.3.3 推行數(shù)字化城建檔案管理模式

對城建檔案進行管理要求管理人員秉持全新的管理理念，即了解智慧城市建設(shè)的內(nèi)在要求，并基于此加強與城建檔案管理工作之間的對接。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，城建檔案管理人員應(yīng)積極推行數(shù)字化城建檔案管理模式，在電腦等現(xiàn)代化設(shè)備的支持下，可以直接對城建檔案進行高效管理，同時數(shù)字化城建檔案管理模式，能夠避免出現(xiàn)直接翻閱檔案實體的操作，從而能夠幫助保護城建實體檔案，實現(xiàn)無紙化辦公。

4.3.4 拓寬城建檔案信息服務(wù)渠道

對城建檔案進行管理，最終目的就在于提高城建檔案的利用率，使其能夠滿足人們的使用需求?；诔墙n案信息服務(wù)渠道較窄的現(xiàn)狀，城建檔案管理人員應(yīng)積極的對城建檔案信息的服務(wù)渠道進行科學(xué)拓寬?；谥腔鄢鞘信c信息化技術(shù)，在進行城建檔案信息服務(wù)渠道拓寬時，管理人員具體可以采用以下方式：首先可以借助各種APP軟件，在移動設(shè)備終端上用戶就可以對城建檔案信息進行獲??；其次，城建檔案管理人員已經(jīng)建成了專項的城建檔案網(wǎng)站，因而可以將該網(wǎng)站作為城建檔案信息服務(wù)的主要渠道之一。同時，在信服務(wù)的過程中，可以使用智能過濾技術(shù)，用戶可以有針對性的獲取所需信息；最后，針對用戶的城建檔案信息使用需求而言，城建檔案管理人員還應(yīng)積極的對相應(yīng)的社交軟件進行應(yīng)用，包括微信和微博等，且在推送相關(guān)信息時，應(yīng)使用專業(yè)的推送技術(shù)，確保推送的信息與用戶檢索信息相符，從而可以有效改善用戶使用體驗。

4.4 完善管理團隊

從客觀的角度來分析，智慧城市背景下城建檔案管理的提出、應(yīng)用，雖然非常符合國家的發(fā)展走向，而且也可以借助先進的科技來完善，但是我們?nèi)匀灰紤]到具體人員所產(chǎn)生的影響，這是重點控制的對象，而且能夠產(chǎn)生的影響力是非常高的。有些地方的工作開展，對此表現(xiàn)出忽視的現(xiàn)象，所以在最終的發(fā)展目標(biāo)上，產(chǎn)生了很大的缺失和遺漏。首先，智慧城市背景下城建檔案管理的團隊建設(shè)，必須堅持在人員的招聘、培訓(xùn)、指導(dǎo)、管理方面，按照科學(xué)、合理的方式來不斷的完善。例如，檔案管理的各個工作崗位，需要結(jié)合政府的規(guī)范要求，以及不同機構(gòu)的操作模塊，包括檔案的具體服務(wù)內(nèi)容等，進行人員數(shù)量和專業(yè)能力的把控，確保大家在工作的過程中，能夠采用專業(yè)性的措施方法來完善，這樣可以在很多特殊情況的解決過程中，不斷的取得更好的發(fā)展。其次，團隊人員的充實以及變革過程中，還要考慮到智慧城市背景下城建檔案管理的具體工作變化。例如，現(xiàn)階段的互聯(lián)網(wǎng)模式、信息化模式、大數(shù)據(jù)模式等，都被納入到工作體系當(dāng)中，相比傳統(tǒng)的經(jīng)驗操作而言，這幾項方法具備更高的說服力，而且整體上取得的發(fā)展效果更加顯著。因此，我們在團隊的不同能力、特長方面，都要開展積極的培育，要讓大家在實踐工作的落實過程中，可以按照正確的思路來完成，搭配、輔助效果也要不斷的提升，這樣才能對將來的工作進步，奠定堅實的基礎(chǔ)。

4.5 優(yōu)化管理制度

與既往情況有所不同，我國在智慧城市背景下城建檔案管理方面，已經(jīng)取得了非常不錯的發(fā)展成績，而且整體上的創(chuàng)新效果非常突出?？紤]到今后的工作，還存在很多的挑戰(zhàn)和影響因素，建議在智慧城市背景下城建檔案管理的制度方面，進行不斷的優(yōu)化，這樣可以在很多問題的綜合解決效果上，得到更好的鞏固。首先，智慧城市背景下城建檔案管理的制度建設(shè)，必須保持足夠的安全保密標(biāo)準(zhǔn)。例如，所有的從業(yè)人員，都要簽署相關(guān)的保密責(zé)任書，確保在自身的具體工作過程中，能夠嚴(yán)格按照行業(yè)規(guī)范和國家標(biāo)準(zhǔn)來完成，不允許出現(xiàn)任何的泄密問題，而且要堅持在自身的工作崗位上，保持奉公守法的態(tài)度和要求，這樣才能促使智慧城市背景下城建檔案管理，在基礎(chǔ)保障效果上更好的提升，減少各類特殊問題的負(fù)面影響。其次，制度的執(zhí)行層面上，對于不同的崗位要求，以及獎勵措施、懲罰標(biāo)準(zhǔn)，包括相關(guān)的激勵措施、晉升渠道等等，都要做出明確的規(guī)范。例如，智慧城市背景下城建檔案管理的落實，必須按部就班的操作，不允許出現(xiàn)過分便捷的模式，不能在數(shù)據(jù)和信息上造成任何的遺漏問題，發(fā)現(xiàn)任何的隱患，都要及時的上報分析，結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)和崗位的內(nèi)部操作模式，盡量按照內(nèi)部消化的模式來完善，這樣可以推動智慧城市背景下城建檔案管理，不斷的向前發(fā)展，最終創(chuàng)造的價值也會更好的鞏固。