王東昌

[摘? ? 要] 人力資源信息系統(tǒng)（Human Resource Information System，HRIS）的建設(shè)和應(yīng)用是企業(yè)規(guī)范人力資源管理、加強人力資源管控和提高人力資源管理效率和質(zhì)量的有效抓手。HRIS系統(tǒng)將企業(yè)的人力資源進(jìn)行科學(xué)地計劃、管理和控制，系統(tǒng)有效地規(guī)劃和實施提升HRIS項目應(yīng)用能力，更重要的是以HRIS項目實施為契機，推動人力資源管理改進(jìn)，全面推動人力資源管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。通過為諸多客戶實施自主研發(fā)的HRIS系統(tǒng)，為客戶達(dá)成了轉(zhuǎn)變管理理念、規(guī)范管理工作、提升管理層次的目的;結(jié)合多個項目的實踐經(jīng)驗，從HRIS與人力資源管理工作結(jié)合的3個階段來闡述這個過程是如何實現(xiàn)的。

[關(guān)鍵詞] 人力資源管理;信息化;管理自動化;柔性;創(chuàng)新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 040

[中圖分類號] F272.92? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）21- 0103- 03

1? ? ? 3個階段的劃分依據(jù)

HRIS在企業(yè)實施的時候，其與企業(yè)人力資源管理工作結(jié)合的深度和廣度持續(xù)加深，人力資源管理人員和員工用戶對HRIS的了解也逐步深入，HRIS在于實際的管理和業(yè)務(wù)結(jié)合后，在實際應(yīng)用中會形成3個不同的階段：HR流程自動化、提高管理決策有效性、提升企業(yè)的柔性和創(chuàng)新性。如圖1所示。

這3個階段逐步提升，在時間上是依次出現(xiàn)的，上一個階段完成后，才具備進(jìn)入下一階段的條件;階段提升給企業(yè)帶來的改變和提升也逐步提高，HRIS所產(chǎn)生的價值也隨著階段的提升而變化。

在筆者實施的客戶中，這3個階段依次晉級所需時間并不固定，有的企業(yè)實施達(dá)到第一層之后，經(jīng)過一個季度左右的時間就可以達(dá)到第二階段，第二階段經(jīng)過三個季度的時間基本可以達(dá)到第三階段;而有的企業(yè)達(dá)到第一階段之后，要經(jīng)歷很長時間才能達(dá)到第二階段。綜其原因，階段提升所需要的因素是多樣的：企業(yè)所屬的行業(yè)特點、企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、人力資源管理人員的整體素質(zhì)水平、人力資源日常業(yè)務(wù)專員的專業(yè)度、企業(yè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、HRIS主管領(lǐng)導(dǎo)的思路等，其中，HRIS主管領(lǐng)導(dǎo)的思路最為重要。

2? ? ? 3個階段的定義及說明

HRIS在企業(yè)中實施的3個過程之間具有清晰的差別，分別有各自的特征和影響范圍。

2.1? ?HR流程自動化

企業(yè)在引入HRIS的初始階段，一般是從成本的角度考慮以一個軟件平臺來替換分散的多個系統(tǒng)或者手動的Excel操作，希望以一個集成的系統(tǒng)盡可能最大范圍地實現(xiàn)HR流程自動化，通過提高HR操作的效率和生產(chǎn)力，節(jié)約HR部門的預(yù)算。

這個階段基本集中在HRIS的實施、上線期，在這個階段，企業(yè)會與顧問團(tuán)隊之間進(jìn)行流程梳理、軟件架構(gòu)設(shè)計、軟件上線準(zhǔn)備和軟件啟用，這個階段的重點在于將原先HR的實務(wù)性工作在HRIS中做流程重新梳理和具體落地。這個階段一般是整體規(guī)劃，分步實施，先做最低限度的軟件功能實現(xiàn)，借助HRIS的規(guī)范來梳理原有的工作流程，把規(guī)則明確、實務(wù)中操作量大的工作交給軟件進(jìn)行處理。一般來說，這一階段在很多企業(yè)所定義的HRIS上線的全部，其模塊涵蓋了HR工作的方方面面：人事、考勤、保險、薪資、績效、培訓(xùn)、招聘等，所有這些模塊在HRIS中是由一系列的流程來對應(yīng)的，例如考勤模塊，是由排班管理、刷卡數(shù)據(jù)采集、考勤記錄計算、請假管理、加班管理、年假管理、補休時數(shù)折現(xiàn)、出勤記錄計算等流程構(gòu)成，每個流程有一系列的軟件功能構(gòu)成。通過HRIS內(nèi)部的參數(shù)、配置等即可實現(xiàn)企業(yè)實務(wù)流程的落實，將原先工作量非常大的工作自動化。

另外，在這一階段的另一個重點是實施全員HR，通過員工自助平臺的實施，建立人員自助、部門助理協(xié)助、HR主導(dǎo)的HR管理層級，所有人都納入其中，提高各項工作的響應(yīng)速度和及時性。

2.2? ?提高管理決策有效性

第一階段實現(xiàn)后，隨著HRIS系統(tǒng)的運用時間越來越久，對系統(tǒng)越來越熟悉和適應(yīng)，HRIS系統(tǒng)帶來的更大的好處是企業(yè)內(nèi)部的信息更加透明，信息傳遞和利用更加高效，人力資源管理得以優(yōu)化，在信息集成和共享的基礎(chǔ)上管理層的決策效果和效率大大提高。也就是HR流程自動化轉(zhuǎn)變?yōu)樘岣吖芾頉Q策有效性。在這個階段，企業(yè)關(guān)注的不再是HRIS系統(tǒng)功能層面的應(yīng)用，而是對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的運用和對流程的優(yōu)化。在第一階段將流程固化并按照流程產(chǎn)生了相關(guān)數(shù)據(jù)的前提下，對當(dāng)前HR工作的數(shù)據(jù)化基本實現(xiàn)，HRIS已經(jīng)具備了從數(shù)據(jù)層面還原實際工作的能力，這時，對于HR的要求會進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由原先的實務(wù)型的操作者轉(zhuǎn)變成管理規(guī)則的制定者和掌控著，各項單據(jù)的審核審批工作更多地落在HR部門，此時對于決策的效率和效果就會提出更高的要求。

以企業(yè)的加班審批為例，企業(yè)內(nèi)的員工工作安排，是隨著企業(yè)的各項計劃進(jìn)行安排的，是考慮到生產(chǎn)、運營的均衡和效率和企業(yè)的成本的，這時不同的企業(yè)對于加班就會存在很多種不同的策略，有的企業(yè)為了節(jié)約成本，提高員工收入，就會采取較少的排班員工，安排較多的加班來補足資源的不足;而有的企業(yè)資源相對充沛，更多關(guān)注的是員工的工作效率，這樣就不會允許員工太多的加班。應(yīng)對這些情況，具體的執(zhí)行策略就是企業(yè)對于加班的管理要求。

企業(yè)考慮用人成本，采用較少員工排班，安排較多的加班來補足資源的時候，員工的加班也不是可以無限制的，相比于招聘更多的員工所產(chǎn)生的人力資源成本，安排人員加班所產(chǎn)生的加班費也是有一個界限的，超過這個界限的話企業(yè)所付出的加班費比招聘更多的員工所支出的成本更高。企業(yè)控制加班時數(shù)需要從整體的加班費的增加情況來看，而已經(jīng)產(chǎn)生了多少加班時數(shù)，對應(yīng)產(chǎn)生了多少加班費這些在HRIS里面是已經(jīng)存在的，將這樣的信息提取出來，按照企業(yè)的加班費管控級別匯總在一起，在主管在做每一次加班申請的時候，按照管理規(guī)則實時給予提醒;假設(shè)生產(chǎn)部門當(dāng)月的加班費不允許超過50萬，經(jīng)過HR與生產(chǎn)部門共同協(xié)商，生產(chǎn)部下屬各個子部門各自的加班費上限值是多少，同時設(shè)定如達(dá)線50%提醒、85%警告、110%禁停的規(guī)則，這樣在所有的主管進(jìn)行審核的時候，系統(tǒng)能夠第一時間給出反饋：打開審核單據(jù)，審核之前，系統(tǒng)就給出一個提示信息，當(dāng)前這個部門的加班上線已經(jīng)達(dá)到多少，當(dāng)前這張單如果審核通過會產(chǎn)生怎樣的增加幅度，會不會超過禁停線。主管在這樣的信息提示的基礎(chǔ)上去做決策，是非常高效和準(zhǔn)確的。

2.3? ?提升企業(yè)的柔性和創(chuàng)新性

HRIS系統(tǒng)更高一步的目標(biāo)是提升人力資源管理的適應(yīng)能力，通過實現(xiàn)HR對每個員工進(jìn)行跟蹤管理，幫助HR進(jìn)行更為靈活的管理決策;同時HR系統(tǒng)的快速簡單落實方案的能力，使HR具有更好適應(yīng)新情況的能力，幫助HR更好地滿足其他業(yè)務(wù)部門的新需求，提升企業(yè)的柔性和創(chuàng)新性。

在競爭性市場條件下，企業(yè)通過培育自身資源和能力，持續(xù)有效的向市場提供產(chǎn)品或服務(wù)，并獲得盈利從而提高自身發(fā)展。企業(yè)為了保持競爭優(yōu)勢，必然需要推行以客戶所需為目的的企業(yè)文化;這時企業(yè)內(nèi)部的人力資源、組織資源、管理資源等等如何讓企業(yè)具有某方面的優(yōu)勢，在不同的企業(yè)會有不同的做法;應(yīng)對變化的市場和需求，企業(yè)內(nèi)部的各項制度、規(guī)則、安排也會在企業(yè)文化的指導(dǎo)下做必要的調(diào)整，以提升企業(yè)的柔性和適應(yīng)性。

仍然以企業(yè)的加班管控為例，首先不同月份的加班標(biāo)準(zhǔn)是不同的，不可能一條線劃死，那就需要按照不同的月份、行程安排去做差別的管理;同時，不同的部門之間可能存在互相調(diào)劑或者配合的需要，那就要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則的前提下，提高標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)配靈活性;同時根據(jù)實際的需要，調(diào)整申請時數(shù)的禁停比例。不同的部門，在不同的月份，設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)是可以隨需調(diào)整，同時其相關(guān)的規(guī)則也可以隨需調(diào)整，這樣的方案可以讓HRIS更好地適應(yīng)企業(yè)的實際業(yè)務(wù)，配合企業(yè)的運營，增加企業(yè)的柔性。

另外，在上述做法的前提下，企業(yè)希望進(jìn)一步提升人力資源管理的能力，在大數(shù)據(jù)的前提下，梳理企業(yè)每個產(chǎn)品、服務(wù)里投入的人力人員結(jié)構(gòu)是什么，人員結(jié)構(gòu)怎樣變化最優(yōu)化？公司最關(guān)注的產(chǎn)品、服務(wù)和最不關(guān)注的產(chǎn)品、服務(wù)是什么？人員投入和公司戰(zhàn)略之間，是有直接對應(yīng)關(guān)系的，那么目前到底是正相關(guān)還是負(fù)相關(guān)？如果是負(fù)相關(guān)，那HR 要怎樣進(jìn)一步干預(yù)？這就是一個創(chuàng)新的管理手段。

HRIS在實施到這一個層級的時候，將會徹底地改變企業(yè)的人力資源管理結(jié)構(gòu)：在原有的管理基礎(chǔ)之上發(fā)展出來，但是是對原有管理的深度否定，在否定的基礎(chǔ)之上，創(chuàng)新方法、落實規(guī)則，再否定之前的否定，新的制度形成，新的方法得到落實，人力資源管理晉升到更高的層級和水平。

3? ? ? 3個階段之間的發(fā)展關(guān)系

3.1? ?HR流程自動化轉(zhuǎn)變?yōu)樘岣吖芾頉Q策有效性

人力資源管理部門主要執(zhí)行的業(yè)務(wù)劃分為管理業(yè)務(wù)和服務(wù)業(yè)務(wù)兩類內(nèi)容，HRIS的實施同時強化管理和服務(wù)業(yè)務(wù)的能力，將實施階段從流程自動化提升到提高管理決策有效性。

在服務(wù)業(yè)務(wù)方面，項目實施前就已清晰的梳理人力資源管理業(yè)務(wù)流程和管控節(jié)點，明確管理目標(biāo)和管理任務(wù)，關(guān)注點在于管理成本的降低和效率的提升，對符合既定規(guī)則的流程充分授權(quán)相應(yīng)管理者直接審批，對日常業(yè)務(wù)管理工作由人為審批轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷?biāo)準(zhǔn)為依據(jù)的自動截停，主管只需事后監(jiān)控，減少審批流程，提升業(yè)務(wù)工作效率。同時基于員工自助的信息化平臺，有效推進(jìn)員工自助服務(wù)的理念，縮減人力資源承擔(dān)日常服務(wù)職能的工作量，同時提升服務(wù)業(yè)務(wù)的便捷性，提高員工滿意度。

在管理業(yè)務(wù)方面，人力資源部門能夠全面掌控各類人力資源信息數(shù)據(jù)以及大數(shù)據(jù)積累形成的人力資源關(guān)鍵指標(biāo)及其趨勢，能夠直接且宏觀的了解人力資源現(xiàn)狀和管理需求，有效提升管理決策的及時性和有效性，充分應(yīng)對激烈市場競爭對人力資源管理決策運用的要求。

3.2? ?提高管理決策有效性到提升企業(yè)柔性和創(chuàng)新性

隨著HRIS對管理決策有效性的提升，人力資源管理職能從人事管理業(yè)務(wù)向人力資源規(guī)劃業(yè)務(wù)職能轉(zhuǎn)變，人力資源管理人員的主要任務(wù)不再單純是人力資源日常業(yè)務(wù)的執(zhí)行，而更多的將成為人力資源管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專家，研究人力資源管理發(fā)展目標(biāo)，建立人力資源管理體系、規(guī)范、支持各級管理者實施人力資源管理工作。推動人力資源從人事管理階段向戰(zhàn)略人力資源管理階段的快速轉(zhuǎn)變，實施的階段就轉(zhuǎn)變?yōu)樘嵘髽I(yè)柔性和創(chuàng)新性。

4? ? ? 3個階段各自的價值

4.1? ?HR流程自動化

項目實施過程中，將整合客戶公司的人力資源管理業(yè)務(wù)，推動人力資源管理業(yè)務(wù)的統(tǒng)一和規(guī)范，在流程設(shè)計時，不僅僅需要考慮效率和便捷，更多的是需要完整體現(xiàn)流程合法、合規(guī)、合理的需求，規(guī)避因執(zhí)行不規(guī)范引起的職責(zé)沖突或者管理風(fēng)險。

HRIS項目的統(tǒng)一流程設(shè)計，推動客戶人力資源管控業(yè)務(wù)的直接落地，分子公司、各部門難以突破人力資源管控戰(zhàn)略和管控要求，推動企業(yè)建立統(tǒng)一的人力資源政策目標(biāo)和管理模式。

4.2? ?提高管理決策有效性

HRIS系統(tǒng)將大量引用自動觸發(fā)、規(guī)則固化、分權(quán)審批等管理模式，通過預(yù)先規(guī)范設(shè)計的業(yè)務(wù)流程的信息化設(shè)置，將極大地提升人力資源管理業(yè)務(wù)流程的效率，人力資源管理人員可以進(jìn)一步專注于人力資源管理規(guī)范化過程設(shè)計和執(zhí)行監(jiān)督，循環(huán)促進(jìn)人力資源能力的提高。

在HRIS項目運行階段，基于大數(shù)據(jù)分析的人力資源管理模式，將對人力資源各項管理指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控、趨勢分析回歸分析，成為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃和流程設(shè)計的重要依據(jù)，促使基于數(shù)理模型的人力資源管理成為可能，人力資源管理不再是簡單的員工招聘、培養(yǎng)、調(diào)配、薪酬、績效等等傳統(tǒng)各模塊的執(zhí)行，而是基于數(shù)據(jù)的精確管理過程，在兼具管理科學(xué)性和藝術(shù)性的工作上，更傾向于在數(shù)據(jù)和模型的藝術(shù)舞臺上科學(xué)實施。

4.3? ?提升企業(yè)的柔性和創(chuàng)新型

HRIS的進(jìn)一步實施，將引發(fā)人力資源管理業(yè)務(wù)和服務(wù)業(yè)務(wù)分離、人力資源管理人員也將出現(xiàn)分化，一部分人員專注于戰(zhàn)略規(guī)劃，管理體系和流程設(shè)計，另一部分人員專注于人力資源管理業(yè)務(wù)的執(zhí)行。業(yè)務(wù)分離的同時將推動各項業(yè)務(wù)實施的專業(yè)化，派生人力資源政策規(guī)劃中心、共享服務(wù)中心等虛擬組織機構(gòu)的出現(xiàn)，進(jìn)一步提升人力資源管理專業(yè)化。逐步推進(jìn)員工職業(yè)生涯管理體系的全面應(yīng)用。將員工各崗位、職級的崗位資格要求劃分為包含學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)能力、培訓(xùn)、行為規(guī)范等多個方面的具體、細(xì)致、可量化的資格要素。通過員工資格狀況和崗位資格要求的比對，一方面有利于企業(yè)了解員工職業(yè)發(fā)展的方向，另一方面也有利于員工制定職業(yè)發(fā)展目標(biāo)。

5? ? ? 總? ? 結(jié)

人力資源領(lǐng)域有一句話：“三流的企業(yè)管理考勤和紀(jì)律，二流的企業(yè)管理績效和薪酬，一流的企業(yè)管理戰(zhàn)略和文化”。人力資源管理的側(cè)重點其實展現(xiàn)了企業(yè)人力資源管理的水平。但是高水平的管理不是一蹴而就的，而是需要經(jīng)過很多年的積累和思考;做這些事情，其實工具不難，方法不難，流程、理念都不難。最難的是能夠具備掌握工具、方法、流程、理念，并在合適的時間，合適的節(jié)奏設(shè)計出來這種方案的人員和HRIS供應(yīng)商。

HRIS實施3個階段，讓企業(yè)人力資源管理提升的成功率更有保證。

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