孫文夏

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?Excel是微軟公司開發(fā)的一款電子表格軟件，它具有強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能。作為辦公自動化軟件的重要組成部分，是高校教務管理人員必須掌握的技能。結(jié)合高校畢業(yè)生學位資格審核工作，介紹Excel的函數(shù)、排序、搜索、篩選、分類匯總等幾個常用功能。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?教務管理;學位資格審核;Excel;辦公自動化

[中圖分類號] ?G647 ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）27-0206-02

高校的教務管理工作是一項繁雜而重要的工作。大概可以分為畢業(yè)生學位資格審核、課務、考務、學籍管理、教材征訂、期末考試安排等。高校教務工作者一方面需要及時接收執(zhí)行學校的管理政策，順利推進各項教學工作，另一方面需要利用教務管理數(shù)據(jù)為老師和學生提供全面服務[1]。借助Excel電子表格軟件來協(xié)助工作，能夠幫助教務工作者理清工作頭緒，提高工作效率。本文以某高校的畢業(yè)生學位資格審核為例，通過Excel的實操演練，介紹Excel的幾個常用功能的運用方法。

畢業(yè)生學位資格審核是高校本科生畢業(yè)管理的一個重要環(huán)節(jié)，學位資格審核，不僅能夠判斷本科畢業(yè)生是否達到獲取學位的要求，也可以對學校的教學水平和管理水平進行一次集中檢查和驗收。以某高校海洋技術(shù)141班為例，取得學位資格在課程修讀方面需要達到以下四點要求：（1）學位課績點≥2.0;（2）學位英語需≥60分;（3）公選課學分≥6學分;（4）培養(yǎng)方案規(guī)定的所有課程均需及格。

為了清晰地了解每位學生的達成情況，我們先制定一個Excel表格，里面包含學生的學號、姓名、學位課程以及取得學位的四點要求，表格格式見下表。這里需要用到Excel的函數(shù)公式功能。Excel函數(shù)是預先定義的執(zhí)行計算、分析等處理數(shù)據(jù)任務的特殊公式（如SUM求和函數(shù)）;而公式就是由用戶自行設計對工作表進行計算和處理的計算式。也就是說，公式是單個或多個函數(shù)的結(jié)合運用[2]。涂灰色部分通過Excel的函數(shù)功能提前錄入公式，前面的數(shù)據(jù)填入之后，灰色部分會自動跳出計算后的結(jié)果。

一、學位課績點的提取及計算

在高校的本科人才培養(yǎng)方案中，每個專業(yè)一般會設置十門左右的學位課，學位課是各個專業(yè)的核心課程。以某高校的海洋技術(shù)專業(yè)為例，本專業(yè)一共有十門學位課，每門學位課2～4學分，合計31學分。學位課程績點的計算公式為：績點=（課程A考核成績×課程A學分+課程B考核成績×課程B學分+……+課程J考核成績×課程J學分）/課程學分總和。由此得知，要計算一個學生的績點，必須先得知這個學生十門學位課的成績。

從學校教務管理系統(tǒng)中導出的學生成績表，包含了學生大學四年期間所有的課程成績，我們需要借助Excel強大的搜索、排序功能來實現(xiàn)對學位課成績的提取。根據(jù)學校的學位資格審核相關(guān)文件要求，我們分五步實現(xiàn)對學位課成績的提取。

（一）第一步：排序

打開本班課程成績，選中“課程名稱”，點擊“排序”，或直接點擊升序的快捷圖標。通過排序，不同學生的同一課程全部排列在一起。

（二）第二步：查找

使用快捷鍵Ctrl+F打開Excel的查找功能，輸入查找內(nèi)容，找到學位課1“分子生物學”。

（三）第三步：錄入學位課序

在“分子生物學”左側(cè)插入“列”，命名為“學位課序”，在所有的分子生物學課序列輸入“1”。依次類推，第二門學位課課序錄入“2”，通過以上三個步驟，分別完成十門學位課的課序錄入工作。

（四）第四步：提取學位課成績

所有的學位課課序錄入完成后，使用Excel的多條件排序功能，依次根據(jù)學位課序、學號、總評成績進行排序。

（五）第五步：刪選學位課成績

排序完成后刪除所有的非學位課程。有的學生因為補考、重新學習等原因，一門課程會出現(xiàn)多個成績，此時需要手工刪除多余的成績，考試性質(zhì)為“正?？荚嚒薄皼_抵”和“重新學習”的取最高分;最高分未達到60分的，取0分;考試性質(zhì)為“補考”的，取60分。經(jīng)過手工刪選，每個學生每門學位課都只剩一條成績。直接把每門學位課成績依次復制粘貼到上表中的學位資格審核表。利用Excel函數(shù)功能在績點欄提前錄入績點計算公式，即可自動計算出每個學生的學位課績點。

二、計算學位英語

該高校的畢業(yè)資格審核相關(guān)文件規(guī)定，學位英語需達到60分方可取得學位證書。學位英語的計算方法為：學位英語=（50%CET4考試百分制成績+50%校內(nèi)大學英語四級成績）/2。因此，需要先從所有成績中篩選出每個學生的CET，即全國大學英語考試四級成績以及校內(nèi)大學英語四課程成績，然后通過以上公式進行計算，得出學位英語的成績。

CET和校內(nèi)大學英語四級成績篩選方法參考學位課程的刪選方法，得出成績后錄入上表畢業(yè)資格審核表相應的列。

三、審核公選課學分

根據(jù)此高校的培養(yǎng)方案規(guī)定，每個學生需修滿3門公選課6個學分，方可達到學位要求。首先，選中課程性質(zhì)，點擊數(shù)據(jù)中的篩選功能，設定篩選的條件“公共選修”。

經(jīng)過篩選，選出所有學生的所有公共選修課成績。點擊行和列交叉的左上角，選中所有數(shù)據(jù)，利用Ctrl+C快捷鍵快速復制數(shù)據(jù)，Ctrl+V快捷鍵快速粘貼到新建的表格中。僅保留公共選修課成績，便于后續(xù)操作。

篩選過后的成績包含了部分不及格成績，需要進一步刪選。首先，點中“總評成績”單元格，點擊排序快捷鍵，手工刪除所有的0分、不及格、曠考、無資格行，剩余的全部是合格成績。然后重新選中“學號”單元格按學號進行排序。這樣可以按照學號把每個學生的合格的公選課課程排列在一起。接下來使用Excel中數(shù)據(jù)的分類匯總功能處理數(shù)據(jù)。分類字段選擇“學號”，匯總方式選擇“計數(shù)”，選定匯總項選擇“課程名稱”。

這樣，我們可以得出每個學號的學生修合格了幾門公共選修課程。然后，點擊表格左上角的“2”，即提取二級分類匯總的數(shù)據(jù)。計數(shù)項為3的表示此學生修合格了3門選修課，每門選修課2學分，共計6學分，達到畢業(yè)要求。小于3的即為未修滿6學分，達不到畢業(yè)要求。由此，完成所有學生的公共選修課成績審核。

四、提取學生的不及格課程

根據(jù)畢業(yè)資格審核文件要求規(guī)定“學生在規(guī)定的修業(yè)年限內(nèi)，修完教學計劃中規(guī)定的全部課程，并取得規(guī)定的學分，經(jīng)審核準予畢業(yè)”。最后一步需要審核學生是否全部修合格教學計劃規(guī)定的全部課程，即進行每個學生不及格課程的篩選。

首先，我們根據(jù)“考試性質(zhì)”進行排序，刪除“CET考試” “計算機等級考試”等不屬于教學計劃中規(guī)定的課程。前面已經(jīng)單獨審核過的“公共選修”課程也全部刪除掉。然后，把剩下的數(shù)據(jù)按照總評成績進行升序排序，把0～60分、不及格、無資格、緩考、曠考、作弊六種成績不合格情況的成績涂上顏色進行標注。接下來，按照學號、課程名稱進行排序，排序之后每個學生每門課程所有的成績?nèi)颗帕性谝黄?，?jīng)過比對，部分學生的不合格課程經(jīng)過補考、重新學習等重新取得了合格成績的話，手工把不合格成績行刪除，最后剩下來的就是真正不合格的成績。

例如，某學生A大學物理B（一）考了四次，前面的正?？荚?、補考、重新學習都沒有合格，最后一次補考合格了，那就可以把上面的三行涂了顏色標記的行全部刪除掉。某學生B的高等數(shù)學C五次考試均未合格，則刪除其中任意的四項，僅保留一行不合格記錄即可，便于后續(xù)統(tǒng)計。

每班按30人計算，所有課程成績達3000行左右，經(jīng)過手工刪選之后的不及格成績比較分散，不便于統(tǒng)計。此時，可以利用Excel的單元格顏色排序功能（見圖），使所有涂了顏色的單元格集中在表格最上方。這樣，就能一目了然本班有哪些學生哪門課程沒有合格。

通過以上步驟，可以篩選出畢業(yè)資格審核的全部內(nèi)容。但是，對于休學、降級、海外交流、民族考生等特殊情況的學生，需要結(jié)合紙質(zhì)打印的成績單進行核對，以防出現(xiàn)漏修課程等情況。

五、結(jié)語

每個高校的學位資格審核條件不盡相同，本文以某高校的學位資格審核工作為例，對Excel辦公軟件的部分功能進行實際運用操作，介紹Excel的排序、多條件排序、單元格顏色排序、篩選、搜索、分類匯總、函數(shù)等功能，還使用了Ctrl+S、Ctrl+C、排序等快捷鍵，大大提高了工作效率。在實際工作中，我們可以根據(jù)自己的需要設定條件，利用Excel得出自己想要的數(shù)據(jù)。在使用過程中要注意，每做幾步需要點擊保存鍵或按Ctrl+S鍵對工作過程中的數(shù)據(jù)進行保存，以防電腦死機、斷電等原因造成前面工作遺失的情況。另外，在使用排序功能時，需注意是否所有單元格數(shù)據(jù)都進行了排序，以防發(fā)生操作錯誤。在電子表格中，無論是對某一單元格設置格式，還是對某些區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)處理，都需要先選定操作對象，才能進行下一步處理[3]。Excel簡單易學，容易上手，強大的數(shù)據(jù)處理功能給教務管理工作帶來了巨大的便利，提高了工作效率，降低了工作強度，是高校教務工作者的得力助手。

參考文獻：

[1]劉遠芳.基于Excel的學院教務管理自動化[J].科技與管理，2015（21）：107-109.

[2]王田榮.淺析Excel軟件在教務管理工作中的綜合應用[J].南京廣播電視大學學報，2014（1）：78.

[3]胡健.淺議Excel電子表格應用中的常見問題[J].貴州化工，2004（6）：55.

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