黃明非

《中國教育經(jīng)費統(tǒng)計年鑒》2005—2015 年，我國高等教育經(jīng)費總投入從3524 億元增加到9518 億元，增長了1.7 倍。與此同時，我國高等教育的政府投入從1496 億元增加到5930 億元，增加了2.96 倍。高校資金總量的日趨增長與來源的多元化，資金處理業(yè)務(wù)活動日益復(fù)雜化。高校財務(wù)報賬工作也日益頻繁和復(fù)雜，項目眾多、涉及面廣、工作量大且手續(xù)繁瑣，財務(wù)人員憑證編制有限，加之資金風(fēng)險規(guī)避導(dǎo)致報銷效率不高，不少高校出現(xiàn)了“報銷難”的問題。在新會計制度背景下，財務(wù)人員將要面對預(yù)算會計與財務(wù)會計兩套賬，在有限的時間精力下，“報銷難”問題的驟然加劇，傳統(tǒng)的財務(wù)報銷流程改革迫在眉睫。近年來，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為創(chuàng)新傳統(tǒng)會計報銷模式帶來了契機，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷模式備受推崇，本文選擇多角度、全方位的探索與解析現(xiàn)代報銷業(yè)務(wù)流程，希望高校報銷難問題將逐步得到有效解決，更好地為廣大師生服務(wù)，為高校的建設(shè)出謀劃策。

一、現(xiàn)行傳統(tǒng)報銷業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀及存在的主要問題

傳統(tǒng)的財務(wù)報銷模式主要包括排隊取號報賬、收單式報賬、投遞式報賬等報銷方式（具體流程見圖1），基本流程都是報銷人員填好紙質(zhì)報銷單據(jù)，再由經(jīng)費負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，通過網(wǎng)上預(yù)約叫號，將材料報送至財務(wù)處，財務(wù)審核人員可以采取當場審核收下并辦理，亦可以在報銷業(yè)務(wù)量擁擠時，收取材料齊全、符合規(guī)范的預(yù)約報賬單，在財務(wù)后臺由制證人員集中予以辦理。不同的財務(wù)報銷方式具有各自獨特的優(yōu)勢，但仍存在共性問題，未能從實質(zhì)上解決“報賬難”的困境。本文從報銷單據(jù)的規(guī)范整理、業(yè)務(wù)審批流程、財務(wù)憑證處理流程進行分析主要存在的問題：

（一）票據(jù)規(guī)范整理方面

1.紙質(zhì)票據(jù)傳遞，效率低下，查詢較難。目前，報銷票據(jù)主要由經(jīng)辦人手工填寫報銷單，涉及出差、發(fā)放勞務(wù)、公務(wù)招待等，還需要提供出差審批單、人員信息表等，部分表單全部是手工填寫，未采取網(wǎng)上流程審批、一方面由于手工填寫僅憑經(jīng)辦人的判斷完成，在不熟悉制度流程的情形下，會因判斷失誤而導(dǎo)致重復(fù)工作，與現(xiàn)行提倡的“最多跑一次”相差甚遠，另外，由于現(xiàn)有財務(wù)軟件一般只記錄費用開支類別和附件張數(shù)，無法存儲原始票據(jù)的電子信息。如需查詢相關(guān)原始會計資料時，必須通過查詢記賬憑證并記錄下相關(guān)憑證編號，然后再到檔案部門查找原始單據(jù)，效率較為低下，查詢不易。

圖1 傳統(tǒng)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程

2 報銷經(jīng)辦人頻繁變更、業(yè)務(wù)不熟練出現(xiàn)的問題。出于會計信息真實性、相關(guān)性原則，高校的財務(wù)報銷經(jīng)辦人理應(yīng)為學(xué)校正式編制或合同制人員。而事實是，學(xué)校教師需要承擔授課、科研任務(wù)，擔任碩博導(dǎo)師指導(dǎo)學(xué)生學(xué)業(yè)，有些還需要兼任部門管理工作，財務(wù)業(yè)務(wù)量集中時，排隊取號等候報銷時間耗費較多，要求老師辦理每筆業(yè)務(wù)都親自到財務(wù)報銷大廳可能性不大。因此，從實踐操作來看，財務(wù)報銷經(jīng)辦人多為研究生或本科生，對于經(jīng)費金額較高且事項繁雜情況下少數(shù)單位會聘請專職人員，仍不可避免的是人員流動性大且業(yè)務(wù)不熟練，不利于報銷業(yè)務(wù)的辦理。再者，由于高校面對的是各個專業(yè)的老師，相對于會計人員并不太熟悉財經(jīng)知識，有些新進老師可能對學(xué)校的財經(jīng)制度了解太少或一無所知，如對票據(jù)的歸類整理、經(jīng)費項目的預(yù)算支出、授權(quán)審批等相關(guān)財務(wù)知識等不太明白，在實際工作中，作為報銷業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)最源頭（如圖1 所示①流程）的“發(fā)票整理”、“填寫報銷憑證”都可能成為攔路虎，老師往往因相關(guān)環(huán)節(jié)手續(xù)不齊而無法完成報銷任務(wù)，對財務(wù)工作表示不解與不滿。

（二）審批流程繁雜，報銷效率低下

高校作為事業(yè)單位法人，多為預(yù)算撥款的非營利性單位，現(xiàn)行的財務(wù)審批需要經(jīng)過一系列順序的循環(huán)活動，普遍實行預(yù)算指標（項目）負責(zé)人“一支筆”審批制度。報銷人依照“一支筆”審批制度，各類需要審批簽字的報銷材料要一一由各環(huán)節(jié)負責(zé)人簽字，缺少任何一筆審批報賬業(yè)務(wù)就無法進行。負責(zé)人因公出差等原因或沒授權(quán)代簽，報賬業(yè)務(wù)就要暫時停止，導(dǎo)致高校師生到財務(wù)處報賬需要“跑多次”才能完成報銷工作，原始的簽字審批程序（如圖1 所示②流程）的繁瑣、低效率耗費了大量時間與精力在排隊等待簽字和報賬上。

（三）審核業(yè)務(wù)量大，且存在信息溝通障礙，加重財務(wù)人員工作強度

財務(wù)人員根據(jù)手工傳遞收到的符合規(guī)范的報銷材料，進行一筆筆入賬、復(fù)核、銀行打款。按照原始的業(yè)務(wù)處理過程，財務(wù)人員位于業(yè)務(wù)處理終端，報銷經(jīng)辦人無法查詢業(yè)務(wù)處理流程，只能通過柜臺或電話咨詢，信息流的停滯導(dǎo)致財務(wù)人員不僅需要處理繁多的報銷材料，還要對每位老師的咨詢進行解答，同時還要處理信息有誤的報銷材料。信息的不對稱導(dǎo)致的溝通障礙，使得財務(wù)人員需要反復(fù)校對與核驗（圖1 所示③流程），尤其是在學(xué)期末和年末，使原本編制不足的財務(wù)人員工作強度加重。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程設(shè)計解析

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展新形態(tài)“互聯(lián)網(wǎng)+”模式逐漸成為社會發(fā)展的引擎，其對各行各推動技術(shù)進步、效率提升和組織變革產(chǎn)生著深遠影響。高校財務(wù)工作者將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)相融合，財務(wù)報銷流程作為面向最廣泛全校師生的財務(wù)管理基本流程，它的科學(xué)有效性直接影響著顧客滿意度與財務(wù)工作效率。張巧華、倪曉紅(2015)提出依托網(wǎng)絡(luò)平臺理念，采用電子單據(jù)進行會計信息流轉(zhuǎn)實行網(wǎng)上報銷；盛清燕（2016）提出構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下的財務(wù)報銷信息系統(tǒng)---- 網(wǎng)絡(luò)報銷模式，郭娟（2018）則針對科研經(jīng)費管理，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”模式對科研經(jīng)費管理流程進行優(yōu)化。

本文構(gòu)建的基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，需要在原始業(yè)務(wù)流程上借助互聯(lián)網(wǎng)平臺增設(shè)構(gòu)建網(wǎng)上預(yù)約申報系統(tǒng)、在線審批電子票據(jù)管理系統(tǒng)、賬務(wù)查詢與信息發(fā)布等四大系統(tǒng)

第一，網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)主要用于完成報銷業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)最源頭（圖1 所示①流程）的預(yù)約單填報工作，實現(xiàn)經(jīng)費負責(zé)人授權(quán)的報銷經(jīng)辦人通過網(wǎng)上預(yù)約報銷，根據(jù)系統(tǒng)提示完成包括預(yù)約單填制、修改、查詢、打印功能，同時可以在線跟蹤查詢預(yù)約單狀態(tài)。

第二，在線審批電子票據(jù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子票據(jù)的附件上傳，根據(jù)“一支筆”審批權(quán)限，依次拜訪各經(jīng)費負責(zé)人或部門負責(zé)人（圖1 所示②流程）。在線審批電子票據(jù)不僅涉及到預(yù)約單審批，還可以實現(xiàn)日常出差審批單、公務(wù)接待審批、公務(wù)卡報銷審批等功能，實現(xiàn)隨時隨地審批。

第三，財務(wù)信息查詢系統(tǒng)實現(xiàn)信息的流轉(zhuǎn)與公開，經(jīng)辦人可以實時追蹤預(yù)約單報銷狀態(tài)、工資薪金、經(jīng)費項目到款以及各經(jīng)費開支明細匯總查詢等信息。

第四，信息發(fā)布管理平臺完成手機短信及電子郵件信息發(fā)布工作，主要包括人員管理、信息服務(wù)管理、信息任務(wù)管理，信息查詢等功能。

三、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程再造

傳統(tǒng)的報銷業(yè)務(wù)流程中由于審批單填寫不規(guī)范，報銷材料可能需要反復(fù)手工修改與補充，導(dǎo)致工作效率低下，而且手工核算方式對超預(yù)算、超范圍的現(xiàn)象難以進行系統(tǒng)管理，使得財務(wù)預(yù)算超支，監(jiān)管難度增大。以“互聯(lián)網(wǎng)+”為基礎(chǔ)的報銷流程再創(chuàng)是以高校財務(wù)信息化為基礎(chǔ)所設(shè)計的平臺，可以充分保證信息的快捷、科學(xué)、合理，使報銷各個環(huán)節(jié)都在網(wǎng)絡(luò)中進行實現(xiàn)，進而提高財務(wù)工作效率，通過設(shè)計網(wǎng)上填寫報銷單、在線審批、掃描報銷單據(jù)等，通過網(wǎng)上生成傳入財務(wù)系統(tǒng)，節(jié)約了時間成本，規(guī)范了報銷行為合理化，有效的提高監(jiān)督、審計職能，增強了財務(wù)工作效率。操作流程如下所示（見圖2）：

圖2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)分布

（一）報銷人角度

1.采用網(wǎng)上預(yù)約報銷，極大解決“排長隊”、“報銷難”問題。在網(wǎng)上預(yù)約報銷體系下，報銷人可以不受時間和空間的限制，隨時、隨地登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，根據(jù)報銷材料選擇投遞報銷模塊，填寫已授權(quán)報銷的項目渠道、摘要、附件數(shù)量以及聯(lián)系方式，上傳掃描附件，選擇相適應(yīng)的業(yè)務(wù)類型、收款人、支付方式后生成財務(wù)預(yù)約單。網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷業(yè)務(wù)類型涵蓋日常所有類型報銷，支持公務(wù)卡支付、對公轉(zhuǎn)賬等所有支付方式，不需要師生排隊等號，亦無需當面審核等待，極大緩解了“報銷難”問題。

2.采用在線審批制度，解決“跑多次”，實現(xiàn)“最多跑一次”。預(yù)約單填寫完畢后，系統(tǒng)根據(jù)項目審批需要，傳遞到項目或部門負責(zé)人，在線審批預(yù)約單、出差審批單、公務(wù)接待單據(jù)等。審批完成后，報銷人可將已預(yù)約的單據(jù)整理完整，到報銷大廳投遞，由財務(wù)后臺進行審核并制證。通過在線審批聯(lián)簽相關(guān)單據(jù)，大大簡化了業(yè)務(wù)流程，提高了辦事效率，解決了師生排隊簽字、“跑N 次”問題。

3.網(wǎng)上查詢功能與短信平臺的建設(shè)，解決信息不對稱問題，業(yè)務(wù)處理更加公開、透明。通過網(wǎng)上查詢，業(yè)務(wù)處理流程信息流通更透明，報賬手續(xù)更快捷；對于退回的預(yù)約單據(jù)，會填寫回執(zhí)信息，包含后續(xù)補充資料、退回原因等，報銷人補辦手續(xù)辦理更加明朗。另外財務(wù)查詢功能可為項目負責(zé)人提供及時、完整和準確的財務(wù)信息，包括預(yù)約單的物流信息、項目的執(zhí)行情況、項目明細支出與支付情況，實現(xiàn)對項目進度、科研項目開支等實時動態(tài)監(jiān)管。短信平臺的建立則是進一步加強了信息的時效性，對合格或不合格的預(yù)約申請單及時傳遞到報賬人，并匯總發(fā)送項目經(jīng)費的報銷情況、經(jīng)費結(jié)余以及報銷進度等，真正實現(xiàn)業(yè)務(wù)線上線下透明化管理。

圖3 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程再造

（二）財務(wù)人角度

1.網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)對接，極大的提高了工作效率。報賬人于網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)生成預(yù)約申請單后，財務(wù)人員登錄財務(wù)系統(tǒng)對分配后的預(yù)約單按照會計準則進行制證核算。為進一步提高核算效率與制單準確率，與以往制單流程不同，由開發(fā)人員根據(jù)預(yù)約報銷系統(tǒng)填制的費用項、金額、支付方式、轉(zhuǎn)賬賬號等要素，對接財務(wù)系統(tǒng)，如此制單人員只需在核算系統(tǒng)轉(zhuǎn)入預(yù)約單號，即可生成會計分錄。智能憑證的生成有利于財務(wù)人員記賬，大大減輕了財務(wù)人員工作量，同時保證了制證準確率，極大地提高了工作效率。

2.銀校平臺實現(xiàn)無現(xiàn)金支付，轉(zhuǎn)賬實時追蹤，高效安全。財務(wù)人員制單后的復(fù)核的憑證如涉及支付事項，一般由出納人員根據(jù)銀行賬戶和匯款單位進行轉(zhuǎn)賬支付或現(xiàn)金支付，現(xiàn)今將財務(wù)系統(tǒng)連接無現(xiàn)金系統(tǒng)，再通過銀校直連系統(tǒng)，直接將款項根據(jù)預(yù)約報銷系統(tǒng)錄入的支付信息進行匯款，規(guī)避了現(xiàn)金風(fēng)險，保證了資金的安全，且資金去向動態(tài)可隨時查詢。

3.網(wǎng)上查詢平臺的實時更新、短信平臺的及時發(fā)送，降低雙方溝通成本。預(yù)約報銷系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上查詢功能、短信平臺的建立，可將預(yù)約申請單的流轉(zhuǎn)狀態(tài)信息、支付到賬信息實時更新，經(jīng)辦人或項目負責(zé)人能實時掌握預(yù)約報銷情況，財務(wù)人員不必像往常一樣進行柜面或電話答疑解釋，信息溝通渠道順暢，一方面有利于負責(zé)人對項目經(jīng)費進行實時監(jiān)督，提高資金使用效益，另一方面打通了“信息屏障”，降低了財務(wù)管理人員勞動強度，同時實現(xiàn)項目進度管理與經(jīng)費預(yù)算管理協(xié)調(diào)一致。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)報銷流程再造的挑戰(zhàn)

（一）制度壓力：新系統(tǒng)推行需要對接部門間進行充分溝通與交流

高校推行網(wǎng)上預(yù)約報銷、在線聯(lián)簽審批等新興系統(tǒng)，推行再造流程，使得報銷工作由事中控制、事后控制向事前控制前移，會被其他部門認為存在財務(wù)工作量前移，造成其他部門與財務(wù)之間矛盾凸顯，故而來自其他部門制度壓力會影響著高校采納意圖。實施過程中，一方面需要重視管理新技術(shù)、理念在高層管理者中的宣傳，通過校際互訪，觀摩兄弟院校成功案例，發(fā)揮其促進作用。另一方面，對推行階段網(wǎng)上報銷具體實施方面遇到的問題，做好實時解答，建立意見反饋機制，對師生提出的項目經(jīng)費管理的意見和建議及時溝通與解決。

（二）加強校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，維護數(shù)據(jù)安全性

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的財務(wù)報銷流程優(yōu)化，數(shù)據(jù)的處理與傳輸主要依賴網(wǎng)上預(yù)約報銷等各個系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，極易受到病毒的攻擊，其安全性受到了前所未有的挑戰(zhàn)，為保證系統(tǒng)各終端數(shù)據(jù)的歸集、輸出、存儲的正常運轉(zhuǎn)，首要任務(wù)是維護系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全，不僅要做好病毒防范和網(wǎng)頁防篡改等工作，還需做好數(shù)據(jù)的備份，尤其是對重要數(shù)據(jù)的備份?；凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的財務(wù)報銷流程需要高校進行信息網(wǎng)絡(luò)化布局，只有通過對財務(wù)信息系統(tǒng)進行優(yōu)化，才能真正體現(xiàn)其相對于傳統(tǒng)報銷模式的優(yōu)越性。

（三）宣傳與培訓(xùn)：做好新舊流程的銜接工作

“互聯(lián)網(wǎng)+”的財務(wù)報銷流程優(yōu)化主要依托于互聯(lián)網(wǎng)信息化平臺，相較于以往流程相比，師生線下自行網(wǎng)上操作步驟較多，那么面對新興流程，難免出現(xiàn)操作失誤導(dǎo)致報銷中斷現(xiàn)象，系統(tǒng)本身因為容量或程序設(shè)置方面不全面存在不穩(wěn)定等情況。因此，應(yīng)預(yù)留過渡期間，對財務(wù)人員、經(jīng)費報銷人員以及相關(guān)系統(tǒng)的使用者，做好系統(tǒng)流程相關(guān)制度、規(guī)范、操作技術(shù)的宣傳與培訓(xùn)工作，使其精通新的流程和操作，對出現(xiàn)的問題，通過建立QQ、網(wǎng)站答疑、微信公眾號等方式進行全方位的解答，讓系統(tǒng)使用相關(guān)人員對“互聯(lián)網(wǎng)+”的財務(wù)報銷流程在實操過程充分體驗到方便、快捷、高效的成就感。