胡曉姣

摘 要：在單位的日常管理工作中，文書(shū)案的收集與歸檔工作是辦公室的重要行政工作，其工作水平的高低將影響著其他行政工作的效率與質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公室自動(dòng)化水平不斷提高，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案收集與整理歸檔方式不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，成為檔案整理與利用過(guò)程中的“畔腳石”。本文從文書(shū)檔案收集和歸檔工作中存在的問(wèn)題分析，論述了做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作的措施、對(duì)策。僅供參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;收集歸檔;問(wèn)題分析;管理策略

1 文書(shū)檔案的收集和歸檔工作的重要性

1）文書(shū)檔案的收集是機(jī)關(guān)檔案工作的源頭工作。機(jī)關(guān)文書(shū)處理工作中形成的文件、通知、總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)表、協(xié)議書(shū)等，都屬于文書(shū)檔案收集范圍。文件材料收集的齊全完整，能夠真實(shí)全面地反映本單位的工作面貌，記錄單位的工作歷史;文書(shū)檔案的收集、整理和歸檔及時(shí)，將為檔案的利用工作提供真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠的結(jié)果，所以，文書(shū)檔案的收集和歸檔工作對(duì)于單位的日常管理工作起著至關(guān)重要的作用。

2）文書(shū)檔案的收集與歸檔工作與辦公室其他工作的高效執(zhí)行有重大關(guān)聯(lián)。在工作期間辦公室工作人員需要快速、準(zhǔn)確地找到相關(guān)文書(shū)檔案，但是因?yàn)槲臅?shū)檔案的收集與整理歸檔工作中存在很多不完善的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了辦公室的工作效率與質(zhì)量。

2 文書(shū)檔案收集和歸檔工作中存在的問(wèn)題分析

2.1 文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

文書(shū)檔案管理人員對(duì)檔案的重視程度不夠，沒(méi)有意識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性，沒(méi)有對(duì)所有文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的收集、整理歸檔，只有對(duì)比較重要的文書(shū)檔案才會(huì)進(jìn)行嚴(yán)格的編號(hào)、登記歸檔等工作。而對(duì)于一些不是特別重要的文書(shū)檔案，文書(shū)檔案管理人員處理時(shí)就有些隨意了。導(dǎo)致這些文書(shū)檔案擺放沒(méi)有規(guī)律，無(wú)從查找，即使找到了也無(wú)法得知該檔案收集、歸檔的相關(guān)信息，致使文書(shū)檔案的利用率無(wú)法提高。

2.2 文書(shū)檔案收集不夠全面

在辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作中，存在文書(shū)檔案收集不全面的問(wèn)題。導(dǎo)致文檔材料收集不全的原因有很多，其中工作人員的占據(jù)了一部分，材料本身的復(fù)雜性也占據(jù)了部分。工作人員由于工作疏忽丟失文件、因鑒定失誤造成文件材料未能歸檔;在辦公室文書(shū)檔案收集當(dāng)中，由于文檔內(nèi)容的復(fù)雜性，未能識(shí)別其中價(jià)值，未完成歸檔工作，導(dǎo)致文檔材料收集不全面，影響文書(shū)檔案收集工作的全面性。

2.3 文書(shū)檔案管理工作方式落后，跟不上時(shí)代發(fā)展

目前多數(shù)單位的文書(shū)檔案收集、整理歸檔方式都沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于信息化時(shí)代的文檔一體化管理模式來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)方式已經(jīng)過(guò)于陳舊了。首先，傳統(tǒng)管理方式是使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和利用的，這種方法不夠智能化，而且紙質(zhì)檔案歸檔整理流程繁瑣、復(fù)雜，查找、利用不便，在反復(fù)利用過(guò)程中紙質(zhì)文書(shū)檔案也容易損壞。其次部分單位存在檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有落實(shí)，完全依靠人工進(jìn)行文書(shū)檔案的查找、歸檔等工作，管理工作人員工作壓力較大，工作效率也不高。工作方法無(wú)法革新，影響了文書(shū)檔案收集、歸檔整理工作的質(zhì)量、效率。

3 積極做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作的策略

1）制定適合本單位的文件材料歸檔范圍和歸檔文件鑒定制度。各單位做好文件材料的收集工作，除認(rèn)真執(zhí)行《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）等有關(guān)規(guī)章制度外，還要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定出具體的文書(shū)檔案收集歸檔范圍。文書(shū)、業(yè)務(wù)部門對(duì)照文書(shū)檔案收集歸檔范圍，凡是對(duì)本單位工作和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料、具有憑證價(jià)值的文件材料;需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;具有查考價(jià)值的文件材料，以上都為文件材料歸檔范圍。凡屬單位歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本單位負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。制定歸檔文件鑒定制度，文書(shū)、業(yè)務(wù)部門保證按照鑒定原則和檔案保管期限表，審慎負(fù)責(zé)地鑒定文件材料，避免因鑒定失誤造成文件材料不能歸檔。

2）建立、完善文書(shū)檔案收集歸檔工作機(jī)制。一是做好平時(shí)文件材料的收集積累工作，做到隨辦隨歸，文件辦理完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔，不應(yīng)留在主辦、承辦人手中;利用單位印章管理，把好檔案收集的關(guān)口。單位的印章管理一般由辦公室專人負(fù)責(zé)，可以利用印章管理，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的收集[1]，往上級(jí)部門報(bào)送的重要材料、表格，蓋單位印章時(shí)，即復(fù)印留下備份材料存檔。二是做好文件材料的年終集中歸檔工作。除做好平時(shí)收集工作外，在年終應(yīng)開(kāi)展集中的清理核實(shí)工作，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行全面的檢查梳理，防止文件材料的積存和散失，年終集中檢查梳理工作可采取的方法有：依據(jù)本單位文件材料歸檔范圍查找漏歸文件;對(duì)本年度單位開(kāi)展的重要業(yè)務(wù)工作進(jìn)行梳理，督促承辦部門開(kāi)展文件的收集工作。

3）做好臨時(shí)性文件檔案材料的收集。一是單位內(nèi)部的臨時(shí)性、階段性工作行成的文書(shū)檔案，應(yīng)有專人及時(shí)收集，如人事部門收集自聘身份人員補(bǔ)繳養(yǎng)老保險(xiǎn)材料時(shí)，應(yīng)收集每人提交的合同書(shū)及繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)的憑證類材料，應(yīng)按人按份分別裝訂成冊(cè)、及時(shí)歸檔;二是單位組織召開(kāi)的重要、臨時(shí)性會(huì)議，形成的一系列文書(shū)檔案，在進(jìn)行重要會(huì)議的時(shí)候需要通知相關(guān)部門及時(shí)收集和整理會(huì)議資料[2]。

4）利用OA系統(tǒng)及時(shí)收集相關(guān)材料。隨著數(shù)字信息化的辦公系統(tǒng)不斷推廣，很多單位對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）已經(jīng)廣泛應(yīng)用。該系統(tǒng)不但有利于辦公信息的收集與處理工作的開(kāi)展，同時(shí)還能夠有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公的目標(biāo)。文書(shū)檔案管理人員可以應(yīng)用OA系統(tǒng)，在OA系統(tǒng)設(shè)置使用權(quán)限，及時(shí)收集業(yè)務(wù)管理部門在OA系統(tǒng)發(fā)布的重要管理規(guī)定及考核結(jié)果通報(bào)等電子文件，根據(jù)收集的電子文件向業(yè)務(wù)管理部門核實(shí)、完善紙質(zhì)文件材料的收集工作。這樣不會(huì)導(dǎo)致文件檔案材料缺失問(wèn)題發(fā)生。

5）做好文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。做一名合格的檔案管理人員，不僅要有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，還要具備專業(yè)的管理知識(shí)和管理能力。通過(guò)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理者對(duì)檔案的敏感性，增強(qiáng)檔案管理者的管理意識(shí)，保證文件、檔案的高效收集和歸檔[3]。單位根據(jù)崗位工作需要，可以派出文書(shū)檔案管理人員參加省、市檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)定期舉辦的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作;檔案部門通過(guò)開(kāi)展個(gè)別講解、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，解答文書(shū)檔案管理人員操作中遇到的問(wèn)題，以提升文書(shū)檔案管理人員對(duì)本職工作的積極性與主動(dòng)性。同時(shí)，文書(shū)檔案工作人員需要積極進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，以使工作水平和工作能力不斷提升。

6）做好文書(shū)檔案收集歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)和績(jī)效考核制度。單位檔案管理部門要對(duì)各部門承擔(dān)歸檔任務(wù)的兼職檔案人員開(kāi)展有針對(duì)性的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，使其明確收集歸檔責(zé)任和任務(wù)，熟悉工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備完成工作的業(yè)務(wù)技能。檔案管理部門要對(duì)各部門的收集歸檔工作進(jìn)行檢查，對(duì)歸檔不全的部門要責(zé)成整改，對(duì)不按規(guī)定時(shí)間完成收集歸檔任務(wù)的部門進(jìn)行通報(bào)，對(duì)收集歸檔工作做的好的部門要給予表?yè)P(yáng)，營(yíng)造收集歸檔工作的良好氛圍。

7）實(shí)行文檔一體化管理，使文書(shū)檔案的收集和整理歸檔工作形成一個(gè)整體?，F(xiàn)在信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果，使文書(shū)工作和歸檔文件的整理形成一個(gè)有序的整體，從而簡(jiǎn)化文件整理歸檔工作，提高工作效率。將紙質(zhì)文件材料整理與電子文件整理統(tǒng)一起來(lái)，用電子文件管理的思路和方法去引領(lǐng)歸檔文件整理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件材料和電子文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一管理的要求。文檔一體化管理模式，調(diào)整了歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)以文書(shū)處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書(shū)、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際。實(shí)行文檔一體化管理，消除文檔工作和檔案工作的障礙，實(shí)現(xiàn)二者之間信息共享，文檔管理一體化是文書(shū)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，文書(shū)檔案的收集與歸檔工作是單位的一項(xiàng)重要工作。為確保文書(shū)檔案管理工作的良好性，必須使辦公室工作人員和管理人員充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性，另外建立全面和詳細(xì)的文書(shū)檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，創(chuàng)新工作建立電子化文檔管理模式，以推動(dòng)辦公室管理水平得到整體提升。

參考文獻(xiàn)

[1]劉蕓蕓.試析如何做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2019（03）：70-71.

[2]陳韻瑤.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的研究[J].現(xiàn)代交際，2018（21）：253+252.

[3]楊詩(shī)蕓.淺談醫(yī)院文書(shū)檔案的收集與歸檔[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：128.