張連君

摘要：高等學(xué)校的辦公室是對(duì)高校的各項(xiàng)工作進(jìn)行綜合治理的重要管理部門，其工作水平直接關(guān)系到高校各項(xiàng)職能的迅速發(fā)展和順利進(jìn)行情況。在新的發(fā)展時(shí)期之下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，人與人之間的溝通和交流變得越來(lái)越方便，縮短了人們之間的距離，為高校辦公室工作方式的變革提供了新的發(fā)展方向，同時(shí)也對(duì)高校辦公室工作人員的素質(zhì)提出了更高層次的要求。

關(guān)鍵詞：高校;辦公室;新時(shí)期;工作方式;人員素質(zhì)

中圖分類號(hào)：G647? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ?文章編號(hào)：1674-9324（2019）43-0241-03

高校辦公室的工作涉及學(xué)校的教學(xué)科研安排、黨政工作管理、產(chǎn)業(yè)后勤保障以及其他方面的師生服務(wù)等，在社會(huì)發(fā)展形勢(shì)不斷變化的情況下，高校辦公室的工作也逐漸發(fā)生了變化，呈現(xiàn)出多方面的工作特點(diǎn)。因而要不斷促進(jìn)和保證辦公室工作人員自身素質(zhì)的提升，以便能夠在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)之下，使高校人員素質(zhì)與辦公室的工作特點(diǎn)相適應(yīng)，這對(duì)學(xué)校管理水平的提升、各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行以及高校的全面健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

一、新時(shí)期高校辦公室工作的特點(diǎn)

高校的辦公室是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與師生之間進(jìn)行高效溝通、與企業(yè)或其他高校之間進(jìn)行交流合作的重要窗口，高校辦公室擔(dān)負(fù)著綜合協(xié)調(diào)學(xué)校的各項(xiàng)工作、收集學(xué)校信息以及處理學(xué)校的日常事務(wù)等多項(xiàng)任務(wù)。在新時(shí)期的高校辦公室工作中，呈現(xiàn)出了不同的特點(diǎn)，具體如下。

1.工作的復(fù)雜性。在國(guó)家大力推行改革開放的大發(fā)展背景之下，我國(guó)高等學(xué)校也在不斷加大自身的開放程度，這也就加大了學(xué)校辦公室工作的復(fù)雜程度。根據(jù)教育部的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，截至2017年年底，我國(guó)各類的高等教育在學(xué)的總規(guī)模人數(shù)達(dá)到3779萬(wàn)，這樣的高等教育規(guī)模在全世界首屈一指。而與學(xué)校的招生規(guī)模和教學(xué)規(guī)模不斷增加相對(duì)應(yīng)的是，高校的辦公室機(jī)構(gòu)在不斷精簡(jiǎn)，工作人員也在逐步減少，有些高校甚至實(shí)行兩塊牌子一班人馬的辦公形式，這在無(wú)形中加大了高校辦公室的工作壓力，加劇了工作任務(wù)。還有一方面是學(xué)校工作與社會(huì)的聯(lián)系逐漸密切，產(chǎn)學(xué)研的合作力度不斷加大，學(xué)生的就業(yè)、科研成果的合作以及校地合作工作的不斷開展，都使得高校辦公室的工作范圍不斷擴(kuò)大。在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)之下，高校不但需要完成上級(jí)教育機(jī)關(guān)所安排的教學(xué)任務(wù)，達(dá)成教學(xué)目標(biāo);同時(shí)還要與社會(huì)各界加強(qiáng)合作力度，各類企業(yè)、事業(yè)單位以及一些理事會(huì)等部門，都需要高校辦公室與其進(jìn)行溝通交流，進(jìn)而安排相關(guān)的合作計(jì)劃和事宜。高校辦公室的工作也不再局限于學(xué)校內(nèi)部的工作協(xié)調(diào)和安排、文件的撰寫和發(fā)布以及相關(guān)會(huì)議的舉行和召開等，這些都對(duì)辦公室的人員素質(zhì)提出了較高的要求。

2.新時(shí)期的信息化。信息化的發(fā)展趨勢(shì)是當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展大方向，在新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)之下，借助于信息化技術(shù)來(lái)提高高校辦公室的工作效率和準(zhǔn)確度是高校辦公室工作的一大特點(diǎn)?？傮w看來(lái)，高校辦公室必須成為高校信息的集中中心和處理樞紐，負(fù)責(zé)學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)信息的收集、加工處理和實(shí)行發(fā)布。因而在這樣的發(fā)展形勢(shì)之下，高校辦公室一方面需要加強(qiáng)自身的硬件配置，采購(gòu)計(jì)算機(jī)，改造辦公環(huán)境，借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)建立設(shè)備先進(jìn)、功能齊全而且處理效率較高的校園計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校多部門之間的有效連接，縮短高校辦公室的辦公距離;另一方面，與先進(jìn)的辦公系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的就是需要提升辦公室工作人員的素質(zhì)，先進(jìn)的信息技術(shù)處理系統(tǒng)首先要求高校辦公室人員具有一定的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)，能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成日常工作中的數(shù)據(jù)收集、信息檢索以及信息的加工和傳遞工作。此外，辦公室的工作人員還要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的思維觀念和思想認(rèn)識(shí)，要定期對(duì)辦公室的工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化的管理意識(shí)的培訓(xùn)，推行無(wú)紙化的辦公觀念，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的事務(wù)處理信息化、政策實(shí)行智能化以及指揮調(diào)度現(xiàn)代化的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)高校的高速發(fā)展。

3.工作要求的規(guī)范化。規(guī)范化的要求是當(dāng)今高校辦公室工作得以高效、順利進(jìn)行的重要保證，前文已述，高校辦公室的工作復(fù)雜程度較高，工作涉及的范圍較廣，而且具有較高的突發(fā)性和臨時(shí)性，因而辦公室工作需要有一定的規(guī)范制度來(lái)進(jìn)行約束和指導(dǎo)。同時(shí)，高校辦公室的工作有較高的重要性，是關(guān)系到學(xué)校的教師和學(xué)生的重要信息中心，隨意的一個(gè)電話、一個(gè)通知或是一句問(wèn)答，就可能對(duì)學(xué)生或教師的思想情緒產(chǎn)生不良影響，同時(shí)還可能對(duì)學(xué)校的形象產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)。因而，高校辦公室工作在保證效率的前提之下，還需要保證工作的質(zhì)量，這就要求對(duì)學(xué)校辦公室的工作進(jìn)行規(guī)范化管理。建立健全相關(guān)的辦公室工作制度和評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，將各項(xiàng)事務(wù)的責(zé)任明確到每個(gè)人，細(xì)致劃分和要求工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，只有這樣才能夠保證辦公室的工作順利進(jìn)行，從而做到有章可循、有序銜接，這也是高校辦公室工作得以順利發(fā)展的重要前提。

4.開放化。在現(xiàn)代的發(fā)展形勢(shì)之下，我國(guó)的高等教育事業(yè)正處在飛速發(fā)展的時(shí)期，教學(xué)規(guī)模不斷加大，高等教育工作與人民大眾的聯(lián)系越來(lái)越密切，已經(jīng)成為關(guān)系到廣大人民群眾切實(shí)利益的重要工作。加之現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提升，人民對(duì)于高等教育學(xué)校的招生標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)費(fèi)情況、教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)生的就業(yè)率等問(wèn)題的關(guān)注度不斷增加，這就要求高等教育學(xué)校的各項(xiàng)工作要向著透明化、清晰化和開放化的方向發(fā)展。作為學(xué)校工作調(diào)度的樞紐，高校辦公室需要對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)工作進(jìn)行定期公示，在學(xué)校網(wǎng)站、學(xué)院網(wǎng)站上向人民群眾宣傳國(guó)家的教育政策，促進(jìn)學(xué)校工作的透明化發(fā)展，增加人民群眾對(duì)高校的信任度和認(rèn)可度，加快學(xué)校的發(fā)展速度。

二、高校辦公室人員的素質(zhì)要求

（一）思想道德品質(zhì)要求

思想品質(zhì)是個(gè)人的政治信仰、理想信念以及道德修養(yǎng)的總領(lǐng)和綜合概括，具備高尚的思想品質(zhì)，是保證學(xué)校辦公室工作得以順利、高效進(jìn)行的重要保證，也是高校的各項(xiàng)管理工作得到學(xué)校全體師生、社會(huì)各界認(rèn)可的重要前提。

1.深刻理解和把握習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想。習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，是馬克思列寧主義在我國(guó)發(fā)展的新時(shí)期與發(fā)展形勢(shì)相結(jié)合的重要思想，也是發(fā)展的世界觀、方法論的重要體現(xiàn)，習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想與馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想以及科學(xué)發(fā)展觀一脈相承，又體現(xiàn)出了新時(shí)期我國(guó)的發(fā)展方向和科學(xué)規(guī)劃。作為高校辦公室的工作人員，必須緊密結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，深入學(xué)習(xí)習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，堅(jiān)持黨性原則，嚴(yán)守組織紀(jì)律，對(duì)于在學(xué)校的管理事務(wù)中出現(xiàn)的問(wèn)題，要進(jìn)行科學(xué)而全面的分析，要運(yùn)用習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想進(jìn)行解決。辦公室的工作中有很多涉及較強(qiáng)的政策性的工作，黨政工作計(jì)劃的制定、領(lǐng)導(dǎo)講話的擬定、學(xué)校工作年度總結(jié)報(bào)告以及其他的各類文件的處理工作等，都與黨的領(lǐng)導(dǎo)政策息息相關(guān)。相關(guān)的工作人員需要深刻理解黨的十九大精神，另外學(xué)校需要組織辦公室的工作人員進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)，堅(jiān)持社會(huì)主義的辦學(xué)方向不動(dòng)搖。

2.堅(jiān)持實(shí)事求是。實(shí)事求是是我黨的重要工作原則，也是做好高校辦公室工作的重要前提和保證。辦公室的工作人員在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、調(diào)查學(xué)校的各項(xiàng)數(shù)據(jù)以及與企業(yè)進(jìn)行合作事宜的洽談工作時(shí)，都需要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，以科學(xué)認(rèn)真的態(tài)度去完成每項(xiàng)工作。堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的工作原則，在工作中不摻雜個(gè)人的情緒，不讓私人感情影響到正常的工作安排和計(jì)劃，更不能出現(xiàn)弄虛作假或者是顛倒是非的情況。對(duì)于辦公室工作人員來(lái)說(shuō)，與學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的接觸機(jī)會(huì)較多，也正是因?yàn)槿绱?，在?zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決定和指示時(shí)，需要在自己的角度提出對(duì)于事件的看法和處理意見，對(duì)于一些不符合實(shí)際情況的事情，要向領(lǐng)導(dǎo)闡明事情的真相，而對(duì)于那些與實(shí)際情況相符的決定，需要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定程序執(zhí)行。在進(jìn)行一些相關(guān)事件的調(diào)查工作時(shí)，需要將自己的所見、所聞原原本本地反映給領(lǐng)導(dǎo)，要敢于說(shuō)真話，也要說(shuō)實(shí)話，不能被自己的情感影響，不夸大、也不刻意去縮小影響，要遵循實(shí)事求是的原則，將事物的本來(lái)面貌呈現(xiàn)到領(lǐng)導(dǎo)面前。此外，在日常的工作中，不能對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)唯唯諾諾，更不能對(duì)下級(jí)同事趾高氣揚(yáng)、擺出領(lǐng)導(dǎo)的架勢(shì)。高校是培養(yǎng)人才和進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的重要場(chǎng)所，也是各種思潮交匯的重要樞紐，作為高等教育部門的重要組成場(chǎng)所，辦公室的工作人員需要在工作中堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，塑造求真務(wù)實(shí)的典范，無(wú)論是與學(xué)生交流還是與教師溝通，都需要保持謙虛謹(jǐn)慎、清正廉潔的作風(fēng)。只有這樣的辦公室工作人員，才能受到學(xué)校師生的尊敬，才能促進(jìn)和保證學(xué)校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，從而促使學(xué)校的穩(wěn)步發(fā)展。

3.強(qiáng)烈的事業(yè)心，無(wú)私奉獻(xiàn)的品質(zhì)。正如前文所述，高校的辦公室工作紛繁復(fù)雜，任務(wù)較多而且較為煩瑣，需要涉及學(xué)校師生的各個(gè)方面。一些人將學(xué)校的辦公室部門形容為“門庭若市”，學(xué)校的辦公室需要處理的文件較多，接待工作也多，還需要籌備會(huì)議工作、接聽一些電話詢問(wèn)等，因而許多的工作在工作時(shí)間內(nèi)都完不成，需要加班加點(diǎn)，這其中的辛苦不言而喻。也正是因?yàn)槿绱?，需要學(xué)校辦公室的工作人員具備一定的耐心、強(qiáng)烈的事業(yè)心和無(wú)私奉獻(xiàn)的高尚品質(zhì)，如此才能夠保證辦公室日常工作的順利進(jìn)行。事業(yè)心和奉獻(xiàn)的精神品質(zhì)是無(wú)形的，也沒(méi)有一個(gè)具體的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，但是這些卻能夠在日常工作的積極性、對(duì)待師生的態(tài)度等方面體現(xiàn)出來(lái)，這也能夠在一定程度上反映出學(xué)校辦公室工作人員思想品質(zhì)的優(yōu)劣。

（二）較高的專業(yè)業(yè)務(wù)能力

學(xué)校辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力是衡量辦公室工作人員素質(zhì)的關(guān)鍵所在，這也代表了一個(gè)學(xué)校的管理工作的效率。在較為落后的觀念中，辦公室人員的角色就是替領(lǐng)導(dǎo)跑腿、組織協(xié)調(diào)學(xué)校工作等，甚至有人說(shuō)辦公室的工作不需要什么能力，就是執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)命令的“機(jī)器人”。這樣的觀念存在很大的缺陷和錯(cuò)誤，高校辦公室工作需要工作人員具備較高的專業(yè)性，高素質(zhì)的工作人員是學(xué)校發(fā)展和進(jìn)步的重要保證，會(huì)直接影響學(xué)?？茖W(xué)管理水平的提升以及人才的培養(yǎng)和輸送工作。

1.具備現(xiàn)代化的管理能力。在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)之下，社會(huì)現(xiàn)代化的速度不斷提升，而高校又是各種新想法和新思潮誕生的搖籃，不但具有知識(shí)密集的特點(diǎn)，而且不斷誕生各類高科技技術(shù)手段，辦公室管理工作也面臨多種多樣的變化，因而辦公室工作人員需要不斷汲取知識(shí)，了解和把握新的技術(shù)手段，以享受高科技知識(shí)的滋養(yǎng)。這就要求高校辦公室的工作人員具備頭腦靈活、知識(shí)更新快、業(yè)務(wù)流程熟悉以及手腳勤快的技能，以保證高校辦公室工作的順利開展。若是不能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展，在日常的工作中不吸取新的知識(shí)，不學(xué)習(xí)新的技能，而是采取一貫的落后做法，閉目塞聽或是淺嘗輒止，不但會(huì)大大降低日常的工作效率，甚至?xí)绊憣W(xué)校正常工作的開展和安排，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)失誤。在現(xiàn)代化管理的管理學(xué)觀點(diǎn)中，管理工作是通過(guò)系統(tǒng)的組織、領(lǐng)導(dǎo)以及調(diào)控等措施來(lái)完成的，管理工作的對(duì)象是一切的資源，需要利用一切資源達(dá)到完成既定目標(biāo)的目的。而對(duì)于學(xué)校的辦公室管理工作而言，需要運(yùn)用學(xué)校的場(chǎng)地資源、組織資源以及其他方面的各種學(xué)校資源來(lái)促進(jìn)和保證學(xué)校的各項(xiàng)工作和活動(dòng)的開展。就拿一場(chǎng)普通的學(xué)術(shù)會(huì)議的舉辦來(lái)說(shuō)，需要進(jìn)行多方面的協(xié)調(diào)工作：一方面是會(huì)議的計(jì)劃，需要根據(jù)當(dāng)前學(xué)生的學(xué)習(xí)現(xiàn)狀或是行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，確定這次會(huì)議的主題和方向;還要制定會(huì)議名稱、確定參加的嘉賓和主講人;還有對(duì)于會(huì)議進(jìn)程的計(jì)劃和安排、會(huì)議預(yù)算、接待工作的準(zhǔn)備、發(fā)言文件的起草以及會(huì)議時(shí)間的敲定等，這些都需要有詳細(xì)的計(jì)劃清單。另外一方面是會(huì)議的組織工作，在會(huì)議的基本方向確定之后，需要進(jìn)行場(chǎng)地的預(yù)定、會(huì)議用品的準(zhǔn)備、接待工作的具體化以及相關(guān)的住宿、就餐安排等工作，會(huì)議代表的簽到登記，以及對(duì)于會(huì)議的整體流程的把握等。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室的工作人員需要熟悉和精通各個(gè)方面的工作內(nèi)容，在會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程中，還要實(shí)時(shí)監(jiān)督各項(xiàng)工作的開展情況，調(diào)整工作進(jìn)度，及時(shí)有效地處理在會(huì)議的準(zhǔn)備或是進(jìn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)調(diào)場(chǎng)內(nèi)外的調(diào)控、場(chǎng)外的服務(wù)等。而這些工作都需要辦公室的工作人員具備較強(qiáng)的現(xiàn)代化管理能力，才能夠保證會(huì)議順利開展，給與會(huì)者留下深刻的印象。

2.一定的綜合分析能力。調(diào)查和評(píng)判學(xué)校的教學(xué)工作是高校辦公室的重要工作之一。在進(jìn)行調(diào)查的過(guò)程中，需要調(diào)查教師的教學(xué)態(tài)度、教學(xué)質(zhì)量等情況，還需要把握學(xué)校的教與學(xué)、管理工作和服務(wù)態(tài)度的關(guān)系以及教書育人的思維觀念的信息。這些信息的獲取都需要自己去親身親歷，拿到第一手的資料，但是由于個(gè)人的能力有一定的局限性，因而很可能不能全面地把握這些情況，這就需要高校的辦公室人員仔細(xì)辨別和處理這些數(shù)據(jù)資料，運(yùn)用綜合分析的能力認(rèn)真篩選和比較所得的數(shù)據(jù)，得到最有價(jià)值的信息，并依照這些調(diào)查結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)。在這一過(guò)程中，首先需要辦公室工作人員具備勤奮的工作態(tài)度，因?yàn)樾畔⒌氖占ぷ魇且豁?xiàng)較為艱巨的任務(wù)，良好的工作態(tài)度是完成這部分工作的關(guān)鍵;而在信息的處理階段，需要辦公室工作人員具有較好的綜合分析能力，能夠在眾多的數(shù)據(jù)中快速、準(zhǔn)確地找到反映實(shí)際情況的數(shù)據(jù)，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，得到自己需要的信息。因而辦公室工作人員需要有較好的綜合分析能力。

3.較好的文字功底。學(xué)校辦公室的工作人員需要與各種文件打交道，因而需要具備一定的文字功底，要熟悉各類文件格式，這是順利完成本職工作的重要保證。公文寫作除了需要基本的文章要素之外，還具有一定的特殊性，即準(zhǔn)確性。公文類的文章不僅需要準(zhǔn)確表達(dá)出領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，還需要文章的措辭準(zhǔn)確、格式正確等，這些都要求辦公室的工作人員具備較高的文字功底。

三、總結(jié)

總體來(lái)說(shuō)，新時(shí)期的發(fā)展形勢(shì)對(duì)辦公室工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，除去專業(yè)的素質(zhì)能力之外，還需要與時(shí)俱進(jìn)，全面增強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)。

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