李宗斌

[摘? ? ? ? ? ?要]? 當(dāng)今社會(huì)是信息化的社會(huì)，對于事業(yè)單位來說，檔案管理是管理事業(yè)單位工作人員的重要舉措之一，對事業(yè)單位檔案管理實(shí)行信息化已經(jīng)成為我國事業(yè)單位檔案管理行業(yè)的共識。近年來，我國事業(yè)單位檔案管理信息發(fā)展速度非?？欤碚摪l(fā)展相對成熟，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案保存轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案保存。對事業(yè)單位檔案管理員來說，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理是一個(gè)挑戰(zhàn)。為解決事業(yè)單位檔案管理信息化中存在的問題，主要介紹事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)存在的主要問題，以及進(jìn)行信息建設(shè)的必要性，最后提出了事業(yè)單位檔案管理的幾個(gè)策略，為從事檔案管理的工作人員提供參考。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);檔案保存

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）11-0228-02

一、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的主要問題

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都開始信息化建設(shè)。對我國的事業(yè)單位而言，檔案管理工作也開始進(jìn)行檔案管理的信息建設(shè)，因此檔案管理工作模式和工作方法發(fā)生了很大的改變。

隨著檔案管理的信息建設(shè)，檔案管理工作已經(jīng)開始向信息化方向轉(zhuǎn)變，在我國很多地區(qū)事業(yè)單位信息建設(shè)工作已經(jīng)展開，然而，很多信息化的方式方法并不適應(yīng)時(shí)代和科技的發(fā)展，造成了一定的事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的問題。

1.對于部分事業(yè)單位而言，很多單位在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的過程中，缺少科學(xué)合理開發(fā)信息資源的措施。對于事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的信息資源存在重復(fù)加工的問題或收集信息不全的問題。如果事業(yè)單位收集檔案信息重復(fù)而事業(yè)單位的工作人員較多，這就會(huì)給信息建設(shè)增加很大的工作量;如果事業(yè)單位收集檔案信息不全面，信息資源內(nèi)容比較少，在日后調(diào)用人員檔案的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)問題，很多信息調(diào)用不出來。

2.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中，對檔案的安全缺乏基礎(chǔ)的保險(xiǎn)措施。事業(yè)單位人員非常多，很多工作人員的檔案信息具有幾十年的檔案資料，很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息建設(shè)時(shí)，沒有注意到保護(hù)信息資源的重要性，一些國家的機(jī)密或者個(gè)人隱私的檔案資料沒有受到特殊的保護(hù)或者加密處理，容易造成資料泄露。

3.很多事業(yè)單位對檔案管理信息建設(shè)工作，沒有給予足夠的重視，很多單位讓工作能力不強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，在具體開展事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作的時(shí)候，沒有具備專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗(yàn)的人才來進(jìn)行信息建設(shè)，這會(huì)極大地降低事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)效率。很多工作人員認(rèn)為事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)不重要，在工作中存在插科打諢的問題，在信息處理方面具有消極的工作情緒，在遇到工作困難的時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)畏難的情緒。

4.檔案檢索在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中非常重要，因?yàn)槲覈氖聵I(yè)單位工作人員數(shù)量龐大，在調(diào)用檔案的時(shí)候，如果沒有檔案檢索就會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間?，F(xiàn)在，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的檔案檢索方式主要是采用計(jì)算機(jī)檢索或手工檢索兩種方式。很多事業(yè)單位沒有給予具體檢索足夠的重視，檔案檢索程序沒有得到良好的處理和開發(fā)，在具體管理過程中還有可能會(huì)出現(xiàn)重疊等錯(cuò)誤現(xiàn)象。

二、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的必要性

隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息涉及的數(shù)據(jù)量非常大，工作人員的數(shù)據(jù)多種多樣，因此事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的一個(gè)必然發(fā)展趨勢。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)主要是利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，這也是我國檔案管理工作未來的主流管理方法，在日常事業(yè)單位檔案管理工作中具有重要意義。

1.對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理來說，如果能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)，將事業(yè)單位日常工作中形成的資料與數(shù)據(jù)收集起來。通過事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)，可以將這些信息整合在一起形成長效機(jī)制，便于事業(yè)單位管理更加規(guī)范和高效。

2.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)能夠促進(jìn)工作人員進(jìn)行檔案管理的效率，在查詢和借閱檔案時(shí)候的效率會(huì)有很大的提升。對于事業(yè)單位的檔案管理員來說，如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，每個(gè)工作人員都有很多的資料，紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，在查詢檔案的時(shí)候會(huì)花費(fèi)工作人員的大量時(shí)間。過去在查詢檔案的時(shí)候，檔案管理員只能根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。經(jīng)過事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)后，檔案管理員可以通過信息檢索來提高檔案查詢的效率。

3.傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是采取紙質(zhì)檔案的保存方式。很多紙質(zhì)檔案的原件字體大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差異、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這對提高檔案管工作效率不利。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)可以統(tǒng)一檔案的內(nèi)容、字體及字跡等，用數(shù)字化統(tǒng)一的方法極大地減少了紙質(zhì)檔案保存的弊端，同時(shí)使檔案數(shù)字化信息保存方便快捷，效率高。

4.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)主要是利用網(wǎng)絡(luò)平臺和電子平臺實(shí)現(xiàn)對檔案的管理，通過建設(shè)平臺或者磁盤的方式，將事業(yè)單位的工作人員將檔案信息錄入到信息建設(shè)中。這是對檔案管理模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，和傳統(tǒng)的檔案保存方式相比節(jié)約紙質(zhì)資源，是一種環(huán)境友好型的檔案管理方式，同時(shí)對于資料本身而言，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)能夠提高檔案資料的完整性和安全性。

三、事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的策略

當(dāng)今社會(huì)，各行各業(yè)都朝著信息化和數(shù)字化方向發(fā)展。對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理主要依托的技術(shù)。在信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)知識可以突破傳統(tǒng)檔案管理的弊端，對于檔案管理來說具有重要的促進(jìn)作用。

近年來，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)逐漸規(guī)范化，信息建設(shè)的相關(guān)理論發(fā)展非?？?。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)將變得更加完善。事業(yè)單位在開展檔案管理信息建設(shè)工作時(shí)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

1.由于我國是社會(huì)主義國家，事業(yè)單位直接歸政府管理，政府也要加大事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的力度和重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確主題責(zé)任。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)由于涉及事業(yè)單位的人事變動(dòng)、文化活動(dòng)、工作成績、經(jīng)費(fèi)成果、失誤教訓(xùn)等內(nèi)容，因此很大程度上關(guān)系著事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展，必須給予足夠的重視，確保事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的完整性與準(zhǔn)確性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要分工明確，分管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時(shí)督導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)進(jìn)度，要投入時(shí)間和精力進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，借鑒成功的事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)例子，少走彎路，制定科學(xué)的決策。

2.事業(yè)單位要健全制度，逐步規(guī)范檔案管理信息建設(shè)管理，形成長效機(jī)制。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)要在平臺上設(shè)置電子政務(wù)管理模塊，由于這一部分的內(nèi)容會(huì)涉及秘密文件，因此必須重視保密處理，要把政務(wù)信息的整理、歸檔等工作納入其中。為了宏觀調(diào)控事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)，整合檔案管理信息資源，規(guī)范信息資源的統(tǒng)一和集中整理，一定要在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的過程中注意避免錄入相同檔案，這樣可以減少數(shù)據(jù)管理時(shí)間，在檢索信息、搜索信息時(shí)可以減少一定的工作量。

3.事業(yè)單位必須盡快開展事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作，整合檔案信息。事業(yè)單位工作人員多，每年都會(huì)有新增檔案，個(gè)人檔案內(nèi)容多，檔案資源覆蓋方方面面，不同工種的工作人員檔案信息的來源具有很大的不同，工作人員在事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)中，要注意歸檔保存，對信息的分類管理要找到合適的工作方法，同時(shí)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)共享資源。

4.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)保存這些文獻(xiàn)史料，延長文獻(xiàn)史料的生命期，幫助其保持文獻(xiàn)資料的原貌。另一方面很多紙質(zhì)檔案的原件字體大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差異、紙張、材料及薄厚程度往往也不同，這些對檔案的保存工作產(chǎn)生了很多弊端。事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作雖然能夠解決這些問題，但是要注意做好標(biāo)引、分類和排列等工作，讓檔案信息更加有序。

5.事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作必須加強(qiáng)信息資源安全管理，主要負(fù)責(zé)人必須給予足夠的重視，通過制訂細(xì)則的方式引起職工重視。由于檔案管理中，涉及很多涉密文件要?dú)w檔，因此事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作要加強(qiáng)保密工作?，F(xiàn)在黑客的技術(shù)發(fā)展速度很快，很多不法分子為了獲取政府信息，會(huì)利用黑客與病毒盜竊機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息，然后進(jìn)行不法操作，危害國家的安全。如果事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)工作的安全性不足，一旦遇到錯(cuò)誤操作、系統(tǒng)故障等，事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)將平臺安全面臨著巨大威脅。

四、結(jié)論

事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)非常重要，可以保證事業(yè)單位工作人員檔案的完整性和真實(shí)性，這是檔案管理的初衷。同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以促進(jìn)檔案管理的完整性，在檔案整理及分類方面也會(huì)具有很大的便利。為了提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率，本文介紹了事業(yè)單位檔案管理存在的問題和重要性，提出了檔案管理工作人員利用先進(jìn)的信息手段建立完善的檔案管理信息化的方法，促進(jìn)了事業(yè)單位的正常發(fā)展，讓檔案管理真正發(fā)揮其作用。

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編輯 李 靜