摘 要:電子信息技術(shù)的發(fā)展,促進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)始向高校的檔案管理延伸,高等學(xué)校文件、檔案管理變得網(wǎng)絡(luò)化、多元化、復(fù)雜化。高校開(kāi)始引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)以及專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員推進(jìn)信息化的數(shù)字管理,推動(dòng)了高校檔案管理的發(fā)展。本文主要分析在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理發(fā)展中的喜和憂,從而為高校檔案管理提出了相應(yīng)的對(duì)策。
關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng);高校檔案;對(duì)策
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理的“喜”
第一,傳統(tǒng)模式的高校檔案管理主要采用人工的方式對(duì)檔案管理進(jìn)行收集填寫(xiě)以及登記,完成檔案管理過(guò)程中的復(fù)雜性,然而隨著信息化的發(fā)展,人們開(kāi)始運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和數(shù)字化的管理方式,管理人員可以根據(jù)檔案的編碼以及查閱信息輸入關(guān)鍵字,就可以方便的查詢檔案。這有利于高校答案管理在模式上的有效和優(yōu)化,提高了檔案管理的效率。
第二,服務(wù)范圍變廣,檢索快捷?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代下信息化的發(fā)展,使得人們開(kāi)始應(yīng)用各種軟件以及APP查閱檔案,這不僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)職能部門(mén)之間的共享資源,也能夠促進(jìn)高校檔案服務(wù)水平和服務(wù)范圍的擴(kuò)大,使得人們足不出戶就可以查閱到自己想要的信息,從而進(jìn)行檔案信息的查詢和檢索。同時(shí)高校還可以根據(jù)檢索的范圍以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享,實(shí)現(xiàn)資源的流通,同時(shí)減少了大量的人力物力和財(cái)力。
第三,根據(jù)信息化的發(fā)展,高校的學(xué)籍檔案以及信息資源共享方面也開(kāi)始實(shí)現(xiàn)電子化的發(fā)展,尤其是針對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)檔案管理,開(kāi)發(fā)硬件和軟件建立屬于自己的高校檔案管理系統(tǒng),這在提高工作效率的同時(shí),也能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)、學(xué)生處以及其他部門(mén)之間的信息資源共享,方便各個(gè)部門(mén)查閱學(xué)生的各種信息,實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化以及系統(tǒng)化。這種一體化的服務(wù)平臺(tái)提高了高校從學(xué)生、輔導(dǎo)員、學(xué)生處以及教務(wù)處等多個(gè)部門(mén)之間的對(duì)于信息的補(bǔ)充和修改,做到了更新檔案的及時(shí)性。
二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理的“憂”
第一,面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息技術(shù)的發(fā)展,高校檔案管理由于缺乏一些專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員以及高素質(zhì)的管理員,在硬件與軟件使用上高校的檔案管理出現(xiàn)了很多的挑戰(zhàn)。而由于一些高校檔案管理的工作人員墨守成規(guī),已經(jīng)熟悉了傳統(tǒng)的管理方式,因此面對(duì)新技術(shù)新系統(tǒng)的出現(xiàn),對(duì)于檔案管理接受學(xué)習(xí)以及信息化的適應(yīng)能力較弱,這就阻礙了高校檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。
第二,數(shù)字化的管理需要高校配備一定的硬件和軟件設(shè)施,才能跟得上時(shí)代的發(fā)展推動(dòng)高校檔案的管理。高校作為重要的人才培養(yǎng)和社會(huì)服務(wù)基地,居于科學(xué)研究的前沿,在知識(shí)傳播和獲取方面有先天的優(yōu)勢(shì),更應(yīng)該重視檔案資源的開(kāi)發(fā)利用,不斷提高檔案信息化水平。但是一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的差距以及相關(guān)設(shè)備的缺乏造成了高校檔案管理在信息化上的困難,使得高校的檔案查詢和檢索功能,在網(wǎng)絡(luò)上無(wú)法實(shí)現(xiàn)其真正的價(jià)值和意義,阻礙了高校檔案管理的步伐。
三、加強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高校檔案管理的措施
第一,建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),開(kāi)展檔案管理工作。高校檔案管理部門(mén)要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況將檔案進(jìn)行歸類(lèi)分整,并且根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù),建立相應(yīng)的檔案資源管網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),高校內(nèi)部可以擁有自己的權(quán)限,對(duì)于高校的檔案進(jìn)行查詢和檢索,從而能夠提高高校檔案的效率以及使用情況。保證了高校檔案管理工作的順利開(kāi)展形成,從而建立一套屬于自己的答案管理系統(tǒng)。這就意味著檔案管理更多的將是以服務(wù)創(chuàng)新為導(dǎo)向,突破時(shí)空限制,通過(guò)微博、微信、APP等多種網(wǎng)絡(luò)渠道為學(xué)校、師生提供更快捷、便利、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)。
第二,高校檔案管理部門(mén)要提高管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和技術(shù)水平,高校檔案管理工作人員的水平直接影響了高校檔案管理工作的質(zhì)量,因此需要從高校檔案管理工作的技術(shù)管理能力以及專(zhuān)業(yè)對(duì)于管理軟件的使用上加強(qiáng)教育和培訓(xùn),從而保證高校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。不僅有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備加以支撐,更有專(zhuān)業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人員進(jìn)行操作,實(shí)現(xiàn)了檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和開(kāi)放性利用。
第三,在硬件與軟件上加強(qiáng)高校對(duì)于檔案建設(shè)的投入,打高校檔案數(shù)字化的過(guò)程,需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,尤其是在檔案查閱以及購(gòu)買(mǎi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)過(guò)程當(dāng)中,需要將檔案的信息化與處理數(shù)據(jù)的設(shè)備,才能夠?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案提供技術(shù)保障?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”就需要學(xué)校的信息發(fā)展中心建立自己的整體規(guī)劃,從各個(gè)部門(mén)之間的信息化同步進(jìn)行,才能夠推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新。借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備和軟件管理系統(tǒng),經(jīng)過(guò)圖文掃描,計(jì)算機(jī)云處理,網(wǎng)絡(luò)傳輸和系統(tǒng)存儲(chǔ),使檔案文件存儲(chǔ)更為方便,數(shù)據(jù)更為豐富,資料更為翔實(shí),管理更為科學(xué)。
四、結(jié)束語(yǔ)
“互聯(lián)網(wǎng)+”在電子信息化發(fā)展過(guò)程當(dāng)中貫穿于每個(gè)行業(yè),尤其是在利用信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)過(guò)程當(dāng)中,可以促進(jìn)高校管理檔案的效率以及整體規(guī)劃,能夠重新定位高校檔案管理工作的指導(dǎo)思想,將互聯(lián)網(wǎng)與高校檔案管理工作相結(jié)合,這不僅僅適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,更多的也是高校黨提高高校檔案管理工作有效性的重要方式。充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì),發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的基本作用,這不僅僅是為高校檔案管理提供新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),也是為了促進(jìn)高校檔案管理工作的科學(xué)和有效性。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案管理共享系統(tǒng),可以打破時(shí)間與空間的限制,將各個(gè)部門(mén)之間的檔案利用效率大大提高,從而使解決工作上復(fù)雜的檔案查詢系統(tǒng),促進(jìn)了各個(gè)部門(mén)之間能夠快速而簡(jiǎn)單的獲取答案中的信息,為高校檔案管理的體系建設(shè)提供重要的管理思路.
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作者簡(jiǎn)介
王慧樂(lè)(1971—),女,本科,副研究館員,河南周口師范學(xué)院綜合檔案室,研究方向:檔案學(xué)研究。