李保廣 楊小龍 謝之遠(yuǎn) 張軼輝

【摘 要】電力企業(yè)改革發(fā)展的新形勢(shì)，對(duì)辦公室的工作要求越來(lái)越高。文秘工作作為領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展和延伸，面臨的挑戰(zhàn)也越來(lái)越多。如何做好辦公室文秘工作，成為新形勢(shì)下辦公室文秘人員需要深入思考的問(wèn)題。本文主要結(jié)合文秘工作的實(shí)踐，探討了電力企業(yè)應(yīng)如何做好文秘工作。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);文秘;工作方法;創(chuàng)新

前言

企業(yè)文秘工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)辦文辦事的綜合性工作，處于協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門、連接高層和基層的樞紐地位。其工作范圍主要包括文書(shū)處理、公文擬寫(xiě)、會(huì)務(wù)工作、調(diào)查研究、信息收集整理、督辦反饋、信訪接待、機(jī)要保密以及領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)直接交辦的各項(xiàng)工作等。

一、企業(yè)文秘的重要性

（一）文秘工作出現(xiàn)的問(wèn)題

由于企業(yè)文秘需要掌握大量的日常工作，常會(huì)導(dǎo)致文秘人員在處理事情的疏忽，在工作的過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)把握住工作的重點(diǎn)，文秘與外部人員相處的不夠和諧，面臨解決實(shí)際問(wèn)題的困難，不能及時(shí)與上下級(jí)溝通，遇到問(wèn)題給出好的解決方案，思維邏輯不夠清晰，很難幫助領(lǐng)導(dǎo)完成日常的工作事項(xiàng)。由于辦公室文秘人員數(shù)量較少，工作量大，日常工作繁忙，導(dǎo)致文秘工作質(zhì)量下降，這對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的完成造成了很大的影響。

（二）提高文秘的工作水平效率

企業(yè)辦公室文秘的主要職責(zé)就是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，需要辦公室文秘樹(shù)立良好的心態(tài)，服務(wù)他人，需要不斷的提高自身的素質(zhì)、工作意識(shí)、工作責(zé)任，對(duì)企業(yè)工作人員下發(fā)的任務(wù)積極完成，工作期間要做到待人熱情，做好文秘與其他部門關(guān)系，樹(shù)立自身形象。企業(yè)應(yīng)該對(duì)文秘進(jìn)行專門的培訓(xùn)，提高文秘的綜合素質(zhì)，為文秘創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，鼓勵(lì)文秘積極向上自主學(xué)習(xí)。電力企業(yè)應(yīng)注重對(duì)文秘的思想教育，加強(qiáng)文秘對(duì)企業(yè)的認(rèn)識(shí)、工作的了解、對(duì)工作充滿責(zé)任心，從而提高文秘的工作效率。由于電力缺少對(duì)電力專業(yè)了解的人員，企業(yè)應(yīng)該廣納賢才，引進(jìn)專業(yè)的文秘人員進(jìn)行工作。

（三）改進(jìn)文秘的工作方法

文秘工作的內(nèi)容量大工作內(nèi)容復(fù)雜，文秘需要對(duì)每一項(xiàng)工作都做好，同時(shí)也需要不斷改進(jìn)自己的工作方法，提高工作效率，做好本職工作，掌握好工作的主要性不斷學(xué)習(xí)工作的內(nèi)容規(guī)律，抓住工作的重點(diǎn)，注意工作細(xì)節(jié)的管理，調(diào)整好自身心態(tài)，在工作中充實(shí)自己。在電力企業(yè)文秘工作中，應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員做好溝通，遇見(jiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，不要在錯(cuò)誤的意識(shí)下完成工作，提高工作效率工作質(zhì)量。電力企業(yè)文秘缺乏對(duì)實(shí)際現(xiàn)有問(wèn)題的解決方案，按照傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行工作，但文秘也需要對(duì)電力企業(yè)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行處理，與技術(shù)人員做好協(xié)調(diào)，更好的完成本職工作。

二、提高辦公室工作效率

（一）做好自身工作

電力企業(yè)文秘在一些重要場(chǎng)所起到很重要的關(guān)系，文秘需要安排好領(lǐng)導(dǎo)的行程，為領(lǐng)導(dǎo)做好鋪墊和傳遞領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的信息。因此文秘需要在繁瑣的工作中提高工作效率，在做好本職的基礎(chǔ)上努力完成其他工作任務(wù)，制定好每天的工作流程、注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確的分工，處理好各項(xiàng)事務(wù)，找到對(duì)工作高效完成的技巧，保證好日常工作井然有序。工作時(shí)能夠抓住工作重點(diǎn)，在完成工作中不氣餒，還要與其他部門人員接觸，做好溝通，要時(shí)刻記著自身的服務(wù)意識(shí)，在人情事故的表達(dá)上注重自身需傳達(dá)的責(zé)任，從被動(dòng)服務(wù)變成主動(dòng)服務(wù)，充分發(fā)揮自己的本職工作。只有在人際交往的過(guò)程中做得最好就可以提高工作效率。增強(qiáng)自己對(duì)工作的認(rèn)識(shí)，電力企業(yè)文秘由于長(zhǎng)時(shí)間在室內(nèi)工作缺少與其他部門處事的能力，對(duì)處理工作問(wèn)題沒(méi)有足夠的經(jīng)驗(yàn)，因此企業(yè)需要對(duì)文秘人員進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)技能培訓(xùn)，在實(shí)踐中尋找問(wèn)題的解決方法，不斷探索提高工作效率，安排文秘人員學(xué)習(xí)電力企業(yè)的企業(yè)文化、信息技術(shù)、專業(yè)知識(shí)，只有通過(guò)不斷的提高自身文化水平素質(zhì)才能在企業(yè)辦公中提高效率。在電力企業(yè)文秘工作中，文秘人員需要完成大量的工作任務(wù)，文秘人員應(yīng)該不斷完善自己對(duì)工作的態(tài)度，對(duì)工作踏實(shí)肯干、積極完成、全面聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)安排，把企業(yè)當(dāng)成自己的家，創(chuàng)建美好的家庭，并在言行舉止上控制好自己，積極樂(lè)觀的處理好各個(gè)方面。

（二）企業(yè)文秘的基本守則

企業(yè)文秘應(yīng)該做到職業(yè)道德的基本守則，保守企業(yè)相關(guān)機(jī)密，文秘會(huì)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議，能夠掌握企業(yè)的核心機(jī)密必須具有嚴(yán)格的保密意識(shí)，要學(xué)到忠企業(yè)全身心投入到企業(yè)中去，不為了自身利益出賣企業(yè)秘密。要準(zhǔn)確的執(zhí)行命令，還要關(guān)注完成效果，對(duì)一些做好調(diào)查及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，確保企業(yè)的工作質(zhì)量，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做出的工作提出建議，及時(shí)的提出企業(yè)的發(fā)展事項(xiàng)發(fā)展趨勢(shì)，更好的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作。

（三）信息時(shí)代提高工作質(zhì)量

我國(guó)已進(jìn)入了信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)影響了我們的生活，融入到各個(gè)領(lǐng)域，文秘應(yīng)該做出及時(shí)掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的運(yùn)用，在工作中提高工作效率，融入信息時(shí)代。企業(yè)文秘應(yīng)該積極學(xué)習(xí)借鑒一些經(jīng)典的企業(yè)案例，結(jié)合實(shí)際問(wèn)題做出新的創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的思想道路和傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)。

三、 電力企業(yè)文秘工作方法

電力企業(yè)文秘要想對(duì)改革發(fā)展的新形勢(shì)應(yīng)付自如，將各項(xiàng)事務(wù)處理的井井有條，必然離不開(kāi)特定的工作方法。在此，重點(diǎn)探討當(dāng)下電力企業(yè)文秘工作的要求和方法。

（一）樹(shù)立三種意識(shí)

（1）服務(wù)意識(shí)。一要增強(qiáng)大局意識(shí)，圍繞中心，服務(wù)大局，要善于從政策的角度思考問(wèn)題，謀劃工作，當(dāng)好參謀。二要增強(qiáng)超前意識(shí)。想問(wèn)題、辦事情要超前一步，注重?fù)Q位思考，提高敏感性，增強(qiáng)主動(dòng)性，經(jīng)常深入基層，及早做好調(diào)查研究，提出有可行性的意見(jiàn)和建議。三要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，要牢固樹(shù)立服務(wù)第一的思想，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情、部門協(xié)同的事項(xiàng)要積極主動(dòng)辦好，既要服務(wù)好機(jī)關(guān)，又要服務(wù)好基層，既要熱情周到，又要大度細(xì)致。

（2）學(xué)習(xí)意識(shí)。對(duì)于電力企業(yè)而言，文秘除應(yīng)學(xué)習(xí)傳統(tǒng)的辦公知識(shí)外，還應(yīng)具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)：一是依法治企知識(shí)。現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展對(duì)文秘的法律素質(zhì)要求越來(lái)越嚴(yán)格。我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求企業(yè)在法律規(guī)定的范圍內(nèi)獨(dú)立行使經(jīng)營(yíng)自主權(quán)。這就要求文秘應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)《公司法》、《合同法》、《侵權(quán)責(zé)任法》等與依法治企相關(guān)的法律知識(shí)。憑借法律知識(shí)儲(chǔ)備，提出合理建議，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。二是經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)。通曉本企業(yè)各項(xiàng)基本制度，學(xué)習(xí)和熟悉本企業(yè)的運(yùn)作流程、技術(shù)工藝、經(jīng)營(yíng)服務(wù)等知識(shí)。三是企業(yè)文化建設(shè)知識(shí)。企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力是文化建設(shè)，突顯電力企業(yè)的人文品質(zhì)和社會(huì)責(zé)任。文秘要熟知企業(yè)核心價(jià)值觀、規(guī)章制度等信息，才能在對(duì)外交往中通過(guò)準(zhǔn)確表達(dá)企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容，推動(dòng)企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)共贏中實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展。

（3）創(chuàng)新意識(shí)。電力企業(yè)的文秘工作已經(jīng)擴(kuò)展到信息、決策、咨詢、助理、提供現(xiàn)代尖端技術(shù)服務(wù)等領(lǐng)域。工作中需要研究、控索的問(wèn)題層出不窮，必然要求思維上的創(chuàng)新，以適應(yīng)高度集中的企業(yè)管理。文秘要立足崗位充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，一定要深入實(shí)際、深入基層、深入一線，保時(shí)與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新的精神狀態(tài)，努力改變舊的思維方式和工作方法，摒棄那些過(guò)時(shí)的“舊框框”，嘗試創(chuàng)造性的進(jìn)步。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室文秘工作要做出自己的規(guī)劃路線，要有一個(gè)勇于吃苦、不怕挨累的精神，文秘工作涉及的范圍事物較多，做一名優(yōu)秀的文秘工作者，準(zhǔn)確的完成各項(xiàng)工作任務(wù)，不斷完善自己是技術(shù)水平加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，為企業(yè)獻(xiàn)身做出貢獻(xiàn)，發(fā)揮自己的作用，提高企業(yè)的工作效率。

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