徐瑜彬

摘 要：檔案管理是搜集人才和考察人才的重要方法之一，新時(shí)代背景下，要加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新工作，讓檔案管理在企事業(yè)運(yùn)行中占據(jù)重要位置。

關(guān)鍵詞：辦公室 檔案管理 創(chuàng)新

筆者通過研究當(dāng)前辦公室檔案管理存在的問題，指出企事業(yè)單位要建立一套完整的檔案管理機(jī)制，管理各環(huán)節(jié)都要相輔相成，增強(qiáng)檔案管理信息化程度，在搜集和檢索檔案時(shí)更高效，要提高檔案信息防護(hù)意識，保證個(gè)人隱私和企業(yè)機(jī)密不泄露。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，企事業(yè)單位必須高度重視人才的培養(yǎng)和管理，如何有效的甄別和搜集人才就顯得很重要。檔案管理是收集、整理和鑒定資料的重要環(huán)節(jié)，最終目的是提供有效的為社會服務(wù)的檔案人才信息，檔案管理工作復(fù)雜程度高，各個(gè)部門和科室都要分工明確。企事業(yè)單位中檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的手工記錄管理進(jìn)入了信息化管理狀態(tài)，但是當(dāng)前信息化管理中仍然存在著很多問題，制約著檔案工作的有效開展。筆者通過研究新時(shí)代辦公室檔案管理工作存在的問題，指出解決方案，希望對檔案管理工作有所幫助。

一、新時(shí)代辦公室檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作機(jī)制落后

檔案管理由于在企事業(yè)單位中作為一項(xiàng)服務(wù)性的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值，很多企事業(yè)單位不重視檔案的管理工作。很多單位檔案并不是由專人負(fù)責(zé)，而是由辦公室行政人員進(jìn)行兼職管理，檔案管理在很多單位并沒有績效考核制度，管理體系不健全，檔案管理出現(xiàn)問題后習(xí)慣推卸責(zé)任，這樣直接影響了檔案工作的推進(jìn)。再者，由于檔案管理的疏忽，很多優(yōu)秀人才的履歷在檔案中并沒有得到體現(xiàn)，造成人才流動性大，人才不能充分的挖掘，可以看出，檔案管理工作在企事業(yè)單位中非常重要。

2.檔案管理信息化程度不夠

檔案管理工作涉及到檔案收集、檔案整理、檔案編目和檢索等，每一項(xiàng)工作都必不可少，并且具有一定的程序性，相互之間組成一個(gè)統(tǒng)一的整體。在當(dāng)前檔案管理中，一些企事業(yè)單位并不重視檔案的信息化，仍然采用原始的手工統(tǒng)計(jì)方式來管理檔案，一些人才的檔案從進(jìn)入單位后就沒有再次更新過，時(shí)間長了企業(yè)高層并不能直接的了解人才的具體能力。再有，由于信息化程度不夠，單位在搜集檔案信息時(shí)耗費(fèi)的時(shí)間就會很大，搜集到的信息也起不到很大的參考作用，企業(yè)單位的運(yùn)行效率就會變得很低下。因此，豐富信息化管理方式，從分類、整理和搜索各方面都需要一定的流程。

3.信息化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)比較大

檔案涉及到個(gè)人的養(yǎng)老保險(xiǎn)、培訓(xùn)和學(xué)習(xí)情況等，屬于需要保密的個(gè)人信息。新時(shí)代，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作變得更加開放，管理上也變得更加具有時(shí)效性。但是，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，黑客和病毒等也給辦公室檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，檔案一旦被黑客攻擊，那么個(gè)人信息就會被盜取，特別是一些機(jī)密性的材料一旦丟失，就會對企業(yè)的社會帶來很大的損失。但是，由于企事業(yè)對檔案管理工作的不重視，很多電腦并沒有升級防護(hù)系統(tǒng)，造成檔案信息經(jīng)常泄漏。

二、新時(shí)代辦公室檔案管理工作創(chuàng)新策略

1.建立良好的檔案管理機(jī)制

企事業(yè)單位首先要意識到檔案管理工作的重要性，在管理中要舍得投入，要建立一套完整的檔案管理模式。對于規(guī)模大，人員數(shù)量和部門比較多的企事業(yè)單位，應(yīng)該成立專門的檔案管理部門，檔案要安排專人進(jìn)行管理，管理者需要具備基本的檔案管理知識，最好是檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)，要定期對檔案管理進(jìn)行考核，納入年終考評中。檔案歸檔時(shí)要確保其完整性，手續(xù)如果不全，應(yīng)該退回補(bǔ)辦，檔案不僅要有原件，在信息化系統(tǒng)中應(yīng)該有詳細(xì)的備份。管理人員還要學(xué)會檔案信息開發(fā)和信息輸出功能，在檔案編制、統(tǒng)計(jì)和利用上各個(gè)環(huán)節(jié)都相輔相成，所有的子系統(tǒng)在進(jìn)行作用時(shí)都形成良好的反饋機(jī)制。

2.增加檔案管理信息化程度

檔案信息化程度不高，在信息查找和檢索時(shí)就會遇到很大問題。檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒒嘤?xùn)，讓檔案管理自動化程度更高，包括信息的自動采集和檢索，在檔案分類方面按照內(nèi)容、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等進(jìn)行信息化的大類和小類區(qū)分，并在每一個(gè)分類上設(shè)置關(guān)鍵詞，這樣在進(jìn)行查找時(shí)便會方便很多。再者，要學(xué)會利用信息庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和掃描技術(shù)等，將檔案的紙質(zhì)原件、聲像材料等進(jìn)行電子歸檔，信息化過程要講求規(guī)范性和效益性，檔案信息化要符合每份檔案，企事業(yè)單位要建立一套完整的監(jiān)管制度，在信息化管理中對檔案活動產(chǎn)生積極的引導(dǎo)，從而使檔案管理有效推進(jìn)。

3.提高檔案管理者的防治風(fēng)險(xiǎn)意識

隨著檔案管理信息化的發(fā)展，風(fēng)險(xiǎn)也同樣出現(xiàn)在檔案管理中，辦公室檔案管理者要從自身開始樹立安全管理意識，建立良好的道德觀念，重視檔案的重要性。檔案涉及到個(gè)人隱私和公司機(jī)密，檔案管理者除非工作需要，不能隨意更改檔案信息，也不能將電腦用作其它活動，保存檔案的計(jì)算機(jī)防護(hù)等級要提高一個(gè)層次。采用檔案數(shù)字加密技術(shù)，可以實(shí)時(shí)更新資料檔案，并能保護(hù)信息的安全，需要大量采用，同時(shí)要對電腦加裝穩(wěn)固的防火墻系統(tǒng)和查殺病毒效果好的殺毒軟件，杜絕黑客和病毒的侵入。要充分評估檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，在管理中有嚴(yán)格防治風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的組織機(jī)構(gòu)，對于所有檔案信息要進(jìn)行備份管理，針對可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，要有專門的應(yīng)急處理方法，保障每個(gè)人檔案信息的安全。

結(jié)語

綜上所述，辦公室檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，關(guān)系到個(gè)人的信息安全和企業(yè)的機(jī)密文件，檔案管理的好壞從側(cè)面反映了企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展能力。在新時(shí)代背景下，辦公室工作人員要創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，成立專門的檔案管理部門，讓專業(yè)性強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的專人負(fù)責(zé)檔案管理。要加強(qiáng)檔案信息化程度的建設(shè)力度，讓檔案信息自動采集和檢索的程度更高，同時(shí)也要提高檔案管理防治風(fēng)險(xiǎn)的意識，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化加密技術(shù)的培訓(xùn)力度。

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