秦立

摘 要：信息技術的應用使民政局檔案信息更加全面與完整，使檔案管理實現(xiàn)了科學化與系統(tǒng)化，有效提高了檔案管理質量。本文介紹了信息時代民政檔案管理的信息化，分析了當前民政局案管理存在的問題，并提出了信息時代民政檔案信息管理與創(chuàng)新的策略。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；工程檔案；信息管理；創(chuàng)新

一、信息時代檔案管理的信息化

網(wǎng)絡信息技術、數(shù)字技術的發(fā)展推動了民政檔案領域的應用。電子文件檔案信息數(shù)據(jù)庫的形成可以為民政局檔案管理創(chuàng)造新的價值。檔案管理信息化能夠提高電子檔案的利用率和管理效率，保證檔案管理服務的良好運行，既可以幫助民政建局獲取相關的內(nèi)外信息，實現(xiàn)存檔、歸類管理等并與有關部門的有效溝通，也可以使檔案信息得到及時的保存與修正，并提高檔案信息的流通效率，節(jié)省檔案管理成本。檔案信息管理為民政檔案信息資源的開發(fā)與利用提供了良好的保障，順應了社會與時代發(fā)展的需求。

二、檔案管理存在的問題

由于民政局檔案文本具有很大的數(shù)量，有些環(huán)節(jié)單位仍然采用傳統(tǒng)管理手段，無法保證檔案信息的時效，即使引進計算機設備也無法真正實現(xiàn)檔案管理的信息化，數(shù)據(jù)信息的準確度與完整度不能保證，而且由于在檔案信息管理過程中由于缺少明確的規(guī)章，使得工程電子文件的管理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)損毀或丟失的現(xiàn)象。工程檔案管理部門的員工有些屬于轉行人員，盡管他們在檔案信息的接收、審查、歸檔以及服務滿意度方面有較多的經(jīng)驗，但是由于缺乏對檔案管理信息化、正規(guī)化的正確認識，且受到檔案管理知識水平不高、信息技術操作不熟悉的限制，直接影響了民政局檔案管理信息化建設。

三、檔案信息管理與創(chuàng)新的策略

（一）增強服務意識和觀念

民政檔案管理需要轉變傳統(tǒng)的管理理念，發(fā)揮檔案信息資源在民政管理中的作用。傳統(tǒng)的檔案管理工作堅持以檔文本的價值理念，只是單純地進行搜集、整理、保管，忽視了對檔案的充分利用。檔案管理人員應增強對檔案管理工作的服務意識，認識到檔案管理工作的重要意義和價值，并拓展管理思路，真正做到為社會大眾服務。當前的檔案管理主要依靠計算機設備，管理過程中所涉及的環(huán)節(jié)較多、工作量較大，檔案管理人員要樹立科學的信息化管理觀念，提高信息化管理的認知和理解水平，重視民政局檔案管理信息化建設。

（二）強化檔案信息資源的利用

有效利用民政檔案，是發(fā)揮檔案價值的重要體現(xiàn)。民政檔案管理部門通過將檔案資料數(shù)字化，利用網(wǎng)絡形成檔案管理的網(wǎng)站，而檔案使用者借助網(wǎng)絡，經(jīng)過查詢、辦理相應手續(xù)后可獲取所需的檔案信息資源。這樣便于檔案管理部門不僅可以滿足檔案使用者的需求，還能提升管理人員的工作效率和服務質量。為強化民政局檔案信息的利用水平，管理人員應構建檔案信息管理系統(tǒng)平臺，在配置各種硬件與軟件設施的基礎上積極研制適應管理系統(tǒng)的軟件，還要將檔案信息的錄入、整理分類等工作規(guī)范化、標準化，并對各種電子文件進行整合，便于使用者查詢。為保證檔案信息的安全性，管理人員需將室藏文件設置一定的瀏覽、查閱等使用權限，還要對查閱者的身份進行網(wǎng)上驗證，同時在檔案管理過程中懂得如何挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，并不斷更新網(wǎng)絡化管理手段。

（三）創(chuàng)新檔案信息管理模式，提升檔案管理水平

現(xiàn)代多媒體技術的應用為民政局檔案管理信息化創(chuàng)造了良好的物質條件，建立一套完整的民政局檔案信息管理系統(tǒng)很關鍵。比如工程設計方面的電子文件容量較大，容易出現(xiàn)瀏覽時顯示較慢的問題，對于此種現(xiàn)象可采取高保真高倍率的壓縮與還原技術，幫助使用者快速檢索且方便瀏覽與下載，而對于電子文件信息的錄入問題可以采用圖像解析和有關識別技術，這有助于將電子信息加入檔案管理系統(tǒng)中。根據(jù)用戶的實際需求，應建立新型的檔案信息管理工作模式，該模式可以快速地對電子數(shù)據(jù)信息進行加工處理，提供關于檔案利用以及技術查詢的咨詢服務，并運用先進的技術來確保電子文件檔案的準確性與完整性，對于電子文檔的瀏覽、保存與使用分別采用不同文檔類型的系統(tǒng)。為科學地開發(fā)和利用電子文件、充分發(fā)揮電子文件的功能，應采用先進的最優(yōu)的檔案管理軟件。

（四）建立并強化相應的規(guī)章制度

民政局檔案管理應針對檔案信息管理的維護、安全方面制定相關的制度，明確檔案管理人員的職責范圍以及查閱人員的權利與義務。民政建設單位應在國家制定的事業(yè)信息化建設制度的基礎上進行創(chuàng)新，將檔案信息管理的標準統(tǒng)一化，完善檔案信息管理的業(yè)務流程、技術規(guī)范與安全措施。將文件材料整理、分類、歸檔，并利用網(wǎng)絡將其完整地上傳至檔案管理系統(tǒng)，以使民政局檔案管理者能及時了解當前情況，幫助建設者做出準確的判斷與決策，提高檔案的利用率。

（五）提高管理人員業(yè)務水平，建設高素質管理隊伍

大數(shù)據(jù)時代下，計算機網(wǎng)絡技術的應用為檔案信息管理帶來了很多便利。民政局檔案管理人員應具有較強的獲取信息能力，所以要學習并掌握計算機信息與檔案管理方面的知識，學習參與軟件技術開發(fā)，力爭成為會檢索、分析、加工、挖掘數(shù)據(jù)庫信息，能制作網(wǎng)頁、提供檔案信息服務，能維護、開發(fā)系統(tǒng)的復合型人才。檔案管理部門應引進這方面的人才，還應為員工提供業(yè)務培訓機會，幫助員工建立完善專業(yè)知識結構，提高他們的專業(yè)技能，同時要構建并完善激勵機制與競爭機制，形成一個具有綜合業(yè)務能力的優(yōu)秀隊伍。

（作者單位：山東省單縣民政局）