鄒金坊

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展時(shí)代背景下，我國(guó)社會(huì)對(duì)現(xiàn)代文秘人才的需求日益增加，文秘人員是保障機(jī)關(guān)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的基石，是傳遞單位決策層制定的發(fā)展方向必要途徑。文秘人員的工作是多種多樣的，其中最主要的就是對(duì)文檔的整理工作，本文立足于文秘人員與文檔工作的關(guān)系展開分析，并且針對(duì)其中存在的問題以及發(fā)展趨勢(shì)提出相關(guān)的改進(jìn)措施，希望能為我國(guó)文秘工作的發(fā)展提供方向。

1 文秘與文檔工作的關(guān)系

文檔整理工作用最直白的語言來表述，就是將復(fù)雜的數(shù)據(jù)以及事項(xiàng)，用最簡(jiǎn)明干練有條理的文字整理成冊(cè)，并將其呈現(xiàn)到領(lǐng)導(dǎo)層面前，讓領(lǐng)導(dǎo)層可以憑借文檔制定決策和發(fā)展規(guī)劃。優(yōu)秀的文秘人員可以將文檔整理工作進(jìn)行得有條不紊，簡(jiǎn)明扼要，這樣極大的提高了相關(guān)機(jī)構(gòu)的工作效率。文檔整理工作涉及到的領(lǐng)域非常復(fù)雜，無論是文件的刊登與發(fā)表，相關(guān)事務(wù)的登記，對(duì)下屬文件的規(guī)定以及承包。這些環(huán)節(jié)都需要文秘人員去有機(jī)的調(diào)控，環(huán)環(huán)相扣保證每一環(huán)節(jié)紋絲不亂，才可以推動(dòng)黨政機(jī)關(guān)有效地決策執(zhí)行。無論是黨政機(jī)關(guān)還是企業(yè)發(fā)展，無論是與群眾溝通還是上傳下達(dá)都離不開文秘工作，而這些文秘工作最終匯總成冊(cè)就是所謂的文檔整理工作。所以說秘書工作與文檔整理工作有著直接關(guān)系，一個(gè)優(yōu)秀的文秘人員，可以從多方面，多角度進(jìn)行綜合分析，不僅僅是將最終的結(jié)果匯總到領(lǐng)導(dǎo)面前，還應(yīng)該根據(jù)社會(huì)管理要求提出相應(yīng)的意見。

2 工作發(fā)展需求

2.1提升文秘人員素養(yǎng)

隨著我國(guó)綜合國(guó)力的穩(wěn)步提升，市場(chǎng)對(duì)各級(jí)人才的需求日益增加，其中文秘人才的缺口日益增長(zhǎng)。許多高等學(xué)府均開設(shè)了文秘課程，輸出了大量文秘人才，但是想要成為一個(gè)優(yōu)秀的文秘工作者可不是一件簡(jiǎn)單的事情，小到打接電話，大到起草文件，可以在傳達(dá)上級(jí)指示，也可以參與或協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策。這些都是秘書工作者最尋常的工作。由此可見，寫作能力對(duì)于文秘工作者來說是多么至關(guān)重要。高等學(xué)府也紛紛加強(qiáng)文秘專業(yè)對(duì)寫作課程的學(xué)習(xí)，向社會(huì)各界征求文案寫作的專業(yè)人才培養(yǎng)學(xué)生們的文案寫作能力，只有提升了文秘人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化寫作能力才可以將會(huì)議內(nèi)容生動(dòng)形象的記錄在案，起草相關(guān)政策性的文件也可以信手拈來，輔助領(lǐng)導(dǎo)參與到社會(huì)管理指責(zé)中來。

2.2相關(guān)條件

在傳統(tǒng)的體系之中，文秘工作與文檔整理工作并非參雜在一起。文秘工作是文檔整理工作的基礎(chǔ)，但是隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展將二者有機(jī)的結(jié)合到一起，文檔整理工作的水平，直觀的反映了文秘工作者自身的綜合素質(zhì)。如果文檔整理水平有限，則會(huì)直接的降低社會(huì)管理的效率。由于文秘工作與文檔整理工作融合的時(shí)間較短，使得這二者的銜接存在著諸多問題。許多細(xì)小的方面存在著差異，例如原稿的格式、文件的格式、附件的相關(guān)規(guī)范等等。因此文秘工作者要嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)范，對(duì)每一份文案進(jìn)行整理。只有這樣才能保證文檔工作有機(jī)的進(jìn)行，保證文檔的完整性和統(tǒng)一性。

2.3強(qiáng)化文檔意識(shí)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，新型的網(wǎng)絡(luò)信息收集與處理技術(shù)隨之而來，這些新興技術(shù)的到來使得文檔工作發(fā)展日新月異，傳統(tǒng)的文檔整理體系已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代工作的需求，無法解決時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)的新型問題，再加上某些文秘人員的檔案意識(shí)不到位，很少主動(dòng)的去考慮相關(guān)的問題，使得文檔工作與文秘工作銜接并不是十分密切，因此，文檔一體化的思路應(yīng)運(yùn)而生，這是站在全局的角度出發(fā)，從檔案生成一直到檔案整理入冊(cè)，全過程都建立在文檔一體化的思路之下。十分便于文秘工作的信息共享，將文檔工作與文秘工作有機(jī)的融合在一起。

3 時(shí)代發(fā)展要求的新素質(zhì)

文秘部門是保障黨政機(jī)關(guān)穩(wěn)定運(yùn)行的重要中樞部門，肩負(fù)著上傳下達(dá)，統(tǒng)一調(diào)配的重要責(zé)任使命，因此文秘人員必須具備著新時(shí)代發(fā)展所要求的新素質(zhì)。

3.1政治素養(yǎng)

首先文秘人員要做好上傳下達(dá)的紐帶作用，就必須對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部文件以及公文的擬制有著成熟的思想，當(dāng)然，這一思想的成熟即得益于日常工作的鍛煉，但是更主要的原因是在高等學(xué)府的寫作課上，通過對(duì)相關(guān)課程的學(xué)習(xí)，打下堅(jiān)實(shí)的理論知識(shí)基礎(chǔ)才能迅速的在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，發(fā)展自身政治素養(yǎng)。文秘工作人員必須具有高度的責(zé)任心，充分了解我國(guó)的國(guó)家發(fā)展政策以及相關(guān)機(jī)構(gòu)職能，只有這樣才能更好的服務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

3.2業(yè)務(wù)素養(yǎng)

新時(shí)代對(duì)文秘工作的業(yè)務(wù)能力也有著極高的要求，文秘工作者必須熟練掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，只有這樣才能更好的完成自身的本職工作，相關(guān)的國(guó)家文件的處理辦法起草手段，對(duì)新型電子軟件的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的熟練掌握等等。這些都是新時(shí)代對(duì)文秘行業(yè)的業(yè)務(wù)要求。

3.3行業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備

各行各業(yè)都擁有著自身的工作團(tuán)體，因此文秘工作者也并非要局限于某一領(lǐng)域，但是必須在相關(guān)的文件處理，公文寫作等領(lǐng)域有著極高的知識(shí)儲(chǔ)備，即了解自身工作機(jī)關(guān)的職能和業(yè)務(wù)范圍還要對(duì)下屬機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)情況做到詳盡掌握，這就需要文秘工作者有著充分的專業(yè)知識(shí)。

4 結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)代將文秘工作與文檔整理工作有機(jī)的融合在一起，因此文秘工作者必須具有深厚的寫作功底，這就需要在求學(xué)期間打下堅(jiān)實(shí)的寫作基礎(chǔ)，才可以適應(yīng)文秘行業(yè)對(duì)工作人員寫作能力的需求，承接起文秘工作上傳下達(dá)的職能。

（作者單位：四川警察學(xué)院）