丘裕蘭

辦公室是民辦高職院校綜合辦事和行政管理部門(mén)，擔(dān)負(fù)著維持學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)生和后勤等工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，以及促進(jìn)學(xué)校改革和發(fā)展的重任。然而，當(dāng)前民辦高職院校辦公室行政管理工作還存在一些問(wèn)題，直接影響著民辦高職院校的發(fā)展。為此，本文從高職院校辦公室行政管理的重要職能和作用著手，系統(tǒng)地分析了民辦高職院校辦公室行政管理工作中存在的問(wèn)題，并提出了優(yōu)化民辦高職院校辦公室行政管理工作的策略，以提高民辦高職院校辦公室政管理的效率和水平。

1 引言

隨著高等教育的不斷發(fā)展，高職院校之間的競(jìng)爭(zhēng)也在不斷加強(qiáng)，民辦高職院校辦公室作為維系學(xué)校上下級(jí)溝通的紐帶，具有對(duì)上服從命令，對(duì)下下達(dá)指令和監(jiān)督，對(duì)內(nèi)服務(wù)管理，對(duì)外聯(lián)絡(luò)各部門(mén)機(jī)構(gòu)的重要職能，因此，學(xué)校辦公室行政管理的各項(xiàng)工作都應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，為學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)生管理等各項(xiàng)工作提供保障，促進(jìn)民辦高職院校的可持續(xù)健康發(fā)展。

2 民辦高職院校辦公室行政管理工作中存在的問(wèn)題

2.1工作職能模糊，管理模式缺乏創(chuàng)新

由于受傳統(tǒng)辦公室觀念的影響，當(dāng)前大多數(shù)民辦高職院校辦公室行政管理人員安于現(xiàn)狀，思想還停留在傳統(tǒng)的行政管理理念，采用傳統(tǒng)的按部就班的管理，缺乏創(chuàng)新，對(duì)工作職能認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為行政管理工作就是簡(jiǎn)單的傳達(dá)文件精神和服從指令安排，工作缺乏主動(dòng)性，久而久之，很多管理人員也就得過(guò)且過(guò)，毫無(wú)創(chuàng)新管理理念。事實(shí)上，辦公室行政管理工作容易受多方面因素的影響，新變化、突發(fā)狀況容易發(fā)生，因此，需要提高警惕，隨時(shí)解決出現(xiàn)的新的問(wèn)題、新情況。

2.2管理人員素質(zhì)不夠高，缺乏專業(yè)化的管理

由于受民辦高職院校各方面的影響，目前很多辦公室行政管理工作人員的來(lái)源主要有：一，來(lái)源于高職稱教職員工的家屬;二，沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，“半路出家”的管理人員;三、圍繞在教師圈中招聘，沒(méi)有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)的人員;四、從學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)中選拔錄用。這些管理人員，缺乏專業(yè)的素質(zhì)培養(yǎng)，只是經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的崗前培訓(xùn)上崗，由于行政管理工作涉及管理的范圍比較廣，工作也比較復(fù)雜，既要參與監(jiān)督執(zhí)行，又要參與決策;既要管理教職員工，又要管理學(xué)生;既要管理內(nèi)部事務(wù)，又要聯(lián)系外部。加上一些偶然性和突發(fā)性的事務(wù)，高素質(zhì)和專業(yè)化是關(guān)鍵。

2.3信息化程度低，工作效率不夠高

創(chuàng)新是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的精神和靈魂。隨著信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷深化，民辦高職院校正在步入一個(gè)全新全方位的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，國(guó)家也制定相關(guān)的“互聯(lián)網(wǎng)+產(chǎn)業(yè)”的計(jì)劃，影響和推進(jìn)民辦高職院校的信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與高職院校行政管理的深度融合。一些民辦高職院校雖然完善了相關(guān)的硬件升級(jí)，推進(jìn)了辦公自動(dòng)信息化的管理，但是，很多管理人員的工作思維和工作模式上還停留在原來(lái)的水平線上，硬件資源并沒(méi)有發(fā)揮職能優(yōu)勢(shì)，信息共享程度不高，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和信息化，提高工作效率，成為民辦高職院校行政工作管理的迫切要求。

2.4相關(guān)機(jī)制不完善，工作缺乏主動(dòng)性

隨著教育改革的不斷深化，民辦高職院校雖然進(jìn)行了一系列的體制改革，但是很多相關(guān)的機(jī)制仍然不夠完善，辦公室行政管理人員積極性仍然不高。主要體現(xiàn)以下幾方面：其一，人事分配制度的改革，使辦公室工作人員花費(fèi)過(guò)多時(shí)間和精力投入，缺乏彈性時(shí)間從事科研成果和論文成果，導(dǎo)致職稱停留在低層，收入不高，從而直接導(dǎo)致工作積極性也不高。其二，缺乏相關(guān)激勵(lì)機(jī)制。在民辦高職院校中，由于職務(wù)、職稱與工資直接掛鉤，工作的業(yè)績(jī)并沒(méi)有體現(xiàn)在工資收入中，相關(guān)的考核及獎(jiǎng)勵(lì)制度也不完善，這也是導(dǎo)致行政管理人員積極性不高的重要原因，工作積極性不高，固然也就難以提高工作的主動(dòng)性了。此外，心態(tài)很重要。一些民辦高職院校行政管理人員缺乏對(duì)工作的正確認(rèn)識(shí)，產(chǎn)生一些譬如自卑、自暴自棄的心理，這些心理使他們不安心于本職工作，形成應(yīng)付工作的局面。

3 優(yōu)化民辦高職院校辦公室行政管理工作的措施

3.1明確工作職能，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理方式

民辦高職院校要想提高辦公室行政管理工作的效率，首先，在本職工作管理上。應(yīng)該明確崗位職責(zé)要求，理清本部門(mén)的各項(xiàng)工作，以及與其他各部門(mén)之間的工作聯(lián)系，根據(jù)崗位職責(zé)的要求，制定出相關(guān)的工作計(jì)劃，并認(rèn)真執(zhí)行落實(shí)，明確崗位職能，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感;在服務(wù)管理方面。隨著高職院校教育改革體質(zhì)的不斷深入，民辦高職院校的教學(xué)質(zhì)量在不斷提高，教師和學(xué)生的素質(zhì)也在不斷加強(qiáng)，使得民辦高職院校的管理向?qū)＜?、教授、雙師型教師等高素質(zhì)隊(duì)伍發(fā)展，行政部門(mén)作為學(xué)校的服務(wù)管理部門(mén)，更應(yīng)該全面考慮教師與學(xué)生的之間的要求，才能更高效地完成相應(yīng)的管理工作。最后，在管理方式方面。改變管理模式，由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)工作，因?yàn)樾姓块T(mén)的管理工作范圍涉及到部門(mén)、人員比較廣，工作比較復(fù)雜，因此，對(duì)于日常事務(wù)的管理，事先做好相應(yīng)的計(jì)劃，做到未雨綢繆;對(duì)一些突發(fā)性的緊急工作，著重思想，盡量做到運(yùn)籌帷幄，增強(qiáng)工作的主動(dòng)。民辦高職院校辦公室行政管理工作是一門(mén)藝術(shù)，這就要求辦公室管理工作人員應(yīng)該在明確工作職能的基礎(chǔ)上，更新管理觀念，運(yùn)用先進(jìn)的知識(shí)，創(chuàng)新思維，轉(zhuǎn)變管理方式，使辦公室行政管理更好地為各部門(mén)與師生之間的服務(wù)。

3.2加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)建設(shè)，打造專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)辦公室行政管理人員的素質(zhì)建設(shè)，打造一支高效的管理團(tuán)隊(duì)，能夠在一定程度上滿足當(dāng)前高職院校有效運(yùn)作的現(xiàn)實(shí)需要。從現(xiàn)實(shí)工作執(zhí)行情況來(lái)看，高職院校辦公室行政管理需要具備一定的專業(yè)技能，因此，行政管理人員必須要掌握專業(yè)的行政管理知識(shí)和技能，增強(qiáng)工作的緊迫感和危機(jī)感，打造專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)。加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)建設(shè)，第一，可以定期或不定期舉行相關(guān)的學(xué)術(shù)交流和培訓(xùn);第二，促進(jìn)部門(mén)之間的聯(lián)誼，增強(qiáng)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，對(duì)工作中相關(guān)聯(lián)的，經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行交流討論;第三，鼓勵(lì)辦公室行政管理人員進(jìn)行專業(yè)學(xué)術(shù)研究，促使行政管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)化。

3.3大力推進(jìn)辦公信息化平臺(tái)建設(shè)，提高工作效率

信息化是社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。信息化平臺(tái)是民辦高職院校行政管理進(jìn)行全盤(pán)運(yùn)作的重要工具，是實(shí)現(xiàn)行政工作管理向全方位、多層次發(fā)展的必然趨勢(shì)?；谛姓芾砉ぷ髁鞯?，促進(jìn)各部門(mén)之間的信息交流與共享，通過(guò)信息化，實(shí)現(xiàn)高效的信息采集和信息計(jì)算處理，簡(jiǎn)化了繁瑣的流程，輔助各部門(mén)之間高效地溝通協(xié)同完成工作。大力推進(jìn)辦公信息化平臺(tái)建設(shè)，由任務(wù)的創(chuàng)建者或者發(fā)起人創(chuàng)建工任務(wù)，設(shè)置實(shí)時(shí)流轉(zhuǎn)，新建為窗口或流程進(jìn)度提醒，其他同事可以在平臺(tái)上跟蹤任務(wù)的流程，此外，設(shè)置權(quán)限，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提高工作效率。

3.4完善相關(guān)的機(jī)制，提高工作的積極性

完善民辦高職院校的相關(guān)機(jī)制，提高工作積極性。首先，辦公室行政管理人員應(yīng)該依照科學(xué)的管理理念，明確辦公室工作崗位職責(zé)，建立完善的考核機(jī)制，通過(guò)相關(guān)的績(jī)效管理，及時(shí)反饋績(jī)效考核結(jié)果，使辦公室工作管理人員能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短，有利于辦公室行政管理工作的有效進(jìn)行。其次，建立相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲，完善用人才管理制度，提高工作的積極性，增強(qiáng)辦公室行政管理人員的上進(jìn)心和使命感。

4 總結(jié)

作為民辦高職院校的一個(gè)重要的職能部門(mén)，行政工作管理的工作效率和質(zhì)量直接影響高職院校綜合管理能力的提高，行政管理部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到自身管理中存在的不足，不斷探索優(yōu)化行政管理工作的途徑，明確工作職責(zé)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷加強(qiáng)辦公室行政管理人員素質(zhì)和技能提升，加快信息化建設(shè)的進(jìn)程，完善相關(guān)機(jī)制，提高工作的積極主動(dòng)性，才能逐步穩(wěn)步提高工作效率和服務(wù)水平，促進(jìn)民辦高職院校的健康和高速發(fā)展。

（作者單位：廣州華南商貿(mào)職業(yè)學(xué)院）