趙燕平 程磊

隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的高速發(fā)展，智慧生活、智慧城市、智慧地球等“智慧化”理念越來越被重視。在這個(gè)大背景下，近年來，檔案學(xué)界也掀起了有關(guān)推動(dòng)檔案管理智慧化、構(gòu)建“智慧檔案館”的討論和探索，“智慧檔案館建設(shè)”已然成為了我國檔案學(xué)界的一大熱點(diǎn)課題。

事實(shí)上，在智慧化的討論熱潮下，近年來，在我國很多地方已經(jīng)開始了智慧檔案館的實(shí)踐與探索，但是由于各種條件限制和理念認(rèn)知錯(cuò)誤，導(dǎo)致了智慧檔案館建設(shè)推進(jìn)的舉步維艱，要想推動(dòng)智慧檔案館的健康發(fā)展，我們就有必要深入探討當(dāng)前智慧檔案館建設(shè)的現(xiàn)實(shí)問題，尋求其推動(dòng)路徑，探討其發(fā)展策略。

1 當(dāng)前智慧檔案館建設(shè)的問題分析

當(dāng)前，我國的智慧檔案建設(shè)尚屬于起步階段，且存在諸多局限和問題，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一、與我國檔案館建設(shè)現(xiàn)狀不適應(yīng)

首先，我國檔案館信息化建設(shè)基礎(chǔ)十分薄弱，無以支撐智慧檔案館的構(gòu)建。當(dāng)前，我國大多數(shù)檔案館的信息化建設(shè)水平仍然偏低，仍然處于信息化構(gòu)建的初級(jí)階段，從經(jīng)費(fèi)到基礎(chǔ)設(shè)施，從人才到技術(shù)，再到客戶需求和服務(wù)水平都存在著諸多局限。由于不同地域間存在的社會(huì)發(fā)展不均衡、文化差異大、以及管理水平的參差不齊，導(dǎo)致了不同檔案館的信息化建設(shè)程度差異較大，信息服務(wù)的水平也差異不小。這樣一來，相關(guān)部門就無法從大的層面構(gòu)建或推出智慧化建設(shè)的引導(dǎo)性政策和意見，更無法構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。此外，財(cái)政投入困難、專業(yè)化人才空缺、思想意識(shí)的薄弱等諸多局限，也導(dǎo)致了智慧檔案館的建設(shè)舉步維艱。

其次，檔案館的數(shù)字化率較低制約了智慧化的步伐。毋庸置疑，當(dāng)前，我國檔案館數(shù)字化水平還不高，整體數(shù)字化率偏低，大部分檔案館的數(shù)字化僅僅停留于目錄級(jí)的查詢檢索階段。在我國的很多檔案館，連辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都無法與檔案管理系統(tǒng)有效兼容，電子文檔的歸檔不合理，流轉(zhuǎn)也很不通暢。在我國的數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，存在著諸多前端設(shè)計(jì)不合理、后端管理很困難的問題。數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的不合理，更是導(dǎo)致其無法支撐智慧檔案館的建設(shè)，制約了檔案館智慧化的步伐。要想推動(dòng)檔案館智慧化，首先應(yīng)該補(bǔ)足檔案館數(shù)字化的短板，只有做好檔案館的數(shù)字化工作，大好扎實(shí)的基礎(chǔ)，才有可能大力推動(dòng)智慧檔案館的建設(shè)。

其三，用戶需求不足無法支撐智慧檔案館有效建設(shè)。檔案館的建設(shè)必須以用戶的需求為導(dǎo)向和前提，只有有用戶需求，才能推動(dòng)檔案館的建設(shè)和升級(jí)。但是，當(dāng)前我國檔案館存在著嚴(yán)重的用戶需求不足的問題，且無法有效激發(fā)用戶需求。這樣一來，也無法帶來充足的建設(shè)效益，故而推動(dòng)智慧檔案館的建設(shè)就更加困難。同時(shí)，我國檔案館用戶需求不旺的現(xiàn)狀提醒我們，未來的智慧檔案館一定是能夠激發(fā)用戶需求的檔案館，它不僅應(yīng)該是便捷的服務(wù)，而且還應(yīng)該是有活動(dòng)力的，應(yīng)該是一種兼具個(gè)性化和延展性的新生態(tài)。

第二、智慧化建設(shè)的理念落后

毋庸置疑，當(dāng)前我國檔案館很多管理人員對(duì)智慧檔案館的認(rèn)知和理解不夠透徹，很多人將智慧檔案館視為傳統(tǒng)實(shí)體檔案館的簡單智能化，或者是數(shù)字檔案館的簡單升級(jí)，僅僅是個(gè)升級(jí)版而已。這樣的理解是錯(cuò)誤的。智慧檔案館應(yīng)該是兼容物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、VR技術(shù)等新型技術(shù)，將人工智能和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)融合運(yùn)用于檔案管理當(dāng)中的一場(chǎng)智慧化變革，是一種智慧化重塑，并不是簡單升級(jí)一個(gè)操作系統(tǒng)就能完成的，它應(yīng)該是跟整個(gè)檔案館基礎(chǔ)建設(shè)完美兼容共構(gòu)并實(shí)現(xiàn)智慧化重塑的變革。

第三、技術(shù)運(yùn)用的表淺化

正是因?yàn)橹腔刍ㄔO(shè)的理念落后，導(dǎo)致了很多檔案館的技術(shù)運(yùn)用和升級(jí)呈現(xiàn)表淺化特征。很多檔案館投入巨資，與運(yùn)營商和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)企業(yè)推出各種智慧化建設(shè)方案，從技術(shù)上看，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)紛紛被引入，表面上看過去“高上大”，但是仔細(xì)一看，這些技術(shù)的運(yùn)用很多都是在場(chǎng)館管理之上，并沒有有效地融入檔案管理這一建設(shè)核心之中，檔案主流業(yè)務(wù)構(gòu)架并沒有得到有效升級(jí)。裝個(gè)RFID電子標(biāo)簽，升級(jí)個(gè)門禁，加個(gè)電子密碼鎖，增加一個(gè)用戶識(shí)別，場(chǎng)館服務(wù)是更加高級(jí)和友好了，但是這并不能解決檔案管理的核心問題。智慧化檔案館的構(gòu)建，應(yīng)該是檔案管理核心業(yè)務(wù)的智慧化構(gòu)建。此外，在很多新技術(shù)運(yùn)用到核心業(yè)務(wù)之中時(shí)，由于沒有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和相關(guān)信息監(jiān)督規(guī)定，很多高新技術(shù)一旦運(yùn)用于電子檔案管理，就可能引發(fā)諸多風(fēng)險(xiǎn)。在智慧化建設(shè)過程中，如何保護(hù)好檔案文件信息是一個(gè)極為重要的課題。

2 智慧檔案館建設(shè)的發(fā)展策略思考

近年來，我國很多地方已經(jīng)開始了智慧檔案館的實(shí)踐與探索，但是均遭遇了不少的問題，前進(jìn)的步伐顯示十分艱難，其問題主要是智慧檔案館的建設(shè)與我國檔案館建設(shè)現(xiàn)狀不適應(yīng)，不具備快速發(fā)展的基礎(chǔ)，以及各地對(duì)智慧檔案館的建設(shè)理念不統(tǒng)一，認(rèn)知不全面，并帶來的技術(shù)表淺化運(yùn)用構(gòu)建。要改變這種發(fā)展現(xiàn)狀，就必須認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，腳踏實(shí)地地推動(dòng)各項(xiàng)工作。

第一、智慧檔案館的建設(shè)規(guī)劃要腳踏實(shí)地，基于現(xiàn)實(shí)情況推動(dòng)相關(guān)規(guī)劃。

如前文所言，我國的檔案館的經(jīng)費(fèi)投入、信息化基礎(chǔ)、人才建設(shè)都比較薄弱，很難支撐智慧檔案館的全面構(gòu)建。因此我們不能好大喜功，盲目上馬，否則將帶著巨大的損失和浪費(fèi)。

要推進(jìn)智慧檔案館的建設(shè)，首先要求相關(guān)部門要做好頂層設(shè)計(jì)，國家相關(guān)部門要組織專家學(xué)者對(duì)智慧檔案館的建設(shè)進(jìn)行充分論證，并出臺(tái)普適性指導(dǎo)文件，并逐步醞釀出臺(tái)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，讓智慧檔案館的建設(shè)有章可循，有標(biāo)準(zhǔn)可參考。其次，要促進(jìn)各部門及企事業(yè)單位的合作，群策群力，資源整合，共同推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)?？紤]到目前我國地方檔案館的實(shí)力不強(qiáng)的現(xiàn)狀，應(yīng)該鼓勵(lì)不同地區(qū)的檔案部門進(jìn)行合作，聯(lián)合推動(dòng)智慧檔案館的建設(shè)。其三，國家相關(guān)部門應(yīng)該扶持和鼓勵(lì)一些基礎(chǔ)條件好的檔案館進(jìn)行智慧化建設(shè)試點(diǎn)，先行先試，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，再逐步實(shí)現(xiàn)全國層面的推廣。

第二、智慧檔案館的建設(shè)要理念先行，不斷完善科學(xué)建設(shè)規(guī)劃。

要建設(shè)智慧化檔案館，首先必須要升級(jí)理念，統(tǒng)一認(rèn)知。不僅是檔案館的從業(yè)者需要統(tǒng)一認(rèn)知，而且軟件開發(fā)商也應(yīng)該跟檔案館的管理者統(tǒng)一認(rèn)知，要改變一直以來軟件開發(fā)商只顧堆砌技術(shù)不管核心業(yè)務(wù)優(yōu)化的情況。此外，檔案館的管理者要改變將智慧檔案館視為數(shù)字檔案館簡單升級(jí)的錯(cuò)誤認(rèn)知，要以一種全新生態(tài)思維審視和規(guī)劃智慧檔案館。

第三、智慧檔案館的建設(shè)要重視技術(shù)和人才的并駕齊驅(qū)。

當(dāng)前，在國家相關(guān)部門沒有出臺(tái)普適性指導(dǎo)意見和標(biāo)準(zhǔn)體系之前，各地在建設(shè)智慧檔案館時(shí)應(yīng)該遵循“整體規(guī)劃，逐步推進(jìn)”的原則。智慧檔案館的建設(shè)高度依賴新科技和新型人才，因此，檔案館既要重視技術(shù)支持，還要重視人才培養(yǎng)，二者并駕齊驅(qū)，才能有效推進(jìn)智慧化建設(shè)。與此同時(shí)，智慧檔案館的建設(shè)還應(yīng)該與智慧城市等規(guī)劃相融合，借東風(fēng)之便，尋求推進(jìn)動(dòng)力。

此外，建設(shè)智慧檔案館，應(yīng)該結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，遵循檔案管理的基礎(chǔ)原理，不應(yīng)該唯技術(shù)是瞻，脫離學(xué)科本質(zhì)屬性，而應(yīng)該科學(xué)規(guī)劃，不迂腐守舊，也不盲目冒進(jìn)，腳踏實(shí)地穩(wěn)步推動(dòng)智慧檔案館建設(shè)。

3 小結(jié)

綜上所述，近年來，在“智慧檔案館建設(shè)”的討論和實(shí)踐探索過程中，各地檔案館遭遇了種種問題，包括智慧檔案館與我國檔案館建設(shè)現(xiàn)狀不適應(yīng)問題，智慧化建設(shè)的理念落后問題，以及由此引發(fā)的技術(shù)運(yùn)用的表淺化問題等等，這些問題阻礙了智慧檔案館的長足發(fā)展，要解決這些問題，就必須要求相關(guān)部門在推進(jìn)智慧檔案館的建設(shè)規(guī)劃要腳踏實(shí)地，基于現(xiàn)實(shí)情況推動(dòng)相關(guān)規(guī)劃，堅(jiān)持理念先行，不斷完善科學(xué)建設(shè)規(guī)劃，格外重視技術(shù)和人才這兩架馬車的并駕齊驅(qū)，只有結(jié)合發(fā)展現(xiàn)狀，遵循檔案管理的基礎(chǔ)原理，科學(xué)規(guī)劃，踏實(shí)推進(jìn)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案館智慧化建設(shè)。

（作者單位：中國人民解放軍檔案館）