徐俐

摘要：近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，電子技術(shù)也日益深入電子檔案管理中，并逐漸取代了傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過電子檔案管理能夠使工作的開展更加快捷、方便，真正彌補了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端?；诖?，論文主要對信息時代背景下電子檔案管理進行探討，希望能夠逐漸完善電子檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：電子檔案;保存;利用

引言

在時代發(fā)展的過程中，社會活動和經(jīng)濟活動都面臨著較大的變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要，計算機技術(shù)的進步為電子檔案管理模式的開展也提供了重要可能。在電子檔案管理模式應(yīng)用的時候，檔案管理人員的工作負擔(dān)也得到有效減輕，檔案查詢工作也能夠更加簡便有效，管理人員不必從繁雜的紙質(zhì)文件中尋找需要的檔案，僅僅簡單的敲擊鍵盤之后，所需文件就能夠呈現(xiàn)出來。

1電子檔案利用的途徑

1.1復(fù)制

電子檔案最方便的就是拷貝。可以向使用者提供原始的數(shù)據(jù)狀態(tài)，使其使用過程具有了權(quán)威性和說服力。檔案管理部門把可供復(fù)制的資料提供給使用者時，應(yīng)該把文件及匹配的軟件提供給用戶或者把文件轉(zhuǎn)化為通用的格式，當(dāng)用戶不會使用軟件時，檔案管理人員也可為其提供圖片或其他形式供其復(fù)印。

1.2網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

通過網(wǎng)絡(luò)的便捷可以使檔案室進行功能進行延伸，而且節(jié)省了時間和物力，是目前電子檔案室建設(shè)的重點，通過網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，可以使用戶足不出戶就可以輕松訪問資料，并且在不同的檔案部門實現(xiàn)資料的互相交流學(xué)習(xí)，以及向上級報道檔案資料，都可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來實現(xiàn)。

1.3直接利用

利用檔案部門的軟件，可以打通多個平臺相互之間的通道，使檔案在多個部門可以共享、查詢。提高了信息的準確度和效率。使多個讀者同時共享一份電子資料，這是目前檔案平臺建設(shè)的重點，當(dāng)然這也要求檔案管理部門做細、做精檔案信息資料的質(zhì)量，提供更多、更有價值的信息資源。

2電子檔案管理中存在的問題

2.1缺乏對檔案管理應(yīng)用的重視

對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，因為缺少對其應(yīng)用的重視，導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮出具體的作用與價值，同時，也因為重視度不足，很難有效地將具體工作內(nèi)容下發(fā)到下級部門，或者在下發(fā)后就不再過問。如果長期處于這種情況下，則會形成一種惡性循環(huán)，并且也會降低檔案管理工作人員工作的積極性。

2.2電子檔案管理保密性較弱

大數(shù)據(jù)背景下采用的電子檔案管理方式，將原有實質(zhì)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為了“無紙化”的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息儲存在計算機中。這種方式雖然減少了一般火災(zāi)、水災(zāi)等對檔案產(chǎn)生不利的影響。不過由于當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境比較開放，數(shù)據(jù)流的出現(xiàn)加深了數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，又因為它本身很容易受到攻擊。所以，檔案管理體系可能會很大程度上遭受到網(wǎng)絡(luò)攻擊。這之中比較常見的現(xiàn)象就是黑客攻擊以及病毒攻擊。雖說很多機關(guān)單位的網(wǎng)絡(luò)都進行加密而且裝載了防火墻和一些防病毒的軟件，并擁有比較先進的設(shè)備，然而因為在應(yīng)用的過程中不重視對系統(tǒng)進行維護以及升級，導(dǎo)致相關(guān)高科技產(chǎn)品的投入資金出現(xiàn)了浪費的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致出現(xiàn)安全隱患。

2.3檔案管理人員認知程度不足

檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在著差異性，所以不能根據(jù)企事業(yè)的實際發(fā)展?fàn)顩r與時代變化轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時采用新的管理手段。同時，由于檔案管理人員缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案知識，所以工作缺乏有效性，在檔案的收集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。

3做好電子檔案管理的主要措施

3.1創(chuàng)新檔案管理理念，重視電子檔案管理工作

為了能夠進一步提高電子檔案管理的效果，必須要轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新檔案管理的理念，提高對電子檔案管理工作的重視程度，重點強調(diào)檔案資源價值的利用與開發(fā)，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理的作用。同時，檔案管理人員應(yīng)該不斷強化自身的管理意識，端正自身的工作態(tài)度，開發(fā)出更加有效的信息價值，提高工作效率與工作水平。此外，相關(guān)的管理人員與工作人員必須要具備足夠的創(chuàng)新意識，提升檔案管理工作的效果。只有這樣，才能夠使信息技術(shù)與檔案管理進行更深的融合。

3.2加強電子檔案管理安全系統(tǒng)

第一，要增強訪問安全性的提高。訪問控制對于檔案信息資源的分享和對信息資源的安全保障具有重要意義。并且訪問控制是對檔案信息資源的一種防護措施，具有極其重要的作用。通過對訪問的控制可以對用戶的訪問權(quán)限有較為科學(xué)的監(jiān)控，使得用戶的合理權(quán)益不被非法分子不當(dāng)利用。經(jīng)常使用的訪問控制方式一般是設(shè)置文字權(quán)限、身份認證、控制網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)以及口令加密等一些方法。第二，應(yīng)該要增強建設(shè)訪問的安全性。達到電子檔案信息資源在可控制的范圍內(nèi)實現(xiàn)共享和保護檔案信息資源合理訪問的科學(xué)方法是訪問控制。一方面，使得電子檔案信息資源保存的完整性和安全性得到有效保障，相關(guān)部門在對傳輸電子檔案信息資源到共享平臺時需要進行監(jiān)控，以確保不被不當(dāng)數(shù)據(jù)襲擊。另一方面，有關(guān)部門需要對數(shù)據(jù)進行加密處理然后進行保存，找到能夠保存檔案的存儲技術(shù)、共享體制和密鑰長期存儲。

3.3加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

新的發(fā)展時期，對檔案管理人員的要求也逐漸提升，檔案管理人員不僅更加熟悉檔案業(yè)務(wù)，也需要掌握一定程度的計算機專業(yè)知識。因此，在培養(yǎng)檔案管理人員的時候，需要加強對管理人員的計算機專業(yè)知識和專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，從而提升工作人員對檔案業(yè)務(wù)的管理熱情和職業(yè)道德素質(zhì)。在對檔案管理工作人員進行計算理知識內(nèi)容培訓(xùn)的時候，也能夠在招考或者深造等方式基礎(chǔ)上選拔和培養(yǎng)更多高端計算機人才，使得管理人員在精通計算機知識的同時，也能夠提升檔案業(yè)務(wù)的熟悉程度，使得管理人員能夠有效操作與開發(fā)軟件。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的時代，不僅為檔案管理工作帶來了便利，同時也帶來了比較大的挑戰(zhàn)，所以，應(yīng)該合理利用信息化技術(shù)，解決其中存在的問題，通過多種方式對檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的方式以及檔案管理的制度等多個方面進行升級與創(chuàng)新，從而充分發(fā)揮出電子檔案管理工作的重要價值，為我國各行各業(yè)的發(fā)展提供充足的后備力量。

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