楊帆

【摘 要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)地區(qū)農(nóng)村信用社也逐漸增多，如何作為農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理，是信用社相關(guān)單位亟待思考的一個(gè)問題。文章主要結(jié)合當(dāng)前信用社檔案管理存在的問題，探討相應(yīng)的管理對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】信用社;檔案管理;規(guī)范化;農(nóng)村信用社

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)金融的發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，國(guó)內(nèi)信用環(huán)境有所改善，但農(nóng)村地區(qū)的信用狀況還不容樂觀。加強(qiáng)農(nóng)商信用社檔案規(guī)范化管理，在提升信用風(fēng)險(xiǎn)防范級(jí)別的基礎(chǔ)上，建立了客戶誠(chéng)信檔案，進(jìn)一步抵御誠(chéng)信危機(jī)，篩選優(yōu)質(zhì)客戶，有助于農(nóng)村信用社的全面發(fā)展。

一、信用社檔案價(jià)值體現(xiàn)

首先，信用社檔案有重要的憑證價(jià)值。檔案的憑證價(jià)值是檔案不同于其他各種資料的最根本的特點(diǎn)。信用社檔案是確鑿的原始證據(jù)和歷史記錄。它們可以作為審查、研究、爭(zhēng)議、篩選和處理問題以及確定法律權(quán)利的基礎(chǔ)、義務(wù)和責(zé)任的憑證。其次，信用社檔案對(duì)于開發(fā)客戶有重要作用。信用社檔案對(duì)于客戶群體價(jià)值的開發(fā)就起到了很大的作用。個(gè)人客戶開發(fā)是開發(fā)的潛在客戶，運(yùn)用客戶檔案實(shí)現(xiàn)與客戶的互動(dòng)得來的。這種情況下，充分利用客戶檔案信息，把握了解客戶在想什么，需要什么樣的建議，并實(shí)施情感策略加強(qiáng)與客戶的交流與對(duì)話，開發(fā)新客戶并且維持客戶對(duì)公司的忠誠(chéng)度，實(shí)現(xiàn)了公司與客戶價(jià)值的雙贏。另外，信用社檔案可以維護(hù)企業(yè)和客戶的利益。信用社出現(xiàn)的各種憑證匯集形成了各級(jí)信用社檔案。當(dāng)信用社與客戶之間存在經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，信用社的業(yè)務(wù)檔案在澄清是非，明確責(zé)任方面發(fā)揮著重要作用。同時(shí)，信用社檔案可以改善信用社的形象。良好的信譽(yù)和卓越的業(yè)績(jī)有利于樹立良好的金融企業(yè)市場(chǎng)形象，增強(qiáng)企業(yè)力量。通過收集和歸檔形成的文件、實(shí)物文件、照片文件和視聽文件，對(duì)于全面、真實(shí)、生動(dòng)地提升金融企業(yè)形象起到了獨(dú)特的作用[1]。

二、農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）信息化建設(shè)不足

檔案管理信息化建設(shè)在過去一段時(shí)間內(nèi)呈現(xiàn)出各自為政的局面，根源在于缺乏統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃。再加上已建成檔案管理信息化的業(yè)務(wù)和技術(shù)性都有著非通用性，這也阻礙了檔案信息化共享的實(shí)現(xiàn)及系統(tǒng)的形成。當(dāng)前，很多地區(qū)仍使用單機(jī)版的檔案管理軟件，很難適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的要求。即便有的地區(qū)已經(jīng)開始普及數(shù)字化的檔案綜合管理平臺(tái)，但功能尚不完善，導(dǎo)致檔案信息面臨較大的安全隱患，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

（二）安全體系缺乏

信用社在經(jīng)營(yíng)以及人事、績(jī)效等方面形成了較為完善的制度，但是對(duì)于檔案安全管理方面或制度缺乏，或制度制定流于形式，不具可操作性，未嚴(yán)格按照安全管理制度落實(shí)具體的檔案管理行為和要求，常常使得信用社檔案管理存在著諸多的失范問題，直接影響到信用社檔案管理的安全性和規(guī)范化。例如，信用社檔案重實(shí)體檔案安全管理、缺乏電子檔案及其介質(zhì)的安全管理規(guī)定，以及相應(yīng)的保密規(guī)定、借閱制度等，加之未結(jié)合自身檔案管理工作實(shí)際，檔案安全管理制度流于形式，不具可操作性，沒有發(fā)揮出信用社檔案管理中的制度優(yōu)勢(shì)和應(yīng)有作用[2]。

（三）缺乏規(guī)范的管理體系

缺乏規(guī)范的管理制度也是農(nóng)村信用合作社檔案管理的重要問題之一。從理論上講，農(nóng)村信用合作社檔案管理的主要內(nèi)容有檔案的收集、歸檔、鑒定、開發(fā)以及檔案利用。但在實(shí)際情況下，農(nóng)村信用合作社檔案管理工作依舊處于簡(jiǎn)單水平，尤其是在檔案鑒定、開發(fā)利用等方面還有很大的欠缺。這是由于檔案工作者缺乏一定的認(rèn)識(shí)和專業(yè)素質(zhì)以及標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，在實(shí)際工作中沒有正確認(rèn)識(shí)自己的工作，不清楚自己的責(zé)任。所以說農(nóng)村的檔案管理工作沒有一定的保護(hù)措施，尚需完善。這樣就導(dǎo)致農(nóng)村信用合作社的檔案管理工作不夠先進(jìn)，其管理效率較低，不能夠有效的提升其服務(wù)的質(zhì)量。

三、提升農(nóng)村信用社檔案管理水平的有效措施

（一）科學(xué)管理，提高效率。

完整準(zhǔn)確的信息資源、科學(xué)規(guī)范的管理方法，是檔案利用工作的根本保障。檔案的提供利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和終極目的，檔案的各個(gè)工作環(huán)節(jié)最終都服務(wù)于檔案利用工作，從收集、整理、鑒定、檢索編目到安全保管，只有各個(gè)工作環(huán)節(jié)落實(shí)到位，才能實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理，為檔案利用工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化水平的提升，檔案部門應(yīng)及時(shí)改進(jìn)檔案管理方式、強(qiáng)化檔案管理水平，在做好紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上，逐步完善檔案電子化管理，更好地記錄各種文字、聲音、圖像和視頻信息，由過去單一的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展過渡到檔案紙版與電子版雙重管理。實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檢索與電子檢索并存的利用方式，對(duì)檔案資料的查全率及查準(zhǔn)率提供雙重保障，有效提升檔案的利用效率。

（二）采用先進(jìn)技術(shù)保障安全

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在信用社檔案管理中的應(yīng)用的廣度和深度前所未有，在提升信用社檔案管理的信息化水平的同時(shí)，也應(yīng)利用先進(jìn)技術(shù)做好技防，提升信用社檔案安全管理的信息化技術(shù)水平。例如，在信用社檔案管理中采用消息認(rèn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)或者密碼身份驗(yàn)證技術(shù)等，為信用社檔案查詢利用構(gòu)筑一道安全防線;添置企業(yè)安全管理技術(shù)應(yīng)用方面所需的硬件設(shè)備設(shè)施。例如，為信用社檔案管理配備必要的UPS電源，使用單獨(dú)的服務(wù)器，做好物理隔離，嚴(yán)禁接入互聯(lián)網(wǎng)。此外，購(gòu)置正版的殺毒軟件和檔案管理軟件，設(shè)置防火墻訪問控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制技術(shù)、屬性安全控制以及只讀型防改寫措施等，做好重要電子檔案信息的雙備份，防止企業(yè)電子檔案信息遭受到外部黑客攻擊或者非法訪問、惡意改寫等，提升信用社檔案安全管理的技術(shù)水平。

（三）設(shè)定口頭信用星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)

農(nóng)村信用社的誠(chéng)信檔案主要由客戶口頭和電子檔案兩部分組成，根據(jù)口頭信用使用率高的特點(diǎn)，對(duì)口頭信用的采納和識(shí)別采用了星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，一星為最差，星越多說明客戶的信用級(jí)別也越高，更值得信賴?？蛻艨陬^信用是前奏，電子記錄是強(qiáng)化，特別是針對(duì)“熟客戶”，建立比較系統(tǒng)縝密的信用走訪記錄，從客戶的承諾到最后的完成，時(shí)間無論長(zhǎng)短，都會(huì)記錄在冊(cè)。通過這種方式，可以減少一些不必要的描述，提高數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建的速度，并節(jié)省大量的財(cái)務(wù)、人力和物力[3]。

（四）提高農(nóng)村信用合作社人員的服務(wù)意識(shí)

農(nóng)村信用合作社工作人員的工作質(zhì)量直接制約著工作人員的素質(zhì)。目前，農(nóng)村信用合作社的工作人員在工作中總體上存在著人的流動(dòng)頻率高的問題，許多新招聘的人員也有問題。為此，相關(guān)的高校管理人員必須在平時(shí)學(xué)習(xí)一些法律法規(guī)知識(shí)，同時(shí)，要進(jìn)行培訓(xùn)，并通過考核。通過學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)以及技能，在最短的時(shí)間里，提升全體農(nóng)村信用合作社檔案管理工作人員的服務(wù)質(zhì)量以及工作效率。那么，為了能夠充分的激勵(lì)農(nóng)村信用合作社的檔案管理人員的綜合素質(zhì)，我們可以把他們的日常工作表現(xiàn)一起納入績(jī)效考核中，從而更好的鼓勵(lì)他們工作。建立定期檢查、年中總結(jié)、年終考核等完整的機(jī)制，只有這樣才能從根本上激發(fā)人們的積極性和創(chuàng)造性。加強(qiáng)檔案工作者的工作，促進(jìn)檔案管理的更好發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案意識(shí)與檔案工作的應(yīng)用成效密不可分，信用社檔案工作者應(yīng)不斷探尋新的服務(wù)方式，以超前的服務(wù)理念、優(yōu)化的信息服務(wù)，確保檔案的專業(yè)性、利用的主動(dòng)性、服務(wù)的超前性，提高信息資源的利用價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉大鵬.試論檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）.

[2]梁威.新時(shí)期事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及強(qiáng)化措施[J].赤子（上中旬），2017，24（06）.

[3]劉宇.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及規(guī)范化策略[J].才智，2016，35（16）.