史曉康
(國防大學(xué)政治學(xué)院 上海 200433)
新加坡國家檔案館(National Archives of Singapore簡稱NAS)成立于1968年,是新加坡國家圖書館管理局(National Library Board簡稱NLB)的下屬機(jī)構(gòu),其主要職責(zé)是收集和保管新加坡政府各部門形成的公共檔案以及音像檔案,并通過購買、遺贈(zèng)、捐贈(zèng)等方式征集與國家歷史有關(guān)的口述歷史及各類文獻(xiàn)[1]。
從2000年開始[2],NAS的檔案利用渠道開始從實(shí)體檔案館向互聯(lián)網(wǎng)延伸。目前NAS網(wǎng)站功能建設(shè)已經(jīng)較為完善。該網(wǎng)站面向公眾提供的檔案利用服務(wù)欄目有檔案在線、在線展覽等。其中檔案在線欄目提供的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索是該網(wǎng)站的主體和關(guān)鍵服務(wù),為普通公眾利用該館檔案提供了方便快捷的渠道。
NAS的檔案在線欄目提供的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索服務(wù)主要基于兩部分信息資源:一部分是NAS自建的8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫;另一部分是NLB管轄的圖書、檔案數(shù)據(jù)庫(主要是NAS自建的8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫)和新加坡國家遺產(chǎn)管理局(National Heritage Board簡稱NHB)管轄的文物和藝術(shù)品數(shù)據(jù)庫。因此,通過NAS不僅可以檢索檔案信息,還可以檢索新加坡的圖書、文物和藝術(shù)品等信息。NAS檔案在線欄目可供檢索的數(shù)據(jù)庫如表1[3]所示。
表1 NAS檔案在線欄目數(shù)據(jù)庫
對于表1所示的數(shù)據(jù)庫,NAS檔案在線欄目共提供4種檢索方式:一是針對NAS自建的8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫整體的簡單檢索(Basic Search),本文統(tǒng)稱“簡單檢索”;二是針對NAS自建的8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫整體的高級(jí)檢索(Advanced Search),本文統(tǒng)稱“高級(jí)檢索”;三是分別針對NAS自建的8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的專題數(shù)據(jù)庫檢索,本文統(tǒng)稱“專題數(shù)據(jù)庫檢索”;四是針對NLB與NHB所有數(shù)據(jù)庫的“一站式”檢索(One Search),本文統(tǒng)稱“‘一站式’檢索”。四種檢索方式與信息資源對應(yīng)關(guān)系如圖1所示。
簡單檢索是默認(rèn)的檢索方式,檢索范圍為NAS的8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫。檢索途徑僅有關(guān)鍵詞(Keywords),可輸入多個(gè)關(guān)鍵詞。NAS的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)采用布爾邏輯運(yùn)算符。簡單檢索默認(rèn)使用邏輯“與”,即取關(guān)鍵詞概念范圍的交集。
高級(jí)檢索共提供關(guān)鍵詞、日期范圍(Data Range)和數(shù)據(jù)庫(Databases)三個(gè)檢索途徑以便利用者更加精確地檢索所需檔案信息。關(guān)鍵詞可輸入多個(gè),附加的約束條件有全詞(All Words)、任意詞(Any Word)與精確短語(Exact Phrase)三項(xiàng)可選,僅能選擇一項(xiàng)。
NAS給8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫分別設(shè)置了檢索入口,可以對其中任意一個(gè)專題數(shù)據(jù)庫單獨(dú)做檢索,利用者可以在單一數(shù)據(jù)庫中精準(zhǔn)地檢索所需信息,方便利用者使用。每個(gè)專題數(shù)據(jù)庫檢索都有簡單檢索和高級(jí)檢索兩種檢索方式。
1.專題數(shù)據(jù)庫檢索的簡單檢索
各專題數(shù)據(jù)庫簡單檢索的途徑不盡相同,但是總體差異不大,細(xì)分為三個(gè)檢索途徑,分別為記錄類型(Type of Item)、關(guān)鍵詞和日期范圍。各個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵詞和日期范圍兩個(gè)檢索途徑同高級(jí)檢索中的一致,記錄類型檢索途徑則各不相同,如表2[4]所示。
2.專題數(shù)據(jù)庫檢索的高級(jí)檢索
每個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的高級(jí)檢索都設(shè)置有10個(gè)左右的檢索途徑,其中除了如關(guān)鍵詞、來源(Source)和標(biāo)題(Title)等共有的檢索途徑外,還根據(jù)每個(gè)專題數(shù)據(jù)庫資源的特點(diǎn),設(shè)置了與之契合的檢索途徑。如演講和新聞稿數(shù)據(jù)庫設(shè)置了演講或新聞稿全文(Text of Speech/Press Release)和演講者(Speaker)兩個(gè)特有的檢索途徑。各專題數(shù)據(jù)庫檢索的高級(jí)檢索的檢索途徑如表2所示。
表2 各專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索途徑
地圖和建筑規(guī)劃數(shù)據(jù)庫 有 有 所有(All)、建筑規(guī)劃(Building Plan)、地圖(Map)來源(Source)、標(biāo)題(Title)、范圍和內(nèi)容(Scope and Content)、登記編號(hào)(Accession Number)、圖像編號(hào)(Media - Image Number)、縮微編號(hào)(Microfilm Number)、權(quán)限(Conditions Governing Access)海報(bào)數(shù)據(jù)庫 有 有 無來源(Source)、標(biāo)題(Title)、登記編號(hào)(Accession Number)、圖像編號(hào)(Media- Image Number)、縮微編號(hào)(Microfilm Number)、權(quán)限(Conditions Governing Access)英屬海峽殖民地檔案、海外檔案和私人檔案數(shù)據(jù)庫有 有 無來源(Source)、標(biāo)題(Title)、范圍和內(nèi)容(Scope and Content)、登記編號(hào)(Accession Number)、圖像編號(hào)(Media - Image Number)、縮微編號(hào)(Microfilm Number)、權(quán)限(Conditions Governing Access)政府檔案數(shù)據(jù)庫 有 有 所有(All)、提交議會(huì)(PARL)、未提交議會(huì)(Non-PARL)創(chuàng)建/移交機(jī)構(gòu)(Creating/Transferring Agency)、系列(Series)、文件參考編號(hào)(Record Reference Number)、文件名稱(Record Title)、附件內(nèi)容(Attachment Content)、縮微編號(hào)(Microfilm Number)
“一站式”檢索的檢索范圍不局限于NAS的檔案信息,還可以檢索到NLB和NHB下轄的各數(shù)據(jù)庫信息[5]。因此“一站式”檢索和前文所述的檢索方式屬于完全不同的兩個(gè)檢索系統(tǒng)。
1.“一站式”檢索的簡單檢索
“一站式”檢索的簡單檢索與簡單檢索的檢索途徑一樣,僅有關(guān)鍵詞,可輸入多個(gè)關(guān)鍵詞。但是“一站式”檢索的簡單檢索的關(guān)鍵詞可以進(jìn)行布爾邏輯“與”“或”“非”運(yùn)算及精確檢索。
2.“一站式”檢索的高級(jí)檢索
“一站式”檢索的高級(jí)檢索提供了關(guān)鍵詞、標(biāo)題、創(chuàng)作者(Creator)、出版者(Publisher)和主題(Subject)5個(gè)檢索途徑。此外,一站式高級(jí)檢索還提供了書籍(Books)、報(bào)紙(Newspapers)、圖片(Images)、文件和文獻(xiàn)(Records & Papers)、雜志和文章(Magazines & Articles)、實(shí)物(Physical Objects)、音像資料(Audiovisuals)、網(wǎng)頁(Websites)和電子期刊(eJournals)9個(gè)檢索類別供利用者選擇,但是每次檢索僅可選擇其中1個(gè)類別[6]。
不同的檢索方式,會(huì)展示不同形式的檢索結(jié)果。
使用簡單檢索進(jìn)行檢索,檢索結(jié)果僅會(huì)呈現(xiàn)出8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫中所含相關(guān)記錄的數(shù)量。
高級(jí)檢索的檢索結(jié)果與簡單檢索的檢索結(jié)果基本相同,略有差異的是如果在檢索時(shí)只選擇了部分?jǐn)?shù)據(jù)庫,那么只會(huì)顯示被選中數(shù)據(jù)庫所含相關(guān)記錄的數(shù)量,未選中的數(shù)據(jù)庫將不會(huì)顯示所含相關(guān)記錄的數(shù)量。以“China”為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索,選中所有數(shù)據(jù)庫,檢索結(jié)果頁面如圖2所示。
在各個(gè)專題數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索時(shí),簡單檢索和高級(jí)檢索都會(huì)呈現(xiàn)相同形式的檢索結(jié)果。但是不同的專題數(shù)據(jù)庫顯示的相關(guān)記錄的著錄項(xiàng)目不盡相同。在檢索結(jié)果頁面,支持對檢出記錄進(jìn)行排序,各個(gè)專題數(shù)據(jù)庫提供的排序方式也不盡相同。各個(gè)專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索結(jié)果顯示的著錄項(xiàng)目和支持的排序方式如表3所示。
表3 專題數(shù)據(jù)庫檢索的檢索結(jié)果
由于“一站式”檢索整合了NLB和NHB下轄的各類數(shù)據(jù)庫,檢索出的數(shù)據(jù)量較大,因此會(huì)分類別展示檢索結(jié)果,一次僅能查看9個(gè)數(shù)據(jù)類別中的一個(gè)?!耙徽臼健睓z索的簡單檢索和高級(jí)檢索的檢索結(jié)果表現(xiàn)形式是相同的,不同類別的檢索結(jié)果顯示的著錄項(xiàng)目不盡相同。此外,每個(gè)類別的檢索結(jié)果都可以進(jìn)行篩選,并可以依據(jù)不同條件進(jìn)行排序。各類別數(shù)據(jù)的檢索結(jié)果顯示的著錄項(xiàng)目、支持的篩選條件和排序方式具體如表4所示。
表4 “一站式”檢索的檢索結(jié)果
音像資料 標(biāo)題(Title)、類型(Type)、摘要(Abstract)類型(Type)、集合(Collection)、主題(Subject)、出版者(Publisher)、創(chuàng)作者(Creator)、系列名稱(Series Title)、語言(Language)、日期(Date)、資源類型(Resource Type)、來源(Source)相關(guān)性(Relevance)、日期(Date)、標(biāo)題(Title)、創(chuàng)作者(Creator)網(wǎng)頁 標(biāo)題(Title)、類型(Type)、摘要(Abstract)主題(Subject)、出版者(Publisher)、日期(Date)、資源類型(Resource Type)相關(guān)性(Relevance)、日期(Date)、標(biāo)題(Title)、創(chuàng)作者(Creator)電子期刊標(biāo)題(Title)、作者(Author)、摘要(Abstract)主題(Subject)、出版者(Publisher)、語言(Language)、來源(Source)、數(shù)據(jù)庫(Database)、期刊(Journal)最新(Date Newest)、最舊(Date Oldest)、相關(guān)性(Relevance)
多樣化的檢索方式有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn):一是不同需求的利用者,可以根據(jù)自己的需求制定相應(yīng)的檢索策略;二是不同層次的利用者可以靈活地選擇可駕馭的檢索方式[7]。這兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)都能使利用者更高效地利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源。NAS共提供4種不同的檢索方式,不同的利用者可以根據(jù)自己的需求和層次靈活選用檢索方式,從而使NAS的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源得到更加充分的利用。我國檔案網(wǎng)絡(luò)信息檢索系統(tǒng)在建設(shè)時(shí)也應(yīng)注意提供多樣化的檢索方式,以使利用者方便、高效地利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源。
一是強(qiáng)化自有網(wǎng)絡(luò)信息資源的整合。NAS對于自有網(wǎng)絡(luò)信息資源的建設(shè)已經(jīng)較為完備了。首先NAS將其自有的信息資源分類建設(shè)了8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫,使同類型的信息資源聚集在一起;其次NAS為每個(gè)專題數(shù)據(jù)庫設(shè)置了不同的檢索方式,利用者可以更有針對性地對所需信息進(jìn)行檢索;最后NAS提供了可一次性檢索8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的檢索方式,利用者可以更便捷地檢索NAS所有的信息資源。我國檔案信息檢索系統(tǒng)在建設(shè)時(shí),應(yīng)注意要加強(qiáng)信息資源的整合,將信息資源建設(shè)成為一個(gè)有機(jī)整體,以使利用者可以更好地利用這些信息資源。
二是強(qiáng)化多類型網(wǎng)絡(luò)信息資源的整合。NAS網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)中最令人驚艷的功能就是其“一站式”檢索?!耙徽臼健睓z索是指將利用者的檢索需求轉(zhuǎn)化為不同數(shù)據(jù)源的檢索表達(dá)式,并發(fā)檢索多種數(shù)據(jù)源,并對檢索結(jié)果加以整合,最后呈現(xiàn)給利用者統(tǒng)一的檢索結(jié)果[7]。NAS提供的“一站式”檢索的檢索范圍涵蓋了圖書、檔案、藝術(shù)品、文物等。盡管檔案只是“一站式”檢索涉及的信息資源的一部分,檔案機(jī)構(gòu)在“一站式”檢索系統(tǒng)建設(shè)中更多地承擔(dān)的也只是提供資源的職能。但是“一站式”檢索代表了未來網(wǎng)絡(luò)信息檢索系統(tǒng)建設(shè)的方向,值得檔案機(jī)構(gòu)的關(guān)注。我國的檔案機(jī)構(gòu)未來應(yīng)積極參與“一站式”檢索相關(guān)的建設(shè),使檔案信息獲得更加充分的利用,謀求檔案事業(yè)更長遠(yuǎn)的發(fā)展。
NAS的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng),在功能上較為完善。但在使用過程中筆者發(fā)現(xiàn)各個(gè)檢索子系統(tǒng)之間的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在差異,這會(huì)對利用者遷移使用經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生影響,進(jìn)而影響使用體驗(yàn)。以NAS的專題數(shù)據(jù)庫為例,NAS共有8個(gè)專題數(shù)據(jù)庫,每個(gè)專題數(shù)據(jù)庫都建設(shè)有單獨(dú)的檢索系統(tǒng)。由于各個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)類型不一,因此需要設(shè)置符合其特點(diǎn)的檢索途徑。但是各個(gè)專題數(shù)據(jù)庫的檢索系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)各不相同。同樣的檢索途徑,有的專題數(shù)據(jù)庫使用下拉框?qū)崿F(xiàn),有的使用單選按鈕實(shí)現(xiàn)。如果一個(gè)利用者以往只使用一個(gè)特定的專題數(shù)據(jù)庫,一旦轉(zhuǎn)而使用另一個(gè)專題數(shù)據(jù)庫,不僅要學(xué)習(xí)該數(shù)據(jù)庫特有的檢索途徑,還要重新學(xué)習(xí)該數(shù)據(jù)庫的界面功能,無法將以往的使用經(jīng)驗(yàn)有效遷移。這會(huì)讓利用者在使用時(shí)產(chǎn)生不必要的學(xué)習(xí)成本,增加不必要的困難。我國目前的檔案網(wǎng)絡(luò)信息檢索系統(tǒng)建設(shè)尚未制定詳細(xì)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)[9],如果深度建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng),不僅要對檔案檢索途徑設(shè)置與表達(dá)制定統(tǒng)一的規(guī)則,對檢索系統(tǒng)的建設(shè)風(fēng)格也要制定相應(yīng)的規(guī)范,以降低利用者使用不同檔案檢索系統(tǒng)的學(xué)習(xí)成本,便于利用者使用。