楊艷

摘要：在當(dāng)前高校信息化背景下，加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)控是高校一卡通財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，本文首先介紹高校一卡通財(cái)務(wù)管理的背景，然后分析當(dāng)前高校一卡通財(cái)務(wù)管理存在的問題。最后結(jié)合問題及高校的實(shí)際情況給出具體的優(yōu)化策略，希望能為高校的財(cái)務(wù)管理人員提供一定的借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：高校一卡通;財(cái)務(wù)管理;會(huì)計(jì);內(nèi)部控制

一、高校一卡通財(cái)務(wù)管理的背景

高校一卡通作為一種有效的財(cái)務(wù)管理手段，能夠通過一卡通收支兩條線的管理模式減輕學(xué)校的資金壓力，提高資金的使用效率;通過系統(tǒng)自動(dòng)化的管理模式[1]減少人為操作，強(qiáng)化過程監(jiān)督，降低人員腐敗風(fēng)險(xiǎn)，確保資金管理安全;通過聯(lián)合高校的各個(gè)創(chuàng)收部門，實(shí)現(xiàn)資金的統(tǒng)一集中管理，有利于財(cái)務(wù)分析活動(dòng)的開展;能夠幫助高校找出薄弱管理環(huán)節(jié)，確定控制重點(diǎn)及發(fā)展方向;能夠強(qiáng)化高校預(yù)算編制與資源分配的合理性，有利于高校領(lǐng)導(dǎo)者做出準(zhǔn)確的管理決策，提升高校資金的管控能力;通過整合一卡通系統(tǒng)不同的模塊，方便各部門調(diào)用所需的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)，提高高校的整體辦事效率。如高校圖書館可通過調(diào)取高校學(xué)生的圖書借閱記錄了解學(xué)生的需求特點(diǎn)，從而有針對(duì)性的購(gòu)置圖書，減少資金浪費(fèi)等。一般來說，高校的一卡通系統(tǒng)包含會(huì)計(jì)核算、資金結(jié)算、收費(fèi)管理、財(cái)務(wù)信息查詢、財(cái)務(wù)信息管理以及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警六大模塊，這些模塊相互獨(dú)立又有一定的數(shù)據(jù)聯(lián)系，在保證高校各部門良好的溝通協(xié)作的情況下，能夠全面的提升高校的財(cái)務(wù)管理水平。但目前高校一卡通的財(cái)務(wù)管理還存在諸多不完善之處，急需采取有效的手段加強(qiáng)控制與管理。

二、高校一卡通財(cái)務(wù)管理中存在的問題

（一）內(nèi)控制度不健全

近年來，各大高校都在積極的推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，校園一卡通成為高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的關(guān)鍵舉措。但高校在不斷升級(jí)和改進(jìn)一卡通系統(tǒng)的同時(shí)，忽視了相關(guān)管理制度的建立和健全，使財(cái)務(wù)人員在展開校園卡的管理活動(dòng)時(shí)缺少規(guī)范性的行為依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)化的制度約束，在管理上權(quán)責(zé)不清，容易滋生貪污腐敗行為。而且目前高校將一卡通管理分為財(cái)務(wù)和信息化一卡通中心兩個(gè)部門，但這兩個(gè)部門缺少溝通協(xié)作，難以充分發(fā)揮管理實(shí)效。

（二）組織結(jié)構(gòu)不完善

目前，高校的一卡通管理組織體系不夠完善，職能崗位設(shè)置[2]不全面，出現(xiàn)管理真空，在執(zhí)行相關(guān)內(nèi)控措施時(shí)缺乏監(jiān)管。一些職能交叉分散，權(quán)責(zé)不清晰，在出現(xiàn)問題時(shí)互相推諉扯皮，極大地影響了高校的內(nèi)控管理效率，不利于高校的穩(wěn)定健康發(fā)展。以高校校園卡補(bǔ)辦流程為例，由于人員編制有限，高校的一卡通管理人手嚴(yán)重不足，存在一人多崗現(xiàn)象，制卡人員在進(jìn)行校園卡補(bǔ)辦匯總操作時(shí)可能出現(xiàn)原卡片未及時(shí)注銷或打錯(cuò)重打的現(xiàn)象。此時(shí)需要有除卡務(wù)管理人員、財(cái)務(wù)部門人員的第三方監(jiān)管審核，但是大多數(shù)高校在這一方面缺乏考量，加大了財(cái)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重削弱了高校的會(huì)計(jì)內(nèi)控力度。

（三）操作行為風(fēng)險(xiǎn)大

操作風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在資金清算環(huán)節(jié)。高校一卡通的資金清算與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)結(jié)算不同，需要通過系統(tǒng)完成部分資金清算。而且一卡通系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)是相互獨(dú)立的操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)口徑不一致，這意味著一卡通的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)分別由系統(tǒng)自動(dòng)生成和手工操作得到。如果在系統(tǒng)自動(dòng)生成的數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中找不到對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，就會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息失真，加大了財(cái)務(wù)人員的資金管理難度。由于資金的流入流出缺少有效的憑證依據(jù)，如果財(cái)務(wù)人員的信息錄入有誤，系統(tǒng)管理人員又無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常，即使在對(duì)賬環(huán)節(jié)出現(xiàn)賬實(shí)不符，也無法追根溯源，不利于會(huì)計(jì)內(nèi)控管理，甚至?xí)驗(yàn)樾畔⒌牟粶?zhǔn)確給高校帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

三、高校一卡通財(cái)務(wù)管理中會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

（一）完善會(huì)計(jì)內(nèi)控制度

高校對(duì)一卡通從卡片申請(qǐng)辦理到注銷中間的一系列流程均要建立相應(yīng)的管理制度，其中包括《一卡通授權(quán)審批管理辦法》、《一卡通會(huì)計(jì)行為操作規(guī)范》、《一卡通收費(fèi)管理制度》等。要細(xì)化各項(xiàng)條例，保證制度具有可操作性，加大高校內(nèi)控制度對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的約束力度，保證其工作有據(jù)可循、有法可依。以給高校各商戶結(jié)算一卡通消費(fèi)款為例。首先由信息化一卡通中心以商戶為單位，分別打印結(jié)算期間段的清算報(bào)表。下發(fā)給各商戶管理部門。管理部門再下發(fā)給各商戶。各商戶領(lǐng)取報(bào)表核對(duì)無誤后，在報(bào)表上簽字，交給其所屬管理部門，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后上交信息化中心。信息化中心領(lǐng)導(dǎo)簽字后由管理部門遞交到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員審核后制單，將消費(fèi)款轉(zhuǎn)入商戶賬戶。將清算報(bào)表作為會(huì)計(jì)憑證的附件存檔。

整個(gè)流程的規(guī)范性操作辦法要在制度中做出明確規(guī)定，并及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，從而加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制，防止人員腐敗風(fēng)險(xiǎn)。

（二）健全會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制

高校要嚴(yán)格按照不相容崗位分離制度設(shè)置相關(guān)一卡通管理崗位，如系統(tǒng)管理崗與業(yè)務(wù)崗的分離;數(shù)據(jù)管理崗與應(yīng)用管理崗的分離;印章保管崗與票據(jù)使用崗的分離等。將收費(fèi)、核算、結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)的崗位進(jìn)行職權(quán)分離[3]。構(gòu)建相互制約、相互監(jiān)督的崗位管理結(jié)構(gòu)，通過明確崗位權(quán)責(zé)分工，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制度，根據(jù)崗位責(zé)任設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，在結(jié)算、退款等重要操作環(huán)節(jié)設(shè)置復(fù)核流程，保障信息的準(zhǔn)確性，安全性。

（三）強(qiáng)化資金對(duì)賬管理

嚴(yán)格防范與控制財(cái)務(wù)資金管理風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化資金對(duì)賬管理，需從以下幾個(gè)方面著手。首先，負(fù)責(zé)現(xiàn)金操作的工作人員每日要將現(xiàn)金充值款項(xiàng)和一卡通軟件報(bào)表中充值金額核對(duì)，填寫現(xiàn)金送款單，及時(shí)上交給財(cái)務(wù)部門用于財(cái)務(wù)核算。財(cái)務(wù)部門人員將款項(xiàng)送至銀行，存入一卡通專用賬戶，并及時(shí)制單;其次，對(duì)于商戶一卡通消費(fèi)款結(jié)算的審核與支付，嚴(yán)格按照規(guī)定的辦理程序，定期比對(duì)收入?yún)R總結(jié)果與上一周期存在的偏差，注意大額資金清算支付管理，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)停止支付;并要與銀行合作，保持良好的合作交流，改進(jìn)各項(xiàng)工作。財(cái)務(wù)人員要保管好相關(guān)票據(jù)，對(duì)管理流程進(jìn)行詳細(xì)記錄并定期審核;最后，要建立嚴(yán)格的對(duì)賬管理體系，保證即使在脫網(wǎng)情況下使用校園卡也能通過系統(tǒng)定期的平賬和補(bǔ)記流水自動(dòng)處理系統(tǒng)已生成數(shù)據(jù)，確保賬實(shí)相符、數(shù)據(jù)一致。

（四）實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)一體化

為了實(shí)現(xiàn)資金流動(dòng)的雙向記賬，要加強(qiáng)一卡通系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，完成雙系統(tǒng)下的一體化設(shè)計(jì)，從而促進(jìn)高校的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息共享。具體措施為：在一卡通系統(tǒng)中設(shè)置與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的會(huì)計(jì)科目，事先確定好借貸方向和金額計(jì)算規(guī)則等，保證數(shù)據(jù)口徑一致，將一卡通中的信息數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，自動(dòng)生成記賬憑證，由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)審核。不僅簡(jiǎn)化了數(shù)據(jù)操作流程，提高了一卡通財(cái)務(wù)管理的效率，減輕了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，還保證了數(shù)據(jù)的可靠、準(zhǔn)確，降低了財(cái)務(wù)操作風(fēng)險(xiǎn)，保障了信息系統(tǒng)的安全。

（五）提升人員綜合素質(zhì)

高校要注重培養(yǎng)管理人員的綜合素養(yǎng)，提高其財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，加強(qiáng)內(nèi)控知識(shí)的培訓(xùn)教育，提升其財(cái)務(wù)內(nèi)控水平。財(cái)務(wù)人員應(yīng)與系統(tǒng)技術(shù)人員加強(qiáng)溝通協(xié)作，熟練掌握一卡通系統(tǒng)的操作流程，并適時(shí)提出改進(jìn)建議，不斷完善和健全一卡通管理操作系統(tǒng)。高校還需培養(yǎng)管理人員的應(yīng)急處理能力，幫助其掌握一些基本的應(yīng)急管理辦法，及時(shí)有效的防范風(fēng)險(xiǎn)隱患。并且要通過加強(qiáng)職業(yè)道德的宣傳教育提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，明確相關(guān)職業(yè)規(guī)范和法律條例，保障一卡通會(huì)計(jì)內(nèi)控體系的良好、穩(wěn)定運(yùn)行。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在高校信息化的大背景下，加強(qiáng)高校一卡通財(cái)務(wù)管理中的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制對(duì)提升高校財(cái)務(wù)管理能力、提高財(cái)務(wù)管理水平至關(guān)重要。高校管理人員對(duì)此一定要引起重視，加快構(gòu)建完善的一卡通信息系統(tǒng)管理體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]張晗迎.高校一卡通財(cái)務(wù)管理中會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的實(shí)施研究[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2018 （21）： 252-253.

[2]王梅.淺談校園一卡通對(duì)高校財(cái)務(wù)管理的影響[J].經(jīng)濟(jì)師，2018 （01）： 220-221.

[3]章國(guó)棟.企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理中的內(nèi)部控制工作的強(qiáng)化策略研究[J].中國(guó)科技投資，2017 （26）.