孫紅源

摘 要：本文分析了高校文書檔案管理工作在高校建設(shè)發(fā)展中的作用及存在的問(wèn)題，并從規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接，重視人才引進(jìn)、加大培訓(xùn)力度，領(lǐng)導(dǎo)重視、做好文書檔案管理工作，提高創(chuàng)新能力、提高服務(wù)效率，加強(qiáng)制度建設(shè)、保障執(zhí)行力度等五個(gè)方面提出了做好高校文書檔案管理工作的一些建議。

關(guān)鍵詞：高校;文書檔案;管理

文書檔案管理工作是高等學(xué)校內(nèi)部管理工作中的一個(gè)重要組成部分，是衡量一所高校管理水平的重要指標(biāo)之一。為進(jìn)一步加深對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，根據(jù)本人工作實(shí)踐和理論學(xué)習(xí)，結(jié)合目前高等學(xué)校文書檔案管理存在的問(wèn)題及現(xiàn)狀，本文從如何做好高校文書檔案管理工作方面進(jìn)行一些探討。

一、高等學(xué)校文書檔案管理工作的重要性

1.助手作用

文書檔案管理工作是高校的服務(wù)性、輔助性工作。相比于教學(xué)工作來(lái)講，文書檔案管理僅僅占據(jù)了輔助性的地位。但是實(shí)際上，文書檔案管理對(duì)于高?，F(xiàn)階段推行的各項(xiàng)日常教學(xué)以及其他日常工作都體現(xiàn)為必不可少的輔助作用。作為高校各項(xiàng)科研以及日常教學(xué)不可缺少的重要助手，文書檔案管理必須能夠受到現(xiàn)階段的高校部門重視。

2. 紐帶作用

正是由于文書部門的信息傳遞，才能使高校的各項(xiàng)工作得以落實(shí)。在整個(gè)高校的內(nèi)部，各個(gè)部門之間并非孤立性的，而是應(yīng)當(dāng)緊密銜接成為整體。在此前提下，各部門可以借助于傳遞相關(guān)文書的方式來(lái)達(dá)到密切溝通的目的，避免表現(xiàn)為部門孤立的狀態(tài)。同時(shí)，高校內(nèi)部的各個(gè)院系以及各個(gè)部門針對(duì)現(xiàn)有的文書檔案信息可以做到共同進(jìn)行分享，進(jìn)而體現(xiàn)了信息分享以及信息互動(dòng)的重要作用。

3. 窗口作用

文書檔案管理在高?，F(xiàn)階段推行的各項(xiàng)日常管理舉措中占據(jù)不可忽視的地位，并且高校的整體形象也可以經(jīng)由文書檔案管理的方式予以突顯。因此作為關(guān)鍵的高校形象窗口而言，文書檔案管理領(lǐng)域必須能夠保證符合規(guī)范化以及科學(xué)化的基本原則，如此才能創(chuàng)建優(yōu)良的高校整體形象，體現(xiàn)良好的高校外在風(fēng)貌。

二、高等學(xué)校文書檔案現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.文書工作與檔案工作銜接方面存在問(wèn)題

“文書工作是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案管理則是文書工作的繼續(xù)和延伸，兩者密不可分。而在實(shí)際工作中，文書和檔案往往實(shí)行分塊管理體制，在某種程度上拉大了文書工作與檔案管理的距離?！睓n案管理人員很少接觸文書工作，文書工作人員的檔案意識(shí)也比較淡薄，致使兩者在銜接過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)。

2.缺乏專業(yè)的檔案管理人才

目前，高校文書檔案管理水平普遍較低，與高校文書檔案隊(duì)伍專業(yè)人才匱乏有著極其密切的關(guān)系。然而從現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校內(nèi)部仍然欠缺管理檔案文書的專門人才。并且，很多高?，F(xiàn)有的該領(lǐng)域負(fù)責(zé)人員都具有兼職的特征，同時(shí)從事管理文書檔案以及其他的高校管理事項(xiàng)。在此種狀態(tài)下，高校目前推行的文書檔案管理就很難保證體現(xiàn)最佳的實(shí)效性，同時(shí)還會(huì)消耗較多的檔案管理領(lǐng)域成本。

3. 檔案意識(shí)不強(qiáng)

在實(shí)際工作中，工作常常處于被動(dòng)狀態(tài)，檔案管理部門得不到領(lǐng)導(dǎo)及廣大師生的重視，針對(duì)現(xiàn)階段的相關(guān)要求及檔案工作的意義認(rèn)識(shí)不夠。近些年以來(lái)，某些高校雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到文書檔案應(yīng)當(dāng)屬于珍貴的高校內(nèi)部資源，但是相關(guān)負(fù)責(zé)人員并沒(méi)能真正做到著眼于推進(jìn)文書檔案管理，而是局限于簡(jiǎn)單進(jìn)行文書的歸類與整理。由此可見，高校管理者本身欠缺應(yīng)有的重視度，此種現(xiàn)狀將會(huì)導(dǎo)致程度較為顯著的文書檔案遺失或者其他不良現(xiàn)象的產(chǎn)生。

4. 繼續(xù)教育力度薄弱

文書檔案管理者往往都是身兼數(shù)職，還有部分領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致每年的培訓(xùn)都向教師隊(duì)伍傾斜，檔案管理人員很少有機(jī)會(huì)出去進(jìn)修和學(xué)習(xí)。同時(shí)，作為文書檔案管理領(lǐng)域的具體負(fù)責(zé)人員本身也未能做到全面關(guān)注該領(lǐng)域的綜合素養(yǎng)提升，因此對(duì)于高校為其提供的檔案管理領(lǐng)域培訓(xùn)表現(xiàn)為忽視的心態(tài)。在此種狀態(tài)下，文書檔案管理很難做到與信息化手段實(shí)現(xiàn)緊密的銜接與融合。

5.缺乏制度創(chuàng)新，與科學(xué)化管理的要求不相適應(yīng)

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，近年來(lái)大部分高等學(xué)校創(chuàng)新力度都很大，大的制度建設(shè)有領(lǐng)導(dǎo)主抓，層層落實(shí)，與新的外部環(huán)境不相適應(yīng)。文書檔案管理工作帶有明顯的黨政機(jī)關(guān)檔案管理的色彩，基本上是幾十年一貫制。檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)上，在實(shí)際工作中也一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式，忽視了對(duì)其他工作的滲透及體現(xiàn)檔案價(jià)值的服務(wù)，工作手段相對(duì)落后，與信息時(shí)代高效便捷的要求不相適應(yīng)。

三、提高高校文書檔案管理水平的對(duì)策

1. 規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接

“文件是檔案的前身， 文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量， 沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案， 高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。”文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，形成良性互動(dòng)的行動(dòng)路線，在參與實(shí)際活動(dòng)過(guò)程中履行指導(dǎo)、監(jiān)督、服務(wù)職責(zé)。高校文書檔案管理若要體現(xiàn)最佳的實(shí)效性，那么必須建立在各項(xiàng)機(jī)制銜接與融合的前提下。與此同時(shí)，作為負(fù)責(zé)人員還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案管理認(rèn)識(shí)，確保對(duì)于更多的檔案管理資源都要將其投入現(xiàn)有的檔案管理領(lǐng)域。高校通過(guò)引進(jìn)全新的檔案管理設(shè)備，對(duì)于老舊的檔案管理設(shè)備予以適當(dāng)淘汰，并且引進(jìn)信息科技手段用于支撐文書檔案管理。

2. 重視人才引進(jìn)，加大培訓(xùn)力度

做好高校文書檔案工作的關(guān)鍵是建立一支穩(wěn)定的、業(yè)務(wù)精通的檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培養(yǎng)，建立起切實(shí)可行的人才培養(yǎng)方案和激勵(lì)機(jī)制。具體在該領(lǐng)域的相關(guān)實(shí)踐中，作為檔案管理的具體負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)能夠切實(shí)做到全面監(jiān)控現(xiàn)有的檔案管理流程，并且善于借助信息科技手段用于完成各類的檔案文書歸類與存放。因此，作為高校部門目前需要全面著眼于培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理負(fù)責(zé)人員，并且引進(jìn)該領(lǐng)域的更多全職人員。

3.領(lǐng)導(dǎo)重視，做好文書檔案管理工作

從本質(zhì)上講，文書檔案管理應(yīng)當(dāng)被置于首要的高校管理地位，因而需要做到運(yùn)用合理措施來(lái)避免表現(xiàn)為形式化的文書檔案管理。在此前提下，作為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須著眼于重視文書檔案的日常管理，對(duì)于現(xiàn)有的各項(xiàng)管理機(jī)制也要做到不斷予以健全。唯有如此，文書檔案管理領(lǐng)域才能體現(xiàn)最大化的檔案管理效果，進(jìn)而對(duì)于形式化的文書檔案管理現(xiàn)狀予以切實(shí)的改進(jìn)。

4. 增強(qiáng)創(chuàng)新能力，提高服務(wù)效率

要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，無(wú)論是檔案管理工作、檔案信息交流還是開展檔案業(yè)務(wù)工作，都應(yīng)以現(xiàn)代化技術(shù)手段作為媒介，充分利用網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，提高管理水平和效率，幫助解決問(wèn)題。要確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識(shí)，扭轉(zhuǎn)研發(fā)者對(duì)檔案管理無(wú)效益的片面認(rèn)識(shí)，形成研究新需求、接受新技術(shù)、應(yīng)用新手段的強(qiáng)烈使命感。與此同時(shí)，高校及其有關(guān)部門還要做到更多借助于信息科技手段，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)針對(duì)校內(nèi)文書檔案資源的溝通。各個(gè)不同高校之間若能做到頻繁進(jìn)行檔案文書領(lǐng)域的資源互動(dòng)，則可以保證分享現(xiàn)有的檔案管理珍貴經(jīng)驗(yàn)，避免表現(xiàn)為盲目性的檔案管理現(xiàn)象。

5. 加強(qiáng)制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度

“著力推進(jìn)制度創(chuàng)新工作，根據(jù)學(xué)校的管理體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)變化，甄別廢除完全不適宜的規(guī)定，修改、完善部分不相適宜的規(guī)則，建立新興業(yè)務(wù)的管理辦法，建立階段性修編檔案規(guī)范制度，為檔案工作提供強(qiáng)有力的組織制度保障?！痹跈n案部門外圍環(huán)境不斷變化的過(guò)程中，檔案工作制度建設(shè)不可能一蹴而就。為此，我們要定期對(duì)現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行評(píng)審，組織系統(tǒng)內(nèi)的管理力量集中進(jìn)行篩選、修訂或補(bǔ)充，以使我們的制度符合實(shí)際和切實(shí)行之有效。從創(chuàng)建機(jī)制保障的視角來(lái)看，高校針對(duì)現(xiàn)階段的文書檔案全面管理必須能夠做到逐步予以推進(jìn)，通過(guò)運(yùn)用循序漸進(jìn)的思路來(lái)彌補(bǔ)現(xiàn)有的檔案管理誤區(qū)，逐步做到健全現(xiàn)有的檔案管理模式與管理手段。針對(duì)各類不同的文書檔案來(lái)講，應(yīng)當(dāng)切實(shí)做到全方位的篩選以及歸類工作，避免混淆各類的文書檔案信息。

四、結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，它不僅要求文書工作和文書檔案管理人員具有良好的工作能力和業(yè)務(wù)能力，有良好的職業(yè)道德和高度的責(zé)任心，而且也要求各級(jí)高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，為文書檔案管理工作提供各項(xiàng)保障。只有這樣，才能提高高校文書檔案管理水平，發(fā)揮文書檔案在高校改革發(fā)展中的作用，更好地為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。

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