楊素珍

摘 要：檔案管理工作要解決的問題，是把企業(yè)有價(jià)值的文件收歸企業(yè)公有，提供給企業(yè)不同時(shí)期的所有人員共享信息資源，檔案的憑證作用和法律作用尤為重要，在企業(yè)里檔案發(fā)揮最多的作用是參考作用，別人是怎么做事情的，你不用自己親自做一遍，拿來結(jié)果直接用即可，節(jié)省下來的時(shí)間、人力、物力是無法估量的，為企業(yè)做出的貢獻(xiàn)是不能用具體數(shù)字所能體現(xiàn)的。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;情感披露;參考作用;憑證作用

央企檔案的重要性，似乎人人都知道。但要踏踏實(shí)實(shí)地為檔案做點(diǎn)事情，似乎人人都不樂于去做。大家都這么想，“檔案僅是檔案室的事情，與我無關(guān)，我只需要利用檔案，我要利用檔案的時(shí)候，檔案室就應(yīng)該什么都有”。甚至于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人都認(rèn)為：“我設(shè)置檔案室，就是讓你們做檔案的，怎么還需要?jiǎng)e人參與，那我要你們干什么？” ? ? 殊不知，檔案人員守護(hù)的檔案，并非檔案人員產(chǎn)生的，檔案理論中，有一個(gè)最基本的常識就是“誰形成，誰歸檔”。誰都無法代替文件形成者的功能，不是親歷人是無法說清楚文件的來龍去脈的，每份文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系、邏輯關(guān)系，只有經(jīng)辦人最清楚，只有他才能分類組卷出來。文件具有全員性和全過程性的特點(diǎn)，檔案的生命周期中，自它形成的那一天起，對其所有的操作，都將決定它的質(zhì)量，而非在既成事實(shí)以后所能“做”出來的。只有形成者對自己的檔案有鑒定、解釋、整理的能力，別的任何人，只要沒有參與這件事情就沒有這種能力。檔案管理人員只能解決檔案的外包裝、存放位置固定、標(biāo)識、檢索目錄的建立和如何安全有效地保管和利用等后續(xù)工作。如果說，“檔案”是眾多生產(chǎn)流水線上的產(chǎn)品，那么形成者就是生產(chǎn)者，檔案管理員就是成品包裝車間和銷售車間。該產(chǎn)品質(zhì)量好壞的關(guān)鍵在于生產(chǎn)質(zhì)量而非包裝質(zhì)量，檔案管理員的包裝能給產(chǎn)品的是更好的辨識度和利用上的便利條件。

檔案管理工作要解決的問題，是把企業(yè)有價(jià)值的文件收歸企業(yè)公有，提供給企業(yè)不同時(shí)期的所有人員共享信息資源，不致使其淪落為某一人或某一部門的私有物品，以至企業(yè)信息資源無法共享，不能發(fā)揮其最大效用。如果說，企業(yè)的浪費(fèi)行為，包括人力資源浪費(fèi)、財(cái)力資源浪費(fèi)、物資資源浪費(fèi)，那么檔案解決的就是信息資源的浪費(fèi)，信息資源的浪費(fèi)最終會(huì)影響到企業(yè)經(jīng)營成本的上升，甚至使企業(yè)出現(xiàn)決策性失誤，錯(cuò)失企業(yè)發(fā)展的最佳時(shí)機(jī)。馬云曾感慨地說過：“打敗企業(yè)的不是技術(shù)，是文件?！碑?dāng)然這里的文件應(yīng)該主要指政府的批文。我們尋常百姓，不也是經(jīng)常被自己的人事檔案、戶籍檔案、繳費(fèi)檔案等各種掌握在別人手里的證明所打敗嗎？為此所費(fèi)的周折，打掉牙往肚里咽的事，相信中國人都知道，說到底，是這些主管部門檔案工作的失職，“你能證明你是你自己嗎？”這不是笑話，檔案就是這種能證明你是你自己的證據(jù)，而且大家都相信。這就是檔案的憑證作用和法律作用，在企業(yè)里檔案發(fā)揮最多的作用是參考作用，別人是怎么做事情的，你不用自己親自做一遍，拿來結(jié)果直接用即可，節(jié)省下來的時(shí)間、人力、物力是無法估量的，為企業(yè)做出的貢獻(xiàn)是不能用具體數(shù)字所能體現(xiàn)的。

整理檔案的過程，是文件建立有機(jī)聯(lián)系的過程，是標(biāo)識、固化檔案存放位置的過程。做檔案的最終目的，是要做到在浩如煙波的文件當(dāng)中找到你要的那一個(gè)，不僅存放該文件的檔案管理人員能找到它的位置，任何一個(gè)人依據(jù)存放方法都能找到它，而且若干年以后，它依然如形成之初一樣，安然無恙地呆在那里，存放的檔案要能經(jīng)得起時(shí)間的考驗(yàn)。

檔案的質(zhì)量可以反映出一個(gè)企業(yè)的管理狀況。它是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人是否將企業(yè)管理的井井有條、責(zé)權(quán)清晰，都可以在文件的質(zhì)量中體現(xiàn)出來。在企業(yè)里，人人都是形成企業(yè)檔案的一份子，都需要在企業(yè)的檔案上，做到自己應(yīng)盡的義務(wù)。所謂前人栽樹，后人乘涼。如果誰都不想種樹，那么誰都將無涼可乘。

那么為什么企業(yè)的檔案會(huì)形成這種“事不關(guān)已，高高掛起”的局面呢？究其原因，大概無非有以下幾個(gè)原因：第一，企業(yè)的管理者，不是企業(yè)的擁有者，沒有把企業(yè)做成百年企業(yè)的沖動(dòng)，不想在不能直接見效益的事情上花費(fèi)時(shí)間、人力和物力;第二，上級對企業(yè)的考核中未涉及檔案管理工作，下級的著力點(diǎn)亦不會(huì)將精力放在“吃力不討好”的事情上;第三，檔案管理的要求和規(guī)范是否有不符合實(shí)際或自相矛盾的地方，導(dǎo)致企業(yè)認(rèn)為不完全按要求去做，也不會(huì)影響檔案的利用。造成了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的這種心理：“檔案專業(yè)的要求是吹毛求疵、小題大做”，嚴(yán)格按照檔案的要求去做，會(huì)感覺得不償失、白耽誤功夫;第四，檔案管理是否和企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)，造成了檔案管理自說自話，企業(yè)并沒有將檔案的要求設(shè)計(jì)到業(yè)務(wù)流程中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)工作做完之后，需額外考慮按檔案的要求再加工。導(dǎo)致如下結(jié)果，其一，加大了無謂的工作量;其二，事件已結(jié)束，沒有做好檔案的動(dòng)力;其三，留下的資料不全，對未來的參考價(jià)值不大，可參考價(jià)值不高。倘若在工作流程中，能將歸檔工作作為每個(gè)部門、每個(gè)事件、每個(gè)業(yè)務(wù)的工作結(jié)點(diǎn)，將檔案的要求嵌入到工作發(fā)生開始的時(shí)刻，業(yè)務(wù)工作里蘊(yùn)含了檔案的要求，歸檔工作能隨著業(yè)務(wù)的結(jié)束，同時(shí)歸檔工作也能結(jié)束，檔案工作就不會(huì)變成額外的負(fù)擔(dān)，而如此遭人厭煩了。

在檔案管理人員的安排上，現(xiàn)實(shí)中企業(yè)是這樣的心理：“兼職做就足夠應(yīng)付這件事情了。”或者在安排人員時(shí)遵循這樣的原則：“這個(gè)人別的都干不了，就讓他干檔案吧！”檔案室人員的待遇往往很低，與庫房管理員等同視之。殊不知，檔案的性質(zhì)，要求檔案工作者必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任心、細(xì)致的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)的科學(xué)精神，較強(qiáng)的邏輯性和條理性以及不斷的學(xué)習(xí)精神。每一份文件，在未來的時(shí)間長河里，會(huì)起到什么作用，有時(shí)候很難預(yù)測。檔案工作者對文件的鑒定、整理和處置上的一個(gè)疏忽，或者意識上的錯(cuò)誤都可能影響這份文件的終身命運(yùn)，文件難見天日也是極有可能的事情，更談不上利用效果了。因?yàn)闄n案管理員的管理不善會(huì)造成很多人的智慧結(jié)晶，因?yàn)椤半S便”的工作態(tài)度而消失的無影無蹤，檔案在關(guān)鍵時(shí)刻的憑證作用，往往因?yàn)楣芾碚呒惫尿?qū)動(dòng)，難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。企業(yè)的固定資產(chǎn)、資金、人才、檔案都是企業(yè)的寶貴資產(chǎn)，固定資產(chǎn)、資金的管理會(huì)引起管理者充分的重視，可以花費(fèi)人財(cái)物的投入。檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，大多企業(yè)并沒有得到很好的保護(hù)。對于管理檔案人才的選擇上，采取的往往是無所謂的態(tài)度。

在企業(yè)層級的管理上，更是體現(xiàn)出了檔案專業(yè)在企業(yè)中的可有可無的作用。在檔案管理理論及企業(yè)實(shí)際操作中，檔案管理體制里，會(huì)設(shè)置一位主管領(lǐng)導(dǎo)，作為企業(yè)檔案管理工作的最終決策者，由于檔案工作的專業(yè)性，該決策者對檔案專業(yè)是知之甚少的，檔案室通常會(huì)掛靠到辦公室、綜合管理部等部門名下，該部門的負(fù)責(zé)人因?yàn)楣芾淼墓ぷ鞣N類會(huì)很多，對檔案專業(yè)亦是知之甚少的，檔案業(yè)務(wù)同時(shí)也會(huì)涉及到該部門的日常工作，怎么管理該部門的檔案業(yè)務(wù)，是聽檔案室專業(yè)人員的，還是聽管理辦公室的上級領(lǐng)導(dǎo)的，大概是所有檔案管理專業(yè)人員難言的尷尬，最終只能不了了之。檔案的要求既不會(huì)落實(shí)到部門身上，也不會(huì)落實(shí)到各部門負(fù)責(zé)人身上，最后更落不到各部門兼職檔案員身上，檔案的要求最終只會(huì)落到一個(gè)人——檔案室專業(yè)管理人員的身上。在管理的權(quán)利上，檔案室與其他部門在企業(yè)中的地位不等同，專業(yè)檔案管理人員與企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人地位不等同的關(guān)系，造成了下級要求上級，管理權(quán)限的倒置，幾乎成為檔案工作無法跨越的障礙。檔案管理理論上的體制設(shè)置形同虛設(shè)，根本無法達(dá)到檔案管理的目的。

企業(yè)中的檔案管理，更像是庫房管理，檔案室工作人員幾乎是企業(yè)各部門的兼職檔案員，歸檔管理不如說是檔案室工作人員對檔案庫房的歸檔行為，在企業(yè)中歸檔的主體實(shí)際是檔案室工作人員，與公司其他員工無任何關(guān)系，檔案室專業(yè)工作人員依據(jù)自己對企業(yè)各專業(yè)的熟悉程度，猜測并嚴(yán)格、細(xì)致地做著檔案整理工作，效率及其低下，結(jié)果錯(cuò)誤百出。這樣的局面無疑是對檔案管理理論的一個(gè)莫大的諷刺，象牙塔里的想象，宏偉靚麗，現(xiàn)實(shí)中的實(shí)際，猥瑣而又渺小。檔案管理人員的全部精力都在用于替企業(yè)所有人做歸檔工作，哪里還能有時(shí)間和精力做檔案編研利用工作，檔案越不利于利用，企業(yè)就越?jīng)]有動(dòng)力在檔案上花費(fèi)時(shí)間，檔案專業(yè)的要求就會(huì)被束之高閣，檔案管理的不規(guī)范化，最后又造成檔案利用上的不便，企業(yè)檔案就陷于這樣的惡性循環(huán)當(dāng)中，循環(huán)往復(fù)。在企業(yè)的現(xiàn)實(shí)當(dāng)中，無一例外，檔案管理工作在企業(yè)管理中都處于十分尷尬的地位。

檔案理論研究的學(xué)者，能否在檔案管理體制上，重新做一下思考，因?yàn)槟銈兊睦碚撝笇?dǎo)，對于實(shí)際的檔案運(yùn)行，具有“失之毫厘，謬之千里”的作用，企業(yè)的檔案室是否一定要掛靠在某一個(gè)部門之下？如果說，一個(gè)企業(yè)的管理分為：財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、工程管理、銷售管理、安全管理、開發(fā)管理，能否加一個(gè)職能管理部門——文件管理或是信息中心？是否能夠真正將文件管理的功能蘊(yùn)含在每一個(gè)部門的工作當(dāng)中？檔案管理在企業(yè)中的重要性是否應(yīng)與其他管理職能等同起來？這是企業(yè)管理者需要思考的問題。文件管理類似于企業(yè)的安全管理、財(cái)務(wù)管理，人人都會(huì)參與，人人都會(huì)用到，人人都要做貢獻(xiàn)。我們試想一下，如果企業(yè)是你個(gè)人的，因?yàn)槟骋蝗说碾x職或者職位變動(dòng)，重要文件被有意或無意地遺失，這個(gè)損失，你如何能夠估量？你要如何才能夠彌補(bǔ)？一些規(guī)范化、精細(xì)化管理的企業(yè)，從員工入職的第一天起，就要教會(huì)員工怎么管理文件，從個(gè)體的生成文件、登記文件、積累文件、保管文件、移交文件到企業(yè)文件的整體生成體系、登記體系、積累和保管體系，沒有自選動(dòng)作，只有規(guī)定動(dòng)作，只有這樣做，才能構(gòu)建一個(gè)高效率、精細(xì)化管理的企業(yè)。

要想搞好一個(gè)企業(yè)的檔案工作，有人想，靠培訓(xùn)就可以了。單靠培訓(xùn)檔案專業(yè)工作人員，能搞好企業(yè)的檔案工作嗎？那無異于將事情簡單化了，業(yè)務(wù)工作可以靠培訓(xùn)檔案管理員來實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，但是還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在一個(gè)企業(yè)里，檔案專業(yè)人員有多大的話語權(quán)和決定權(quán)，才是促成這件事的關(guān)鍵因素，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人有多認(rèn)可這件事情才是促成這件事的決定因素。

如果說，誰能挽救企業(yè)檔案的命運(yùn)，大概只有寄希望于企業(yè)有做成百年企業(yè)的目標(biāo);寄希望于企業(yè)信息化建設(shè)和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，做到最大限度的自動(dòng)化操作，降低工作人員的勞動(dòng)量，將人們從過去整理紙質(zhì)檔案的繁雜、耗時(shí)、耗力的細(xì)節(jié)工作中解放出來;寄希望于讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人看見檔案的存在對企業(yè)運(yùn)行產(chǎn)生的價(jià)值。也許這時(shí)檔案才能撥云見日、發(fā)揮其應(yīng)有的作用。