苗亞軍

摘 要：在政府檔案管理信息化建設過程中，目前存在的主要難點問題就是管理人員受到了傳統(tǒng)工作觀念的影響，所選擇的管理方式存在問題，無法滿足新時期檔案管理工作的基本要求。這也與政府部門沒有對管理人員展開專業(yè)工作能力的培訓有關，影響著工作的質量和效率。如何解決這些問題，推動政府檔案管理工作的有序發(fā)展就是現(xiàn)階段各級政府部門需要重點關注的工作內容之一。

關鍵詞：政府部門;檔案管理;信息化建設

基于目前我國已經進入大數(shù)據(jù)時代，在這個時代背景下，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出了成倍增長的情況，這使得各級政府部門在進行檔案管理工作時的任務量增加?；诖耍F(xiàn)階段，管理人員已經開始意識到了信息化技術的應用優(yōu)勢，并正在積極研究構建檔案管理信息化建設路徑的可行方法。

一、分析現(xiàn)階段檔案管理信息化建設工作的難點

從政府檔案管理信息化建設工作的實際情況來看，現(xiàn)階段還存在一些工作難題需要處理。

1、管理觀念問題

基于我國長期以來在檔案管理工作方面采取的都是人工管理紙質檔案的方式，因此，管理人員受到傳統(tǒng)工作觀念的影響，認為傳統(tǒng)方法更加安全，不會由于網絡漏洞導致信息泄露的情況。因而不愿意對現(xiàn)有的管理工作進行創(chuàng)新，然而，紙質檔案在長期存放過程中，不僅出現(xiàn)了字跡模糊不輕的情況;而且整理和取用檔案等工作的難度逐漸增加。這極大的影響著政府的工作效率，是政府部門在新時期發(fā)展過程中需要解決的主要問題。

2、操作方法問題

一部分政府管理部門沒有意識到信息技術的重要作用，沒有定期對管理人員進行培訓教育工作。即便是引進了信息化的工作設備，也存在操作方法不當?shù)膯栴}。目前，大多數(shù)政府中用于檔案管理的計算機只能提供打印和查詢服務，而不能通過管理信息系統(tǒng)對檔案進行管理，導致信息技術的應用優(yōu)勢無法充分發(fā)揮出來。

二、完善信息化檔案管理的基礎設備

基于現(xiàn)階段存在的實際問題，政府部門在開展檔案管理信息化建設工作時，首先應當分析自身的經濟情況和區(qū)域內的發(fā)展情況。然后制定科學的管理方案，明確工作的目標和方向。

首先需要解決的就是信息化基礎設施的問題，包括計算機硬件設備及管理工作系統(tǒng)和安全防護系統(tǒng)等軟件設備。政府部門需要合理投入資金成本，既能夠完成信息化建設的目標，又不至于導致其他工作的資金周轉不靈。針對于一些地區(qū)相對較為貧困的情況，上級政府及國家相關管理部門應當給予一定的幫助和支持。也可以出臺相應的政策，鼓勵社會上的企業(yè)為政府投資采購設備。同時，政府部門應當做到對檔案部門的資金實行專款專用的制度，以此來發(fā)揮資金的最大使用價值，降低經濟運行的風險問題。其次，在信息化管理系統(tǒng)的建設過程中，政府應當結合工作項目對信息進行分類管理，并將信息按照時間順序排列。方便工作人員取用信息數(shù)據(jù)開展各項工作，也方便管理人員及時清理過期的檔案，從而推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才

在檔案管理信息化建設路徑當中，政府部門應當意識到，人才是確保檔案管理工作有序開展的決定性因素。因此，這就涉及到對管理人員的培訓教育工作?，F(xiàn)階段的許多檔案管理工作仍然處于傳統(tǒng)紙質檔案向電子檔案轉移的過程，在進行人才培訓工作時，要注重于提高管理人員的各方面能力。包括紙質檔案的收集和整理以及電子檔案的管理能力，這些都需要安排專家傳授相應的工作經驗。然后，政府部門應當結合培訓內容定期考察管理人員的實際工作能力，根據(jù)考察結果分配具體的工作任務。這是保證檔案管理工作科學性和合理性的關鍵所在，需要政府部門引起重視。

同時，不能忽視對人才的素質教育工作，應當通過思想教育讓員工意識到自身工作的重要性。在這個環(huán)節(jié)，政府部門還可以面向社會招聘高技術、高素質的新型檔案管理人才，從而全面提高管理團隊的工作質量和效率。

四、構建電子檔案管理工作的制度

在檔案管理工作的發(fā)展過程中，還需要通過科學的制度為檔案的安全提供基礎保障。一般政府部門會結合國家對檔案管理保密工作及其他注意事項的管理規(guī)定設置內部的管理條例，通過這種方法對員工進行行為約束。避免人為因素導致檔案數(shù)據(jù)的丟失或泄露。在傳統(tǒng)的管理方式上，主要是通過記錄檔案的入檔時間，以及人員的實際借閱情況來管理。

基于檔案管理的信息化建設工作，政府部門可以充分發(fā)揮信息技術的應用優(yōu)勢來完善管理流程。比如，直接設置信息登錄平臺，記錄每位員工的工作部門和具體工作職責，按照基本工作需要的范圍設置其可以查閱檔案的權限。然后為登錄平臺加密，要求員工設置登錄密碼，并定期更換。當員工有查閱資料的需求時，可以直接登錄自己的賬號進行查詢，這提高了檔案借閱資格的審核速度，而且可以避免由于前一個員工沒有歸還檔案而導致其他員工無法查看檔案內容的情況。這就表示，電子檔案是新時期檔案管理工作的主要發(fā)展方向，值得在各級政府當中推廣應用。此外，政府部門應當完善相應的規(guī)章制度，將員工的工作情況記錄在檔案當中。并定期進行工作總結，采取科學的獎勵和懲罰制度對人員進行管理，從而使信息化的檔案管理工作更具有標準化和規(guī)范化。

結論

在政府檔案管理信息化建設路徑當中，政府部門應當加大資金投入，引進計算機硬件設備及管理工作系統(tǒng)，健全基礎設施，給管理工作的順利開展提供基礎保障。同時，政府部門還應當重視起人才的作用，定期結合管理技術的優(yōu)化情況對人才展開培訓教育工作。并可以招聘高技術、高素質的人才壯大管理團隊。最后，政府部門需要構建電子檔案的管理制度，規(guī)范檔案的存儲及取用流程，全面確保檔案信息的安全性。

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