屈立凡

【摘要】：本次分析了在機構(gòu)改革過程中做好檔案管理工作的重要性以及存在的問題，并探究有效的解決措施。

【關(guān)鍵詞】：機構(gòu)改革 檔案管理 處置

1引言

檔案管理工作是很多單位的重點管理工作之一，對于其他工作的開展有十分重要的意義。對于黨政機關(guān)也是如此，檔案管理工作對于黨政機關(guān)工作的順利開展有較大的輔助意義。在2018年，十三屆人大批準了國務(wù)院關(guān)于機構(gòu)改革的方案，這意味著我國的行政機構(gòu)面臨“大部制”改革，給檔案管理工作提出了難題。如何做好機構(gòu)改革期間的檔案管理工作，成為檔案管理部門需要思考和解決的關(guān)鍵問題。

2改革過程中做好檔案管理工作的重要性

本次機構(gòu)改革基本涉及到全國范圍內(nèi)的所有機關(guān)事業(yè)單位，以及許多大型的國有企業(yè)。這其中撤并建的很多機構(gòu)是進行改革的關(guān)鍵，專業(yè)性和保密性要求都較高，在改革要求下，單位需要進行職能重組，政企分開等一系列工作，在這個過程中，如何準確講檔案分類、篩選和移交等，對于檔案管理工作十分重要。檔案管理工作的有序和高效開展，關(guān)系到歷史憑證查詢、工作績效考察等問題，可以推動單位的良好發(fā)展，反之則可能導(dǎo)致無法查明數(shù)據(jù)和工作進展，無法持續(xù)開展工作等問題。

3改革期間檔案管理工作存在問題分析

3.1檔案的收集整理問題

檔案管理工作的開展是依據(jù)《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》進行的。但在機構(gòu)改革過程中，單位產(chǎn)生的文件材料相比過去要多，而且十分復(fù)雜，很容易出現(xiàn)錯誤，特別是對于撤并機構(gòu)的檔案管理來說。機構(gòu)改革一般會帶來人員結(jié)構(gòu)的調(diào)整，而這會影響檔案管理人員的構(gòu)成，進而影響檔案管理工作的開展。單位中兼職進行檔案管理的人員較多，影響了檔案工作的連續(xù)性，而且這些人員本身素質(zhì)不高，專業(yè)性不強，會導(dǎo)致出現(xiàn)檔案資料收集不到位，整理標準不規(guī)范等問題，有個別甚至將應(yīng)當留檔的檔案資料私自存留，不歸檔。

3.2檔案的交接問題

檔案資料存在交接不規(guī)范、交接不詳細，沒有準備交接單，或者沒有落實具體的責(zé)任人、交接人、監(jiān)督人等，清單記錄不詳細，核對不及時等，沒有嚴格按照法律法規(guī)中關(guān)于撤并或合并單位檔案交接的規(guī)定進行交接。對那些撤并特別是那些職責(zé)被拆分的單位，檔案交接問題尤為明顯，比如物價局撤掉了，其職能被分成三份分出去，以前的檔案處置就成問題，老單位不在了，接收單位又不熟悉老單位的業(yè)務(wù)，難以順利進行交接，導(dǎo)致檔案資料的實物、影像圖片等出現(xiàn)損壞甚至丟失等，影響檔案工作的開展。

3.3檔案的安全問題

目前來說，單位進行檔案管理基本實現(xiàn)信息化，而信息化管理模式下大部分檔案資料都實現(xiàn)電子化，帶來一定的網(wǎng)絡(luò)不安全問題。在改革過程中，檔案管理人員缺乏保密意識，對于檔案管理不嚴格，出現(xiàn)損毀、丟失、發(fā)潮、信息泄露等;沒有按照規(guī)定進行安全防護，不能有效設(shè)置防火墻等，難以保證電子檔案信息的安全性;不能定期優(yōu)化信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)存在漏洞，容易被攻擊出現(xiàn)安全問題。

3.4檔案人員結(jié)構(gòu)問題

檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較復(fù)雜，對于工作人員的專業(yè)性和能力有較高的要求。但實際上，單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)水平不高，大都沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，因此工作效率較低，也容易出現(xiàn)失誤，對于檔案管理的準確性和真實性有很大影響。單位不重視檔案管理工作的開展，因此不注意培養(yǎng)專業(yè)的管理人員。檔案管理人員的信息化素養(yǎng)不高，不能熟練應(yīng)用計算機軟件等，無法實現(xiàn)對檔案管理的信息化操作。

4加強機構(gòu)改革期間檔案管理與處置工作

4.1健全完善檔案管理制度

單位要從實際出發(fā)，按照現(xiàn)代檔案管理的相關(guān)標準，嚴格執(zhí)行《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，提升檔案管理的安全性、完整性和時效性。尤其是要按照機構(gòu)改革的要求，對撤并和合并機構(gòu)的檔案管理工作進行規(guī)定，詳細說明交接工作的進行。單位需要加強信息技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)信息化管理，建立適用于本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)線上線下綜合管理。在信息化管理模式下，單位將所有檔案資料都進行電子備份，這樣可以避免紙質(zhì)資料出現(xiàn)的丟失損毀等問題，而且電子資料的交接和轉(zhuǎn)移比較便捷;同時建立有效的電子查詢途徑，方便用戶查詢相應(yīng)的檔案信息。

4.2制定科學(xué)檔案管理方案

在機構(gòu)改革過程中，對于撤并建機構(gòu)的檔案管理，需要結(jié)合本單位實際，建立科學(xué)的檔案處置方案。單位需要制定符合本單位實際的檔案管理方案以及具體的實施細則，將管理的步驟、流程、方法等進行具體落實，并實施崗位責(zé)任制，將責(zé)任明確到個人。在這里，單位需要建立檔案處置小組，明確各自的權(quán)責(zé)關(guān)系和業(yè)務(wù)范圍;掌握檔案處置的原則和標準;根據(jù)機構(gòu)改革方式的不同，對檔案資料進行區(qū)分，明確歸屬方向和具體的處置方法;新成立的機構(gòu)、部門要明確對檔案管理的要求。

4.3強化檔案管理責(zé)任追究

在機構(gòu)改革過程中，要強化檔案管理工作的責(zé)任追究。首先要積極與檔案管理部門進行聯(lián)系和協(xié)作，讓其履行相應(yīng)的職責(zé)，發(fā)揮檔案管理監(jiān)督、管理和指導(dǎo)的職能，對改革期間出現(xiàn)的問題及時進行追責(zé)。其次，成立檔案處置監(jiān)管小組，對檔案處置的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，安排階段性檢查目標，規(guī)定好時間節(jié)點、質(zhì)量要求，如果發(fā)現(xiàn)問題要求單位限期整改，如果再次檢查扔不達標就需要追究責(zé)任。最后在進行檔案處置過程中，要做好詳細的記錄，整理好編目，并制定好手冊，按照規(guī)定要求經(jīng)辦人簽字，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就找這個環(huán)節(jié)的負責(zé)人。

4.4推進檔案管理規(guī)范化建設(shè)

機關(guān)事業(yè)單位要充分認識到檔案管理的重要性，樹立檔案管理意識，強化管理人員的責(zé)任心，從思想上入手，打造全新的開放式管理模式，樹立檔案管理信息化理念，加大對信息化建設(shè)的投入力度，營造檔案管理的建設(shè)氛圍。同時還要抓好檔案管理的標準化、規(guī)范化建設(shè)，制定統(tǒng)一的管理標準，改變傳統(tǒng)的思想觀念，創(chuàng)新管理模式，引進先進的技術(shù)和方法，應(yīng)用先進的軟件，構(gòu)建信息化檔案管理模式。還要注意提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，強化信息化操作能力。

5結(jié)語

機構(gòu)改革期間，對于新單位來說，怎么優(yōu)化檔案管理機制，保證檔案的完整、安全、延續(xù)以及后期處置工作成為單位檔案管理工作的關(guān)鍵。

【參考文獻】：

【1】張瑩.機構(gòu)改革背景下的檔案管理工作研究[J].蘭臺世界，2018，（9）：100-101.