趙屹 段榮婷 程妍妍

摘要：基于對(duì)41項(xiàng)有代表性的美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的研究，文章總結(jié)了標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布特點(diǎn)、內(nèi)容特點(diǎn)和應(yīng)用特點(diǎn)。標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布具有軍民融合、分工負(fù)責(zé)、配套性強(qiáng)的特點(diǎn)；標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容較為全面，戰(zhàn)時(shí)檔案工作內(nèi)容明確，具有特定專(zhuān)業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)與技術(shù)發(fā)展同步性較強(qiáng)，信息化類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)多，電子檔案管理內(nèi)容普及；標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)踐應(yīng)用中強(qiáng)制性高、更新快、可操作性強(qiáng)。這些特點(diǎn)啟示我們要提高檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)性、針對(duì)性和可操作性，深化信息化類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的研究和發(fā)布，強(qiáng)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的宣貫、實(shí)施并及時(shí)更新標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案工作；標(biāo)準(zhǔn)；標(biāo)準(zhǔn)化；軍隊(duì)；軍標(biāo)；美國(guó)

分類(lèi)號(hào)：G271；G279.3

Research on the Standards and their Characteristics of the US Army’s Archives Work

Zhao Yi， Duan Rongting， Cheng Yanyan（National Defense University of PLA， Political Institute of Military Information and Network Consensus Department， Shanghai， 200433）

Abstract：Based on the research on 41 representative US Army’s archives work standards， the release characteristics， content characteristics and application characteristics of the standards are summarized. The release of the standards has the characteristics of military- civilian integration， division of labor， and strong support. The standards are more comprehensive such as the content of wartime archives work is clear and there has specific professional records management standards. At the same time， the standards have strong synchronization with technological development such as more information- based standards and popularized electronic records management content. The standards are high mandatory， fast update， and high operability in practical applications. These characteristics give us the inspirations to improve the coordination， pertinence and operability of archives work standards， deepen the research and release of informatization standards， strengthen the publicity and implementation of archives work standards， and update the standards content in a timely manner.

Keywords：Archives Work； Standards； Standardization； Army； Military Standards； United States

美國(guó)的軍標(biāo)內(nèi)容廣泛、技術(shù)領(lǐng)先獲得國(guó)際公認(rèn)。這是由于美軍在各項(xiàng)工作中一直十分重視標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)作用，檔案工作亦是如此。美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化起步早、發(fā)展快，在信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)電子檔案管理等信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和應(yīng)用也十分重視。研究美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及其特點(diǎn)，有助于我國(guó)拓展思路、借鑒所長(zhǎng)，促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)和發(fā)展。表1列舉了41項(xiàng)有代表性的美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，其中年度是指標(biāo)準(zhǔn)最近一次修訂的年度。

1標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布特點(diǎn)

1.1軍民融合

美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)軍民融合程度較高，許多標(biāo)準(zhǔn)為軍民所互用。

首先，是民為軍用，美軍檔案工作大量采用民用標(biāo)準(zhǔn)。表1中的第22至41項(xiàng)均為軍隊(duì)采用的民用標(biāo)準(zhǔn)。其中19項(xiàng)是NARA的標(biāo)準(zhǔn)，1項(xiàng)是NASA的標(biāo)準(zhǔn)。

NARA是美國(guó)聯(lián)邦政府和軍隊(duì)的檔案工作行政管理中心和最高管理機(jī)構(gòu)。NARA指導(dǎo)監(jiān)督美軍的檔案工作。美軍檔案除少量高度機(jī)密級(jí)別的需要移交到特定的地點(diǎn)存放，多數(shù)需要永久保管的檔案最終都移交給NARA下轄的國(guó)家檔案館或是13個(gè)地區(qū)檔案館進(jìn)行管理。因此，美軍檔案工作需要依據(jù)NARA制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。NARA的標(biāo)準(zhǔn)大部分以指南（Guidance）的形式發(fā)布。為了有效指導(dǎo)檔案的管理和處置，NARA將這些指南以網(wǎng)絡(luò)公告（Bulletins）的形式發(fā)布在網(wǎng)站上[1]。當(dāng)前NARA的網(wǎng)絡(luò)公告板中有28項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，表1列出其中美國(guó)國(guó)防部移交軍隊(duì)檔案必須遵循的19項(xiàng)。美國(guó)國(guó)防部在電子郵件管理、社交媒體文件管理、軍隊(duì)永久電子檔案移交、共享網(wǎng)絡(luò)磁盤(pán)內(nèi)容管理等方面必須參照和遵循NARA標(biāo)準(zhǔn)提出的一系列要求。美國(guó)國(guó)防部的文件保管期限表必須經(jīng)過(guò)NARA批準(zhǔn)。

此外，美軍還遵循和借鑒不少其他民用標(biāo)準(zhǔn)。表1中的NPR 1441.1D就是一例。NPR即NASA Procedures and Guidelines，意為NASA程序與指南，是NASA發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)。NASA是美國(guó)聯(lián)邦政府的行政性科研機(jī)構(gòu)，與軍隊(duì)有密切聯(lián)系，有些NPR是與其合作的軍隊(duì)單位必須遵照?qǐng)?zhí)行的，NPR1441.1D就是如此。NPR 1441.1D規(guī)范了組織和行政文件、法律和技術(shù)文件、人事文件、供給文件、工業(yè)關(guān)系和采購(gòu)文件、運(yùn)輸文件、方案制定文件、程序管理文件、財(cái)務(wù)管理和監(jiān)督文件、辦公室通用文件等的歸檔鑒定工作，明確各類(lèi)文件歸檔后的保管期限。

其次，是軍為民用。美軍標(biāo)準(zhǔn)具有軍民通用屬性。美軍檔案工作有些技術(shù)和理念在美國(guó)國(guó)內(nèi)乃至全世界是領(lǐng)先的。基于這些技術(shù)與理念之上形成的軍用標(biāo)準(zhǔn)因其科學(xué)性而被政府部門(mén)或非政府團(tuán)體采用，表1中第2項(xiàng)DOD D 5015.02-STD就是典型代表。

DOD D 5015.02-STD由美國(guó)國(guó)防部于1997年發(fā)布，規(guī)范了運(yùn)用檔案管理軟件實(shí)施軍隊(duì)檔案管理的強(qiáng)制性基本功能需求，用于測(cè)試和規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)中電子文件的創(chuàng)建、歸檔以及電子檔案管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)功能。2002年，該標(biāo)準(zhǔn)第一次修訂后發(fā)布第二版，增加軍隊(duì)涉密電子文件管理需求和電子郵件管理需求。2006年NARA發(fā)布公告，要求聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)使用該標(biāo)準(zhǔn)。2007年該標(biāo)準(zhǔn)第二次修訂后發(fā)布第三版，增加了基于《隱私權(quán)法》和《信息自由法案》的軍隊(duì)電子檔案管理要求，系統(tǒng)間信息轉(zhuǎn)換和互操作功能需求。2008年，NARA更新要求聯(lián)邦政府機(jī)構(gòu)使用該標(biāo)準(zhǔn)的公告（表1第40項(xiàng)）。2015年該標(biāo)準(zhǔn)第四版發(fā)布，增加了國(guó)防部首席信息官（Chief Information Officer，CIO）在該標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施中的職責(zé)、云計(jì)算與大數(shù)據(jù)的管理功能需求。該標(biāo)準(zhǔn)在本國(guó)乃至世界范圍內(nèi)具有先進(jìn)性和代表性。

1.2分工負(fù)責(zé)

美國(guó)的軍隊(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布對(duì)外是軍民融合，對(duì)內(nèi)則是分工負(fù)責(zé)。其軍隊(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不是由統(tǒng)一機(jī)構(gòu)發(fā)布，而是由國(guó)防部、陸軍部、海軍部、空軍部等分別發(fā)布，其適用范圍分別是國(guó)防部及所屬機(jī)構(gòu)、陸軍部及所屬機(jī)構(gòu)和部隊(duì)、海軍部及所屬機(jī)構(gòu)和部隊(duì)、空軍部及所屬機(jī)構(gòu)和部隊(duì)等。

表1中分別列舉了國(guó)防部、陸軍部、海軍部、空軍部的代表性檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。以具體指導(dǎo)檔案管理的可操作性標(biāo)準(zhǔn)為例，國(guó)防部發(fā)布有DOD I 5015.02，陸軍部發(fā)布有PAM 25- 403，海軍部發(fā)布有SECNAV M-5210.1，空軍部發(fā)布有AFM 33-363。

DOD I 5015.02明確國(guó)防部檔案管理程序及職責(zé)，規(guī)范所有載體包括電子載體上文件創(chuàng)建、維護(hù)、使用與處置整個(gè)生命周期管理的政策與職能。適用范圍為“國(guó)防部辦公廳、軍事部門(mén)、參謀長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)議主席、作戰(zhàn)司令部、國(guó)防部檢察長(zhǎng)辦公室、國(guó)防部各機(jī)關(guān)、國(guó)防部野戰(zhàn)單位以及國(guó)防部下屬所有其他部門(mén)”。

PAM 25-403規(guī)范陸軍檔案鑒定、標(biāo)引、移交、處置等的管理原則與要求，提出檔案工作的評(píng)估。適用范圍為“陸軍現(xiàn)役部隊(duì)、陸軍國(guó)民警衛(wèi)隊(duì)和陸軍預(yù)備役部隊(duì)”。

SECNAV M-5210.1規(guī)范海軍檔案創(chuàng)建、維護(hù)、使用、處置等生命周期管理規(guī)則和流程。適用范圍為“海軍部長(zhǎng)辦公室、海軍作戰(zhàn)部長(zhǎng)辦公室、海軍陸戰(zhàn)隊(duì)司令辦公室以及海軍和海軍陸戰(zhàn)隊(duì)各部門(mén)、單位和司令部”。

AFM 33-363規(guī)范空軍各種載體檔案的管理、檔案存儲(chǔ)的方法和格式，文件管理程序、紙質(zhì)檔案與其他載體檔案間的相互轉(zhuǎn)換，遵守檔案管理法規(guī)政策的最低要求。適用范圍為“根據(jù)國(guó)防部合同在其責(zé)任區(qū)內(nèi)產(chǎn)生檔案的空軍軍人、平民、承包商，包括空軍預(yù)備役司令部單位及成員、平民、承包商，空軍國(guó)民警衛(wèi)隊(duì)和分配給戰(zhàn)斗指揮部的不直接響應(yīng)作戰(zhàn)指揮官的空軍組成部分；通過(guò)合同或其他具有法律約束力的行動(dòng)完成空軍職能的承包商，無(wú)論空軍合同提供的是檔案作業(yè)系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)的一部分”。

通過(guò)分工負(fù)責(zé)制定各自的檔案標(biāo)準(zhǔn)，有助于國(guó)防部、各軍兵種相關(guān)人員理解和把握與自己相關(guān)的檔案工作，檔案管理員明確本職責(zé)權(quán)范圍和工作范疇，達(dá)到定位準(zhǔn)確。全軍的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)分解落實(shí)到國(guó)防部和各軍兵種，理清檔案工作各相關(guān)部門(mén)的職責(zé)與協(xié)調(diào)關(guān)系，以方便運(yùn)作。

1.3配套性強(qiáng)

美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是一套多維體系，在該體系下形成的標(biāo)準(zhǔn)具有配套性強(qiáng)的特點(diǎn)。

首先，根據(jù)制定主體或適用領(lǐng)域，在遵循國(guó)家（包括NARA）相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，由頂層標(biāo)準(zhǔn)參與單位（包括國(guó)防部辦公廳、國(guó)防部后勤局、陸軍部、海軍部、空軍部的有關(guān)局、司令部、辦公室、中心和項(xiàng)目辦公室及其下屬單位等）[2]分別承擔(dān)分工的標(biāo)準(zhǔn)化歸口管理工作，負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)、采用、協(xié)調(diào)管理、技術(shù)審查、合格鑒定、貫徹實(shí)施、檢查監(jiān)督。由于美軍標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布是分工負(fù)責(zé)的，主體與適用領(lǐng)域不同，所以當(dāng)國(guó)防部發(fā)布檔案工作標(biāo)準(zhǔn)后，各軍兵種也會(huì)隨之發(fā)布。以綜合性檔案基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)為例，2000年，國(guó)防部發(fā)布戰(zhàn)略層標(biāo)準(zhǔn)DOD 5015.02《國(guó)防部檔案管理規(guī)程》[3]，各軍兵種隨后都發(fā)布了與之配套的戰(zhàn)略層標(biāo)準(zhǔn)。陸軍的是DA Memo 25- 51，海軍的是SECNAVINST 5210.8D，空軍的是AFI 33-322。這些標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容上是配套的，共同表述了全軍檔案工作的基本政策。

其次，國(guó)防部、陸軍部、海軍部、空軍部等每一體系內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)從文件生命周期角度可分為全程綜合性與階段性?xún)纱箢?lèi)；從內(nèi)容全面性角度分為通用性與專(zhuān)用性?xún)纱箢?lèi)，其中專(zhuān)用性的又根據(jù)職能領(lǐng)域范疇進(jìn)行細(xì)分。以國(guó)防部為例，其標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分為如表2所示的主要類(lèi)別，每一類(lèi)仍可繼續(xù)細(xì)分。由表2可見(jiàn)，表1第5項(xiàng)DOD M 4140.25 V2屬后勤檔案管理內(nèi)容，第1項(xiàng)DOD I 5015.02、第2項(xiàng)DOD D 5015.02-STD屬行政管理中檔案工作內(nèi)容，第3項(xiàng)DOD I 6040.45、第4項(xiàng)DOD I 6040.42屬于健康工作中涉及到的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。其中大多數(shù)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)歸類(lèi)于行政管理類(lèi)，編號(hào)在5000～5099數(shù)字范圍內(nèi)，不在這個(gè)范圍內(nèi)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)基本都是專(zhuān)業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)。同理，陸軍檔案標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)為數(shù)字25系列，海軍為5200～5299，空軍為33系列。

再次，從形式上，美軍的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是分層次的，如表3所示。第一層次為戰(zhàn)略層的基本政策類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，主要是為貫徹國(guó)會(huì)法律、聯(lián)邦法規(guī)、總統(tǒng)行政命令、軍隊(duì)法規(guī)而制定的檔案工作基本政策和職責(zé)；第二層次為戰(zhàn)術(shù)層的程序方法類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，主要是為貫徹各類(lèi)法規(guī)和執(zhí)行戰(zhàn)略層標(biāo)準(zhǔn)而制定的具體政策和相關(guān)職責(zé)以及程序和方法；第三層次為戰(zhàn)役層的操作手冊(cè)類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，主要是貫徹執(zhí)行戰(zhàn)略層、戰(zhàn)術(shù)層標(biāo)準(zhǔn)且內(nèi)容比程序方法類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)更加詳細(xì)、可操作的標(biāo)準(zhǔn)。其中，前兩個(gè)層次具有一定的檔案法規(guī)性質(zhì)。美軍關(guān)于同一檔案管理內(nèi)容可能會(huì)在不同層次上發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)，而后配套使用。以海軍為例。表1中的第14項(xiàng)SECNAVINST 5210.8D與第16項(xiàng)SECNAV M-5210.1、第17項(xiàng)SECNAV M-5210.2是配套使用的。SECNAV M-5210.1明確了海軍檔案工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容與創(chuàng)建、維護(hù)、使用、處置等程序，為檔案的生命周期管理建立規(guī)則。它是與海軍部長(zhǎng)指示SECNAVINST 5210.8D配套的操作手冊(cè)，具體執(zhí)行SECNAVINST 5210.8D所闡明的政策。而SECNAV M-5210.2規(guī)范的海軍標(biāo)準(zhǔn)主題編碼（SSIC）是一套適用于海軍的字母符號(hào)系統(tǒng)，用于對(duì)海軍和海軍陸戰(zhàn)隊(duì)的檔案進(jìn)行主題分類(lèi)，與SECNAV M-5210.1配套使用。此外，表1中的第6、7項(xiàng)AI 15. V1與AI 15. V2配套使用。第4、5項(xiàng)DOD I 6040.42與DOD M 4140.25 V2配套使用。第19、20項(xiàng)AFM 33-363與AFI 33-364配套使用。

美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)橫向上分工負(fù)責(zé)、縱向上劃分層次，內(nèi)容涉及不同主題，同一主題的標(biāo)準(zhǔn)配套使用，從而構(gòu)成了整個(gè)美軍的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。

2標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容特點(diǎn)

2.1戰(zhàn)時(shí)檔案工作內(nèi)容明確

表1第21項(xiàng)CALL Handbook 09-22是針對(duì)陸軍作戰(zhàn)指揮官專(zhuān)門(mén)提供作戰(zhàn)檔案與數(shù)據(jù)收集法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)信息的手冊(cè)，由美國(guó)陸軍經(jīng)驗(yàn)汲取中心（CALL）于2009年發(fā)布。CALL成立于1985年8月1日，主要對(duì)軍隊(duì)作戰(zhàn)的最新概念、戰(zhàn)術(shù)、技巧及規(guī)程、美國(guó)陸軍戰(zhàn)爭(zhēng)中各種解決方案進(jìn)行收集、分析、整合，制定相應(yīng)的戰(zhàn)略、愿景并提供資料。

CALL Handbook 09-22并不是真正意義上的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)镃ALL不是法定的軍用標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布機(jī)構(gòu)。但是CALL Handbook 09-22是一個(gè)匯聚陸軍戰(zhàn)時(shí)檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)信息于一體的手冊(cè)，將包括表1所列的PAM 25-403、AR 25-400-2等眾多陸軍檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)中與戰(zhàn)時(shí)檔案工作相關(guān)的內(nèi)容集結(jié)成冊(cè)。內(nèi)容包括：作戰(zhàn)檔案與數(shù)據(jù)保管的法定機(jī)構(gòu)，內(nèi)容與作戰(zhàn)檔案與數(shù)據(jù)收集相關(guān)的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)中所規(guī)范的戰(zhàn)時(shí)檔案工作內(nèi)容，戰(zhàn)時(shí)需優(yōu)先收集的檔案要目，戰(zhàn)時(shí)哪些類(lèi)型的檔案由誰(shuí)收集后以何種形式交給哪個(gè)機(jī)構(gòu)，收集職責(zé)及如何收集等。

除陸軍外，海軍SECNAV M-5210.1第五章專(zhuān)門(mén)規(guī)范海軍戰(zhàn)時(shí)檔案的收集內(nèi)容、收集機(jī)構(gòu)、保管機(jī)構(gòu)和保管期限?！懊儡娍哲姉l例中也規(guī)定了一些戰(zhàn)時(shí)檔案工作的管理方法。”[4]

戰(zhàn)時(shí)檔案工作是軍隊(duì)特有的檔案工作內(nèi)容，通過(guò)軍用標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明其業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范，才能保證戰(zhàn)時(shí)檔案收集齊全、戰(zhàn)時(shí)檔案工作順利開(kāi)展。

2.2信息化類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)多

美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中信息化類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量較多，這主要體現(xiàn)在美軍所遵循的NARA標(biāo)準(zhǔn)中。從表1可見(jiàn)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，NARA出臺(tái)了很多新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。關(guān)于永久電子檔案移交的格式和元數(shù)據(jù)都有明確的標(biāo)準(zhǔn)（第22、23項(xiàng)）。云計(jì)算環(huán)境下檔案管理和數(shù)字身份認(rèn)證文件管理亦有標(biāo)準(zhǔn)（第34、24項(xiàng)）。有關(guān)電子郵件（第27、30、33項(xiàng)）、社交媒體檔案（第28項(xiàng)）、電子消息（第25項(xiàng)）、共享網(wǎng)絡(luò)磁盤(pán)內(nèi)容（第31項(xiàng)）、混合媒體文件（第32項(xiàng)）等新型檔案管理都有標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)頒布及時(shí)，使得相關(guān)檔案工作真正做到標(biāo)準(zhǔn)先行。例如2010年云計(jì)算概念剛剛開(kāi)始興起，NARA就及時(shí)頒布了云計(jì)算環(huán)境下的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由此，美軍向NARA移交電子郵件、社交媒體檔案等都有標(biāo)準(zhǔn)有效指導(dǎo)。

2.3電子檔案管理內(nèi)容普及

美軍在信息化進(jìn)程中領(lǐng)先應(yīng)用各種信息系統(tǒng)并形成大量電子文件，電子檔案工作起步早，因而在各項(xiàng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中電子檔案管理內(nèi)容普及。

前文所述DOD D 5015.02-STD是美軍范圍內(nèi)，也是世界范圍內(nèi)較早規(guī)范電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，是世界上第一個(gè)電子檔案管理軟件的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)影響廣泛。它不僅被NARA采用推廣，許多機(jī)構(gòu)和單位都把通過(guò)該標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證的檔案管理軟件放在優(yōu)選行列。其他國(guó)家例如英國(guó)等參考該標(biāo)準(zhǔn)制定了本國(guó)電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。

表1中第6項(xiàng)AI 15. V1的1994年版本[5]發(fā)布時(shí)，就專(zhuān)門(mén)有一章《電子檔案》，規(guī)范了國(guó)防部?jī)?nèi)部機(jī)構(gòu)電子檔案的定義、總則、電子檔案保管系統(tǒng)、電子檔案管理、命名規(guī)則、標(biāo)簽、防數(shù)據(jù)丟失、光盤(pán)系統(tǒng)、系統(tǒng)采購(gòu)與升級(jí)等內(nèi)容。各軍兵種的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)例如PAM 25-403、SECNAV M-5210.1、AFM 33-363等都有類(lèi)似的專(zhuān)門(mén)章節(jié)規(guī)范電子檔案管理。陸軍部還專(zhuān)門(mén)頒布AR 25-400-2（表1第10項(xiàng)）規(guī)范陸軍檔案信息管理系統(tǒng)（ARIMS）的使用。其中有專(zhuān)門(mén)的電子檔案保管章節(jié)，規(guī)范系統(tǒng)中電子檔案的管理、電子檔案的司法用途以及在電子檔案存儲(chǔ)中光盤(pán)的使用。

2.4具有特定專(zhuān)業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

美軍針對(duì)一些特定的專(zhuān)業(yè)檔案也發(fā)布了管理標(biāo)準(zhǔn)。例如人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。表1第12項(xiàng)AR 600-8-104規(guī)范了人事檔案以及軍事人員信息的管理政策、任務(wù)、程序和規(guī)則。第11項(xiàng)DA Memo 600- 8-104規(guī)范了存儲(chǔ)在交互式人事電子檔案管理系統(tǒng)中的人事檔案的利用，明確利用的政策和程序。再如國(guó)防部還發(fā)布了與能源物品管理配套的檔案保管標(biāo)準(zhǔn)DOD I 6040.45（表1第3項(xiàng)），健康檔案管理標(biāo)準(zhǔn)DOD I 6040.42（表1第4項(xiàng)）及配套使用的健康檔案醫(yī)療編碼管理標(biāo)準(zhǔn)DOD M 4140.25 V2（表1第5項(xiàng)）。

3標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用特點(diǎn)

3.1強(qiáng)制性高

美軍的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)是立即生效的強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)。尤其是涉及檔案收集、移交、處置的職責(zé)嚴(yán)格而明確，以確保軍隊(duì)檔案收集做到及時(shí)、完整、齊全。例如國(guó)防部DOD I 5015.02明文要求國(guó)防部各機(jī)構(gòu)主管確保根據(jù)文件期限表定期移交永久檔案。再如DOD D 5015.02-STD屬于強(qiáng)制性規(guī)定，所有美軍機(jī)構(gòu)、部門(mén)和基層部隊(duì)必須無(wú)條件執(zhí)行。標(biāo)準(zhǔn)的推廣時(shí)間為兩年，即標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后兩年內(nèi)所有美軍電子檔案管理軟件都要達(dá)到其要求。

3.2更新快

美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)在執(zhí)行一段時(shí)間后，會(huì)根據(jù)檔案工作發(fā)展情況及時(shí)更新。從理論上說(shuō)，一項(xiàng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)在執(zhí)行三年后就應(yīng)該予以更新，最長(zhǎng)不超過(guò)五年。前文提到DOD D 5015.02-STD于1997年發(fā)布，五年后即2002年進(jìn)行了第一次修訂，再五年后2007年進(jìn)行了第二次修訂，最近一次更新在2015年，內(nèi)容已經(jīng)增加了云計(jì)算與大數(shù)據(jù)的管理功能需求。DOD I 5015.02也是如此。該標(biāo)準(zhǔn)于2000年頒布，2003、2015、2017年分別進(jìn)行了修訂。表1中的標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)都已經(jīng)歷經(jīng)了幾個(gè)版本。

3.3可操作性強(qiáng)

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是具體指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)管理操作的技術(shù)規(guī)范，可操作性強(qiáng)是其與生俱來(lái)的本質(zhì)，美軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)很好地體現(xiàn)了這一本質(zhì)，標(biāo)準(zhǔn)中涉及具體操作的內(nèi)容都較為詳細(xì)。這一點(diǎn)尤其體現(xiàn)在戰(zhàn)時(shí)檔案收集、保管期限表制定和檔案移交方法上。

戰(zhàn)時(shí)檔案收集。CALL Handbook 09-22列舉了戰(zhàn)事緊急時(shí)優(yōu)先保證收集的9類(lèi)戰(zhàn)時(shí)文件；戰(zhàn)時(shí)應(yīng)定時(shí)、定向運(yùn)送的48種檔案以及聲像檔案、人事檔案。例如其中有30種檔案應(yīng)每月運(yùn)送到該作戰(zhàn)單位基地的檔案保存區(qū)或華盛頓國(guó)家文件中心（為提高標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，標(biāo)準(zhǔn)中標(biāo)明該中心的通訊地址為WNRC，4205SuitlandRd，Suitland，MD，20746-8001）進(jìn)行處理。聲像檔案發(fā)送給美國(guó)陸軍視覺(jué)信息中心主任（地址為JDHQSAV-E-L，Room 1A256，3001 Army Pentagon，Washington，DC，20310-3001），經(jīng)處理后轉(zhuǎn)給文件中心。

檔案保管期限表制定。表1中所列保管期限表NPR1441.1D、SECNAV M-5210.2等，特點(diǎn)都是條款極為詳細(xì)（例如SECNAV M-5210.1的條款有上千條），分類(lèi)比較科學(xué)，名稱(chēng)較為具體，可操作性強(qiáng)。在其適用范圍內(nèi)，即使是軍隊(duì)業(yè)務(wù)人員、作戰(zhàn)軍人等沒(méi)有檔案知識(shí)的人員，只要拿起保管期限表，按表索驥，即可確定某一份檔案的保管期限。

檔案移交方法。AI 15.V1、SECNAV M-5210.1等規(guī)范了移交檔案給聯(lián)邦文件中心（Federal Records Center，F(xiàn)RC）的程序。內(nèi)容涉及移交時(shí)間，移交前的檢查與準(zhǔn)備，涉密文件的降解密與標(biāo)記，填寫(xiě)SF 135《文件移交與接收》、SF258《移交永久文件給國(guó)家檔案館的協(xié)議》等NARA制訂的各種制式表格，移交電子文件的介質(zhì)和格式，打包，標(biāo)記包裝箱、運(yùn)輸程序等。

上述檔案工作標(biāo)準(zhǔn)及其特點(diǎn)有效保證了美軍戰(zhàn)時(shí)檔案收集、檔案鑒定、檔案移交等各項(xiàng)檔案工作的正確、順利實(shí)施，同時(shí)也給我國(guó)、我軍檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化予以如下啟示：一是增加檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)性。它既包括針對(duì)檔案法規(guī)適時(shí)發(fā)布協(xié)調(diào)配套的標(biāo)準(zhǔn)以促進(jìn)法規(guī)施行，也包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家軍用標(biāo)準(zhǔn)在檔案工作內(nèi)容上的協(xié)調(diào)。二是提高檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性。對(duì)于如同戰(zhàn)時(shí)檔案工作、特定專(zhuān)業(yè)檔案管理等具有個(gè)性特點(diǎn)的檔案工作，需要有針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)引導(dǎo)和規(guī)范。三是具象檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的可操作性。達(dá)到按標(biāo)準(zhǔn)索驥即可完成相應(yīng)業(yè)務(wù)技術(shù)工作。四是深化信息化類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的研究和發(fā)布。進(jìn)一步統(tǒng)一和規(guī)范電子文件的創(chuàng)建、歸檔以及電子檔案管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)。五是強(qiáng)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的宣貫、實(shí)施，及時(shí)更新標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。

注釋與參考文獻(xiàn)

[1]NARA.NARA Bulletins[EB/OL].[2019- 07- 06].https：//www.archives.gov/records-mgmt/bulletins.

[2]孟繁巍，商興華.美軍標(biāo)準(zhǔn)化工作的研究與思考[J].船舶標(biāo)準(zhǔn)化工程師，2018（1）：8-11+48.

[3]DOD 5015.02于2000年發(fā)布時(shí)為指令（Directive）屬于戰(zhàn)略層標(biāo)準(zhǔn)，后改為指示（Instruction）屬于戰(zhàn)術(shù)層標(biāo)準(zhǔn)。文中描述其可操作性時(shí)是指DOD I 5015.02。

[4]周勝利.美軍檔案工作研究[M].北京：軍事科學(xué)出版社，2014：181-182.

[5]該標(biāo)準(zhǔn)最早為1981年發(fā)布，由于筆者沒(méi)有收集到1981年版本，最早只能追溯到1994年版本。