馬駿 王楠

摘要：教學(xué)秘書是遠程教育系統(tǒng)中直接承接教學(xué)與管理的崗位，負責最基礎(chǔ)、最日常的事務(wù)性工作。貫穿教學(xué)的始終，是教學(xué)工作的執(zhí)行者，是管理工作落足點[1]?；诮虒W(xué)秘書的重要性地位，深入研究教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀與職業(yè)特點，分析教學(xué)秘書的生存與發(fā)展問題澄清對教學(xué)秘書工作認識的誤區(qū)，增強認識，加強培訓(xùn)，健全激勵機制與體系制度，以提升教學(xué)秘書的綜合能力與管理水平。

關(guān)鍵詞：國家開放大學(xué);管理;教學(xué)秘書;發(fā)展現(xiàn)狀

引言

一流的大學(xué)需要一流的管理，一流的教學(xué)需要一流的教學(xué)管理來支撐。原教育部副部長周遠清在《第一次全國普通高等學(xué)校教學(xué)工作會議上的講話》中曾經(jīng)指出：“教學(xué)管理并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有學(xué)術(shù)管理和行政雙重職能的一門科學(xué)，是一門需要長期學(xué)習和實踐才能掌握的一門科學(xué)，沒有一支過硬的教學(xué)管理隊伍就不可能有一流的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。各個學(xué)校都要建設(shè)好一支高素質(zhì)、高水平的教學(xué)管理隊伍，要舍得把優(yōu)秀人才選拔到教學(xué)管理的崗位上，還要制定有力的政策措施，保證這支隊伍的穩(wěn)定和發(fā)展[2]?！背錾拇髮W(xué)對教學(xué)秘書的要求日趨嚴格。國家開放大學(xué)作為現(xiàn)代化的新型教育的開拓者和引路人，應(yīng)具備一支高素質(zhì)的管理隊伍服務(wù)教學(xué)。教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊伍中的先鋒兵，直接影響教學(xué)實施的效率，加快培養(yǎng)高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊伍至關(guān)重要。

國家開放大學(xué)的各個教學(xué)部門是教學(xué)實施的主體，承接教與學(xué)的中間環(huán)節(jié)，是教學(xué)部門與管理系統(tǒng)中交合最多的部分。教學(xué)秘書根據(jù)學(xué)校的管理規(guī)范，制定相關(guān)的教學(xué)管理制度，確保學(xué)校政策落到實處。國家開放大學(xué)的教學(xué)秘書存在知識結(jié)構(gòu)單一，專業(yè)不對口的問題，致使出現(xiàn)管理學(xué)知識儲備不足，管理技能不全面等問題。由于教學(xué)秘書崗位的程序性較強，對教學(xué)秘書的認知不全的現(xiàn)象普遍存在。認為是無需專業(yè)的理論知識和專業(yè)技能便可以勝任的角色，只是簡單地接打電話、收發(fā)文件等。導(dǎo)致教學(xué)秘書的職業(yè)倦怠的情緒增高，缺少長足發(fā)展的動力。準確認識教學(xué)秘書的角色定位，了解教學(xué)秘書的成長狀態(tài)，嚴格考核機制，保證遠程教育各個環(huán)節(jié)的無縫隙連接，實現(xiàn)教學(xué)與管理的高效有序。

教學(xué)秘書作為聯(lián)系開放教育中教學(xué)與管理的主體[3]，發(fā)揮上令下達、下情上傳的作用。根據(jù)工作的需要和接觸對象的差異適時調(diào)整應(yīng)對的方式，需具備全面的能力，扮演多種角色。是教學(xué)檔案的管理者、溝通交流的協(xié)調(diào)者、教學(xué)的服務(wù)者、方案制定與研討的參謀者，又是教學(xué)質(zhì)量與反饋的監(jiān)督者、具體方案落實的實踐者、學(xué)院工作近態(tài)與成果的宣傳者。所以，教學(xué)秘書的知識儲備、經(jīng)驗積累與管理理念關(guān)乎教學(xué)管理信息的獲取情況，直接作用于部門的最終決策。

（一）教學(xué)秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、教師處理重點工作和常規(guī)教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書發(fā)揮助手作用。

國家開放大學(xué)本科專業(yè)的學(xué)位授予權(quán)和學(xué)位評審是各學(xué)院工作的重點。教學(xué)秘書根據(jù)學(xué)校安排，有序組織學(xué)位的申請和評審，完成每學(xué)年學(xué)生的學(xué)位授予。保證專業(yè)骨干教師研修工作、專業(yè)教學(xué)研究工作、重點專業(yè)建設(shè)工作的順利開展。貫穿會議預(yù)算、通知發(fā)布、會議日程、研討材料、會場布置以及費用報銷等全部過程。配合各門課程網(wǎng)絡(luò)教學(xué)團隊開展工作，完成團隊的申報、成員匯總、材料整理、工作總結(jié)以及酬金結(jié)算等。協(xié)助教師完成網(wǎng)絡(luò)核心課程、資源建設(shè)與課程建設(shè)等其他教學(xué)管理工作，發(fā)揮教學(xué)秘書的服務(wù)屬性，做好教學(xué)的助手。

教學(xué)秘書根據(jù)國家開放大學(xué)的日程安排，及時制定本部門的周計劃。每天不定時地查閱校內(nèi)主頁更新學(xué)校信息，實時推送最新動態(tài)給相關(guān)教師。保證學(xué)校相關(guān)信息和安排的傳達的及時性和有效性。協(xié)助教師落實教學(xué)任務(wù)的實施細節(jié)，收集專業(yè)、課程的各項申報表、變更表并上交到相關(guān)部門。制定每年部門內(nèi)的經(jīng)費預(yù)算上報領(lǐng)導(dǎo)進行審批。此外，教學(xué)秘書協(xié)助部門內(nèi)教師的課程開發(fā)協(xié)議、視頻主講主編合同、調(diào)研函與調(diào)研經(jīng)費等實時上報、審批、簽字、蓋章、報銷。協(xié)助教師、出版社完成預(yù)訂、修訂教材、練習冊，做到不漏訂、不誤訂。每學(xué)期依據(jù)考試中心下發(fā)的材料，及時督促教師命題工作。認真核對考題的分數(shù)設(shè)置情況，確認無誤后按時上交至考試中心。及時通知考試時間與安排，做好考試排班表。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)匯總部門內(nèi)教師的工作情況。按照學(xué)校規(guī)定，每年清查辦公設(shè)備與家具的使用情況。對超過使用年限的設(shè)備、破損設(shè)備進行登記，并安排換新。協(xié)助工會安排福利發(fā)放工作。核對部門的各項信息，并與相關(guān)教師進行確認校對等工作。

（二）承接部門間、部門內(nèi)的各項事務(wù)，教學(xué)秘書發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用。

溝通是管理工作開展的基本。只有建立起良好的溝通橋梁，及時獲取流程、政策等必要信息，保證教學(xué)活動高效有序。教學(xué)秘書要完成部門內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，與校辦、教務(wù)處、財務(wù)處等各部門間的溝通與協(xié)作。教學(xué)秘書只有具備較強的溝通能力，才能通過合理的、有效的方式協(xié)調(diào)相關(guān)的事務(wù)，建立融洽的合作關(guān)系。此外，教學(xué)秘書是師生間授與受的教學(xué)實施過程中的潤滑劑，要秉承服務(wù)師生的工作理念，及時反饋教師的要求、學(xué)生的需求，到位而不不越位，保證教學(xué)活動的順暢平穩(wěn)。

（三）教學(xué)秘書對提高教學(xué)質(zhì)量發(fā)揮不可替代的作用。

管理作用于教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量是管理的高階目標。教學(xué)秘書要樹立正確的價值觀，科學(xué)合理的質(zhì)量觀，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展教學(xué)質(zhì)量檢查，并保存歸檔教學(xué)信息的反饋結(jié)果。針對教學(xué)準備工作、教學(xué)環(huán)節(jié)定期檢查。認真收集各項指標，匯總各種問題，以此為依據(jù)，評價影響教學(xué)質(zhì)量的因素和學(xué)習質(zhì)量的因子。將管理落到實處，把教學(xué)工作評價常態(tài)化與制度化，切實提高開放教育的教學(xué)的質(zhì)量[4]。

（四）整合檔案，有效保存，教學(xué)秘書發(fā)揮信息管理者的作用。

整理專業(yè)檔案、課程檔案、會議檔案是教學(xué)秘書的工作。課程建設(shè)的準備材料、實施環(huán)節(jié)的教學(xué)材料、專家評審意見、后期的修改總結(jié)等資料需要及時立卷歸檔，做到有檔可查，保證以后的專業(yè)建設(shè)和課程實施有據(jù)可依。根據(jù)國家開放大學(xué)的檔案管理辦法，對檔案和檔案柜編碼排序，在檔案柜內(nèi)有序存放，統(tǒng)一管理。制定檔案管理辦法和檔案借閱制度，對借閱檔案進行登記，規(guī)范檔案的管理。

簡而言之，教學(xué)秘書的開放大學(xué)管理工作是一項極為科學(xué)精細的工作。認清教學(xué)秘書地位、性質(zhì)的現(xiàn)狀關(guān)乎教學(xué)效果與管理效率。結(jié)合學(xué)校實際建設(shè)的基本情況，洞察教學(xué)秘書的所求所需，解決管理者的困境。培養(yǎng)有較高素養(yǎng)的教學(xué)秘書，穩(wěn)固教學(xué)管理隊伍的地基，為學(xué)校的長遠發(fā)展注入源源不竭地動力。

參考文獻：

[1]寧萍.論基于教學(xué)質(zhì)量工程的教學(xué)秘書工作的創(chuàng)新[J].科技信息，2009（5）：494.

[2]施琳.對高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)的思考[J].湖北經(jīng)濟學(xué)報，2007（1）：176-177.

[3]徐東.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求[J]. 山西財經(jīng)大學(xué)學(xué)報 （高等教育版），2005（9）：58-60.

[4]葉厚慶. 關(guān)于提高高校教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的探討[J]. 黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2016（1）：124.