王麗娟

摘要：在目前的現(xiàn)狀下，檔案管理工作日益體現(xiàn)了重要性，各個(gè)行業(yè)也逐步認(rèn)識(shí)到優(yōu)化檔案管理模式具備的價(jià)值所在。進(jìn)入新時(shí)期后，檔案管理工作以及信息化手段正在實(shí)現(xiàn)銜接與融合，因此在根源上轉(zhuǎn)變了管理檔案的流程與方式。檔案是人類(lèi)文明發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升和社會(huì)生活的迅速變化，檔案管理及其對(duì)社會(huì)的有效服務(wù)明顯滯后于社會(huì)發(fā)展，為此必須在充分了解檔案管理意義的基礎(chǔ)上，重視檔案管理工作，全面提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;重要性;具體措施

檔案管理工作涵蓋了檔案歸類(lèi)、檔案整理、檔案存放以及檔案調(diào)取等各項(xiàng)相關(guān)操作，因此有必要構(gòu)建完整度較高的檔案資料系統(tǒng)。與此同時(shí)，關(guān)于當(dāng)前施行的檔案管理各項(xiàng)工作也要體現(xiàn)便捷性，并且對(duì)于最根本的檔案安全予以保障。從當(dāng)前現(xiàn)狀來(lái)看，作為負(fù)責(zé)管理檔案的機(jī)構(gòu)與部門(mén)就要致力于探尋全新的檔案管理方式與管理手段，確保能夠達(dá)到最優(yōu)化的檔案管理效果。

一、檔案管理工作的意義及作用

合理科學(xué)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但可以對(duì)企業(yè)或單位的業(yè)績(jī)給予衡量，還可以對(duì)企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。隨著我國(guó)的全面發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。因?yàn)槠髽I(yè)或單位的資源取向、模式、戰(zhàn)略，以及未來(lái)的發(fā)展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為企業(yè)或單位取得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，全面發(fā)展有著重要的意義。

檔案管理工作主要有兩項(xiàng)重要的作用：其一，作為考察依據(jù)的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。例如：企業(yè)重要文件存檔、手稿、印信等;其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒(méi)有被篡改過(guò)，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。同時(shí)，檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時(shí)候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹(shù)立法制觀念的同時(shí)做好檔案的保密工作，并熱愛(ài)檔案管理工作等。

二、檔案管理工作具備的重要性

首先是妥善保留珍貴的單位檔案資料。從根本上來(lái)講，檔案本身構(gòu)成了企事業(yè)單位自身?yè)碛械恼滟F資料與寶貴財(cái)產(chǎn)。這是由于，單位檔案以及個(gè)人檔案都承載著珍貴的資料與信息。在此前提下，單位關(guān)于目前現(xiàn)存的各類(lèi)檔案資料就要做到妥善予以保留，確保有關(guān)人員能做到隨時(shí)調(diào)取并且查閱現(xiàn)有的檔案信息。從現(xiàn)狀來(lái)看，單位針對(duì)檔案管理已經(jīng)能借助多種信息化手段。面對(duì)信息化趨勢(shì)，關(guān)于管理各類(lèi)的檔案信息尤其需要關(guān)注信息安全，避免檔案信息受到竊取或者被篡改。

其次是理順檔案工作的基本流程。在負(fù)責(zé)管理檔案的專(zhuān)門(mén)工作人員看來(lái)，檔案管理本身具備繁瑣性的特征。這主要是由于，檔案管理本身包含了復(fù)雜度較高的操作流程與步驟。因此在目前實(shí)踐中，改進(jìn)檔案管理就是要集中于理順現(xiàn)有的管理操作流程，借助信息手段來(lái)替代原有的人為管理操作。只有如此，檔案管理才能體現(xiàn)優(yōu)良的實(shí)效性，在簡(jiǎn)化流程的同時(shí)也符合了良好的檔案管理綜合效果。

第三是方便提取與調(diào)用檔案。檔案資料本身含有較多的關(guān)鍵信息，因此有必要允許相應(yīng)個(gè)人或者相關(guān)組織依照特定權(quán)限來(lái)調(diào)取上述的檔案信息。具體針對(duì)調(diào)用某些檔案信息來(lái)講，關(guān)鍵在于設(shè)置查閱相關(guān)檔案的權(quán)限。在某些情形下，相關(guān)人員如果超出了既有的檔案查閱權(quán)限，那么不可隨便查閱檔案或者調(diào)用檔案信息，如此才能有效防控檔案丟失或者檔案信息遭受篡改的可能性，保障檔案信息安全。

三、有效開(kāi)展檔案管理工作的舉措

從現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)側(cè)重于綜合性的檔案歸類(lèi)、檔案信息搜集、檔案借用以及歸還、信息存檔以及檔案維護(hù)等。由此可見(jiàn)，檔案管理的流程本身具有復(fù)雜性。作為檔案管理的有關(guān)負(fù)責(zé)人員來(lái)講，其應(yīng)當(dāng)意識(shí)到自身具備的檔案管理職責(zé)所在。同時(shí)，作為上述的管理人員還要注重提升自身的綜合素養(yǎng)，確保能夠緊密結(jié)合檔案管理有關(guān)的各個(gè)操作流程。具體而言，目前針對(duì)檔案管理仍需關(guān)注如下的工作改進(jìn)舉措：

（一）全面提升人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

截至目前，某些負(fù)責(zé)管理檔案資料的專(zhuān)業(yè)人員仍然欠缺應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在此情形下，上述人員通常很難切實(shí)遵照相應(yīng)流程來(lái)施行檔案管理，以至于表現(xiàn)為混亂的檔案管理狀態(tài)。為了全面加以改進(jìn)，有關(guān)部門(mén)在現(xiàn)階段就要致力于培育綜合素養(yǎng)較高的檔案管理人員，確保此類(lèi)人員針對(duì)信息化手段能夠予以靈活適用。只有運(yùn)用日常培訓(xùn)的方式，檔案管理人員才能逐漸擁有優(yōu)良的檔案管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

（二）優(yōu)化檔案管理的基本操作流程

檔案管理流程通常應(yīng)當(dāng)包含搜集各類(lèi)檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調(diào)取資料等。在目前看來(lái)，為了顯著簡(jiǎn)化現(xiàn)有的檔案管理流程，則需更多引進(jìn)全新的信息化手段。這是由于，建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實(shí)效性與便捷性，并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程，進(jìn)而提升了管理工作效率。

（三）保障檔案信息安全性

面對(duì)信息化的當(dāng)前時(shí)期背景，關(guān)于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領(lǐng)域，因此作為有關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)能夠借助相應(yīng)手段來(lái)全面防控檔案信息遺失。具體針對(duì)查閱檔案資料來(lái)講，應(yīng)當(dāng)設(shè)置必要的檔案加密措施。相關(guān)人員在不具備特定權(quán)限的前提下，則不能夠隨便予以查閱。經(jīng)過(guò)全方位的檔案加密處理，應(yīng)當(dāng)能在根源上消除檔案丟失的隱患。

經(jīng)過(guò)綜合分析，可以得知檔案管理工作本身體現(xiàn)為繁雜與瑣碎的基本特征。但是不應(yīng)忽視，檔案管理工作對(duì)于全過(guò)程的單位運(yùn)行具有不可忽視的重要價(jià)值。截至目前，很多企事業(yè)單位都已逐漸意識(shí)到有序推行檔案管理對(duì)于提升單位工作效益的必要性，并且也在探求適合于管理本單位各類(lèi)檔案的舉措。未來(lái)在實(shí)踐中，關(guān)于檔案管理仍然應(yīng)當(dāng)歸納其中的珍貴工作經(jīng)驗(yàn)，據(jù)此服務(wù)于檔案管理綜合效果的優(yōu)化。