邱玉霞

【摘 要】2015年12月9日，日照市首批不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證書發(fā)放，標(biāo)志著不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作在該市全面啟動(dòng)。隨著工作的不斷深入，不動(dòng)產(chǎn)登記過(guò)程中產(chǎn)生了大量的相關(guān)檔案資料，如何管理利用好這些檔案資料呢？日照市結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)登記工作實(shí)際，多措并舉，加快構(gòu)建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理體系，確保不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完整性、系統(tǒng)性、安全性，取得了良好的成效。

【Abstract】On December 9， 2015， the first batch of real estate certificates were issued in Rizhao City， which marked the full launch of the unified registration of real estate in the city. With the deepening of the work， a large amount of relevant archives have been produced in the real estate registration process. How to manage and use these archives？ In combination with the real estate registration practice， Rizhao has taken many measures to speed up the construction of the real estate registration archives management system， so as to ensure the integrity， systematization， and security of the real estate registration archives， it has achieved good results.

【關(guān)鍵詞】不動(dòng)產(chǎn);檔案管理;系統(tǒng)

【Keywords】 real estate; archives management; system

【中圖分類號(hào)】G71 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2019）06-0055-02

1 引言

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)進(jìn)行登記、管理、申請(qǐng)以及查詢等一系列的活動(dòng)而形成的信息記錄，其中包括的內(nèi)容有不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的原始信息資源和機(jī)關(guān)登記信息，這些信息就形成了不動(dòng)產(chǎn)登記薄和相應(yīng)的材料集合。利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，可以使得不動(dòng)產(chǎn)管理機(jī)關(guān)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行有效的管理，是不動(dòng)產(chǎn)所有者所有權(quán)的重要憑證。不動(dòng)產(chǎn)一旦沒(méi)有進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記，不存在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，那么就會(huì)導(dǎo)致物權(quán)受不到保護(hù)，容易發(fā)生混亂的問(wèn)題。

可以說(shuō)，國(guó)家進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理，是當(dāng)前行政機(jī)關(guān)需要履行的崗位職責(zé)，更是行政機(jī)關(guān)體現(xiàn)為民服務(wù)的重要原則，滿足了廣大人民的訴求。

2 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

第一，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量多，更新速度快。由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是動(dòng)態(tài)檔案，隨時(shí)更新，經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2016年市本級(jí)及市轄區(qū)共產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)檔案2.98萬(wàn)卷，2017年產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)檔案3.18萬(wàn)卷，2018年產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)檔案5.72萬(wàn)卷。經(jīng)測(cè)算，2019年預(yù)計(jì)產(chǎn)生不動(dòng)產(chǎn)檔案8萬(wàn)卷。由此可知，全市不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)量一直呈暴增趨勢(shì)，其遞增的速度給檔案整理歸檔工作帶來(lái)了很大壓力。

第二，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理尚未形成完整的服務(wù)鏈條。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作作為一項(xiàng)新生事物，與以往的土地登記檔案管理有著很大區(qū)別，不但分類不同，而且市場(chǎng)服務(wù)鏈條尚不成熟，缺乏必要的軟硬件支持，也沒(méi)有可參照的成熟管理經(jīng)驗(yàn)、方法。

第三，檔案管理人員對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理缺乏經(jīng)驗(yàn)，不夠?qū)I(yè)。不動(dòng)產(chǎn)檔案包含的內(nèi)容比較廣泛，包括土地登記、房產(chǎn)登記、礦產(chǎn)資源登記、海洋登記、農(nóng)林資源登記等，且登記流程不一樣，具有動(dòng)態(tài)性、法律性、專業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，加之是新生事物，這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求，需要時(shí)間磨合，經(jīng)驗(yàn)探索。

第四，檔案管理缺乏開(kāi)發(fā)利用意識(shí)。當(dāng)前，我國(guó)在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理方面已經(jīng)取得了明顯的成效，檔案利用率也得到了進(jìn)一步提高。但是，如今國(guó)家對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的開(kāi)發(fā)和利用的要求更高，我們?cè)跈n案利用方面仍然存在一些問(wèn)題需要改進(jìn)。一是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案沒(méi)有完全實(shí)行對(duì)外開(kāi)放，大部分檔案也是只能讓內(nèi)容進(jìn)行使用和查閱;二是不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用范圍過(guò)于狹窄，相應(yīng)工作人員也沒(méi)有很好地對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，缺乏主動(dòng)性，這就從一定程度上減少了檔案的利用率。

3 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理應(yīng)對(duì)措施

第一，加大投入，不斷強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作。爭(zhēng)取財(cái)政資金支持，改建一處不動(dòng)產(chǎn)登記資料專用檔案室，安排專人管理，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案采取“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”的原則。為更好地向社會(huì)提供不動(dòng)產(chǎn)查詢服務(wù)，根據(jù)檔案管理規(guī)范及檔案查詢利用業(yè)務(wù)需求，把現(xiàn)有重要實(shí)體紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息資源，建成全方位、多層次的檔案管理及服務(wù)體系，按照上級(jí)檔案部門要求及實(shí)際工作需求，實(shí)施檔案即時(shí)整理歸檔、掃描及錄入項(xiàng)目，對(duì)新增的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理掃描。

第二，進(jìn)一步規(guī)范完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理。首先是明確不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理歸檔的分類，把不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分五部分八類。五部分是指：土地登記、房產(chǎn)登記、礦產(chǎn)資源登記、海洋登記、農(nóng)林資源登記。八大類是指：首次登記;變更登記;抵押登記;封解封登記;預(yù)告登記;大宗轉(zhuǎn)移登記;二手房轉(zhuǎn)移登記;注銷登記。按照年度，每年從檔案案卷000001起，例如，2018年度000001案卷起，編寫檔案案卷。其次，進(jìn)一步規(guī)范了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整理的工作流程：檔案信息核對(duì)、檔案排序、編寫頁(yè)碼、信息著錄、打印目錄、掃描、修改掃描件，掛接，批量掛接，檢索目錄、檢測(cè)系統(tǒng)、打印封皮、檔案裝訂成冊(cè)、檔案裝盒、編寫盒子信息，最后檔案上架入庫(kù)。

第三，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓(xùn)。多次組織對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)暫行條例實(shí)施細(xì)則》《不動(dòng)產(chǎn)登記操作規(guī)范》（試行）等有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定制度，幫助工作人員及時(shí)更新、增長(zhǎng)專業(yè)知識(shí)。積極創(chuàng)造條件，拓寬培訓(xùn)渠道，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”與“走出去”相結(jié)合、集中培訓(xùn)與分類指導(dǎo)相結(jié)合、專家授課與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合等培訓(xùn)方式，不斷提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

4 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作展望

隨著全市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理制度的不斷完善、工作流程的優(yōu)化規(guī)范及檔案庫(kù)房的升級(jí)改造，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作已逐步納入科學(xué)化管理的軌道。今后，應(yīng)根據(jù)上級(jí)要求并結(jié)合本市不動(dòng)產(chǎn)登記發(fā)展需要，切實(shí)加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記信息化建設(shè)工作，選好適合自己業(yè)務(wù)需求的技術(shù)合作單位，按照統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，做好數(shù)據(jù)整合、系統(tǒng)建設(shè)和信息服務(wù)等工作。同時(shí)，廣泛借鑒不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作建設(shè)先進(jìn)地區(qū)的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記信息產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和技術(shù)創(chuàng)新，提高不動(dòng)產(chǎn)登記的社會(huì)綜合效益，讓不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理體系發(fā)揮出更大的作用。

第一，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理日趨科學(xué)化、信息化和規(guī)范化。深入學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)以及不動(dòng)產(chǎn)檔案的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)總結(jié)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化檔案工作人員的科學(xué)化、規(guī)范化檔案管理意識(shí)，利用數(shù)字化平臺(tái)，科學(xué)化、規(guī)范化地管理檔案的數(shù)字運(yùn)行。

第二，創(chuàng)新工作思路，提升檔案的管理水平。在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理上加大力度，利用智慧和力量不斷創(chuàng)新檔案管理的理念、方式和方法，更好地科學(xué)管理不動(dòng)產(chǎn)檔案。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，注重培養(yǎng)檔案管理工作人員，在檔案工作中優(yōu)先支持、保障檔案工作需要。第一時(shí)間解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。把檔案工作放在更加突出的位置，最大程度激發(fā)檔案工作人員的工作積極性。使其開(kāi)拓創(chuàng)新，努力工作，勤勤懇懇，促使檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

第三，積極發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢和利用作用。為發(fā)揮登記檔案的作用，在做好提供利用的同時(shí)，充分接受社會(huì)監(jiān)督，做好保密工作，公示查詢程序和查詢范圍，使產(chǎn)權(quán)檔案查詢更加規(guī)范、公開(kāi)，切實(shí)維護(hù)產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益。充分利用檔案信息資源，使檔案資源合理配置與有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的發(fā)掘，增強(qiáng)信息轉(zhuǎn)化意識(shí)和檔案使用的效率意識(shí)，最大限度發(fā)揮檔案利用效率，從中提取有價(jià)值的信息并通過(guò)現(xiàn)代化信息手段和渠道，摒棄以往“重藏輕用”的落后觀念，使其更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作是十分重要的。相關(guān)工作人員在具體的工作過(guò)程中要認(rèn)真分析不足和問(wèn)題，才能更好地運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式和手段，推動(dòng)我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作朝著更為高效、科學(xué)、規(guī)范的方向發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】燕楊.構(gòu)建完整的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理體系[J].中國(guó)不動(dòng)產(chǎn)，2017（6）：11-13.