潘秀明

摘 要：近年來，隨著信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和逐漸推廣，人類已經(jīng)全面進(jìn)入了信息化時(shí)代，人們的工作和生活都受到信息化技術(shù)的巨大影響。在信息化時(shí)代，高校的檔案管理與以往相比發(fā)生了較大的變化，因此高校的教學(xué)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，但就目前來說我國部分高校在檔案管理工作方面還存在著一些問題，已經(jīng)在很大程度上阻礙了檔案管理工作質(zhì)量的有效提升，因此，必須對其給予足夠的重視。

關(guān)鍵詞：信息化;教學(xué)檔案管理;問題;措施

一、引言

高校檔案管理工作會隨著學(xué)校的發(fā)展和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大而逐漸增加，高校教學(xué)檔案管理工作所涉及的信息范圍廣、數(shù)據(jù)處理量較大，在信息化時(shí)代處理好教學(xué)檔案管理工作已經(jīng)成為了擺在現(xiàn)代高校面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。因此，在當(dāng)前從信息化的角度來對高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行深入思考具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

二、高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.進(jìn)行信息化管理的意識較為薄弱。思維決定行動，人們的行為模式與處事方法在很大程度上會受到自身思想意識的影響與制約，高校的教學(xué)檔案管理工作總體質(zhì)量的好壞在很大程度上與高校自身所秉持的發(fā)展理念和重視程度有直接關(guān)系。從近幾年我國高校教學(xué)檔案管理發(fā)展的實(shí)踐來看，部分高校在教學(xué)檔案管理工作方面還存在著較為明顯的信息化管理意識較為薄弱的問題，已經(jīng)在很大程度上落后于時(shí)代發(fā)展步伐，阻礙了高校教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高。具體來說，高校進(jìn)行信息化管理的意識較為薄弱這一問題主要表現(xiàn)為高校領(lǐng)導(dǎo)者對教學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的重視程度不足。領(lǐng)導(dǎo)者是學(xué)校發(fā)展政策的制定者和發(fā)展方向的掌舵者，因此，高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)認(rèn)識水平的高低和重視程度的強(qiáng)弱將會直接影響到教學(xué)檔案管理工作信息化的具體推進(jìn)與實(shí)施。就目前來說，我國部分高校存在著由于校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識程度不足而導(dǎo)致的高校教學(xué)檔案管理水平低下的問題，教學(xué)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足學(xué)校發(fā)展的要求。

2.教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足。高校的教學(xué)檔案管理工作歸根結(jié)底需要依賴于檔案管理工作人員，因此，高校教學(xué)檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)的高低與實(shí)際工作能力的強(qiáng)弱將會對高校自身教學(xué)管理工作的發(fā)展產(chǎn)生重要影響。從近幾年我國高校檔案管理的發(fā)展實(shí)踐來看，部分高校還較為明顯地存在著教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足的問題，不能夠滿足信息化時(shí)代高校對檔案管理工作提出新要求與新目標(biāo)。具體來說，高校教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足主要表現(xiàn)為以下兩個(gè)方面：

首先，教學(xué)檔案管理人員的管理知識結(jié)構(gòu)單一。隨著高校發(fā)展時(shí)間的逐漸增加和發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校在教學(xué)管理工作方面相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的產(chǎn)生也在逐漸加快，在新的時(shí)代發(fā)展背景下原有的檔案管理理論知識已經(jīng)不能夠滿足高校的發(fā)展要求。由于管理工作人員在新時(shí)代未能夠積極主動地探索教學(xué)檔案管理的新模式和學(xué)習(xí)教學(xué)檔案管理工作的新方法，因此，在具體的操作與實(shí)施階段教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量遲遲得不到有效提升。其次，教學(xué)檔案管理工作人員的信息技術(shù)能力不足。在當(dāng)前的信息化時(shí)代發(fā)展背景下，高校教學(xué)檔案管理工作迫切要求工作人員能夠有效掌握和利用信息技術(shù)來處理教學(xué)檔案的管理工作，但就目前來說，部分高校的教學(xué)檔案管理工作人員自身對信息技術(shù)的認(rèn)識程度不足、掌握水平較低，在日常管理工作開展的過程中還存在著較多的傳統(tǒng)思維管理現(xiàn)象，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理工作的水平長時(shí)間得不到有效提高。

3.信息化設(shè)備不完善，規(guī)章制度不健全。在信息化時(shí)代，高校教學(xué)檔案管理工作的順利有序推進(jìn)需要以完善的信息化設(shè)備以及健全的規(guī)章制度為基礎(chǔ)，但就目前來說，我國高校在教學(xué)檔案管理工作方面還存在著信息化設(shè)備不完善，規(guī)章制度不健全的問題，高校的教學(xué)檔案管理工作受到較大程度的阻礙。首先，部分高校的信息化設(shè)備在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面無論是計(jì)算機(jī)硬件還是相關(guān)配套軟件，都存在著明顯的設(shè)備短缺和設(shè)備陳舊落后問題，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作難以順利有序推進(jìn)。其次，部分高校在教學(xué)檔案管理工作信息的收集與處理方面規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不同學(xué)院和專業(yè)之間存在著一些差異，給高校教學(xué)檔案管理的信息化處理造成了不利影響。

三、信息化視域下高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新措施

1.著力增強(qiáng)高校的信息化建設(shè)意識。針對目前我國部分高校在發(fā)展過程之中存在的進(jìn)行信息化管理的意識較為薄弱這一問題，高校自身應(yīng)當(dāng)充分意識到從思想意識領(lǐng)域著手來著力增強(qiáng)高校信息化建設(shè)意識的重要性與必要性。具體來說，要想實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)高校信息化建設(shè)意識這一目標(biāo)，可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行考慮：首先，從學(xué)校層面來說，高校自身應(yīng)當(dāng)以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者為切入點(diǎn)，通過提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者對教學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的認(rèn)識來增強(qiáng)其對信息化建設(shè)的重視，力求能夠在最大程度上確保在學(xué)校教學(xué)檔案管理工作方面給予其必要的人力、物力和資金支持，確保教學(xué)檔案管理工作的順利有序開展。其次，從國家層面來說，政府要重視當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展背景下對高校各方面工作的時(shí)代性指引和方向性指導(dǎo)，站在我國高校發(fā)展總體布局的戰(zhàn)略性高度對檔案管理工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)，提供必要的信息化技術(shù)人才進(jìn)行援助和輔助。

2.建設(shè)高素質(zhì)信息化工作團(tuán)隊(duì)。針對目前我國部分高校在教學(xué)檔案管理工作方面存在的教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足這一問題，高校自身必須充分意識到以建設(shè)高素質(zhì)信息化工作團(tuán)隊(duì)為手段來促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量和效率提升的重要作用。具體可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行考慮。

首先，對原有教學(xué)管理工作人員進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)。由于高校的教學(xué)檔案管理工作具備著相對明顯的復(fù)雜性與長期性，因此，不可能通過在短時(shí)間內(nèi)大批量更換原有教學(xué)管理工作人員的方式來實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作水平質(zhì)的提升，這有違事物發(fā)展規(guī)律也不具備可操作性。當(dāng)前，我國高校應(yīng)當(dāng)通過聘請專業(yè)權(quán)威人士來學(xué)校開展講座和培訓(xùn)的方式對原有工作人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，在培訓(xùn)內(nèi)容方面重點(diǎn)突出時(shí)代發(fā)展過程中誕生的新的教學(xué)檔案管理理論知識，重視對原有工作人員進(jìn)行信息化方面的技能培訓(xùn)，對諸如大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，力求能夠在最大程度上確保高校的教學(xué)檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)信息化的高校管理。除此之外，高校還要不斷增強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作人員的服務(wù)意識，使其積極主動的學(xué)習(xí)，提升自我，逐漸滿足高校對教學(xué)檔案管理工作提出的新要求與新目標(biāo)。

其次，引進(jìn)優(yōu)秀人才。除了通過對原有教學(xué)檔案管理工作人員進(jìn)行集中培訓(xùn)的方式來建設(shè)高素質(zhì)信息化工作團(tuán)隊(duì)之外，高校還應(yīng)當(dāng)意識到通過優(yōu)秀人才引進(jìn)的方式來提高教學(xué)檔案管理信息化團(tuán)隊(duì)整體專業(yè)性和專業(yè)素質(zhì)的重要意義。高校要以人才引進(jìn)為契機(jī)，為教學(xué)檔案管理工作輸入新鮮血液，使優(yōu)秀人才的引進(jìn)為教學(xué)檔案管理工作的信息化發(fā)展提供新思路，開拓新境界。在此過程之中，高校需要有的放矢地發(fā)揮好所引進(jìn)人才的作用，有目的和有計(jì)劃地逐漸改變以往傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式。需要注意的是，在人才引進(jìn)的過程之中高校不僅要對被引進(jìn)人才的管理能力進(jìn)行嚴(yán)格要求，還要對被引進(jìn)人才的信息化技能進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，力求能夠在最大程度上確保所引進(jìn)的人才集高水平理論知識和高水平實(shí)際操作能力于一身。

3.加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全規(guī)范機(jī)制。針對目前我國部分高校在檔案管理工作的信息化構(gòu)建方面存在的信息化設(shè)備不完善以及規(guī)章制度不健全的問題，高校自身應(yīng)當(dāng)充分意識到以加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全規(guī)范機(jī)制為手段來推動高校教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量與效率提升的重要作用。具體可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行考慮。

首先，加大資金投入，引進(jìn)和購買先進(jìn)的信息化設(shè)備，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作模式。由于目前我國部分高校在教學(xué)檔案管理工作方面的信息化設(shè)備短缺且設(shè)備陳舊，在這種環(huán)境之下，高校必須增加對信息化設(shè)備購買和引進(jìn)的資金投入以滿足學(xué)校發(fā)展對教學(xué)檔案信息化管理的時(shí)代要求。在購買和引進(jìn)現(xiàn)代化信息設(shè)備的過程中高校要盡量避免盲目購買，要在分析自身需要的基礎(chǔ)上制定購買計(jì)劃。在購買先進(jìn)信息化設(shè)備的基礎(chǔ)上，高校還要重視創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作模式，以信息化設(shè)備為基礎(chǔ)構(gòu)建科學(xué)歸檔系統(tǒng)，構(gòu)建檔案管理信息化平臺，為檔案管理部門與學(xué)校其他部門之間的溝通與聯(lián)系能夠保持順暢，為教學(xué)檔案管理信息的收集和處理提供良好平臺，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理工作的信息化。

其次，高校要健全信息化管理規(guī)范制度。當(dāng)前，我國高校應(yīng)當(dāng)統(tǒng)計(jì)各學(xué)院和各專業(yè)的教學(xué)數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)，不斷規(guī)范相關(guān)信息的匯總工作，力求能夠在最大程度上為教學(xué)檔案處理的規(guī)范化減少阻礙。除此之外，高校還可以通過借鑒和吸收其他學(xué)校成功建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的方式來促進(jìn)自身教學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)能力的提高，但是在學(xué)習(xí)和借鑒的過程中需要注意的是避免照搬照套別人經(jīng)驗(yàn)，而是要細(xì)致并深入的分析自身發(fā)展規(guī)律和發(fā)展特點(diǎn)的基礎(chǔ)之上有的放矢，取其精華，去其糟粕，科學(xué)使用和有效提取其中的合理成分，力求能夠在最大程度上確保規(guī)章的調(diào)整與改進(jìn)能夠符合當(dāng)前信息化時(shí)代的創(chuàng)新發(fā)展要求。

四、結(jié)束語

本文以高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，深入分析現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題，例如，進(jìn)行信息化管理的意識較為薄弱、教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足以及信息化設(shè)備不完善，規(guī)章制度不健全等，并在此基礎(chǔ)上提出了諸如增強(qiáng)高校的信息化建設(shè)意識、建設(shè)高素質(zhì)信息化工作團(tuán)隊(duì)以及加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全規(guī)范機(jī)制等創(chuàng)新性發(fā)展措施，希望對于促進(jìn)我國高校教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高有一定的借鑒意義。

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基金項(xiàng)目：本文系僑批檔案與中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化創(chuàng)新發(fā)展研究，課題編號：FJ2018ZTB003