成麗娟

【摘要】本文從“檔案”起源、檔案與保密的緣起入手，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查及訪談?wù){(diào)查，統(tǒng)計(jì)出當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位加強(qiáng)檔案保密工作存在的難點(diǎn)及問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題從精神層面、硬件建設(shè)、制度方面及電子化方面提出了幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;保密;檔案;泄密

一、“檔案”與“保密”的淵源

從1950年起，檔案界就開(kāi)始了對(duì)檔案起源的爭(zhēng)論。有人說(shuō)，檔案是階級(jí)的產(chǎn)物，是隨著國(guó)家產(chǎn)生的;又有人說(shuō)，文獻(xiàn)檔案是最早的檔案類型，所以文字產(chǎn)生才有檔案;還有人說(shuō)結(jié)繩記事、刻木為契亦是檔案。眾說(shuō)紛紜。這里說(shuō)的檔案是廣義上的檔案，已有5000余年的歷史。

狹義的“檔案”一詞源于清代康熙四十六年《柳邊記略》：

“邊外文字，多書(shū)于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也;存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字書(shū)于紙者，也呼為牌子、檔子矣?！睆哪菚r(shí)開(kāi)始，“檔案”一詞至今已沿用300多年。

不管是300年前還是5000年前，檔案的屬性和價(jià)值是確定的。檔案的原始記錄性是其獨(dú)有特性。檔案的憑證作用和情報(bào)作用保持不變。這些就決定了檔案一經(jīng)產(chǎn)生便與保密有了千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。

說(shuō)到檔案保密，在中國(guó)也有數(shù)千年的歷史。早在戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的“陰符”（符節(jié)，不同的符節(jié)代表不同的意思）、“陰書(shū)”（把豎著寫的信分成三段，在不同的時(shí)間、由不同的人通過(guò)不同的路線發(fā)給收信人，收信人只有收到三段信才知道信的全意）;春秋時(shí)期的“封泥”（用泥把信封起來(lái)）;秦漢時(shí)期的暗語(yǔ)、暗號(hào)、皂囊（外面黑里面白有夾層的袋子）、封長(zhǎng)檄（有印封的長(zhǎng)牒）;北宋時(shí)期出現(xiàn)的“字驗(yàn)”（把不同的請(qǐng)示項(xiàng)用40個(gè)字的一首詩(shī)表示，詩(shī)與情報(bào)內(nèi)容相對(duì)并編1-40號(hào)。根據(jù)內(nèi)容不同，在下面給應(yīng)加符號(hào)的字下面加上規(guī)定符號(hào)，收到情報(bào)后查密碼本。密碼本就算落到敵對(duì)方手中也破解不了）;明代的密寫術(shù)（明礬水寫的書(shū)信），到近代的密電，當(dāng)代的電子密碼、身體密碼等，保密的手段是越來(lái)越多也越來(lái)越復(fù)雜，但是保密的形勢(shì)也越來(lái)越嚴(yán)峻。

二、事業(yè)單位檔案保密工作現(xiàn)狀

為了更好地了解目前事業(yè)單位檔案保密工作的現(xiàn)狀，筆者對(duì)26家事業(yè)單位100名工作人員進(jìn)行了簡(jiǎn)單的問(wèn)卷調(diào)查和訪談?wù){(diào)查，收回有效問(wèn)卷81份。

經(jīng)統(tǒng)計(jì)，認(rèn)為自己?jiǎn)挝粺o(wú)密可保的占36%;認(rèn)為自己?jiǎn)挝挥忻孛?，但自己工作不涉及的?1%;認(rèn)為自己工作涉及保密且自己也有保密意識(shí)的占28%;認(rèn)為自己工作涉及保密但自己以前沒(méi)有意識(shí)到的占8%?？催^(guò)并非常了解《中華人民共和國(guó)保密法》具體內(nèi)容的人僅占6%，基本了解的人占57%，不了解的占37%。

調(diào)查結(jié)果顯示，保密意識(shí)欠缺是目前事業(yè)單位保密工作存在的主要問(wèn)題。除保密意識(shí)欠缺外，當(dāng)前檔案保密工作存在的問(wèn)題還有單位對(duì)檔案保密工作不重視、檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善、檔案人員多為兼職等。

在訪談過(guò)程中，筆者聽(tīng)了一個(gè)故事對(duì)自己觸動(dòng)很大。小王是某事業(yè)單位辦公室工作人員。一天，朋友打來(lái)電話，問(wèn)“最近忙啥呢？也沒(méi)消息？”小王邊干活，邊大聲對(duì)著電話說(shuō)：“我快忙死了，你知道嗎？國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人半個(gè)小時(shí)后要來(lái)我們這視察工作。我正在做準(zhǔn)備工作呢！”朋友說(shuō)：“你就吹吧！”小王：“真的，我不跟你說(shuō)了，我給你發(fā)個(gè)視頻，你感受下。”

這是典型的無(wú)意泄密。作為事業(yè)單位工作人員，小王本應(yīng)知道，國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人員具體什么時(shí)間什么地點(diǎn)到哪里不能提前泄露，更不能在普通手機(jī)上隨意討論、傳遞相關(guān)信息。但是由于平時(shí)接觸保密知識(shí)少，再加上小王根本沒(méi)有保密意識(shí)，所以導(dǎo)致輕松泄密。雖說(shuō)沒(méi)有因?yàn)檫@個(gè)事情產(chǎn)生什么后果，但是讓我們不得不警醒。

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在泄密的途徑也隨之增多。簡(jiǎn)單的泄密，有心還可以預(yù)防。但近年來(lái)，敵對(duì)勢(shì)力和境外情報(bào)機(jī)構(gòu)對(duì)我國(guó)信息監(jiān)控和情報(bào)戰(zhàn)略明顯升級(jí)，滲透、策反、金錢誘、美女勾、鋼筆泄密、豆種泄密、景泰藍(lán)泄密、宣紙泄密、蠶藥泄密、維生素C泄密……泄密途徑可以說(shuō)是五花八門，讓人嘆為觀止。

三、四個(gè)加強(qiáng)做好事業(yè)單位檔案工作

面對(duì)如此嚴(yán)峻的保密形勢(shì)，作為事業(yè)單位工作人員我們應(yīng)該怎么做呢？

（一）精神層面——強(qiáng)化保密意識(shí)。首先引導(dǎo)大家樹(shù)立正確的保密觀念。有人認(rèn)為，我們是事業(yè)單位，但不是安全保密部門，一切應(yīng)該都是公開(kāi)的，不需要保密。這種想法是不對(duì)的，我們雖然不常涉密，但不代表與秘密處于真空隔離狀態(tài)。我們?cè)诠珓?wù)、政務(wù)、事務(wù)活動(dòng)中多少都會(huì)涉及一些國(guó)家秘密、工作秘密、敏感信息，這就需要加強(qiáng)對(duì)保密工作的宣傳，特別是對(duì)檔案工作人員要進(jìn)行重點(diǎn)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們對(duì)《中華人民共和國(guó)保密法》《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》有基本的了解，要筑牢保密思想防線，自覺(jué)抓好抓實(shí)保密工作。

（二）硬件方面——加強(qiáng)對(duì)檔案室的管理。對(duì)于非涉密機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，雖說(shuō)不需要按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》的要求建設(shè)專門的檔案館，但也不能隨意設(shè)置檔案室。檔案室不能設(shè)立在辦公樓的最底層，要與辦公室、閱覽室隔離開(kāi)，要有專人負(fù)責(zé)管理。否則，人來(lái)人往，不便于檔案保密。同時(shí)，檔案室的門窗必須經(jīng)過(guò)特別加固，室內(nèi)要有避光、防濕、防熱、防蟲(chóng)、防火的相關(guān)措施。

（三）制度方面——加強(qiáng)檔案相關(guān)管理（下轉(zhuǎn)第150頁(yè)）

（上接第90頁(yè)）制度。要建立健全檔案管理相關(guān)制度，如公文收發(fā)管理制度、檔案保密制度、查閱檔案制度及檔案利用規(guī)章制度等。在公文收發(fā)方面，要有專人負(fù)責(zé)管理，在簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照程序執(zhí)行。在檔案保密方面，要加強(qiáng)定密工作，對(duì)于檔案保密標(biāo)準(zhǔn)、保密期限、涉密范圍等都要有明確的制度規(guī)定。對(duì)于涉密檔案要特別加強(qiáng)管理，如領(lǐng)導(dǎo)干部參加會(huì)議帶回的材料，當(dāng)天需要交給文件管理人員登記管理。領(lǐng)導(dǎo)干部及檔案人員不得攜帶秘密文件出入公共場(chǎng)所，不得傳遞涉密文件，不在親屬、子女等無(wú)關(guān)人員面前談?wù)搰?guó)家秘密，不在普通電話和移動(dòng)電話中談及涉密事項(xiàng)。在檔案利用方面，要嚴(yán)格按照檔案閱覽、外借、復(fù)制等規(guī)定執(zhí)行?？傊?，要做到檔案統(tǒng)一管理、完整收集、規(guī)范整理、按期移交、安全保管、科學(xué)利用“常態(tài)化”。同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，要嚴(yán)懲不怠，不能讓制度成為擺設(shè)。

（四）電子化方面——加強(qiáng)對(duì)電子檔案的科學(xué)管理。隨著計(jì)算機(jī)的普及，電子檔案越來(lái)越多，在給人們工作帶來(lái)便利的同時(shí)也產(chǎn)生了一些問(wèn)題。如因存儲(chǔ)設(shè)備的損壞、丟失、計(jì)算機(jī)中毒等產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)泄密事件屢有發(fā)生。這就需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、電子存儲(chǔ)設(shè)備及電子檔案的管理。對(duì)于計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)，要安排專人管理，做好安全防護(hù)工作。通過(guò)加強(qiáng)防火墻、定期殺毒等方式避免計(jì)算機(jī)中毒。對(duì)于便捷存儲(chǔ)設(shè)備如U盤、光盤等要做好備份，保管好。對(duì)于涉密計(jì)算機(jī)，要嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理規(guī)定要求，不得使用公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸，堅(jiān)決不能連接網(wǎng)絡(luò)。對(duì)于涉密計(jì)算機(jī)的維修、報(bào)廢要有專門的人及部門負(fù)責(zé)。對(duì)于涉密電子文件，要做好文檔加密。

四、結(jié)語(yǔ)

作為事業(yè)單位工作人員，我們有責(zé)任也有義務(wù)做好檔案保密工作。細(xì)節(jié)決定成敗，事業(yè)單位的文書(shū)及技術(shù)人員在起草文書(shū)、報(bào)告時(shí)要注意草稿廢頁(yè)不能亂擺亂放;涉密文件及載體必須妥善保存，嚴(yán)禁上網(wǎng);組織重大會(huì)議及活動(dòng)時(shí)，保密意識(shí)記心上，預(yù)防措施要跟上?？傊诮窈蟮墓ぷ髦写蠹乙獜狞c(diǎn)滴做起，從細(xì)處著手，增強(qiáng)四個(gè)意識(shí)，嚴(yán)防失密泄密事件發(fā)生，做到安全保密警鐘長(zhǎng)鳴。

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