夏延安

【摘要】人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革不斷深入，我國人事制度改革也不斷加大，人事檔案工作出現(xiàn)了許多新情況和新問題，人事檔案工作管理顯得尤為重要。

【關鍵詞】人事檔案;檔案管理

一、當前人事檔案管理中存在的不足

（一）人事檔案管理手段落后

隨著人事制度改革的逐步推進，機構調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動、退休，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓，對檔案的管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常業(yè)務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。隨著當前事業(yè)單位規(guī)模不斷擴大，職工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。

（二）人事檔案利用工作水平較低

對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。當前的人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務開發(fā)意識差。即使是使用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是簡歷、職稱、學歷、工資情況等，而且是需要者找上門才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態(tài)。

（三）人事檔案收集工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。而且收集歸檔的材料不全面，有些鑒定、考核材料不能及時、完整的歸檔，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，不能準確反映每個人的真實情況。

（四）人檔分離的情況愈加嚴重

隨著社會的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對檔案沒什么要求，導致了這種人檔分離的情況愈加嚴重。

二、新時期如何做好人事檔案管理工作

（一）提高人事檔案管理質(zhì)量

人事檔案管理要以制度化、規(guī)范化為基礎，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為人事工作提供準確、真實可靠的數(shù)據(jù)。隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，傳統(tǒng)的管理模式不適應現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質(zhì)人才的同時，更要注重對現(xiàn)有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

（二）建立健全人事檔案管理制度

制度是做好工作的前提和保障，人事檔案的性質(zhì)決定了檔案管理工作是一項瑣碎繁雜、非常嚴肅的工作。因此必須結合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步建立和健全各項檔案管理制度，嚴格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事，使檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依。人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全。

（三）注重人事檔案材料收集

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

（四）提高檔案管理的信息化

對于干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法，均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但記起來費時，且起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，得于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時，運行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部從事檔案的保密和安全。

（五）重視流動人員人事檔案管理工作

要加強督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理。對在檔案管理中不認真審查或?qū)彶榘殃P不嚴的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀律處分;對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關規(guī)定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，要依法追究法律責任;對工作不負責任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調(diào)離或予以辭退。對發(fā)生違紀違規(guī)行為的單位，要限期整改;問題嚴重的，要責令停業(yè)整頓，直至吊銷許可證。

三、結束語

人事檔案是人才信息資源庫，檔案的管理就是要合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用。人事檔案管理工作在目前社會中的重要性日益突顯，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強檔案管理，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。

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