文/四川省資陽(yáng)市樂(lè)至縣人才交流咨詢服務(wù)中心 顏文安

對(duì)于政府人事而言，要想順利地展開(kāi)一系列工作，就需要管理好干部人事檔案。事實(shí)上，干部人事檔案更多的是記錄干部的個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等方面，政府部門在選拔提升公務(wù)員時(shí)，需要利用干部人事檔案，并聯(lián)系干部的業(yè)務(wù)能力和綜合表現(xiàn)進(jìn)行全面的考慮。干部人事檔案是選用人才的主要標(biāo)準(zhǔn)，基于此，在干部人事檔案管理工作的過(guò)程中，需要保證干部人事檔案的完好性、真實(shí)性等不受影響，而隨著有關(guān)制度的革新還有社會(huì)大環(huán)境的變化，干部人事檔案工作存在諸多的問(wèn)題，在新時(shí)期背景下，不能適應(yīng)干部人事工作的需要。需要對(duì)其存在的問(wèn)題加以詳細(xì)分析，從而制定最佳的改善策略，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。

一、干部人事檔案管理的主要內(nèi)容

（一）收集和辨別干部人事檔案材料。搜集和辨別檔案材料在干部人事檔案管理中，是不可忽略的工作內(nèi)容和職責(zé)，在搜集期間，需要嚴(yán)格遵守有關(guān)政策的硬性要求來(lái)實(shí)現(xiàn)，搜集、審核干部檔案材料、并判斷是否進(jìn)行存檔，從而保證檔案信息的可靠性和完整性不受影響。

（二）對(duì)干部人事檔案實(shí)施分類。按照有關(guān)干部人事檔案制定的規(guī)則，將所有的干部人事檔案歸納為如自傳材料、履歷材料以及其它參考材料等十大類。檔案管理工作非常有必要分類管理上述檔案材料，隨著公務(wù)員制度的日益改革和完備，日益形成諸多的新型材料，這些新型的材料需要在個(gè)人經(jīng)歷檔案中得到展現(xiàn)。

（三）整理干部人事檔案資源。作為檔案管理人員來(lái)講，非常有必要將搜集好的檔案信息材料實(shí)施改善整理，需要根據(jù)有關(guān)條件還有規(guī)定，充分地將審核、排序還有加工等工作做好，進(jìn)而有條不紊地管理好檔案信息內(nèi)容，并制作而成單獨(dú)的案卷。

圖1 整理歸檔干部人事檔案資源

二、干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）忽略了干部人事檔案管理的重要性。在干部人事檔案管理期間，離不開(kāi)各方人員和部門的支持和配合，換言之，即檔案管理人員與公務(wù)員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。但通過(guò)調(diào)查現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案部門所收到的關(guān)于部門形成的晉職等干部人事檔案材料都存在著明顯的滯后性，即便一些部門及時(shí)提交有關(guān)材料，檔案管理人員也未在一定時(shí)間內(nèi)對(duì)其實(shí)施處理，有時(shí)候會(huì)發(fā)生丟失檔案材料等情況。大部分公務(wù)員忽略了干部人事檔案材料的重要性，需要完善檔案材料時(shí)，未及時(shí)完成所提出的條件。

（二）干部人事檔案管理制度有待完善。要想確保干部人事檔案管理工作的有效開(kāi)展，離不開(kāi)對(duì)管理制度的完善，這是保證干部人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要前提。但從當(dāng)前我國(guó)政府部門中的干部人事檔案管理情況來(lái)看，其制度仍需進(jìn)一步建立和健全，在采用檔案管理時(shí)無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其來(lái)規(guī)范。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不先進(jìn)，信息化程度低。通過(guò)調(diào)查研究可知，在干部人事檔案管理部門中，部分干部人事檔案管理?xiàng)l件存在著普遍落后的現(xiàn)象，如單位未設(shè)置獨(dú)立的檔案室等，再加上所在的辦公地方不夠大，造成檔案和庫(kù)房中所堆積的眾多的廢舊物存放在一起，其基礎(chǔ)設(shè)施不先進(jìn)。進(jìn)而造成大部分干部人事檔案管理工作不能有效展開(kāi)，其管理工作效率有待進(jìn)一步提高。

（四）檔案管理混亂，檔案材料不夠真實(shí)和完整。公務(wù)員自身經(jīng)歷可通過(guò)干部人事檔案得到體現(xiàn)，由此干部人事檔案作用是否能發(fā)揮到最大，其真實(shí)性與否起到了決定性的作用。因?yàn)闄n案案卷材料手續(xù)有待進(jìn)一步完善，和缺乏一定的真實(shí)性，所以造成干部人事檔案管理作用不能有效發(fā)揮。通過(guò)研究部分干部人事檔案資料可知，一些單位干部人事檔案不符合規(guī)范，部分干部在填寫個(gè)人經(jīng)歷資料時(shí)，有始無(wú)終，有的學(xué)歷造假，不能提供材料證明。上述情況造成干部人事檔案中存在著諸多不真實(shí)的現(xiàn)象，材料缺乏真實(shí)性，限制了人事檔案管理工作的有效展開(kāi)。

三、干部人事檔案管理的改善策略

（一）擴(kuò)大檔案管理的宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理認(rèn)識(shí)。作為檔案管理部門而言，非常有必要擴(kuò)大對(duì)檔案管理人員的宣傳教育，增強(qiáng)檔案管理人員的工作認(rèn)識(shí)，注重和關(guān)心自己的分內(nèi)工作。切實(shí)了解檔案管理工作是執(zhí)行黨的干部路線的工作，明確檔案管理是衡量干部職工晉升等不可缺少的標(biāo)準(zhǔn)，從而保證檔案管理人員注重和關(guān)心自己的分內(nèi)工作，以此讓檔案管理水平和質(zhì)量得到顯著的提升。除此之外，還需要擴(kuò)大對(duì)公務(wù)員的宣傳，利用電視、講座等活動(dòng)還有手段大范圍地對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，并且還需要加強(qiáng)宣傳有關(guān)檔案管理法規(guī)以及制度等，讓有關(guān)部門還有公務(wù)員切實(shí)意識(shí)到管理干部人事檔案的必要性，讓公務(wù)員盡可能清楚和明白選拔干部、科學(xué)使用人才的重要標(biāo)準(zhǔn)就是干部人事檔案管理，進(jìn)而主動(dòng)配合檔案管理工作的展開(kāi)，提供更加完備和真實(shí)的個(gè)人材料，進(jìn)而為檔案管理工作提供強(qiáng)有力的支持，保證檔案管理工作有條不紊地展開(kāi)。

表一 擴(kuò)大檔案管理的宣傳方法

（二）創(chuàng)建完善的干部人事檔案管理制度。對(duì)于干部人事檔案管理部門而言，一個(gè)完備的檔案管理制度是確保其工作有效展開(kāi)的保證，因?yàn)楦刹咳耸聶n案管理工作較為繁瑣，要想保證檔案管理工作有序地開(kāi)展，需要嚴(yán)格遵照有關(guān)制度來(lái)進(jìn)行，從而方便做到有理有據(jù)。在創(chuàng)建完備的干部人事檔案管理制度時(shí)，首要的就是要確定創(chuàng)建各項(xiàng)行之有效的規(guī)章制度，并嚴(yán)格遵照要求，科學(xué)完成檔案管理工作。需要擬訂出完備的檔案查詢制度，確定查詢的范圍，比如，無(wú)查詢干部介紹信的一律不能查詢檔案，不經(jīng)過(guò)同意的不能查詢等。在檔案的借閱規(guī)則完備期間，需要制定不同的規(guī)則，比如未經(jīng)過(guò)部門有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)的同意不能外借檔案，在外借手續(xù)不完善時(shí)不能外借等。并且在查詢還有轉(zhuǎn)進(jìn)等管理過(guò)程中，需要及時(shí)做好登記工作，并且具有完好的審批程序。接下來(lái)，需要按照我國(guó)公務(wù)員制度及此制度對(duì)干部人事檔案管理的影響加以研究，總結(jié)并探討出規(guī)律，并創(chuàng)建一套和干部人事制度革新相適應(yīng)的檔案管理制度，在完成制度的創(chuàng)建后，需要妥善處理好檔案管理中雜亂無(wú)章的情況，為檔案管理的有序展開(kāi)提供強(qiáng)有力的支持。

（三）增強(qiáng)干部人事檔案的科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化管理。第一，需要主動(dòng)、及時(shí)地將所有的干部人事檔案材料收集在一起。干部人事檔案管理的基本工作即為搜集檔案信息材料，因?yàn)檎块T干部人事檔案材料的搜集工作，本身就是一項(xiàng)需要牽涉各個(gè)部門還有政策性極其強(qiáng)的工作。基于此，就需要將這些檔案信息材料及時(shí)地搜集在一起。在搜集期間，需要保證檔案信息的實(shí)時(shí)性不受影響，因?yàn)槊總€(gè)人的情況都不是固定不變的，其個(gè)人的檔案信息材料需要跟隨變化和發(fā)展進(jìn)行相適應(yīng)的更改，從而保證干部人事檔案的信息和本人的信息不會(huì)存在出入。需要仔細(xì)對(duì)人事工作還有干部個(gè)人的變化發(fā)展進(jìn)行察看，及時(shí)搜集信息。與此同時(shí)，檔案管理人員需要和人事檔案材料之間形成密不可分的關(guān)系，通過(guò)不同的手段和渠道積極將檔案搜集工作做好。并且要保證所搜集的信息擁有完好性和真實(shí)性的特征。需要嚴(yán)格遵守干部人事檔案的有關(guān)搜集規(guī)則還有范圍，完好地搜集出來(lái)所有的材料和信息。將所搜集好的材料及時(shí)歸入個(gè)人卷宗中，方便將干部人事檔案搜集和整理工作做好做充分。第二，需要辨別干部人事檔案材料，除掉虛假的，留下真實(shí)的，因?yàn)楝F(xiàn)階段干部人事檔案管理中，有些材料存在著不真實(shí)的情況，由此需要增強(qiáng)對(duì)信息材料的辨別，確保檔案材料的真實(shí)性不受影響。需要全方位審查核定檔案材料，在審查核定過(guò)程中，需要嚴(yán)格遵守檔案材料的補(bǔ)充辦法等有關(guān)準(zhǔn)則來(lái)進(jìn)行，針對(duì)干部人事檔案中的十大類內(nèi)容制定出審查核定的規(guī)范。比如，需要不間斷地對(duì)干部職務(wù)晉升的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，同時(shí)還包括對(duì)專業(yè)技術(shù)職稱等的填寫。作為檔案管理人員來(lái)講，需要一個(gè)一個(gè)核定上述這些信息，并按照種類的不同對(duì)損失的材料實(shí)施歸納，針對(duì)損失的材料一定要及時(shí)做好完善的工作。

（四）提升干部人事檔案信息化管理能力。在信息化時(shí)代環(huán)境下，需要最大化對(duì)信息技術(shù)資源加以利用，將干部人事檔案管理創(chuàng)建成以現(xiàn)代化為主的信息平臺(tái)，從而顯著提升檔案管理的利用率，最終達(dá)到動(dòng)態(tài)化、全面化管理的目的。能夠在干部人事檔案的信息化管理體制中，創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)干部人事檔案的十大類內(nèi)容實(shí)施較好的組合和改善，離不開(kāi)檔案管理人員及時(shí)搜集、審核還有處理干部所形成的材料，為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提供更加全面的信息。同時(shí)能夠創(chuàng)建干部人事檔案檔案局域網(wǎng)，利用局域網(wǎng)間的互相聯(lián)系，能夠更好地達(dá)到共同分享檔案信息資源的目的，在檔案查詢時(shí)，更加簡(jiǎn)單和便利。不但如此，通過(guò)信息化管理檔案，能夠使紙質(zhì)案卷?yè)p壞的難題得到妥善解決，保證檔案的長(zhǎng)時(shí)間存放和使用。

四、總結(jié)

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣、綜合性非常強(qiáng)大的工作，作為檔案管理人員而言，需要根據(jù)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題還有有待改進(jìn)的地方進(jìn)行分析，從而方便制定切實(shí)可行的解決策略。與此同時(shí)，還需要不斷提高自身的整體能力，方便較好做好檔案管理工作。進(jìn)而讓干部人事檔案管理質(zhì)量和能力得到進(jìn)一步提升，最大化將干部人事檔案的應(yīng)用作用發(fā)揮出來(lái)。