李冰

摘 要 信息技術(shù)在中小銀行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的普遍應(yīng)用，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)電子化進(jìn)程加快，為中小銀行帶來了巨大的發(fā)展?jié)撃埽瑫r(shí)也給會(huì)計(jì)檔案科學(xué)化管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文從中小銀行會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理的重要性入手，分析探討中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，著重從中小銀行對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不高、專業(yè)人才缺乏、開發(fā)利用不充分、電子檔案管理不規(guī)范等方面進(jìn)行分析，并提出加強(qiáng)中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理的措施，以加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案科學(xué)化管理，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案資源的最大效應(yīng)。

關(guān)鍵詞 中小銀行 會(huì)計(jì)檔案 科學(xué)化管理

在銀行業(yè)廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)的背景下，中小銀行會(huì)計(jì)管理領(lǐng)域持續(xù)對(duì)自身的操作活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化，始終與時(shí)俱進(jìn)，作為記錄和反映會(huì)計(jì)管理工作的重要依據(jù)和資料的會(huì)計(jì)檔案也隨之進(jìn)入了電子化管理階段，信息科技逐步成為會(huì)計(jì)檔案科學(xué)化管理的有效工具。因此，在會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展進(jìn)程中，應(yīng)該逐步探索新的信息化管理模式，只有這樣，才能對(duì)中小銀行業(yè)務(wù)發(fā)展及會(huì)計(jì)管理工作產(chǎn)生積極的影響。

一、中小銀行會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理的重要性

中小銀行會(huì)計(jì)檔案是完整記錄中小銀行經(jīng)營發(fā)展和管理活動(dòng)的重要資料，是經(jīng)營活動(dòng)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的核算依據(jù)，是中小銀行經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。會(huì)計(jì)檔案所包含的信息是有價(jià)值的資源，是銀行重要的資產(chǎn)。會(huì)計(jì)檔案所反映出的信息可以為中小銀行的業(yè)務(wù)發(fā)展和經(jīng)營活動(dòng)提供支持。隨著會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、無紙化、集中化管理，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)報(bào)告等紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料逐步電子化，信息科技在會(huì)計(jì)檔案管理方面的應(yīng)用范圍在逐步擴(kuò)大，會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)步入科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的新時(shí)代。會(huì)計(jì)檔案電子化管理的新常態(tài)，使銀行利用科學(xué)技術(shù)手段豐富會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容和簡化開發(fā)利用操作方法，讓會(huì)計(jì)檔案在中小銀行發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用，科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案顯得尤為重要。

二、中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

（一）中小銀行對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視程度不高，會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

隨著中小銀行信息科技的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案也開始采用影像掃描電子化管理，但是作為原始憑證的會(huì)計(jì)檔案依然需要?dú)w檔保管，這就導(dǎo)致中小銀行紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量依然居高不下，逐年增加檔案庫房的壓力，需要較大的管理空間和較多的管理人力物力財(cái)力。但是，中小銀行因資源有限對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理投入的資金不足，沒有獨(dú)立的管理部門，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案保管不夠規(guī)范，尤其是基層會(huì)計(jì)檔案庫的基礎(chǔ)設(shè)施較差，受到辦公條件的制約，會(huì)計(jì)檔案庫達(dá)不到防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等“八防”要求，會(huì)計(jì)檔案的安全性、保密性難以得到保障。

（二）中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理缺乏專業(yè)人才，會(huì)計(jì)檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理

科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值作用，關(guān)鍵因素是人。現(xiàn)實(shí)情況下，會(huì)計(jì)檔案管理人員緊缺，既懂會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)使用和開發(fā)，又懂檔案管理的人員數(shù)量基本為零，具備會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的人員數(shù)量較少。大多數(shù)中小銀行會(huì)計(jì)檔案的管理人員，主要來源于年齡較大，不適應(yīng)柜面工作的人員，該類人員本身的學(xué)習(xí)能力較弱，加之很少對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理人員很難滿足信息化下會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求，只負(fù)責(zé)檔案保管和調(diào)閱工作，管理方法落后，無法對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行開發(fā)利用，人才結(jié)構(gòu)和素質(zhì)不能完全適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用的需要。

（三）中小銀行對(duì)會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)利用不充分，不能體現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值

會(huì)計(jì)檔案是中小銀行內(nèi)部信息中的一個(gè)重要資源，是全面、連續(xù)、系統(tǒng)反映中小銀行各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)的資料和歷史記錄。會(huì)計(jì)檔案蘊(yùn)藏著巨大的信息，蘊(yùn)含著銀行的資金營運(yùn)情況、客戶的信息資料、各種經(jīng)營活動(dòng)的交易記錄，會(huì)計(jì)檔案信息至關(guān)重要。中小銀行的管理人員可以通過對(duì)各種數(shù)據(jù)、信息的分析，提高中小銀行應(yīng)對(duì)市場的駕馭能力。會(huì)計(jì)檔案屬于專業(yè)檔案，中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理部門只能做到保管和利用，開發(fā)利用的能力極其不足，使會(huì)計(jì)檔案的史料和參考作用很難最大限度地得到發(fā)揮。由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案的開發(fā)利用不充分，不能體現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值，中小銀行管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不力。

（四）中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理信息化、影像化程度低，電子檔案管理不規(guī)范

會(huì)計(jì)憑證檔案作為中小銀行開展各類業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，在操作風(fēng)險(xiǎn)控制、經(jīng)營管理和外部監(jiān)管中發(fā)揮著極其重要的作用。目前，中小銀行會(huì)計(jì)工作已實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)集中，但是會(huì)計(jì)檔案全面影像化管理程度較低，不能適應(yīng)銀行大數(shù)據(jù)管理的需要，影響業(yè)務(wù)運(yùn)行，檔案查詢不方便。對(duì)紙質(zhì)檔案全生命周期的管理效率低難度大，信息化有待進(jìn)一步加強(qiáng)。同時(shí)，電子檔案管理缺乏制度依據(jù)，中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法和相關(guān)規(guī)定中對(duì)電子檔案如何管理未做明確規(guī)定，沒有詳細(xì)的操作流程，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案移交管理難度較大，多數(shù)電子檔案沒有納入檔案庫保管范圍內(nèi)，電子檔案歸檔管理符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的更少。

三、中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理，構(gòu)建一體化管理體系

中小銀行會(huì)計(jì)檔案信息涉及銀行各個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)，只有不斷再造會(huì)計(jì)檔案管理流程，使會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)手段科學(xué)化、信息調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)化、建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)化，才能形成中小銀行全面一體化管理。一是會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)手段科學(xué)化。會(huì)計(jì)檔案信息化管理必須堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，信息化不僅僅是技術(shù)問題，它還是管理問題，會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)應(yīng)與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展同步，將會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)納入中小銀行信息系統(tǒng)建設(shè)之中，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)與銀行信息系統(tǒng)的無縫銜接，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息科學(xué)化管理。二是會(huì)計(jì)檔案信息調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)化。在互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立原始憑證管理平臺(tái)，通過配備相應(yīng)的管理系統(tǒng)使其與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)化，在一定權(quán)限范圍內(nèi)的資源共享，為會(huì)計(jì)檔案一體化管理創(chuàng)造變革條件，提升會(huì)計(jì)檔案資料的開發(fā)利用效果。三是會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)檔案庫房管理、系統(tǒng)建設(shè)，要依據(jù)國家檔案庫房管理和信息化建設(shè)的有關(guān)規(guī)定、規(guī)范，符合國家檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，滿足業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。

（二）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，構(gòu)建專業(yè)化管理隊(duì)伍

會(huì)計(jì)檔案科學(xué)化管理，培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理人才是關(guān)鍵因素。一是塑造會(huì)計(jì)檔案管理文化。會(huì)計(jì)檔案是銀行在各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)中形成的，有效管理會(huì)計(jì)檔案可以促進(jìn)銀行的經(jīng)營發(fā)展，轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)檔案管理人員的觀念，樹立服務(wù)理念，使會(huì)計(jì)檔案管理主動(dòng)適應(yīng)中小銀行的發(fā)展。二是提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的門檻。中小銀行會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)配備熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作的綜合型人才，會(huì)計(jì)檔案管理人員還應(yīng)具備信息管理，檔案開發(fā)、研究等能力，能夠適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。三是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理培訓(xùn)。會(huì)計(jì)檔案科學(xué)化管理使得會(huì)計(jì)檔案管理工作越來越重要，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升其專業(yè)化能力，提高會(huì)計(jì)檔案科學(xué)化管理水平和責(zé)任心。會(huì)計(jì)檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理方式方法，不斷提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作質(zhì)效。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用，提升會(huì)計(jì)檔案使用價(jià)值

中小銀行會(huì)計(jì)檔案信息可以為制定發(fā)展目標(biāo)計(jì)劃提供依據(jù)，進(jìn)行可行性研究，為中小銀行管理層經(jīng)營決策提供可靠的數(shù)據(jù)和可比性的資料，引導(dǎo)經(jīng)營工作提供各種有用的信息，做好會(huì)計(jì)檔案信息資源開發(fā)利用是首要環(huán)節(jié)。一是提升會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用效果。會(huì)計(jì)檔案信息化管理可以提高會(huì)計(jì)檔案的利用率，通過會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的連接實(shí)現(xiàn)資源共享，為中小銀行管理人員制定決策提供必要的參考。二是創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用模式。按照中小銀行發(fā)展的需要，不斷整合會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用的途徑，制定電子檔案開發(fā)利用策略，最大限度地提升會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用水平。將開發(fā)和利用有機(jī)結(jié)合在一起，通過對(duì)會(huì)計(jì)檔案的加工整理，從不同角度、不同層次提供給使用者有針對(duì)性的開發(fā)利用，發(fā)揮其信息價(jià)值和應(yīng)有作用。三是持續(xù)做好會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用工作。開發(fā)利用是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要各方面的重視和人力物力的投入，注重開發(fā)利用的環(huán)境建設(shè)，宣傳會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，形成會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用的良好氛圍，創(chuàng)建開發(fā)利用的環(huán)境。會(huì)計(jì)檔案管理部門主動(dòng)開發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息，滿足中小銀行業(yè)務(wù)發(fā)展工作的需要，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，是檔案工作具有較高專業(yè)水平的體現(xiàn)。

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理，使檔案資源發(fā)揮最大效應(yīng)

以計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)為主的會(huì)計(jì)檔案電子化管理已經(jīng)成為趨勢，電子化管理的會(huì)計(jì)檔案包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表，虛擬化的會(huì)計(jì)檔案和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)擺在同樣重要的位置加以嚴(yán)格管理。一是完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，要想實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理，科學(xué)合理、規(guī)范有效的制度規(guī)定是必不可少的要件。嚴(yán)格定義電子會(huì)計(jì)檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)、方法、保管環(huán)境要求和安全設(shè)施等，使其符合國家檔案有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，將電子化會(huì)計(jì)檔案置于紙質(zhì)檔案同樣重要的位置。加強(qiáng)存儲(chǔ)介質(zhì)的安全管理，避免因存儲(chǔ)不善導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息丟失或毀損的現(xiàn)象發(fā)生。二是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案電子化管理。注重電子檔案的規(guī)范管理，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定制定收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）、格式轉(zhuǎn)換的標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。三是簡便會(huì)計(jì)檔案電子化操作。檔案檢索是開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案信息資源的必備條件，編制完善檢索工具是提高利用工作效率的重要途徑，檢索工具簡單化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，方便使用者在最短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確找到會(huì)計(jì)檔案資料。

四、結(jié)語

將會(huì)計(jì)檔案管理作為中小銀行業(yè)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)嵌入業(yè)務(wù)流程，通過科學(xué)的技術(shù)手段提高會(huì)計(jì)檔案管理的工作質(zhì)量和效果，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，提升會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用水平，最大限度地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有的作用，從不同角度、不同層次提供給使用者，發(fā)揮其信息價(jià)值，構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案開發(fā)利用的長效機(jī)制。

（作者單位為寧夏銀行運(yùn)營管理部）

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