【摘 要】隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”趨勢(shì)的發(fā)展，干部人事檔案必然由傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化、信息化管理方向轉(zhuǎn)變。實(shí)踐證明，數(shù)字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率，有利于紙質(zhì)檔案的保存，更有利于提高高校信息現(xiàn)代化管理水平。筆者面對(duì)干部人事檔案管理現(xiàn)狀與存在的軟件滯后現(xiàn)實(shí)需求、管理人員與檔案量不匹配、實(shí)體檔案磨損嚴(yán)重等問(wèn)題，提出全面實(shí)施干部人事檔案數(shù)字化。建立干部人事檔案電子庫(kù)，必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立干部人事檔案信息化意識(shí)，建立干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)及安全保障體系。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”；干部人事檔案；數(shù)字化；信息化管理

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1671-1270（2019）12-0001-02

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是以檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)，依托現(xiàn)代信息技術(shù)所形成的智慧化、知識(shí)化、個(gè)性化、人性化的檔案服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的主要特征是跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、重塑結(jié)構(gòu)、尊重人性、開(kāi)放生態(tài)、連接一切，它深刻地影響和促進(jìn)著社會(huì)的發(fā)展與變革。干部人事檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，如何在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的戰(zhàn)略目標(biāo)和發(fā)展方向上積極創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，尊重人性，又不失干部人事檔案歷來(lái)恪守的“高冷”，在確保其安全性和保密性的前提下，更好地發(fā)揮服務(wù)功能，是我們每一位干部人事檔案工作者必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。

一、干部人事檔案的特性、管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

（一）干部人事檔案及特性

干部人事檔案是在組織人事管理活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映干部個(gè)人經(jīng)歷和德能勤績(jī)亷的，以干部個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。目前，干部人事檔案以紙質(zhì)文字檔案為主。真實(shí)性、完整性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性是干部人事檔案的基本特征。真實(shí)性體現(xiàn)在凡是屬于歸檔的材料必須經(jīng)過(guò)組織部門審查和認(rèn)可，凡是屬于歸檔材料必須符合有關(guān)政策規(guī)定，凡是屬于歸檔材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真審核。完整性表現(xiàn)在干部人事檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)全面反映干部個(gè)人的全面情況與全部歷史。動(dòng)態(tài)性則是從干部個(gè)人在不斷地成長(zhǎng)，歷史在不斷地變化，檔案在不斷地產(chǎn)生三個(gè)方面來(lái)展現(xiàn)。機(jī)密性歷來(lái)被奉為干部人事檔案的上賓，《干部檔案工作條例》明確規(guī)定，“在干部檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保干部檔案的完整與安全”，干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)，限于組織掌握與使用，關(guān)系到組織對(duì)干部個(gè)人的提拔與任用，涉及干部民生方面的信息，也要經(jīng)過(guò)組織部門許可，方能查閱。

（二）干部人事檔案管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

1.軟件滯后現(xiàn)實(shí)需求。我校干部人事檔案管理軟件使用的是“南大之星”，而“南大之星”是專門為高校綜合檔案設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的軟件，干部人事檔案是順便“揩油”，因而在使用過(guò)程中，存在不少的缺陷。

南大之星檢索干部人事檔案的流程是：

錄入姓名，查出柜號(hào)，然后再按圖索驥，從標(biāo)示好的檔案柜中調(diào)出實(shí)體檔案，按需要項(xiàng)目查找后復(fù)印、蓋章，辦理完畢再將實(shí)體檔案放回檔案柜。

2.管理人員與檔案量不匹配。我校干部人事檔案專職管理員1人，負(fù)責(zé)全校3000余卷干部人事檔案管理。干部人事檔案與其它檔案一樣，利用服務(wù)是其重要的功能。高校干部人事檔案的服務(wù)主體分為公私兩部分。對(duì)公而言，主要是學(xué)校各職能管理部門，包括組織部、人事處、校辦、離退處、工會(huì)等等，內(nèi)容涉及職工的信息審核、任用提拔、退休辦理、去世仆告，是組織行為。以2015年10月我校按中共中央組織部精神開(kāi)展的干部專項(xiàng)審核工作為例，學(xué)校對(duì)在職副處級(jí)以上161名領(lǐng)導(dǎo)干部逐一進(jìn)行了“三齡兩歷一身份”核查。2016年開(kāi)展的黨員信息普查，全校教工黨員包括離退休黨員共2078人進(jìn)行了全面查核，范圍涉及黨員的入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、政審材料、出生年月，積極分子考察等，信息核查后反饋各教工支部，教工黨員核實(shí)后，若有疑問(wèn)的還要翻查，來(lái)回多次反復(fù)，查詢量之大前所未有。更名（成都學(xué)院更名為成都大學(xué)）工作是近年來(lái)學(xué)校的中心工作，為迎接2018年3月份教育部專家來(lái)校核查更名，僅學(xué)校1205名在崗專任教師“高校教師資格證”核查一項(xiàng)，人事處就翻閱了165卷有疑問(wèn)的在崗專任教師的干部人事檔案。對(duì)私而言，干部人事檔案主要涉及教工的個(gè)人需求，如職稱評(píng)審、學(xué)歷晉升及各類資信證明等，特別是青年教師的父母異地戶口落戶、臨時(shí)居住證辦理，小孩入托入學(xué)等各類公證證明，都需要檔案館出具原始信息，隨著時(shí)代的發(fā)展，民生這方面的需求量將在干部人事檔案的查閱中占據(jù)越來(lái)越重的份額。

3.查閱量大，磨損嚴(yán)重。干部人事檔案保存期限是永久性的。傳統(tǒng)的干部人事檔案儲(chǔ)存媒介絕大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的保管有嚴(yán)格的環(huán)境要求，在利用服務(wù)過(guò)程中如果翻閱量過(guò)大，翻閱頻率過(guò)高，勢(shì)必造成對(duì)紙張的嚴(yán)重磨損，不利于永久性保存。

二、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，干部人事檔案數(shù)字化實(shí)踐

2006年中共中央組織部發(fā)布了《全國(guó)組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》，對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作進(jìn)行了安排。作為高校，由于這塊工作沒(méi)有主管部門硬性要求，學(xué)校對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作也一直按兵不動(dòng)，固守著傳統(tǒng)的管理方式。然而，在我們的實(shí)際工作中，傳統(tǒng)的工作方式已不能滿足日益增加的查詢量，數(shù)字化工作不可回避地提上了工作日程。學(xué)校檔案館將干部人事檔案數(shù)化納入2017年年度工作目標(biāo)。

（一）納入目標(biāo)，增加投入

領(lǐng)導(dǎo)重視，增加投入。2017年學(xué)校在數(shù)字化方面增加了對(duì)檔案館的投入，干部人事檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入預(yù)算2萬(wàn)元，對(duì)全校中層干部及部分專家教授干部人事檔案200卷進(jìn)行數(shù)字化。

（二）嚴(yán)格合同，確保質(zhì)量

按照人事檔案保密規(guī)則，通過(guò)公開(kāi)競(jìng)標(biāo)，嶙選具有保密資質(zhì)及經(jīng)驗(yàn)豐富的數(shù)據(jù)公司，將干部人事檔案數(shù)字化整體外包，并將《干部數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)（試行）》納入合同條款，確保數(shù)字化質(zhì)量。

（三）完善手續(xù)，全程監(jiān)管

為了確保安全，我們對(duì)200卷數(shù)字化檔案實(shí)施全程監(jiān)管。管理人員提前制作數(shù)字化檔案名冊(cè)清單，按清單提前提取實(shí)體檔案，作好出入庫(kù)記錄，辦理實(shí)體檔案交接手續(xù)。數(shù)據(jù)公司對(duì)每一卷人事檔案通過(guò)目錄建庫(kù)，整理編碼，圖像掃描，圖像處理，打印目錄，數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換為電子檔案，由檔案館驗(yàn)收合格后備份，建立電子檔案庫(kù)。數(shù)字化后的電子檔案與實(shí)體紙質(zhì)檔案完全一樣，可以通過(guò)電腦查閱每卷干部人事檔案的各項(xiàng)內(nèi)容，可以掃描，也可以打印，高效便捷。

三、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，干部人事檔案數(shù)字化的意義與啟示

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立干部人事檔案信息化意識(shí)

干部人事檔案之所以未能數(shù)字化，一方面是過(guò)分強(qiáng)調(diào)其保密性，將干部人事檔案束之高閣，另一方面是思想過(guò)分保守，保密有余，開(kāi)放不足。2017年，我校對(duì)干部人事檔案數(shù)字化探索性地進(jìn)行了實(shí)踐，雖然還處于起步階段，但是收效明顯。成都大學(xué)作為成都市管轄的城市綜合性大學(xué)，干部人事檔案管理按照成組通【2017】75號(hào)《中共成都市委組織部關(guān)于印發(fā)（市級(jí)各部門管理的干部人事檔案數(shù)字化工作實(shí)施方案）的通知》精神，今后將在市委組織部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，以提供更加準(zhǔn)確、方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的電子化干部閱檔服務(wù)為方向，擬從2018年起逐步將干部人事檔案全部數(shù)字化，建立電子檔案，高效地發(fā)揮服務(wù)功能。

（二）建立科學(xué)的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)

保證資金，加大投入。學(xué)校加大了干部人事檔案信息化管理力度，首先投入專項(xiàng)資金更換干部人事檔案專業(yè)軟件，其次，加大建立干部人事檔案電子檔案庫(kù)工作力度，今年預(yù)算投入數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)7萬(wàn)元。

建立管理系統(tǒng)。干部人事檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，依托學(xué)校校園網(wǎng)，構(gòu)建以檔案館為資源中心的干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，將干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)植入學(xué)校OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，設(shè)置管理權(quán)限，按級(jí)別、分部門、分崗位授權(quán)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安全驗(yàn)證系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)遠(yuǎn)程查檔閱檔功能，提高服務(wù)功效與管理

水平。

（三）建立安全保障體系，確保保密性和安全性

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。干部人事檔案管理必須把安全性放在首位，信息化管理給我們帶來(lái)便利的同時(shí)，也給保密性及安全性帶來(lái)隱患，防止黑客攻擊，修復(fù)安全漏洞這些專業(yè)性要求極高的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，檔案管理人員是沒(méi)有能力應(yīng)對(duì)的，網(wǎng)絡(luò)管理中心負(fù)責(zé)全校網(wǎng)站管理，經(jīng)學(xué)校統(tǒng)籌，將安全職責(zé)劃歸網(wǎng)絡(luò)管理中心，安全測(cè)試和安全漏洞修復(fù)由專業(yè)性極強(qiáng)的網(wǎng)管人員全權(quán)負(fù)責(zé)，網(wǎng)絡(luò)安全得到保障，安全隱患得以消除，人事檔案實(shí)現(xiàn)了“安全第一”的目的。權(quán)限設(shè)置。網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，為達(dá)到資源共享，嚴(yán)格設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，采用身份鑒別、權(quán)限設(shè)置等系列措施，防止人事檔案信息泄露，保障信息安全。建立信息資源備份制度。避免因外力等不確定因素導(dǎo)致故障，造成數(shù)據(jù)丟失，建立信息資源備份制度。

四、結(jié)論

干部人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化、信息化管理方向轉(zhuǎn)變，表面看是一次工作方式的改變，實(shí)際上是觀念的變革與創(chuàng)新，實(shí)踐證明，數(shù)字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率，有利于紙質(zhì)檔案的保存，更有利于提高高校信息現(xiàn)代化管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]田偉，韓海濤.實(shí)現(xiàn)我國(guó)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”關(guān)鍵問(wèn)題芻議.中國(guó)檔案，2015（12）.

[2]閆麗俠，董漢良.互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下檔案工作服務(wù)模式探索.現(xiàn)代情報(bào)，2016（06）.

【作者簡(jiǎn)介】

舒濤（1964～）女，副研究館員，研究方向：干部人事檔案管理。